Qu'est-ce qu'un logiciel ERP ?

Une brève histoire de l'ERP

Les bases des systèmes ERP intelligents d'aujourd'hui remontent aux années 1960. L'histoire a débuté lorsque J.I. Case, un fabricant américain de machines agricoles, a fondé la J.I. Threshing Machine Co. et la société J.I. Case Plow Works.

Fondée pour aider les fabricants à gérer leurs stocks et leur production, cette société a incité diverses entreprises à créer leurs propres solutions de planification des besoins en matières (MRP). Ces premiers MRP étaient simples mais absolument novateurs, en ce qu'ils permettaient aux fabricants de suivre les matières premières et les fonctions d'achat de manière plus systématique et en ce qu'ils ont sans doute stimulé l'innovation pour les versions ultérieures.

Les années 1970-1980 : l'essor du MRP et des premiers systèmes « on-premise »

Dans les années 1970, la demande d'un meilleur contrôle des stocks et de la production a conduit à une adoption plus large des logiciels MRP. À mesure de leur adoption, les MRP devenaient de plus en plus sophistiqués, intégrant de nouvelles fonctionnalités qui permettaient aux entreprises d'automatiser les processus, d'améliorer les prévisions et d'optimiser les chaînes d'approvisionnement.

Dans les années 1980, le MRP a évolué vers le MRP II (Manufacturing Resource Planning), qui s'est étendu au-delà de la gestion des matières pour inclure la planification de la production, le contrôle en atelier et même la gestion financière. Ces systèmes étant « on-premise », les entreprises étaient obligées d'investir massivement dans du matériel, des licences logicielles et des équipes IT dédiées à leur maintenance.

Les années 1990-2000 : le passage à l'ERP intégré et l'essor du Cloud

Les années 1990 ont vu naître les systèmes ERP tels que nous les connaissons. Les véritables suites ERP ne sont plus seulement un outil destiné à la fabrication, mais intègrent la Finance, les RH, les achats, la chaîne d'approvisionnement et les opérations dans un seul système. Les entreprises pouvaient désormais rationaliser les processus transversaux, mais ces solutions nécessitaient encore d'importants investissements initiaux dans l'infrastructure et la maintenance continue.

Au début des années 2000, l'émergence de l'ERP Cloud a changé la donne. En lieu et place de l'achat en amont de licences logicielles coûteuses, l'ERP Cloud a introduit un modèle basé sur abonnement (SaaS). Les coûts étaient réduits, les mises à jour automatiques, l'accès aux données en temps réel et l'évolutivité facilitée, rendant l'ERP plus accessible, plus abordable et plus adaptable que jamais.

2020 et l'après : l'avenir de l'ERP avec l'IA, l'automatisation et l'innovation

Retour à notre époque. Les systèmes ERP modernes sont devenus plus innovants et continuent d'évoluer en permanence. L'introduction du Big Data et de l'IA a contribué à stimuler cette transformation, permettant aux systèmes ERP de s'adapter encore davantage au changement et de s'attaquer à des quantités d'informations encore plus importantes. Alors que cette révolution de l'IA continue de redéfinir l'espace ERP, ce sont les premiers adoptants qui en récolteront les fruits dans les années à venir.

Comment les systèmes ERP fonctionnent

Imaginez l'ERP comme le système nerveux central de votre entreprise. Il connecte tout, de la paie et des achats aux ventes et à la stratégie, remplaçant les systèmes cloisonnés par une plateforme unifiée.

Voici ce que cela donne en pratique :

• Automatisation des processus manuels tels que la facturation et le suivi des stocks

• Centralisation des données pour un reporting en temps réel et une réduction du nombre d'erreurs

• Intégration entre les services, permettant une collaboration plus intelligente

• Normalisation des workflows et de la conformité

Avec Workday, tout cela se passe dans le Cloud, ce qui accélère le délai de rentabilité, raccourcit les cycles d'innovation et élimine la charge de maintenance qui accompagne généralement les systèmes traditionnels « on-premise ». Cela se traduit par une réduction des frais généraux informatiques, une innovation plus rapide et un accès plus facile, n'importe où.

Pourquoi l'ERP est important pour les entreprises modernes

L'ERP est bien plus qu'un logiciel. C'est un moteur stratégique de la croissance, de l'agilité et de la résilience. Même si les avantages spécifiques varient d'un secteur à l'autre, la plupart des entreprises se tournent vers l'ERP pour les raisons suivantes :

Efficacité

Les ERP automatisent les processus et réduisent le travail manuel, ce qui permet de gagner du temps et de réduire le nombre d'erreurs.

Flexibilité

Les ERP modernes s'adaptent à votre entreprise, à sa croissance et à l'évolution de ses besoins.

Conformité et gestion des risques

La centralisation des données et les pistes d'audit intégrées simplifient la conformité et réduisent les risques.

