Charte de confidentialité du recrutement
Date d'effet : 7 avril 2026
Avant-propos et périmètre de la Charte
Workday respecte les droits individuels en matière de confidentialité. Nous nous engageons à traiter vos données personnelles de manière équitable et responsable, conformément aux lois locales en vigueur.
La présente Charte de confidentialité du recrutement explique comment Workday collecte, utilise et protège vos données personnelles dans le cadre de nos efforts de recrutement pour des rôles au sein du groupe Workday. La présente Charte de confidentialité explique également les droits individuels en matière de confidentialité. Elle s'applique à :
Tous les candidats potentiels et actifs : y compris ceux qui postulent directement chez Workday ou qui nous sont recommandés, ainsi que les personnes que nous identifions sur le marché
Tous les types de rôles : y compris les opportunités d'emploi à temps plein ou à temps partiel, ainsi que les stages
Workday possède des bureaux partout dans le monde et cette Charte de confidentialité s'applique à l'international. Bien que nos principes fondamentaux restent cohérents, la manière dont nous traitons les données personnelles peut varier en fonction des lois locales, des sites de recrutement ou du type de rôle.
Autre point important à vous communiquer : Workday et des tiers autorisés peuvent fournir des avis de confidentialité supplémentaires pour vous tenir informé des traitements de données effectués dans le cadre de nos processus de recrutement. Ces avis peuvent être fournis à différents points d'interaction, par exemple lors de la collecte de données, lors de notre rencontre ou au sein des outils avec lesquels vous interagissez.
Rôle de Workday dans le recrutement
Workday est l'un des leaders des solutions Cloud pour la gestion des ressources humaines et la gestion financière. Nos clients, qui sont composés d'entreprises, d'établissements scolaires, de services publics et d'autres types d'organisations, utilisent nos applications logicielles pour gérer leurs activités de recrutement, leur personnel et leurs finances.
Si vous avez postulé au sein d'une entreprise Workday : vous êtes concerné par la présente Charte de confidentialité.
Si vous avez postulé auprès d'une autre entreprise ou d'une entreprise cliente de Workday : vous n'êtes pas concerné par la présente Charte de confidentialité. En tant que fournisseur de services d'applications Cloud, Workday ne contrôle pas le recrutement, et ne prend aucune décision en la matière, pour les clients qui utilisent les applications Workday.
Workday n'est pas en mesure de répondre directement à une demande lorsque les données personnelles traitées concernent le recrutement par une autre entreprise. Veuillez consulter la déclaration de confidentialité de l'entreprise qui recrute pour obtenir les coordonnées appropriées.
Liens rapides
Nous vous encourageons à lire la présente Charte de confidentialité dans son intégralité. Si vous recherchez des informations précises sur nos pratiques en matière de données de recrutement, vous pouvez également accéder facilement à des sections spécifiques.
Quelles données personnelles collectons-nous et traitons-nous ?
Workday traite-t-il des données personnelles sensibles ?
Dans quels cas des données personnelles sont-elles requises ?
Me contacterez-vous au sujet de futurs postes chez Workday et d'offres correspondant à mon profil ?
Workday partage-t-il mes données personnelles ?
Workday utilise-t-il des outils d'Intelligence Artificielle (« IA ») ?
Pendant combien de temps Workday conserve-t-il mes données personnelles ?
Quels sont mes droits en matière de confidentialité ?
Comment Workday protège-t-il mes données personnelles ?
Workday procède-t-il au transfert international de mes données personnelles ?
Workday modifiera-t-il la présente Charte de confidentialité ?
Quelles données personnelles collectons-nous et traitons-nous ?
Données que vous nous fournissez directement lorsque
vous vous présentez à nous lors d'un événement ou rejoignez notre Communauté de talents Workday dans le cadre de futures offres d'emploi
vous créez un compte candidat sur notre portail de carrières
vous postulez chez Workday
vous venez nous rencontrer lors d'événements Workday ou d'événements associés, ou lors d'entretiens, par exemple en personne, par téléphone ou lors de réunions vidéo
Données obtenues à partir d'autres sources
Au fur et à mesure que vous avancez dans le processus de recrutement, nos équipes et nos systèmes génèrent des données sur votre candidature et votre profil.
Nous collectons des données provenant de sources externes à Workday lors de l'examen des candidatures ou de la recherche de talents, conformément à la législation en vigueur, notamment :
Plateformes de carrières professionnelles : vous pouvez postuler chez Workday en utilisant des applications et des sites tiers, tels que LinkedIn et SeekOut ; votre profil est alors relié aux systèmes Workday et à notre processus de candidature
Agences de recrutement, établissements d'enseignement, associations d'anciens élèves, et autres acteurs similaires soutenant la recherche d'emploi
Collaborateurs Workday qui vous ont cité comme recommandation ou référence
Fournisseurs de vérification des informations et des antécédents
Référents qui répondent aux demandes de références
- Sources publiques, y compris toutes les plateformes professionnelles que vous utilisez et autres données professionnelles pertinentes disponibles en ligne, telles que les articles que vous avez pu rédiger, vos contributions à des études ou citations similaires
Futures sociétés du groupe qui rejoignent la structure internationale de Workday par le biais d'une fusion, d'une acquisition ou d'un achat d'actifs
Le tableau 1 résume les finalités typiques liées aux talents et au recrutement avec des exemples de données personnelles traitées et la base légale, le cas échéant.
Pour en savoir plus sur les bases légales sur lesquelles nous nous appuyons pour traiter les données personnelles, consultez les tableaux 3 et 4.
