Charte de confidentialité du recrutement

Mise à jour du 8 octobre 2024

Avant-propos et périmètre de la Charte

Workday respecte les droits individuels à la confidentialité et traite les données personnelles de manière équitable et responsable, conformément aux lois locales en vigueur. 

 

La présente Charte de confidentialité du recrutement mondiale (« Charte de confidentialité ») décrit la manière dont Workday traite les données personnelles lors de l'évaluation des candidats pour des postes au sein du groupe Workday. Elle :

 

  • S'applique à toute personne dont nous évaluons la candidature à un emploi, que nous l'ayons identifiée sur le marché de l'emploi ou qu'elle nous ait envoyé ses informations.

  • S'applique à tous les types de rôles Workday, y compris les emplois à temps plein, les contrats de sous-traitance ou les stages.  

  • Explique comment les individus peuvent exercer leurs droits en matière de confidentialité auprès de Workday.

Workday possède des bureaux partout dans le monde. La manière dont nous traitons les données personnelles varie selon les lois locales en vigueur sur nos sites de recrutement. En plus de la présente Charte de confidentialité, Workday ou des tiers mandatés peuvent fournir des informations supplémentaires en matière de transparence pour vous informer sur nos pratiques de traitement des données. 

 

Workday est l'un des leaders des solutions Cloud pour la gestion des ressources humaines et la gestion financière. Ainsi, les clients de Workday (entreprises, établissements scolaires, services publics et autres organisations) utilisent nos applications logicielles pour gérer leur recrutement, leur personnel et leurs finances.

 

  • La présente Charte de confidentialité ne s'applique pas si vous avez postulé à un emploi auprès d'un client de Workday ou d'une autre entreprise qui ne fait pas partie du groupe Workday. 

  • En tant que fournisseur de services Cloud, Workday ne contrôle pas le recrutement, et ne prend aucune décision en la matière, pour les clients ou autres entreprises qui utilisent les applications Workday. 

  • Workday ne peut pas répondre directement à une demande lorsque les données personnelles traitées concernent le recrutement pour une autre entreprise. 

  • Pour toute question concernant le recrutement dans une autre entreprise, veuillez consulter la Déclaration de confidentialité de cette entreprise et contacter cette dernière.

Quelles données personnelles collectons-nous et traitons-nous ?

Données fournies par vous

 

Nous collectons les données directement auprès de vous lorsque vous :

 

  • Venez vous présenter lors d'un événement Workday ou rejoignez notre Communauté de talents Workday dans le cadre de futures offres d'emploi. 

  • Créez un compte candidat pour postuler aux offres. 

  • Postulez à un emploi chez Workday.

  • Nous rencontrez lors d'entretiens en présentiel, par téléphone ou en ligne en tant que candidat. 

 

Données obtenues à partir d'autres sources

 

Des données vous concernant sont générées dans le cadre de vos candidatures par les équipes recrutement et les systèmes Workday. 

 

Vous pouvez également postuler à un poste chez Workday via différents sites de carrière et de recrutement tiers, tels que LinkedIn et SeekOut. Ce faisant, vous reliez votre profil sur ces plateformes, et d'autres plateformes similaires, à Workday et à son processus de candidature. 

 

Nous collectons des données personnelles provenant de sources externes à Workday lors de l'examen des candidatures ou de la recherche de talents. Ces sources incluent : 

 

  • Agences de recrutement, établissements d'enseignement, organisations professionnelles, plateformes de partage de CV et de réseautage d'anciens élèves, et autres acteurs similaires soutenant la recherche d'emploi

  • Collaborateurs Workday à l'origine de votre recommandation

  • Fournisseurs indépendants de vérification des informations et des antécédents

  • Référents qui répondent aux demandes de références

  • Sources accessibles publiquement, y compris toutes les plateformes professionnelles que vous utilisez et autres données professionnelles pertinentes disponibles en ligne, telles que les articles que vous avez pu rédiger, vos contributions à des études ou citations similaires

  • Futures sociétés du groupe qui rejoignent la structure internationale de Workday par le biais d'une fusion, d'une acquisition ou d'un achat d'actifs

Le tableau ci-dessous récapitule les objectifs types aux fins desquels nous collectons et traitons les données personnelles dans le cadre de la gestion des talents et du recrutement, avec des exemples de données personnelles traitées dans chaque cas. 

 

Pour en savoir plus sur les « bases juridiques » sur lesquelles nous nous appuyons pour traiter les données personnelles à ces fins, reportez-vous à la section « Base juridique du traitement » si vous résidez dans l'UE, au Royaume-Uni ou dans une autre région aux obligations légales similaires. 