Responsabilisation des collaborateurs

Les outils en self-service et les interfaces intuitives aident les équipes à travailler plus rapidement et plus intelligemment.

Workday est conçu en tenant compte de ces avantages, aidant les entreprises comme la vôtre non seulement à suivre le mouvement, mais à prendre une longueur d'avance.

Les modules ERP principaux et leur rôle

Un système ERP n'est pas une solution standardisée ; il s'agit d'un cadre modifiable conçu pour répondre aux besoins uniques d'une entreprise. De la Finance et des RH à la gestion du stock et des clients, chaque module est essentiel pour rationaliser les opérations, améliorer l'efficacité et stimuler la croissance.

Détaillons les fonctions ERP essentielles et expliquons comment elles aident les entreprises à mieux fonctionner.

Comptabilité et Finance

Le module Comptabilité et Finance d'un système ERP assure le suivi des revenus, des dépenses et de la budgétisation en temps réel, tout en automatisant la comptabilité fournisseurs, la comptabilité clients et la conformité fiscale. Il génère également des rapports financiers détaillés, garantissant une prise de décision précise et une meilleure gestion financière.

Ressources humaines

En règle générale, les modules RH gèrent la paie, les avantages sociaux et les dossiers des collaborateurs, tout en supervisant le recrutement, l'onboarding et le suivi des performances. Ces modules peuvent également assurer la conformité avec le droit du travail et les politiques d'entreprise, pour une gestion des effectifs rationalisée.

Gestion des stocks et de la chaîne d'approvisionnement

Les modules de gestion des stocks et de la chaîne d'approvisionnement sont conçus pour contrôler les niveaux de stock, automatiser les mises à jour des stocks et superviser les achats, les relations avec les fournisseurs et la logistique. En empêchant les ruptures de stock tout en réduisant les coûts de stock excédentaire, ces modules garantissent une chaîne d'approvisionnement à la fois plus efficace et plus rentable.

Gestion des ventes et de la relation client

Le module de gestion des ventes et de la relation client (CRM) permet de suivre les interactions avec les clients, les pipelines de vente et les commandes, tout en automatisant les suivis et les campagnes marketing. Il fournit des insights précieux pour renforcer les relations avec les clients et améliorer les performances commerciales.

Planification de la production et de la fabrication

Les modules de planification de la production et de la fabrication sont utilisés pour planifier les workflows de production, suivre les matières premières et contrôler la qualité et l'efficacité. Cette réduction des déchets, combinée à l'optimisation des processus de fabrication, garantit des opérations plus fluides et une productivité accrue.

Gestion des achats et des fournisseurs

Les modules de gestion des achats et des fournisseurs rationalisent les achats, les négociations avec les fournisseurs et la gestion des contrats, tout en assurant le suivi des coûts pour garantir un approvisionnement rentable. Ces modules sont également essentiels pour automatiser le traitement des commandes, améliorer l'efficacité et réduire la charge de travail manuelle.

Gestion de projets

Les modules de gestion de projets supervisent généralement les échéances, les budgets et les ressources tout en assignant des tâches, en suivant les progrès et en renforçant la collaboration. Ces modules garantissent le respect des délais et du budget, améliorant ainsi l'efficacité et l'exécution globales.

Business Intelligence et analyses

Les modules de Business Intelligence et d'analyses recueillent et analysent les données provenant de toutes les fonctions de l'entreprise, fournissant des tableaux de bord en temps réel et des rapports détaillés. Principalement, ils aident également à identifier les tendances et les opportunités de croissance, favorisant ainsi une prise de décision data-driven.

Workday rassemble un grand nombre de ces modules dans un seul système intuitif, améliorant la collaboration et la visibilité entre la Finance et les RH et réduisant les frictions entre les services qui s'appuient traditionnellement sur des outils distincts. Cette approche unifiée permet des décisions plus rapides, des rapports plus précis et une expérience collaborateur, une collaboration et une visibilité simplifiées entre la Finance et les RH.

Comparaison des modèles de déploiement ERP

La flexibilité est l'un des principaux avantages d'un système ERP. Les entreprises peuvent choisir un modèle de déploiement adapté à leur budget, à leurs ressources IT et à leurs besoins opérationnels. Qu'il s'agisse d'une solution Cloud pour favoriser l'accessibilité, d'un système « on-premise » pour obtenir un contrôle total ou d'une approche hybride pour bénéficier du meilleur des deux, le choix de la bonne configuration ERP peut favoriser l'efficacité, l'évolutivité et le succès à long terme.