Tableau 1 : Données personnelles que nous collectons et traitons
| Numéro | Objectif | Exemples de données personnelles traitées à cette fin | Base légale du traitement |
|---|---|---|---|
| 1 | Donner accès à notre site de recrutement, publier les descriptions de postes et gérer la sécurité du site | Nous traitons les données personnelles suivantes à cette fin :
|
Intérêts légitimes Consentement |
| 2 | Identifier et présélectionner les candidats potentiels et actifs | Nous traitons les données personnelles suivantes à cette fin :
|
Intérêts légitimes Contrat et nécessités précontractuelles Accord explicite |
| 3 | Faciliter nos processus de recrutement et gérer les réunions et les évaluations en présentiel et en ligne | Nous traitons les données personnelles suivantes à cette fin :
|
Intérêts légitimes Consentement |
| 4 | Prendre une décision d'embauche concernant des opportunités d'emploi actuelles ou futures | Nous traitons les données personnelles suivantes à cette fin :
|
Intérêts légitimes |
| 5 | Vérifier vos données et réaliser les contrôles préalables nécessaires
|
Nous ou nos prestataires de services agréés traitons les données personnelles suivantes à cette fin dans le cadre des activités concernées :
|
Consentement
Accord explicite
Obligation légale |
| 6 | Assurer la promotion, le suivi et le reporting de la diversité et de l'égalité des chances | Nous traitons les données personnelles suivantes à cette fin :
|
Obligation légale
Consentement
Accord explicite
|
| 7 | Défendre Workday contre d'éventuelles plaintes et demandes, et répondre aux requêtes juridiques. | Nous traitons les données personnelles suivantes à cette fin :
Les informations spécifiques traitées dépendent de la nature de la réclamation, de la requête ou de la demande, ainsi que de la personne qui la soumet. |
Obligation légale
Réclamations en droit
Intérêts légitimes
|
| 8 | Améliorer les processus et services de recrutement de Workday | Nous traitons les données personnelles suivantes à cette fin :
|
Intérêts légitimes |
| 9 | Vous informer des futures opportunités et de l'actualité de Workday. | Nous traitons les données personnelles suivantes à cette fin :
|
Intérêts légitimes
Consentement |
Informations collectées automatiquement
Lorsque vous consultez le site de recrutement Workday, nous utilisons des cookies, des pixels de suivi et des scripts. Pour plus d'informations sur les technologies que nous utilisons, leurs finalités et comment vous pouvez les contrôler, veuillez consulter l'Avis relatif aux cookies du site de recrutement Workday.
Workday traite-t-il des données personnelles sensibles ?
Oui, mais uniquement si nous avons des raisons commerciales ou juridiques légitimes de le faire.
Nous comprenons que certaines données personnelles nécessitent une plus grande protection. La définition de données personnelles sensibles ou de catégorie spéciale varie selon les pays, mais inclut généralement des données sur l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, les données biométriques, les données de santé, l'orientation sexuelle et les antécédents judiciaires. Dans certaines juridictions, cela peut également inclure le contenu de vos communications lorsque Workday n'en est pas le destinataire prévu, ainsi que votre géolocalisation précise.
En règle générale, nous ne traitons pas de données personnelles sensibles vous concernant, sauf si cela est requis ou autorisé par vos réglementations locales. Dans certaines situations, nous pouvons avoir besoin de collecter ou de demander des données personnelles sensibles sur la base d'une divulgation volontaire, par exemple :
Équité pour tous : données concernant votre origine ethnique, votre genre, votre identité de genre, votre orientation sexuelle et vos handicaps collectées pour évaluer l'équité et la non-discrimination, et pour créer et développer un environnement de travail inclusif, notamment lorsque cela est requis pour :
respecter les obligations et objectifs de reporting en matière d'égalité des chances face à l'emploi, les lois anti-discrimination et les obligations de reporting auprès des autorités compétentes
renforcer les initiatives Valeur, Inclusion, Appartenance et Équité de Workday avec votre accord explicite, lorsque les lois applicables l'exigent
Vous accompagner : informations sur votre état de santé physique ou mentale afin de mettre en place des aménagements professionnels, notamment dans le cadre d'un dialogue sur l'aptitude au travail. Vous pouvez également fournir des informations sensibles aux prestataires de santé et d'avantages sociaux avec lesquels Workday vous met en contact si votre candidature est retenue.
Si nous avons besoin de collecter des données personnelles sensibles, nous le ferons de manière légale et transparente, et nous vous expliquerons comment nous les utiliserons.
Workday est fier de proposer un environnement de travail prônant l'égalité des chances. Workday n'utilise pas de données personnelles sensibles pour prendre des décisions en matière de recrutement ou d'emploi. En règle générale, vous pouvez refuser de communiquer des données personnelles sensibles si vous préférez ne pas le faire. Si vous préférez ne pas répondre à une question liée à une demande d'informations personnelles, cela n'aura aucun impact négatif sur votre candidature.
Dans quels cas des données personnelles sont-elles requises ?
Workday vous informera s'il existe une obligation légale, commerciale ou bien liée au recrutement de nous fournir vos données personnelles. En général, nous ne demanderons que les données nécessaires et proportionnées dans le cadre de l'évaluation de votre candidature et aux fins du recrutement concerné. Si vous ne pouvez pas fournir les données demandées, nous vous expliquerons les conséquences ou les retards éventuels pour vos candidatures.
Lorsque nous vous demandons votre consentement à la collecte ou l'utilisation de vos données personnelles par Workday ou un tiers, vous n'êtes pas dans l'obligation de l'accorder. Vous pouvez librement choisir de consentir ou non à cette collecte ou utilisation spécifique.
Me contacterez-vous au sujet de futurs postes chez Workday et d'offres correspondant à mon profil ?
Oui.
Communauté de talents : si Workday est un employeur qui vous intéresse, mais qu'il n'y a pas d'offre d'emploi actuelle à laquelle vous souhaitez postuler, vous pouvez devenir membre de la communauté de talents Workday.