Numéro Objectif(s) Données personnelles traitées à cette fin
1 Donner accès à notre site de recrutement, publier les descriptions de postes et gérer la sécurité du site

Nous traitons les données personnelles suivantes à cette fin : 

 

  • Informations sur le compte du site de recrutement : coordonnées d'inscription, adresse personnelle, adresse e-mail, numéro de téléphone et autres coordonnées, ainsi que les mots de passe du compte 

  • Informations sur l'utilisation de notre site de recrutement : nous pouvons déployer des outils et des technologies de cookies pour évaluer l'utilisation du site Web. Cela comprend des informations sur le nombre de personnes qui consultent les offres d'emploi, leur temps passé sur les sites, les pages les plus consultées, les appareils utilisés et les adresses IP.
2 Identifier et présélectionner les candidats potentiels et actifs

Nous traitons les données personnelles suivantes à cette fin : 

 

  • Informations concernant votre ou vos candidatures : lettres de motivation, CV, compétences, études et relevés de notes, expérience professionnelle, fonctions occupées, motifs de changement, périodes de préavis, qualifications et certifications professionnelles, détails des affiliations ou intérêts professionnels et personnels, centres d'intérêt (qui peuvent inclure des données révélant des « Données personnelles sensibles » décrites ci-dessous). 

  • Informations permettant de vous identifier : notamment noms complet et d'usage, genre, date de naissance, âge, génération, identifiants nationaux, numéros d'identification nationaux, photos, codes et documents, citoyenneté, nationalité et informations du passeport. 

  • Informations concernant votre site actuel : informations de résidence, distances par rapport aux bureaux et types de préférences de travail, notamment options de travail à distance, sur site ou hybride.

  • Informations issues de recherches en ligne : profils professionnels en ligne, publications, interviews, blogs, inscriptions, certifications et citations. 

  • Vérification des coordonnées : e-mail, adresse ou numéros de téléphone, dans le cadre d'actions de prospection auprès de candidats potentiels qui n'ont pas encore créé de compte carrière chez nous.
3 Faciliter nos processus de recrutement et gérer les réunions et les évaluations en présentiel et en ligne

Nous traitons les données personnelles suivantes à ces fins :

 

  • Informations concernant votre emploi du temps : disponibilités pour les entretiens, ou région et mobilité que vous communiquez à votre contact du recrutement des talents dans les informations de votre candidature ou via les invitations automatisées, les assistants virtuels ou les fonctionnalités de chatbot et outils de communication.

  • Informations sur les postes qui vous intéressent, les emplois futurs et vos objectifs professionnels

  • Informations concernant les aménagements nécessaires de vos conditions de travail : dans la mesure requise ou permise par la législation locale, nous traitons les données relatives à la santé et aux éventuels handicaps en lien avec les aménagements d'entretien et de conditions de travail dont vous avez besoin (pouvant inclure des « Données personnelles sensibles » décrites ci-dessous)

  • Informations sur votre rémunération : rémunération actuelle et future, aspirations en matière de package et d'avantages 

  • Informations concernant vos frais de déplacement : données actuelles et futures relatives à vos frais de déplacement et coordonnées bancaires permettant à Workday de procéder au remboursement des frais de déplacement approuvés. 

  • Données d'évaluation : résultats d'une évaluation de candidat ou d'un test de compétences certifié avec Workday ou un prestataire tiers si nous vous demandons de réaliser une évaluation spécifique au poste pendant la procédure de recrutement. 

  • Informations concernant vos référents et personnes fournissant des recommandations : nom et coordonnées, employeur, poste, relation avec vous ainsi que leurs avis sur vos fonctions précédentes et votre adéquation au poste.

  • Vidéo : images si vous participez à un entretien ou à une évaluation dans un bureau Workday, y compris les images enregistrées par les caméras de vidéosurveillance utilisées à des fins de sécurité et de prévention. Pour en savoir plus, consultez notre Charte de confidentialité relative à la vidéosurveillance.
4 Prendre une décision d'embauche concernant des opportunités d'emploi actuelles ou futures

Nous traitons les données personnelles suivantes à cette fin : 

 

  • Informations relatives à l'évaluation de votre candidature : incluent nos notes d'entretien et les avis confidentiels des recruteurs, vos références, les informations publiques pertinentes pour le poste, ainsi que les documents relatifs à notre processus de décision.
5

Vérifier vos données et réaliser les contrôles préalables nécessaires

 

  • Une fois que vous aurez signé une offre d'emploi ou un accord, Workday ou notre fournisseur indépendant vous contactera pour lancer le processus de vérification des antécédents.

  • Les membres désignés de l'équipe d'embauche sont informés si une vérification est conforme ou non aux normes de l'entreprise, mais Workday ne conserve pas les données vérifiées sous-jacentes. En cas de non-conformité, nous vous informerons de la marche à suivre.

Nous traitons les données personnelles suivantes à cette fin dans le cadre des activités concernées :

 

  • Vérification de l'exactitude des données fournies par vous ou vos référents : justificatifs des emplois précédents, fonctions, sites et dates, études et qualifications ou certifications professionnelles. 

  • Vérification des antécédents : dans la mesure requise ou permise par la législation locale, vérification de votre identité, des habilitations de sécurité et autres rapports de vérification des antécédents applicables au poste, aux projets, missions ou détachements pour Workday ou ses clients (pouvant inclure des données révélant des « Données personnelles sensibles » décrites ci-dessous). 