Pour les grandes entreprises disposant de plusieurs sites ou filiales, une stratégie ERP à deux niveaux peut offrir encore plus de flexibilité. Cette approche leur permet de conserver un ERP de niveau 1 central tout en utilisant un ERP de niveau 2 plus souple pour les unités plus petites ou les opérations régionales. En combinant les atouts de différents systèmes ERP, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité sans transiger avec le contrôle ou l'adaptabilité.

Quel est le coût d'un ERP ?

Le coût d'un système ERP dépend de plusieurs facteurs :

• Taille de l'entreprise : les grandes entreprises exigent davantage de fonctionnalités et de licences.

• Modules sélectionnés : plus les capacités requises sont nombreuses, plus le coût est élevé.

• Modèle de déploiement : les ERP Cloud nécessitent généralement des coûts initiaux moins élevés et simplifient les mises à jour.

• Développement spécifique : l'adaptation du système ajoute à la complexité et aux charges.

• Maintenance : les systèmes « on-premise » nécessitent un service informatique dédié ; les solutions Cloud telles que Workday incluent les mises à jour.

Workday propose un modèle de tarification évolutif adapté aux besoins de chaque entreprise, avec un délai de rentabilité plus rapide et des coûts à long terme réduits.

Défis courants de la mise en œuvre d'un ERP

Malgré ses nombreux avantages, la mise en œuvre d'un système ERP peut s'avérer complexe. Les entreprises sont souvent confrontées aux défis suivants :

• Conduite du changement : obtenir l'adhésion des collaborateurs et s'adapter à de nouveaux workflows requièrent du temps et de la planification.

• Dépassements des coûts : les projets peuvent dépasser leur budget en l'absence d'exigences claires ou d'un cadre défini.

• Migration des données : le transfert de données à partir de systèmes traditionnels peut prendre beaucoup de temps et entraîner des risques de perte ou d'incohérence des données.

• Complexité de la personnalisation : l'adaptation de l'ERP aux besoins uniques de l'entreprise peut entraîner des délais et accroître les coûts.

• Problèmes d'intégration : l'ERP doit impérativement fonctionner avec les systèmes existants et les outils tiers.

Le choix d'un ERP flexible et user-friendly, ainsi que la mise en place d'une équipe de projet dédiée, peuvent aider les entreprises à atténuer l'ampleur de ces défis et à accélérer l'adoption.

Comment choisir le bon système ERP

Face au grand nombre d'options ERP disponibles, il est important de trouver celle qui convient le mieux à votre entreprise. Voici quelques éléments clés à prendre en compte :

• Objectifs de l'entreprise : définissez vos attentes vis-à-vis d'un ERP, qu'il s'agisse d'améliorer la visibilité financière, de rationaliser les RH ou de renforcer la conformité.

• Modèle de déploiement : choisissez entre Cloud, « on-premise » ou hybride en fonction de vos capacités IT et de vos besoins d'évolutivité.

• Facilité d'utilisation : l'adoption par les utilisateurs dépend de la conception intuitive et de l'accessibilité.

• Intégration : assurez-vous que l'ERP est compatible avec vos systèmes et sources de données existants.

• Innovation : recherchez des fonctionnalités modernes telles que l'automatisation, l'accès mobile et les insights alimentés par l'IA.

Workday offre un déploiement Cloud, une interface utilisateur intuitive, des analyses pilotées par l'IA et des modules unifiés Finance + RH. En savoir plus sur Workday Financial Management, Workday Human Capital Management et Workday Illuminate™.

La réussite de l'ERP en action : témoignages clients de Workday

Unum

Cette grande compagnie d'assurance a remplacé plus de 20 systèmes par Workday, réduisant ainsi les tâches manuelles et la complexité IT tout en offrant aux utilisateurs un accès direct aux données.

Blue Yonder

Cette entreprise internationale de chaîne d'approvisionnement a réduit la clôture mensuelle de 14 à 4 jours et profite d'un reporting en temps réel grâce aux outils en self-service de Workday.

Ce ne sont là que quelques exemples de la façon dont Workday aide les entreprises à transformer leurs opérations et à rester tournées vers l'avenir.

Définissez la norme en matière d'ERP avec Workday

Les systèmes ERP sont essentiels à la croissance, à l'adaptabilité et à l'optimisation dans l'environnement d'entreprise d'aujourd'hui. Or, tous les ERP ne se valent pas.

Workday combine les RH et la Finance dans une plateforme Cloud unifiée, basée sur l'IA et l'analytics, et conçue pour l'expérience utilisateur. Il accroît le pouvoir d'action des équipes, leur permet de s'adapter au changement et de planifier l'avenir.

Qu'il s'agisse de développer votre activité, de moderniser vos systèmes traditionnels ou de créer une entreprise prête pour l'avenir, Workday fournit la flexibilité, les insights et la simplicité dont vous avez besoin pour réussir.

Découvrez les solutions ERP de Workday et la façon dont nous aidons les entreprises à prospérer.