Rester en contact : si votre candidature initiale n'est pas retenue, nous ajouterons vos informations à notre base de données interne de candidats et pourrons vous contacter dès qu'un rôle correspondant à votre profil sera ouvert. Si vous ne souhaitez pas que vos informations soient ajoutées à notre base de données de candidats, faites-le savoir à votre interlocuteur au sein de l'équipe de recrutement des talents.
Lors de futures initiatives de recrutement, Workday peut :
vous envoyer des informations sur les actualités et les événements de carrière de Workday
évaluer si votre profil pourrait correspondre à un poste à venir et vous inviter à postuler
L'équipe de recrutement des talents de Workday évalue votre CV, vos qualifications et votre expérience lors de l'identification et de la présélection de candidats potentiels en fonction de vos échanges antérieurs et peut utiliser les outils d'IA de Workday. Vous pouvez fournir une nouvelle version de votre CV à une date ultérieure et mettre à jour vos préférences de contact à tout moment.
Voir les sections Workday utilise-t-il des outils basés sur l'IA comme aide au recrutement pour traiter mes candidatures ? et Quels sont mes droits en matière de confidentialité ?
Nous conserverons vos informations à des fins d'adéquation d'emploi future pendant une période raisonnable après votre candidature, conformément aux lois et directives locales.
Conformité : veuillez noter que si votre candidature initiale n'est pas retenue, nous devons conserver vos informations afin de répondre aux demandes et d'évaluer la conformité aux lois locales pendant une certaine période, mais vous pouvez tout de même demander votre retrait des futures considérations de postes, des invitations à postuler et des actualités Workday. Voir la section Pendant combien de temps Workday conserve-t-il mes données personnelles ?
Si vous acceptez un rôle chez Workday, les informations que nous collectons lors du recrutement font partie de votre dossier du personnel et de votre profil Workday. Nous vous fournirons notre Charte de confidentialité relative à l'emploi lors de votre processus d'onboarding pour expliquer comment les données personnelles des Workmates sont gérées.
Workday partage-t-il mes données personnelles ?
Il existe un certain nombre de situations dans lesquelles nous pouvons avoir besoin de partager vos données personnelles avec des tiers conformément aux fins de recrutement et commerciales décrites dans le tableau 1. Workday veille à ne divulguer les données personnelles qu'aux destinataires qui ont besoin d'y accéder pour accomplir leurs tâches et obligations légitimes.
En interne chez Workday : le personnel de Workday autorisé à accéder aux données personnelles liées au recrutement ou à en discuter, y compris les équipes de recrutement des talents, d'embauche, IT et d'analyse, doit se conformer aux exigences des politiques de confidentialité, de protection de la vie privée et de sécurité. Les membres du groupe Workday à travers le monde soutiennent nos efforts de recrutement.
Externe à Workday : vos données personnelles sont partagées avec des tiers lorsque cela est nécessaire et sur la base du « besoin d'en connaître ». Il s'agit généralement de satisfaire à une obligation légale, en lien avec un service au contrat ou d'autres intérêts de recrutement ou commerciaux qui ne priment pas sur vos droits individuels.
Tableau 2 : Avec qui nous pourrions avoir besoin de partager vos informations
| Destinataires, parties externes et scénarios de partage | Raisons du partage |
|---|---|
Fournisseurs et prestataires tiers sous contrat avec Workday : cette catégorie peut comprendre les systèmes et technologies de recrutement, les fournisseurs de logiciels, y compris les assistants virtuels et les chatbots, les agences de recrutement et de recherche, les organismes de test ou d'évaluation, les fournisseurs d'outils de sondage, les gestionnaires de paiement, les gestionnaires de déplacements, nos fournisseurs de vérification des informations et des antécédents et les fournisseurs d'avantages sociaux. |
Ces parties soutiennent Workday, par exemple, pour la formation et les évaluations, le traitement des paiements, les déplacements et la sécurité, ainsi que les interactions avec les logiciels et les technologies. |
| Organismes juridiques et réglementaires : tribunaux, autorités réglementaires, autorités publiques et conseillers professionnels (y compris les spécialistes de l'immigration, les conseillers fiscaux, les comptables et les avocats). | Workday peut avoir besoin de partager des informations pour se conformer à nos obligations, enquêtes ou affaires juridiques et réglementaires, y compris pour répondre à une plainte, une ordonnance d'un tribunal, un audit, un mandat, une assignation à comparaître, un processus administratif, réglementaire ou judiciaire, une demande ou un incident. |
Autres tiers, le cas échéant :
|
|
Fournisseurs et prestataires de services tiers Lorsque nous demandons à des fournisseurs tiers de traiter des données personnelles pour le compte de Workday, nous mettons en œuvre des mesures appropriées pour garantir qu'ils traitent les informations d'une manière conforme à la présente Charte de confidentialité et à la loi applicable, et pour maintenir la sécurité et la confidentialité des informations. Cela s'ajoute à toute obligation légale, de confidentialité et de sécurité que le tiers a dans le cadre de ses services en vertu de la loi applicable.
Les destinataires tiers disposent également de leur propre déclaration de confidentialité décrivant leur approche en matière de traitement des données. Nous vous invitons à les consulter lorsque ces tiers poursuivent leurs propres finalités ou si vous entretenez une relation directe avec eux.
Workday utilise-t-il des outils d'Intelligence Artificielle (« IA ») ?
Oui. Nous utilisons des outils d'IA responsables à différentes étapes du processus de recrutement, par exemple pour assister dans l'examen des candidatures, la planification des entretiens et la prise de notes de réunion. L'IA prend en charge le traitement des informations personnelles à des fins de recrutement et commerciales décrites dans le tableau 1. Workday s'engage à utiliser des outils d'IA éprouvés, testés et fiables qui renforcent et soutiennent à la fois le discernement humain et l'expérience précieuse des membres de notre équipe de recrutement des talents. Nous pensons que l'IA peut considérablement améliorer l'expérience de recrutement pour nos futurs Workmates. Nous pourrons également vous fournir plus d'informations concernant ces outils d'IA à des étapes spécifiques de votre parcours de candidat.