  • Informations concernant votre droit au travail : dans la mesure requise ou permise par la loi locale, nous traitons vos données personnelles pour vérifier votre admissibilité à travailler sur un site donné, vous aider à obtenir un visa de travail ou des permis de travail, les détails de vos demandes de permis de travail, le statut des permis, les dates d'expiration, les catégories de travail autorisées, les visas et numéros de visa, les passeports, la citoyenneté ou nationalité, les informations de carte d'identité y compris les numéros, les photos, les codes sociaux ou fiscaux.
6 Assurer la promotion, le suivi et le reporting de la diversité et de l'égalité des chances

Nous traitons les données personnelles suivantes à cette fin :

  • Les informations nécessaires au suivi de la diversité et de l'inclusion chez Workday, ou pour répondre aux exigences réglementaires locales en matière de reporting : dans la mesure requise ou permise par la législation locale, les informations concernant votre nationalité, votre origine raciale et ethnique, votre genre, y compris identité de genre, orientation sexuelle, religion, handicap et âge, qui peuvent être agrégées (voir plus de détails ci-dessous). Cela peut inclure des « Données personnelles sensibles » décrites ci-dessous.
7 Défendre Workday contre d'éventuelles réclamations et demandes, et répondre aux requêtes judiciaires

Nous traitons les données personnelles suivantes à cette fin : 

 

  • Informations sur les réclamations et les réponses légales : vos points de vue et ceux de tiers vous concernant ou concernant le problème soulevé, les commentaires sur l'adéquation du profil, ainsi que les autres réponses en lien avec votre candidature et notre traitement de celle-ci. 

Les informations spécifiques traitées dépendent de la nature de la réclamation, de la requête ou de la demande, ainsi que de la personne qui la soumet.

8 Améliorer les processus de recrutement de Workday

Nous traitons les données personnelles suivantes à cette fin : 

 

  • Informations de feedback : toute information concernant le processus de recrutement Workday communiquée à l'équipe en charge du recrutement des talents Workday ou à d'autres collaborateurs, au personnel Workday, ou via des enquêtes volontaires initiées par Workday.
9 Vous informer des futures opportunités et de l'actualité de Workday. 

Nous traitons les données personnelles suivantes à cette fin : 

 

  • Informations sur la communauté de talents : vos coordonnées et préférences de contact, candidatures précédentes, poste, centres d'intérêt pour les événements et actualités, compétences. 

Voir plus de détails sur le vivier « Communauté de talents Workday » ci-dessous.

Workday traite-t-il des données personnelles sensibles ?

 

La définition de données personnelles sensibles ou de catégorie spéciale varie selon les pays, mais inclut généralement des données sur l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, les données biométriques, les données de santé, l'orientation sexuelle et les antécédents judiciaires. Cela peut également inclure le contenu de vos communications à des destinataires autres que Workday, ou votre localisation précise.

 

En général, nous évitons de traiter vos données personnelles sensibles, sauf si cela est nécessaire pour nos opérations commerciales, à des fins légitimes de recrutement et d'emploi, ou lorsque cela est permis ou requis par les lois locales applicables à Workday, notamment :

 

  • Les données concernant votre origine ethnique, votre genre (y compris l'identité de genre), votre orientation sexuelle et vos handicaps peuvent être collectées pour évaluer l'équité et la diversité, pour créer et développer un environnement de travail diversifié et inclusif, notamment lorsque cela est requis :

    • Pour respecter les obligations et objectifs en matière d'égalité des chances face à l'emploi, les lois anti-discrimination et les obligations de reporting auprès des autorités compétentes

    • Dans le cadre des initiatives « VIBE » de Workday défendant la diversité, l'équité et l'inclusion 

  • Les données sur votre état physique ou mental pour mettre en place des aménagements professionnels, notamment lors d'entretiens d'aptitude au travail ou dans le cadre des prestations de santé et d'assurance fournies ou proposées pour vous et vos bénéficiaires, afin de promouvoir la santé des effectifs et de gérer les futures absences. 

Données collectées automatiquement

 

Lorsque vous consultez le site de recrutement Workday, nous utilisons des cookies, des pixels de suivi et des scripts. Pour plus d'informations sur les technologies que nous utilisons, leurs finalités et comment vous pouvez les contrôler, veuillez consulter l'Avis relatif aux cookies du site de recrutement Workday.  

 

Agrégation et analyse des données personnelles : étude sur le recrutement et les technologies de produits

 

Workday et les tiers autorisés peuvent utiliser les données personnelles anonymisées et/ou agrégées à des fins de confidentialité et de sécurité, de recherche en analyses RH, de formation, de recrutement et d'amélioration des produits.

 

Il s'agit par exemple de supprimer les identifiants individuels des candidats (comme le nom et l'adresse, etc.) et de générer des rapports de synthèse pour les équipes et les responsables du recrutement des talents de Workday. Ces équipes peuvent exploiter ces données et rapports anonymisés pour planifier leurs activités de recrutement ou analyser les indicateurs clés, comme la diversité des talents, les volumes et la répartition géographique des candidats. Les rapports anonymisés sont également utilisés pour analyser la progression globale, étudier les tendances, le recrutement futur, les stratégies RH et les opportunités de formation externes.

 

Nos équipes produits et technologies peuvent également utiliser des données anonymisées pour envisager des améliorations potentielles des produits et applications Cloud de Workday ou développer de futurs produits pour les effectifs. 

