30 mai 2017 par les rédacteurs de Workday sur la Gestion financière

Questions/réponses avec Aon et WeWork : l'impact d'un système de gestion financière agile sur l'entreprise

Nous avons récemment accueilli un petit groupe d'analystes sectoriels et de clients à l'occasion du Workday Technology Summit. Nous avons pu échanger avec Christopher Klimek, VP of Global Finance and HR Technology chez Aon plc, et Mike Hite, Director of Finance Technology chez WeWork, à propos de l'impact des déploiements de Workday Financial Management sur leur entreprise et de l'importance de ne pas reproduire son business model dans le nouveau système de gestion financière.

Aon, société de courtage d'assurances et leader mondial des services aux entreprises, compte plus de 70 000 collaborateurs dans 120 pays. L'entreprise avait besoin de disposer rapidement d'une visibilité complète sur ses données financières pour une prise de décision en lien direct avec l'activité internationale. M. Klimek raconte comment les anciens systèmes responsables du manque de précision et de rapidité ont constitué des défis majeurs pour Aon.

WeWork est une entreprise de mise à disposition de locaux et services et une communauté dont la mission est de « créer un monde où l'on peut profiter de la vie tout en travaillant », explique M. Hite. Les membres de cette communauté comptent des entrepreneurs, des indépendants et des startups, mais aussi des multinationales. WeWork dispose d'un réseau de 140 emplacements couvrant 44 villes dans 10 pays. Avec une croissance rapide et une organisation où chaque nouvel espace de travail est sa propre entité légale, l'entreprise avait besoin d'un système de gestion financière agile et puissant utilisé comme seule source de vérité dans les différentes régions, selon M. Hite.

Voici quelques passages clés de ces conversations.

En quoi Workday Financial Management a-t-il aidé votre entreprise ?

1. Klimek : Aon a mis en production la première phase du déploiement de Workday Financial Management dans six pays en Europe du Nord. Nous pouvons constater avec quelle facilité Workday gère les différentes consolidations de devises, l'audit complet de conformité avec la loi Sarbanes-Oxley, les fonctionnalités de facturation et le support pour nos centres financiers en Pologne et en Inde. Nous disposons des résultats financiers dès qu'une transaction est enregistrée. Aucune attente. Ceci améliore considérablement notre aptitude à clôturer les comptes et nous donne les informations et la confiance dont nous avons besoin pour prendre des décisions éclairées.
2. Hite : Auparavant, il fallait 3 mois à WeWork pour exécuter un cycle de données complet. Nous sommes désormais en mesure d'exécuter le cycle complet d'une clôture comptable en un temps raisonnable, de répéter et d'exploiter ces données pour une prise de décision sûre en temps réel. Ceci est très important car nous ne nous plaçons pas dans une optique de stabilisation, mais d'hyper-croissance de nos activités. Cela nous permet de nous implanter plus rapidement sur les nouveaux marchés.

Aon s'est construite via des fusions-acquisitions. En quoi Workday affecte-t-il votre stratégie de fusion-acquisition ?

1. Klimek : Nous avons toujours eu une stratégie d'acquisition agressive et Workday est un atout majeur dans notre approche. Nous pouvons plus précisément planifier les fusions-acquisitions et les cessions tout en bénéficiant d'une plus grande liberté d'action lors de la conclusion de ces opérations. Workday nous permet d'avancer et de gérer les changements de dernière minute sans avoir à sonner l'alarme. Nous pouvons transférer un collaborateur d'une entreprise à une autre, auquel cas le modèle de sécurité et les workflows sont transférés avec cette personne, ce qui est beaucoup plus simple que le système en place dans notre ancien environnement.

« Profitez de cette opportunité pour ne pas faire un « lift-and-shift ». Ne reproduisez pas votre business model actuel dans un nouveau système de gestion financière. »
—Mike Hite, Director of Finance Technology chez WeWork

Pourquoi avoir choisi de déployer Workday ?

1. Klimek : Pour moi, il y a un avant et un après Workday. Côté RH, le facteur déterminant a été le coût total de possession. Nous devions revoir notre fonction RH pour en réduire les coûts. Workday avait une longueur d'avance sur les autres. Nous avons réalisé un déploiement sur 12 mois de Workday Human Capital Management sans dépassement de temps et de budget, ce qui nous a mis dans de bonnes dispositions pour envisager Workday Financial Management. Une fois de plus, Workday nous a prouvé qu'il avait à cœur de comprendre l'ensemble de nos besoins.

WeWork croît rapidement.Comment Workday soutient-il votre capacité à croître et à vous développer ?

1. Hite : Comme nous développons sans cesse de nouvelles activités, nous avons besoin d'un déploiement rapide et de métriques précises pour savoir comment l'entreprise va évoluer. Grâce à la flexibilité des Worktags et à la précision des données, nous pouvons reproduire rapidement ces activités et déterminer le type d'évolution que nous souhaitons accompagner.Chaque emplacement WeWork étant une nouvelle entité légale, nous pouvons la déployer beaucoup plus rapidement. Par ailleurs, les Worktags nous aident à évaluer chaque entité par rapport à des résultats spécifiques, ce qui nous permet de décider de la direction à prendre.

Nous avons hâte de découvrir Workday Prism Analytics et la consolidation des données issues de différentes sources. Si vous êtes une start-up ou une entreprise en hyper-croissance, vous utilisez probablement de nombreux outils propriétaires et gérez différents jeux de données (développement de 5 à 10 lignes de produits ou implantations dans de nouveaux pays). C'est pourquoi nous voulons intégrer ces données au système de gestion financière afin de suivre et d'évaluer les engagements. 

Vous n'en êtes pas à votre premier essai avec Workday, vous avez déjà 4 déploiements à votre actif. Quel enseignement majeur en avez-vous tiré ?

1. Hite : Le conseil que je donne à chacun de mes interlocuteurs concernant Workday, c'est de ne pas faire de « lift-and-shift ». Ne reproduisez pas votre business model actuel dans un nouveau système de gestion financière. L'approche de Workday est à ce point flexible et avancée que c'est dans votre intérêt de repenser votre stratégie d'entreprise. Exploitez l'outil pour changer et impulser le changement. Les personnes qui suivent cette approche (utilisation des Worktags, du modèle d'objet et de la structure flexible des processus métiers) bénéficient d'un ROI exceptionnel.

A l'avenir, si nous pouvons commencer à utiliser Workday pour les processus lourds qui ne constituent pas forcément de valeur ajoutée pour nos utilisateurs finaux, comme les transactions intercompagnies, notamment la facturation fournisseurs, nos ingénieurs pourront davantage se consacrer aux outils destinés aux clients.Il est important que nos ingénieurs puissent concentrer leur intelligence et leur créativité sur ce qui nous distingue des autres entreprises. C'est une meilleure stratégie pour nos clients, et pour nos équipes qui préfèrent se concentrer sur l'expérience client.

Du point de vue d'Aon, quel enseignement majeur en avez-vous tiré ?

1. Klimek : La réussite du déploiement tient avant tout à la qualité de vos équipes internes. Le produit Workday fonctionne. Avec un produit qui fonctionne comme prévu, c'est votre équipe qui fait toute la différence. C'est grâce à elle que vous pourrez au mieux profiter de la technologie Workday et faire évoluer votre entreprise.

Pour comprendre comment la technologie « Power of One » de Workday peut améliorer vos résultats, consultez d'autres visions et témoignages clients dans cette infographie interactive.