Workday met en œuvre de solides pratiques de gestion des risques pour tester l'équité de nos outils d'IA et pour atténuer les biais et les risques similaires. Nous demandons des garanties aux tiers susceptibles de fournir des outils d'IA avant tout déploiement, parallèlement à des vérifications de diligence raisonnable.
Workday utilise-t-il des outils basés sur l'IA comme aide au recrutement pour traiter mes candidatures ?
Oui. Nous recevons des volumes très importants de candidatures et de candidats, et pour les traiter, nous utilisons des outils d'IA qui aident nos recruteurs à identifier et à évaluer dans quelle mesure les candidatures et les CV des candidats correspondent à une demande de poste donnée. Les outils basés sur l'IA contribuent à améliorer la cohérence, l'exactitude et la rapidité du processus de recrutement et à réduire le risque de biais ou d'erreurs humaines.
Comment ça marche ? L'outil d'IA extrait des candidatures et des CV des candidats les données personnelles pertinentes pour le rôle ouvert, telles que les informations que vous avez divulguées sur vos compétences, votre expérience, votre lieu de résidence et vos études, le cas échéant. Les outils calculent ensuite dans quelle mesure ces données personnelles correspondent aux exigences du rôle disponible et attribuent une note suggérée reflétant le niveau d'adéquation, par exemple : le candidat dépasse, répond à ou ne répond pas à certaines ou à toutes les qualifications de base.
L'équipe de recrutement des talents Workday s'appuie sur ces notes générées par IA pour présélectionner et hiérarchiser les candidatures dans le cadre du processus de recrutement. Notre équipe de recrutement des talents est formée à l'utilisation responsable des outils de recrutement basés sur l'IA et, en règle générale, ces notes ne constituent qu'un des nombreux facteurs pris en compte tout au long du processus d'évaluation des candidats remplissant au minimum les critères du poste, en complément des entretiens de présélection et des entretiens avec les chargés de recrutement. Les chargés de recrutement Workday et les futurs collaborateurs du service de recrutement participent aux décisions finales d'embauche à toutes les étapes du processus d'embauche.
Dans certains exercices de recrutement, par exemple lorsque nous avons des volumes de candidats particulièrement élevés, il n'est pas possible pour l'équipe de recrutement des talents d'examiner chaque CV ou candidature lors des étapes de tri initiales. Par conséquent, votre candidature peut ne pas être retenue si un rôle ouvert est pourvu alors que vous êtes encore dans le processus de recrutement ou si vous ne répondez pas aux exigences minimales du poste.
Nous utiliserons ces outils de recrutement basés sur l'IA conformément aux exigences des lois applicables en matière de confidentialité. Pour plus d'informations, voir la section Quels sont mes droits en matière de confidentialité ? ci-dessous.
Mes données personnelles peuvent-elles être utilisées à des fins d'étude, de formation, de test ou de développement liés au recrutement ?
Oui. Nous pouvons utiliser les données personnelles soumises par nos candidats à des fins d'étude, de formation, de test ou de développement liés au recrutement, notamment :
Étude commerciale et reporting : Workday peut produire ou recevoir des rapports de synthèse destinés aux équipes de recrutement des talents et aux dirigeants de Workday, afin de leur permettre de comprendre les indicateurs de recrutement globaux, notamment les volumes, les zones géographiques ainsi que l'inclusivité du vivier de candidats et les tendances de progression. Les études et rapports sur le recrutement permettent d'orienter les futures stratégies de recrutement et les opportunités de formation proposées par des tiers.
Développement de produits : la technologie des produits Workday peut être développée à l'aide des données relatives aux candidats et aux postulants utilisées dans le cadre des pratiques de recrutement Workday. Les modèles d'IA (qui soutiennent le fonctionnement des produits d'IA de Workday) peuvent être améliorés et entraînés en s'appuyant sur les tendances qui se dégagent des pratiques de recrutement de Workday. Par exemple, comme les recruteurs ont tendance à préférer les candidats ayant une expérience en négociation pour les rôles de vente, les futures itérations des modèles d'IA de Workday pourraient apprendre à accorder plus de poids à l'expérience en négociation pour ces rôles sans vous impacter personnellement. De telles améliorations pourraient aider les futurs postulants et candidats. Ces améliorations soutiennent également Workday et les tiers, notamment les clients qui utilisent ultérieurement les services d'applications Cloud de Workday pour de futurs exercices de recrutement.
Tests internes : Workday peut mener des évaluations pour soutenir ses engagements en matière d'IA responsable afin de gérer les risques liés à l'équité, à la non-discrimination, à l'inclusivité et à l'efficacité.
Workday applique-t-il des techniques d'amélioration de la confidentialité ?
Oui, pour protéger la confidentialité, nous visons à mettre en œuvre des mesures d'amélioration de la confidentialité et des garanties de sécurité pour utiliser de manière responsable certaines informations au sein de jeux de données plus vastes. Plus précisément, Workday et des tiers autorisés peuvent utiliser des techniques d'anonymisation, de pseudonymisation et/ou d'agrégation, qui sont conçues pour atténuer et réduire les impacts sur les risques liés à la confidentialité individuelle dans la mesure du possible. Cela peut se produire à des fins de sécurité responsable et lorsque Workday effectue des opérations d'étude, de data science, d'analyse, de reporting, de formation, d'amélioration et de développement de produits.
L'utilisation de ces données par Workday pour le développement responsable de produits, le reporting et les tests soutient les intérêts légitimes de Workday en matière d'innovation et d'amélioration. Workday est tenu de travailler avec des jeux de données de candidats de qualité et représentatifs pour former, tester et développer la technologie d'IA de Workday.