 

Les données anonymisées peuvent être comparées et regroupées avec d'autres ensembles de données pertinents, tels que les informations sur les activités de recrutement passées ou futures, les données agrégées sur d'autres candidats, les réponses et les références du secteur.

 

Communauté de talents Workday, candidats retenus et non retenus

 

Si vous demandez à rejoindre la communauté de talents Workday ou acceptez d'intégrer notre vivier de talents, nous vous enverrons des mises à jour par e-mail concernant les opportunités d'emploi potentielles, ainsi que les activités et événements de recrutement pertinents de Workday. Vous pouvez remplacer votre CV par une version mise à jour à tout moment. Lors des futures campagnes de recrutement, nos équipes de recrutement des talents pourront évaluer votre CV, vos qualifications et votre expérience dans le cadre d'une présélection et vous contacter si votre profil correspond à de nouvelles ouvertures de postes chez Workday, en vous invitant à postuler. Nous conserverons ces données pendant une durée raisonnable. Vous pouvez contacter l'équipe du recrutement des talents si vous ne souhaitez plus recevoir de communication sur les futures opportunités. Vous pouvez également mettre à jour vos préférences de contact avec Workday à tout moment. Consultez la section « Quels sont vos droits en matière de confidentialité ? ».

 

Nous recevons généralement un grand nombre de candidatures pour certains postes. Si votre candidature initiale n'est pas retenue, nous conservons les données pendant une période raisonnable afin de répondre aux questions ou aux réclamations, d'évaluer la conformité aux lois locales sur l'emploi (voir « Combien de temps Workday conserve-t-il vos données personnelles ? ») et/ou d'envoyer des informations sur la Communauté des Talents Workday si vous en devenez membre.

 

Si vous acceptez un poste chez Workday, les données collectées pendant le processus de recrutement feront partie de votre dossier personnel et de votre profil Workday, et seront traitées conformément à notre Charte de confidentialité relative à l'emploi, qui vous sera fournie lors de l'onboarding.

Workday partage-t-il vos données personnelles ?

Workday veille à ne divulguer les données personnelles qu'aux destinataires qui ont besoin d'y accéder pour accomplir leurs tâches et obligations légitimes, aux fins décrites ci-dessus. 

 

Nous communiquerons vos données personnelles aux catégories suivantes de destinataires internes et externes :

 

  • Membres du groupe Workday à travers le monde :

    • Y compris pour les objectifs 1 à 9. 

  • Fournisseurs et prestataires tiers sous contrat avec Workday, tels que les fournisseurs de systèmes et logiciels IT et de recrutement, les agences de recrutement et de recherche, les organismes de test ou d'évaluation, les fournisseurs d'outils de sondage, les gestionnaires de paiement, les gestionnaires de déplacements et notre fournisseur de vérification des antécédents, les fournisseurs de technologie d'assistant virtuel et de chatbot, ainsi que d'autres fournisseurs de logiciels

    • Y compris pour les objectifs 1 à 9. 

  • Les tribunaux, les instances réglementaires, les autorités publiques et les conseillers professionnels (y compris les spécialistes de l'immigration, les conseillers fiscaux, les comptables et les avocats) afin de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires, répondre aux enquêtes ou questions, notamment pour donner suite à une ordonnance judiciaire, un audit, un mandat, une assignation, une procédure administrative, réglementaire ou judiciaire, une demande ou un incident 

  • Tiers selon les besoins : (i) pour établir ou exercer nos droits ou nous défendre contre des litiges potentiels, imminents ou réels ; (ii) lorsque nous avons des motifs raisonnables de croire que la divulgation est nécessaire pour protéger votre sécurité, celle d'autrui, ou la conformité aux normes locales applicables à Workday ; ou (iii) dans le cadre d'un transfert ou d'une restructuration d'entreprise, comme une fusion, une acquisition par une autre entreprise, ou la vente de tout ou partie des actifs de Workday. 

  • Tout autre tiers avec qui vous avez consenti le partage de vos données personnelles, ou demandé à Workday d'effectuer ce partage, ou lorsque la divulgation est raisonnable.

Le personnel Workday autorisé à accéder ou à discuter des données personnelles doit se conformer aux exigences des politiques de confidentialité, de protection des données et de sécurité. 

Lorsque nous faisons appel à des tiers et des fournisseurs pour traiter des données personnelles au nom de Workday, nous mettons en place des mesures appropriées pour garantir que les entreprises tierces agissent conformément à la présente Charte de confidentialité et à la législation en vigueur, tout en assurant la sécurité et la confidentialité des données. Cela s'ajoute aux obligations de confidentialité et de sécurité applicables au tiers concernant leur traitement et leurs services. 

 

Les destinataires tiers disposent également de leur propre déclaration de confidentialité décrivant leur approche en matière de traitement des données. Nous vous invitons à les consulter lorsque ces tiers poursuivent leurs propres finalités ou si vous entretenez une relation directe avec eux.

 

Lorsque des données personnelles sont nécessaires

 

Workday vous informera s'il existe une obligation légale, commerciale ou bien liée au recrutement de nous fournir vos données personnelles. En général, nous ne demanderons que les données nécessaires et proportionnées dans le cadre de l'évaluation de votre candidature. Si vous ne pouvez pas fournir les données demandées, nous vous expliquerons les conséquences ou les retards éventuels pour vos candidatures. 