Veuillez noter que Workday ne partage pas (sous licence ou non) les données personnelles fournies lors de vos candidatures à Workday, y compris les candidatures identifiables, les informations de CV, les notes suggérées ou les rapports avec d'autres entreprises pour leurs propres recrutements ou d'autres finalités.
Pendant combien de temps Workday conserve-t-il mes données personnelles ?
Workday conserve vos données personnelles de manière sécurisée aussi longtemps que nécessaire à des fins professionnelles légitimes, notamment celles décrites dans la présente Charte de confidentialité et conformément aux lois locales applicables. En résumé, nous conservons les données personnelles :
Après la fin d'un processus de recrutement et une décision d'embauche pour nous permettre d'examiner les potentielles demandes, plaintes ou questions juridiques et de conformité, et d'y répondre, concernant les activités de recrutement de Workday
Pour vous informer des futurs postes disponibles si vous le souhaitez et conserver un historique précis de vos préférences de contact
Vous pouvez mettre à jour vos préférences concernant les communications futures à tout moment. Veuillez toutefois noter que nous devrons conserver d'autres informations pour des raisons légales et aux fins justifiées au moment de la demande.
Nous avons mis en place des processus visant à supprimer les informations relatives au recrutement entre six mois et quatre ans après une candidature non retenue. La période diffère en fonction des lois locales et des directives sur le site de recrutement. Pour déterminer la durée de conservation appropriée des données personnelles dans nos dossiers, nous prenons en compte de nombreux facteurs liés à l'activité de Workday et à votre recrutement, notamment :
nos obligations légales et réglementaires, ou toute directive applicable
les périodes de risque et de prescription pour les revendications
les besoins légitimes prioritaires de l'entreprise
la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles
le risque de préjudice lié à l'utilisation ou la divulgation non autorisée de vos données personnelles en tenant compte de nos dispositifs de sécurité technique
si nous pouvons atteindre ces objectifs prioritaires par d'autres moyens
Quels sont mes droits en matière de confidentialité ?
Vous disposez de droits spécifiques sur les données personnelles que nous détenons sur vous. Ces droits varient en fonction du site où vous êtes recruté et où vous remplirez vos fonctions, mais incluent généralement les possibilités suivantes :
Accéder, corriger et supprimer : vous pouvez demander à consulter une copie des données personnelles que nous traitons, à corriger des données personnelles inexactes et à demander leur suppression
Vous opposer au traitement par Workday : vous pouvez vous opposer au traitement de vos informations si nous nous appuyons sur nos intérêts légitimes comme base légale
Restreindre le traitement : vous pouvez nous demander de limiter temporairement le traitement de vos informations
Demander la portabilité : si nous traitons vos données personnelles avec votre consentement ou dans le cadre d'un contrat, vous pouvez en demander une copie dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine afin de pouvoir les transférer facilement
Retirer votre consentement à tout moment : si vous nous avez donné votre consentement pour traiter vos données personnelles, vous pouvez le retirer ultérieurement. Cela n'affectera aucun traitement que nous avons effectué avant que vous ne retiriez votre consentement, et cela n'aura pas d'impact sur le traitement que nous effectuons sur une autre base légale.
Ne pas faire l'objet d'une décision uniquement automatisée (y compris le profilage) qui produit des effets juridiques ou de même importance En vertu des lois applicables sur la confidentialité, nous ne pouvons utiliser que des outils exclusivement automatisés qui produisent des effets juridiques ou significatifs dans le cadre de nos processus de recrutement dans certaines circonstances et avec des garanties spécifiques. Par exemple, si nous disposons de votre consentement à cet effet, si la conclusion ou l'exécution d'un contrat avec vous l'exige, ou si la loi nous y autorise. Dans de tels cas, vous pouvez contacter notre équipe de recrutement des talents et demander un examen humain.
Formuler une réclamation et demander réparation Si vous avez des préoccupations concernant le traitement des informations ou si vous pensez qu'il y a eu une violation des lois locales sur la confidentialité, vous pouvez :
Formuler une réclamation auprès de l'entreprise de recrutement Workday
Formuler une réclamation auprès d'une autorité de protection des données locale
Déposer un recours auprès d'un tribunal local ou d'un organe judiciaire similaire
Comment Workday gère-t-il les demandes et les réclamations ?
Workday ne fera preuve d'aucune discrimination à votre égard pour avoir exercé vos droits en matière de confidentialité. Nous vous expliquerons comment chacun des droits s'applique à votre situation, par exemple :
Si ce droit est différent sur votre site ou selon la base légale de l'activité de traitement
Si Workday a des besoins prioritaires de traitement et quels sont ces besoins
Comment les droits des autres personnes ou parties interagissent avec votre demande spécifique
Comment puis-je soumettre une demande ou exercer mes droits en matière de confidentialité ?
Vous, ou une personne autorisée à agir en votre nom, pouvez exercer vos droits en matière de confidentialité en soumettant une demande via notre formulaire en ligne. Vous pouvez également utiliser les coordonnées figurant dans la section Nous contacter. Nous pourrions avoir besoin de demander une vérification dans certains cas.
En fournissant des détails sur votre problème, vous aidez Workday à vous donner une réponse rapide. Dans tous les cas, nous nous efforcerons de traiter la demande et de répondre dans un délai raisonnable en vertu de la loi applicable. Nous avons pour objectif de vous tenir informé. Nous répondons généralement dans un délai d'un mois après votre demande, mais nous pouvons prolonger ce délai dans des cas complexes.
Si nous ne parvenons pas à résoudre votre réclamation, vous pouvez contacter l'autorité de contrôle de la protection des données ou le tribunal de votre lieu de résidence ou de travail habituel, ou au siège social du « Responsable du traitement ».