 

Lorsque nous vous demandons votre consentement à la collecte ou l'utilisation de vos données personnelles par Workday ou un tiers, vous n'êtes pas dans l'obligation de l'accorder. Vous pouvez librement choisir de consentir ou non à cette collecte ou utilisation spécifique.

 

Workday procède-t-il au transfert international de vos données personnelles ?

Oui. Workday a son siège social aux États-Unis et opère dans le monde entier. Nous accédons à vos données personnelles, et les transférons, stockons et traitons sur différents sites internationaux, notamment dans les pays :

 

  • Où vous postulez ou dans lesquels le rôle que vous envisagez est basé

  • En dehors de votre juridiction 

  • Workday, ses fournisseurs tiers sous contrat, ses clients ou autres destinataires tiers concernés exercent leurs activités

Pendant combien de temps Workday conserve-t-il vos données personnelles ?

Workday conserve vos données personnelles de manière sécurisée aussi longtemps que nécessaire à des fins professionnelles légitimes, notamment celles décrites dans la présente Charte de confidentialité et conformément aux lois locales applicables. 

 

En résumé, nous conservons les données personnelles pendant une durée raisonnable : 

 

  • Après la fin d'un processus de recrutement et une décision d'embauche pour nous permettre d'examiner les potentielles demandes, plaintes ou questions juridiques et de conformité, et d'y répondre, concernant les activités de recrutement de Workday et  

  • Pour vous informer des futurs postes disponibles si vous le souhaitez et conserver un historique précis de vos préférences de contact. 

Vous pouvez mettre à jour vos préférences concernant les communications futures à tout moment. Veuillez toutefois noter que nous devrons conserver d'autres informations pour des raisons légales et aux fins justifiées au moment de la demande.

 

Pour déterminer la durée de conservation appropriée des données personnelles dans nos dossiers, nous prenons en compte de nombreux facteurs liés à l'activité de Workday et à votre recrutement, notamment :

 

  • Nos obligations légales et réglementaires, ou toute directive applicable

  • Les périodes de risque et de prescription pour les demandes 

  • Les besoins légitimes prioritaires de l'entreprise

  • La quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles

  • Le risque potentiel de préjudice lié à l'utilisation ou la divulgation non autorisée de vos données personnelles en tenant compte de nos dispositifs de sécurité technique

  • Si nous pouvons atteindre ces objectifs prioritaires par d'autres moyens.

Quels sont vos droits en matière de confidentialité ?

Vous disposez de certains droits sur les données personnelles que nous détenons sur vous. Les lois et les droits varient selon les sites des postes, mais généralement, les droits relatifs à la protection des données peuvent inclure : 

 

  • Le droit d'accéder à vos données personnelles que nous traitons, de faire corriger toute donnée personnelle inexacte et de demander la suppression de vos données personnelles 
  • Le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles effectué sur la base de nos intérêts légitimes 
  • Le droit de nous demander de restreindre le traitement de vos données personnelles 
  • Le droit de demander le transfert de vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine si le traitement est effectué sur la base d'un consentement ou d'un contrat personnel 
  • Le droit de retirer votre consentement à tout moment si nous avons collecté et traité vos données personnelles pour une activité spécifique avec votre consentement Le retrait de votre consentement n'affectera pas la légalité de tout traitement effectué avant votre retrait ni le traitement de vos données personnelles effectué sur la base d'un traitement légitime autre que le consentement
  • Le droit de formuler une réclamation auprès d'une autorité de protection des données. En général, vous pouvez contacter l'autorité de supervision locale, celle de votre lieu de travail ou celle du siège social du « responsable du traitement des données ». Vous pouvez également demander les coordonnées de votre autorité de supervision compétente en utilisant les informations de la section « Souhaitez-vous nous contacter ? ». La section « Autres cas de divulgation spécifiques aux régions » ci-dessous fournit des informations complémentaires sur la procédure de réclamation auprès de votre autorité locale de protection des données.

Nous pouvons vous demander de fournir des informations afin de confirmer votre identité avant de répondre à votre demande.

 

Vous ne serez pas pénalisé par Workday pour avoir exercé vos droits. Nous vous expliquerons comment chacun des droits s'applique à votre situation, notamment : 

 

  • Si ce droit est différent sur votre site ou selon la base juridique de l'activité de traitement
  • Si Workday a des besoins prioritaires de traitement et quels sont ces besoins  
  • Comment les droits des autres personnes ou parties interagissent avec votre demande spécifique. 

Workday ne prend pas de décisions issues uniquement d'un traitement automatique produisant des effets juridiques ou qui vous affectent de manière significative dans le cadre des activités de recrutement couvertes par la présente Charte de confidentialité.

 

Vous, ou toute personne mandatée dont nous pouvons vérifier qu'elle agit en votre nom, pouvez exercer les droits qui vous sont conférés en nous contactant aux coordonnées mentionnées à la section « Souhaitez-vous nous contacter ? » ci-dessous ou en nous faisant parvenir votre demande via notre Portail de requête

 

En fournissant des détails sur votre problème, vous aidez Workday à vous donner une réponse rapide. Dans tous les cas, nous vous répondrons dans les meilleurs délais et vous tiendrons informé. Le délai est généralement d'un mois à compter de votre demande, mais peut aller jusqu'à trois mois dans certains cas.