La section Autres cas de divulgation spécifiques aux régions fournit plus d'informations sur les autorités de contrôle locales. Vous pouvez également demander la confirmation de l'autorité de contrôle compétente en matière de protection des données en utilisant les coordonnées de la section Nous contacter.
Si nous n'avons pas résolu votre problème de confidentialité ou d'utilisation des données de manière satisfaisante, vous pouvez également contacter (gratuitement) notre médiateur tiers pour le règlement des litiges à cette adresse : https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.
Règles de confidentialité transfrontalières de la Coopération économique Asie-Pacifique (APEC)
Les pratiques de Workday en matière de confidentialité telles que décrites dans la présente Charte de confidentialité sont conformes aux règles de confidentialité transfrontalières (« CBPR ») de la Coopération économique Asie-Pacifique (APEC). Le système CBPR de l'APEC fournit un cadre aux entreprises pour assurer la protection des données personnelles transférées entre les économies participantes de l'APEC. Vous trouverez plus d'informations sur le cadre de l'APEC ici.
Comment Workday protège-t-il mes données personnelles ?
Nous utilisons une combinaison de dispositifs de sécurité pour protéger vos données personnelles. Il s'agit notamment d'appliquer des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles pour protéger les données personnelles contre la perte accidentelle, la destruction ou autres incidents et risques.
Nous exigeons également des fournisseurs qu'ils mettent en œuvre des mesures de sécurité appropriées en fonction des risques associés à leurs services et aux données personnelles pertinentes qu'ils traitent. Ces mesures s'ajoutent à toutes les obligations légales, de confidentialité et de sécurité qu'ils ont déjà en vertu de la loi applicable.
Veuillez noter que la sécurité des informations transmises via les services Web ne peut jamais être totalement garantie. Vous êtes responsable de la sécurité de votre mot de passe ou de toute autre forme d'authentification permettant l'accès aux zones sécurisées ou protégées par mot de passe des pages web ou processus de recrutement Workday. L'accès aux zones protégées par mot de passe et/ou sécurisées de l'ensemble desprocessus ou pages web de recrutement Workday est limité aux utilisateurs autorisés uniquement.
Workday procède-t-il au transfert international de mes données personnelles ?
Oui. Workday a son siège social aux États-Unis et opère dans le monde entier. Nous accédons à vos données personnelles, et les transférons, stockons et traitons sur différents sites internationaux, notamment dans les pays :
où vous postulez ou dans lesquels le rôle que vous envisagez est basé
en dehors de votre juridiction
- où Workday, ses fournisseurs tiers sous contrat, ses clients ou autres destinataires tiers concernés exercent leurs activités
Certifications
Workday adhère aux principes du cadre de protection des données UE-États-Unis, à l'extension britannique du cadre de protection des données UE-États-Unis et au cadre de protection des données Suisse-États-Unis (collectivement le « DPF ») gérés par le Department of Commerce des États-Unis. Workday utilise le DPF en tant que base légale pour les transferts de données personnelles aux États-Unis. Pour en savoir plus, consultez notre Information relative au Cadre de protection des données ici.
Nous mettons également en œuvre des garanties supplémentaires pour assurer une protection adéquate des données transfrontalières. Pour plus de détails, consultez la section « Transfert international de données personnelles ».
Workday modifiera-t-il la présente Charte de confidentialité ?
Nous pouvons mettre à jour la présente Charte de confidentialité occasionnellement pour refléter les modifications de nos obligations légales et réglementaires, ainsi que de nos pratiques en matière de recrutement, d'activité et de technologie.
Notification : nous prendrons les mesures appropriées pour vous informer des changements importants
Accès à la version actualisée : la date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de la présente Charte de confidentialité
Nous contacter
Qui est le responsable du traitement ?
L'entreprise du groupe Workday qui procède au recrutement est un responsable du traitement des données qui a des obligations envers vous. Vous trouverez une liste des filiales de Workday et leurs coordonnées complètes ici (la « Filiale locale de Workday »). Sur certains sites, la Filiale locale de Workday partage les responsabilités en matière de protection des données avec d'autres membres du groupe Workday et sièges sociaux qui dirigent les activités et les stratégies de recrutement. Vous pouvez en savoir plus sur la manière dont Workday assure la protection des données au sein du groupe et sur les « Responsables conjoints du traitement » ci-dessous.
Comment puis-je poser des questions sur la confidentialité ?
Formulaire web : si vous avez des questions à propos de la présente Charte de confidentialité, nos pratiques en matière de confidentialité liée au recrutement ou si vous souhaitez exercer vos droits en matière de confidentialité, vous pouvez nous contacter via notre formulaire web.
Courrier :
Si le poste qui vous intéresse est situé dans l'EEE, au Royaume-Uni ou en Suisse, contactez :
Workday Limited
Attn.: Privacy
Kings Building, May Lane
Dublin 7
Irlande
Si le poste qui vous intéresse est situé ailleurs dans le monde, contactez :
Workday, Inc.
Attn.: Privacy
6110 Stoneridge Mall Road
Pleasanton, CA 94588
États-Unis
Vous pouvez contacter la Filiale Workday du pays où vous avez postulé ou participé à un processus de recrutement pour toute question concernant vos données personnelles, si vous le souhaitez.
Quel que soit votre lieu de résidence ou la manière dont vous nous contactez, nous nous engageons à respecter les lois locales sur la confidentialité et à protéger vos données personnelles.
Autres cas de divulgation spécifiques aux régions
Californie
Si vous résidez en Californie, veuillez prendre note des autres cas de divulgation suivants :
Workday ne « vend » pas à des tiers, ni ne « partage » avec des tiers à des fins de publicité ciblée, les données personnelles qu'il collecte ou traite dans le cadre du processus de recrutement, d'emploi ou de gestion du personnel ou de tout autre processus associé (selon la définition de ces termes stipulée par la loi California Privacy Rights Act).