Comment Workday protège-t-il vos données personnelles ?

Nous avons mis en place des dispositifs de sécurité appropriés. Il s'agit notamment d'appliquer des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles pour protéger les données personnelles contre la perte accidentelle, la destruction ou autres incidents et risques associés. 

 

Veuillez noter que la sécurité des informations transmises via les services Web ne peut jamais être totalement garantie. Vous êtes responsable de la sécurité de votre mot de passe ou de toute autre forme d'authentification permettant l'accès aux zones des pages de recrutement Workday sécurisées ou protégées par mot de passe. L'accès aux zones protégées par mot de passe et/ou sécurisées de l'ensemble despages web de recrutement Workday, et leur utilisation, sont réservés aux seuls utilisateurs autorisés.

Certifications

Cadre de protection des données aux États-Unis

Workday adhère aux principes du Cadre de protection des données UE - États-Unis (Cadre DPF UE - États-Unis), à l'extension au Royaume-Uni du Cadre DPF UE - États-Unis et au Cadre de protection des données entre la Suisse et les États-Unis (Cadre DPF Suisse - États-Unis) énoncés par le Department of Commerce des États-Unis. Workday s'appuie sur le DPF UE-États-Unis, l'extension au Royaume-Uni et le DPF Suisse-États-Unis comme base juridique pour les transferts de données personnelles. Pour en savoir plus, consultez notre Information relative au Cadre de protection des données ici.

 

Règles de confidentialité transfrontalières de la Coopération économique Asie-Pacifique (APEC)

 

Les pratiques de Workday en matière de confidentialité telles que décrites dans la présente Charte de confidentialité sont conformes aux règles de confidentialité transfrontalières (« CBPR ») de la Coopération économique Asie-Pacifique (APEC). Les règles CBPR de l'APEC fournissent un cadre aux organisations leur permettant de garantir la protection des données personnelles transférées au sein des pays membres de l'APEC. Vous trouverez plus d'informations sur le cadre de l'APEC ici.

 

TRUSTe

Workday modifiera-t-il la présente Charte de confidentialité ?

Nous pouvons régulièrement mettre à jour la présente Charte de confidentialité en réponse à l'évolution des exigences juridiques, techniques ou commerciales. Dans ce cas, nous prenons les mesures appropriées pour vous informer, en fonction de l'importance des modifications apportées. 

 

La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de la présente Charte de confidentialité.

Souhaitez-vous nous contacter ?

Si vous avez des questions à propos de la présente Charte de confidentialité ou si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter via notre Portail de requête ou à l'une des adresses ci-dessous :

Si vous postulez à un poste situé dans l'EEE, au Royaume-Uni ou en Suisse, contactez :

 

Workday Limited 

Attn.: Privacy

Kings Building, May Lane 

Dublin 7 

Irlande

Si vous postulez à un poste situé ailleurs dans le monde, contactez :

 

Workday, Inc. 

Attn.: Privacy

6110 Stoneridge Mall Road 

Pleasanton, CA 94588

États-Unis

Pour contacter le délégué à la protection des données de Workday, veuillez envoyer un e-mail à privacyofficer@workday.com.

 

Vous pouvez également contacter la filiale Workday du pays où vous avez postulé à un poste ou participé à un processus de recrutement pour toute question concernant la protection de vos données personnelles. Pour consulter la liste des filiales de Workday et leurs coordonnées, cliquez ici.

 

Pour toute question relative à la protection et à l'utilisation des données personnelles à laquelle vous n'avez pas obtenu de réponse satisfaisante, veuillez contacter (gratuitement) notre médiateur pour le règlement des litiges basé aux États-Unis à l'adresse https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Autres cas de divulgation spécifiques aux régions

Californie

Si vous résidez en Californie, veuillez prendre note des autres cas de divulgation suivants :

 

Workday ne « vend » pas à des tiers, ni ne « partage » avec des tiers à des fins de publicité ciblée, les données personnelles qu'il collecte ou traite dans le cadre du processus de recrutement, d'emploi ou de gestion du personnel ou de tout autre processus associé (selon la définition de ces termes stipulée par la loi California Privacy Rights Act). 

 

Pour les résidents de Californie, si vous soumettez une demande d'accès, veuillez préciser si vous souhaitez accéder à des catégories de données personnelles ou à des données personnelles spécifiques. En plus des droits décrits ci-dessus, les résidents de Californie ont le droit de refuser la vente de leurs données personnelles ou leur partage avec des tiers à des fins de publicité ciblée. Workday ne vend pas vos données personnelles et ne les partage pas avec des tiers à des fins de publicité ciblée. Workday n'utilise pas non plus vos Données personnelles sensibles à d'autres fins que l'exploitation de notre activité, le recrutement ou lorsque la loi le permet ou l'exige, et ne propose donc pas d'option permettant d'en limiter l'utilisation.

 

Après l'envoi de votre demande, nous en accusons d'abord réception dans un délai de 10 jours ouvrés. Nous vous envoyons une réponse détaillée dans un délai de 45 jours calendaires après sa réception. Si nous avons besoin de plus de temps (jusqu'à 90 jours ou le délai autorisé), nous vous informerons par écrit du motif et de la durée supplémentaire nécessaire.

 

Seul vous-même ou un agent mandaté (tel que décrit ci-dessous) pouvez faire une demande vérifiable de consommateur concernant vos données personnelles.

 

  • Comment autoriser un agent. Vous pouvez désigner un agent mandaté pour soumettre votre demande vérifiable de consommateur en votre nom uniquement si cet agent dispose de votre autorisation écrite et si vous avez pris des mesures pour vérifier votre identité directement auprès de nous.

  • Comment nous vérifions votre demande. Pour répondre à votre demande, nous devons vérifier votre identité et/ou l'autorité de votre agent mandaté. Nous utiliserons les données personnelles qui nous ont été fournies dans ce contexte uniquement pour vérifier votre identité ou l'autorité de votre agent mandaté pour effectuer la demande. Pour faire une demande vérifiable de consommateur, il n'est pas nécessaire de créer un compte auprès de nous. Pour nous permettre de vérifier votre demande, nous pouvons exiger la fourniture d'au moins deux données personnelles déjà en notre possession, si nous ne pouvons pas vous identifier autrement. Nous vérifierons votre demande de consommateur en comparant les données que vous fournissez à celles déjà en notre possession, et prendrons des mesures supplémentaires afin de minimiser le risque de fraude.

Espace économique européen (EEE), Royaume-Uni et Suisse

Si vous résidez dans l'EEE, au Royaume-Uni et en Suisse, veuillez noter les autres cas de divulgation suivants :

 

Responsable du traitement des données

 

Workday Limited est responsable du traitement des données principalement en charge de la protection de vos données personnelles, bien qu'il partage cette responsabilité avec la filiale européenne de Workday auprès de laquelle vous avez postulé, ou qui vous a contacté(e), pour un poste (la « Filiale locale Workday »). Workday Limited et la filiale locale Workday sont co-responsables du traitement des données. 

 

Nous vous invitons à contacter Workday Limited pour toute question concernant la protection de vos données personnelles, mais vous pouvez aussi contacter votre filiale locale Workday si vous préférez. Entre Workday Limited et votre filiale locale Workday, Workday Limited est principalement responsable des éléments suivants :

 

  • Élaborer et diffuser la présente Charte de confidentialité

  • Répondre à toute demande d'exercice de vos droits concernant la protection des données

  • Déterminer les bases légales pour le traitement de vos données personnelles

  • Garantir la mise en place de mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles 

  • Signaler toute fuite potentielle de données personnelles, conformément à la loi sur la protection des données

  • Réaliser les analyses d'impact sur la protection des données, lorsque nécessaire

  • Recourir à un fournisseur tiers ou à un sous-traitant de données

  • S'assurer que des garanties appropriées ont été mises en place dans le cadre de tout transfert international de données personnelles

Workday Limited est basé en Irlande et constitue le principal établissement et le siège européen de Workday. Workday Limited est régulé par le Commissaire irlandais à la protection des données, dont les coordonnées sont disponibles ici.

 

Workday Limited et votre filiale locale Workday coopéreront si besoin pour garantir la bonne exécution des responsabilités décrites ci-dessus, en plus de toute autre exigence applicable en vertu de la présente Charte de confidentialité et de la législation sur la protection des données. Les deux s'assureront du respect permanent des principes de protection des données.

 

Les coordonnées de Workday Limited et de votre filiale locale Workday sont indiquées dans la section « Souhaitez-vous nous contacter ? » ci-dessus. 

 

Déposer une réclamation

 

Vous pouvez déposer une réclamation auprès d'une autorité de protection des données, telle que votre autorité de supervision locale. Une liste complète des autorités de protection des données de l'Espace économique européen (EEE) est disponible ici. Les coordonnées du Commissaire irlandais à la protection des données sont disponibles ici. Au Royaume-Uni, l'autorité de protection des données est l'Information Commissioner's Office (ICO) et en Suisse, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

 

Base juridique du traitement

 

Conformément aux lois locales, nous devons nous appuyer sur différentes bases juridiques pour traiter vos données personnelles. La base juridique dépendra des informations concernées ainsi que du contexte et des finalités spécifiques de la collecte. 

 

Pour les personnes situées dans l'EEE, au Royaume-Uni ou dans une autre juridiction imposant des exigences juridiques similaires, notre base juridique pour la collecte et l'utilisation des données personnelles, y compris les données personnelles sensibles, est décrite dans les tableaux suivants.

Objectifs du traitement des données personnelles et bases juridiques

Base juridique Objectif(s) du traitement

Consentement : nous demanderons votre consentement dans la mesure où celui-ci est requis par la législation de l'UE, du Royaume-Uni ou la législation locale (selon le cas).

 

Dans certains cas, comme pour les vérifications des antécédents, il vous sera demandé d'informer le prestataire de services tiers de votre consentement ou de votre retrait.