Pour les résidents de Californie, si vous soumettez une demande d'accès, veuillez préciser si vous souhaitez accéder à des catégories de données personnelles ou à des données personnelles spécifiques. En plus des droits décrits ci-dessus, les résidents de Californie ont le droit de refuser la vente de leurs données personnelles ou leur partage avec des tiers à des fins de publicité ciblée. Workday ne vend pas vos données personnelles et ne les partage pas avec des tiers à des fins de publicité ciblée. Workday n'utilise pas non plus vos Données personnelles sensibles à d'autres fins que l'exploitation de notre activité, le recrutement ou lorsque la loi le permet ou l'exige, et ne propose donc pas d'option permettant d'en limiter l'utilisation.
Après l'envoi de votre demande, nous en accusons d'abord réception dans un délai de 10 jours ouvrés. Nous vous envoyons ensuite une réponse détaillée dans un délai de 45 jours calendaires après sa réception. Si nous avons besoin de plus de temps (jusqu'à 90 jours ou le délai autorisé), nous vous informerons par écrit du motif et de la durée supplémentaire nécessaire.
Seul vous-même ou un agent mandaté (tel que décrit ci-dessous) pouvez faire une demande vérifiable de consommateur concernant vos données personnelles.
Comment autoriser un agent. Vous pouvez désigner un agent mandaté pour soumettre votre demande vérifiable de consommateur en votre nom uniquement si cet agent dispose de votre autorisation écrite et si vous avez pris des mesures pour vérifier votre identité directement auprès de nous.
- Comment nous vérifions votre demande. Pour répondre à votre demande, nous devons vérifier votre identité et/ou l'autorité de votre agent mandaté. Nous utiliserons les données personnelles qui nous ont été fournies dans ce contexte uniquement pour vérifier votre identité ou l'autorité de votre agent mandaté pour effectuer la demande. Pour faire une demande vérifiable de consommateur, il n'est pas nécessaire de créer un compte auprès de nous. Pour nous permettre de vérifier votre demande, nous pouvons exiger la fourniture d'au moins deux données personnelles déjà en notre possession, si nous ne pouvons pas vous identifier autrement. Nous vérifierons votre demande de consommateur en comparant les données que vous fournissez à celles déjà en notre possession, et prendrons des mesures supplémentaires afin de minimiser le risque de fraude.
Espace économique européen (EEE), Royaume-Uni et Suisse
Si vous résidez dans l'EEE, au Royaume-Uni et en Suisse, veuillez noter les autres cas de divulgation suivants :
Responsables conjoints du traitement des données
Workday Limited est le responsable du traitement des données principalement chargé de la protection de vos données personnelles, et partage cette responsabilité avec la Filiale locale de Workday en Europe auprès de laquelle vous avez postulé, ou qui vous a contacté au sujet d'un rôle. Workday Limited et la Filiale locale de Workday sont les responsables conjoints du traitement des données.
Nous vous invitons à contacter Workday Limited pour toute question concernant vos données personnelles, mais vous pouvez aussi contacter votre Filiale locale de Workday si vous préférez. Entre Workday Limited et votre Filiale locale de Workday, Workday Limited est principalement responsable des éléments suivants :
Élaborer et diffuser la présente Charte de confidentialité
Répondre à toute demande d'exercice de vos droits en matière de confidentialité
Déterminer les bases légales pour le traitement de vos données personnelles
Garantir la mise en place de mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles
Signaler toute fuite potentielle de données personnelles, conformément aux lois applicables en matière de confidentialité
Réaliser les analyses d'impact sur la protection des données, lorsque nécessaire
Recourir à un fournisseur tiers ou à un sous-traitant de données
S'assurer que des garanties appropriées ont été mises en place dans le cadre de tout transfert international de données personnelles
Workday Limited est basé en Irlande et constitue le principal établissement et le siège européen de Workday. Workday Limited est contrôlé par le Commissaire irlandais à la protection des données, dont les coordonnées sont disponibles ici.
Workday Limited et votre Filiale locale de Workday coopéreront au besoin pour garantir la bonne exécution des responsabilités décrites ci-dessus, en plus de toute autre exigence applicable en vertu de la présente Charte de confidentialité et des lois sur la confidentialité. Les deux s'assureront du respect permanent des principes de protection des données.
Les coordonnées de Workday Limited et de votre Filiale locale de Workday sont indiquées dans la section Nous contacter ci-dessus.
Déposer une réclamation
Vous pouvez déposer une réclamation auprès d'une autorité de protection des données, telle que votre autorité de supervision locale. Une liste complète des autorités de protection des données de l'Espace économique européen (EEE) est disponible ici. Les coordonnées du Commissaire irlandais à la protection des données sont disponibles ici. Au Royaume-Uni, l'autorité de protection des données est l'Information Commissioner's Office (ICO) et en Suisse, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).
Base légale du traitement
Conformément aux lois locales en matière de confidentialité, nous devons nous appuyer sur différentes bases légales pour traiter vos données personnelles. La base légale dépendra des informations concernées ainsi que du contexte et des finalités spécifiques de la collecte.
Pour les personnes situées dans l'EEE, au Royaume-Uni ou dans une autre juridiction imposant des exigences juridiques similaires, notre base légale pour la collecte et l'utilisation des données personnelles, y compris les données personnelles sensibles, est décrite dans les tableaux suivants.
Tableau 3 : Base légale
Objectifs du traitement des données personnelles et bases légales
| Base légale | Comment ça marche ? |
|---|---|
| Consentement | Nous demanderons votre consentement dans la mesure où celui-ci est requis par la législation de l'UE, du Royaume-Uni ou la législation locale applicable.