Objectif(s) : 

1. Vérifier vos données et réaliser les contrôles préalables nécessaires

2. Assurer la promotion et le suivi de la diversité et de l'égalité des chances, y compris le reporting (en l'absence d'obligation légale ou réglementaire)

3. Vous informer des futures opportunités et de l'actualité de Workday. 

  • Lorsque nous utilisons des cookies sur nos sites.
Obligation légale : dans la mesure où la législation applicable de l'UE ou du Royaume-Uni (selon le cas) exige que nous traitions vos données personnelles à cette fin, notamment dans le cadre des directives réglementaires et en réponse aux ordonnances judiciaires.

Objectif(s) : 

1. Vérifier vos données et réaliser les contrôles préalables nécessaires

2. Assurer la promotion et le suivi de la diversité et de l'égalité des chances, y compris le reporting

3. Défendre Workday contre d'éventuelles plaintes et demandes, et répondre aux requêtes juridiques.

Intérêts légitimes : nous nous appuyons sur cette base juridique lorsque nous devons traiter vos données personnelles pour une raison légitime et qu'aucun des motifs ci-dessus ne s'applique.

 

Les intérêts légitimes peuvent inclure : 

 

  • Les intérêts légitimes liés au recrutement, à l'emploi et à l'entreprise Workday. 
  • Les intérêts de Workday et de ses prestataires de services pour gérer un processus de recrutement efficace, aujourd'hui et demain.
  • Promouvoir et protéger les valeurs et la réputation de Workday. 

Nous ne nous appuierons pas sur cette base lorsque les droits et les intérêts d'une personne doivent prévaloir. Les intérêts de Workday et des tiers sont pris en compte parallèlement aux droits individuels à la confidentialité, aux avantages et aux impacts potentiels.

Objectif(s) :

1. Gérer vos comptes candidats Workday

2. Donner accès à notre site de recrutement, publier les descriptions de postes et gérer la sécurité du site

3. Identifier et présélectionner les candidats potentiels et actifs

4. Faciliter nos processus de recrutement et gérer les réunions et les évaluations en présentiel et en ligne

5. Prendre une décision d'embauche concernant des opportunités d'emploi actuelles ou futures

8. Défendre Workday contre d'éventuelles plaintes et demandes, et répondre aux requêtes juridiques.

9. Améliorer les processus de recrutement de Workday

Les motifs de traitement sur lesquels nous nous appuyons pour traiter vos données personnelles sensibles sont énoncés ci-dessous :

Objectifs du traitement des données personnelles sensibles et bases juridiques

Bases applicables aux données personnelles sensibles Objectif(s) du traitement

Lois et obligations en matière de droit du travail : dans la mesure requise par le droit du travail européen/britannique

Finalité : 

1. Assurer la promotion et le suivi de la diversité et de l'égalité des chances, y compris le reporting

Réclamations juridiques : dans la mesure nécessaire au traitement de vos données personnelles sensibles pour exercer, établir ou défendre toute réclamation juridique ou conformément à la décision d'un tribunal de l'UE/du Royaume-Uni

Finalité :  

1. Défendre Workday contre d'éventuelles plaintes et demandes, et répondre aux requêtes juridiques.

Accord explicite : dans la mesure où nous avons obtenu votre accord explicite pour traiter les données personnelles sensibles

Objectif(s) : 

1. Identifier et présélectionner les candidats potentiels et actifs

2. Vérifier vos données et réaliser les contrôles préalables nécessaires

3. Assurer la promotion et le suivi de la diversité et de l'égalité des chances, y compris le reporting (en l'absence d'obligation légale ou réglementaire)

Transfert international des données personnelles

 

Nous traitons les données personnelles aux États-Unis et dans d'autres pays en dehors de l'EEE, du Royaume-Uni et de la Suisse. 

 

Les lois locales sur la protection des données de l'importateur peuvent être différentes de celles de votre site d'origine. Lors du transfert des données personnelles, nous prenons les mesures appropriées pour protéger les informations, les droits et libertés fondamentaux, ainsi que l'exercice des droits individuels conformément à la législation locale.

 

  • Nous veillons à ce que le destinataire soit situé dans un pays qui assure un niveau de protection des données adéquat conformément aux décisions d'adéquation des autorités compétentes. Ainsi, pour les transferts de données personnelles au sein du groupe Workday vers les États-Unis, Workday, Inc. est autorisé à importer des données personnelles dans le cadre du DPF UE-États-Unis et de l'extension britannique.  

  • Nous pouvons également établir des « clauses contractuelles types » et un avenant supplémentaire pour le Royaume-Uni (« CCT ») avec les importateurs de données. Les clauses CCT sont des clauses approuvées par les autorités compétentes de l'EEE, du Royaume-Uni, de la Suisse et d'autres régions, comme garanties standard dans le cadre du transfert de données pour un traitement dans un pays tiers. Vous pouvez demander une copie des clauses contractuelles types. Pour cela, utilisez les coordonnées figurant dans la section « Souhaitez-vous nous contacter ? »

Si nécessaire, nous mettons en place des mesures contractuelles, techniques et organisationnelles supplémentaires pour garantir que les données personnelles transférées bénéficient d'un niveau de protection essentiellement équivalent.