Dans certains cas, comme pour les vérifications des antécédents, il vous sera demandé d'informer le prestataire de services tiers de votre consentement ou de votre retrait. |
| Contrat et nécessité contractuelle : traitement nécessaire pour conclure un contrat avec vous ou en exécuter les obligations. | Traitement des informations dans la mesure où nous devons exécuter un contrat avec vous, ou prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat avec vous. |
| Obligation légale | Traitement des informations dans la mesure où la loi locale applicable, les tribunaux ou les organismes de contrôle nous obligent à les traiter, y compris en vertu des directives réglementaires sur la manière dont nous gérons les données de recrutement et des clients. |
| Intérêts légitimes | Nous nous appuyons sur cette base légale lorsque nous devons traiter vos données personnelles pour une raison légitime et qu'aucun des autres motifs susmentionnés ne s'applique. Les intérêts légitimes peuvent inclure :
Nous ne nous appuierons pas sur cette base lorsque les droits et les intérêts d'une personne doivent prévaloir. Les intérêts de Workday et des tiers sont pris en compte parallèlement aux droits individuels à la confidentialité, aux avantages et aux impacts potentiels.
|
Tableau 4 : Motifs de traitement sur lesquels nous nous appuyons pour traiter vos données personnelles sensibles
Objectifs du traitement des données personnelles sensibles et bases légales
| Bases applicables aux données personnelles sensibles | Comment ça marche ? |
|---|---|
Droits et obligations de la législation du travail |
Nous traitons les données personnelles sensibles uniquement dans la mesure nécessaire pour nous conformer aux lois locales sur le recrutement, l'emploi ou la sécurité sociale (le cas échéant), ou à des exigences légales similaires. |
| Réclamations en droit | Nous traitons les données sensibles uniquement dans la mesure nécessaire pour nous conformer à et traiter vos données personnelles sensibles afin d'exercer, d'établir ou de défendre des réclamations en droit ou conformément à l'ordonnance d'un tribunal local de l'UE, du Royaume-Uni ou tout autre tribunal applicable. |
Accord explicite |
Nous traitons vos données uniquement après avoir reçu votre consentement spécifique et clair pour le faire. |
Transfert international des données personnelles
Nous traitons vos données personnelles aux États-Unis et dans d'autres pays en dehors du site du poste auquel vous postulez. Les lois locales sur la protection des données de l'importateur peuvent être différentes de celles de votre site d'origine.
Lorsque nous transférons des données personnelles à l'international, nous prenons des mesures pour les protéger. Nous tenons compte de vos libertés et droits fondamentaux en vertu des lois locales applicables. Nous utilisons des normes approuvées par le secteur pour évaluer et mettre en place des niveaux de protection des données appropriés et équivalents, par exemple :
Pays et destinataires bénéficiant de décisions d'adéquation : le destinataire peut se trouver dans un pays reconnu comme offrant un niveau de protection des données adéquat, sur la base des décisions d'adéquation des autorités compétentes. Pour les transferts de données personnelles au sein du groupe Workday vers les États-Unis, Workday, Inc. est certifié pour importer des données personnelles dans le cadre du DPF.
Utilisation de clauses types Nous concluons également des clauses contractuelles types (« CCT ») avec les importateurs de données. Les clauses CCT sont des clauses approuvées par les autorités compétentes de l'EEE, du Royaume-Uni, de la Suisse et de nombreuses autres régions dans le monde, comme garanties approuvées par le secteur pour un traitement transfrontalier. Vous pouvez demander une copie des clauses contractuelles types. Pour cela, utilisez les coordonnées figurant dans la section Nous contacter
Vietnam
Si vous résidez au Vietnam, veuillez prendre note des autres cas de divulgation suivants :
Vos consentements
Nous vous demanderons votre consentement pour le traitement de vos données personnelles, si la loi vietnamienne l'exige, par exemple :
lorsque des modifications apportées à la présente Charte nécessitent votre consentement en vertu de la loi locale
dans des circonstances où la loi vietnamienne exige le consentement, quelles que soient les autres dispositions de la présente Charte
Méthodes de traitement des données personnelles
Notre traitement comprend diverses méthodes automatisées et manuelles, notamment la collecte, l'enregistrement, l'analyse, le stockage, l'accès, la récupération, la copie, le partage, la transmission, la fourniture, le transfert, la suppression et d'autres méthodes autorisées par la législation vietnamienne.
Droits et obligations supplémentaires
En plus des droits énoncés dans la section « Quels sont mes droits en matière de confidentialité ? », les personnes concernées ont les droits et obligations suivants, sauf disposition contraire de la loi vietnamienne :
Droits :
Être informé du traitement de vos données personnelles
Consentir au traitement de vos données personnelles
Formuler des dénonciations, entamer des poursuites judiciaires et demander une indemnisation en conformité avec la législation applicable
Obligations :
Protéger vos données personnelles ; demander aux entreprises et aux personnes concernées de protéger vos données personnelles
Respecter et protéger les données personnelles d'autrui
Participer à la diffusion des compétences en matière de protection des données personnelles
Vous conformer aux réglementations sur la protection des données personnelles et prévenir les violations de ces réglementations
Conservation des données personnelles
Vos données personnelles seront traitées à partir du moment où nous les collectons. Elles seront traitées pour les durées décrites dans la section « Pendant combien de temps Workday conserve-t-il mes données personnelles ? ».
Conséquences et dommages possibles liés au traitement des données
Nous prenons au sérieux la sécurité de vos données personnelles et appliquons des mesures robustes pour les protéger. Cependant, aucun système de sécurité n'est totalement à l'abri des failles. Malgré nos efforts, il existe un risque résiduel d'accès non autorisé, de divulgation ou de perte accidentelle susceptible d'entraîner une fuite de données, une perte financière ou d'autres conséquences négatives. Nous vous encourageons à rester vigilant et à prendre les précautions appropriées lorsque vous partagez des données personnelles.