Une expansion mondiale est souvent le signe d'une entreprise saine et en pleine croissance. Mais une stratégie d'embauche agressive associée à une activité rapide de fusions et acquisitions peut entraîner une baisse de la visibilité sur les effectifs et un processus de recrutement plus complexe pour les collaborateurs qui sont à distance. Si vous êtes comme Bioclinica, l'un des principaux fournisseurs de solutions technologiques pour la recherche clinique, vous devez vous assurer que les anciens et nouveaux collaborateurs acquièrent les connaissances nécessaires pour exceller dans leurs missions.
Mona Pandeya, Director de la Formation et du Développement des Compétences chez Bioclinica, explique comment l'entreprise exploite Workday Human Capital Management (HCM) et Workday Learning pour favoriser l'engagement des collaborateurs, le contact avec les bureaux mondiaux et le partage de connaissances entre salariés grâce à l'apprentissage vidéo.
Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur votre secteur d'activité et sur les défis RH que vous rencontrez ?
Mona Pandeya
Bioclinica est une organisation mondiale spécialisée dans les essais cliniques. Nos experts fournissent des services exceptionnels en s'appuyant sur une expérience approfondie du secteur des sciences de la vie dans de nombreux domaines, dont la science, la technologie, la réglementation, la gestion des données, les opérations cliniques et les thérapies. Nous sommes leader mondial des services d'imagerie médicale et de télésanté et accompagnons les entreprises appartenant au secteur des sciences de la vie dans toutes les étapes des essais cliniques, des domaines de l'oncologie et des neurosciences aux maladies musculo-squelettiques et cardiovasculaires.
Choisir les bons experts qui influenceront de manière positive la recherche clinique est essentiel et implique souvent une embauche à distance. Disposer d'une main-d'œuvre en grande partie à distance peut représenter un défi, il est donc important que tous les collaborateurs s'enrichissent mutuellement et restent motivés et concentrés sur une seule mission : avoir un impact positif sur la santé mondiale.
Pourquoi avez-vous choisi Workday et comment Workday a-t-il résolu les problèmes auxquels vous faisiez face ?
Avant Workday, notre entreprise utilisait de nombreux processus manuels et plusieurs systèmes anciens qui ne permettaient pas de suivre le rythme de nos changements. Toute notre énergie était consacrée à la conversion des données depuis ces systèmes. Au cours des quatre dernières années, nous avons augmenté nos effectifs de 550 %, en partie grâce aux acquisitions réalisées. Le passage à l'utilisation d'un système unique pour l'ensemble de nos informations RH s'est avéré crucial pour pouvoir gérer nos effectifs mondiaux en pleine expansion.
Il est essentiel que chaque nouveau collaborateur engagé suite à une acquisition soit intégré dans le système le plus tôt possible. Grâce à Workday HCM, c'est possible en quelques heures seulement ; nous disposons d'une visibilité sur chaque collaborateur et pouvons commencer à interagir directement avec eux. Cela permet une bien meilleure expérience d'intégration et un processus d'assimilation amélioré.
Plus tôt cette année, Bioclinica a déployé Workday Learning. Pouvez-vous nous parler de cette expérience ?
Nous savions que nous ne passions pas sur un énième système de gestion de formation (LMS) traditionnel mais que nous allions découvrir une toute autre manière d'aborder la formation et que nous devions faire preuve d'ouverture d'esprit. Dans un système de gestion de formation traditionnel, vous disposez du service minimum et devrez probablement créer des solutions de contournement pour plus de fonctionnalités. Mais je savais que Workday Learning représentait une innovation rapide qui nous permettrait d'obtenir un feedback de la part de nos collaborateurs et de faire part à Workday des nouvelles fonctionnalités que nous aimerions voir se développer à mesure que la solution évolue.
Et bien que le concept d'apprentissage vidéo ne soit pas complètement nouveau pour nous, nos collaborateurs se réjouissent vraiment de la facilité d'utilisation et de l’accès en libre-service qu’offre Workday Learning.
Quelle utilisation vos collaborateurs ont-ils fait de Workday Learning jusqu'ici ?
De nombreuses formations spécifiques sont requises pour nos différents systèmes et processus chez Bioclinica et Workday Learning a favorisé la création de vidéos éducatives et le partage de ces connaissances. Notre service informatique a simplement remanié notre système de tickets et créé une vidéo présentant la nouvelle interface utilisateur. Récemment, nous avons également lancé Workday Recruiting, notre équipe de recrutement a donc mis à disposition du contenu pour faciliter l’utilisation de ces nouvelles fonctionnalités.
Ce que nous apprendrons sur l'interaction des collaborateurs avec ces vidéos éducatives nous permettra de comprendre quel contenu leur convient. Lors de ma préparation au discours prévu pour la conférence Workday Rising de cette année, j'ai lancé une vidéo de feedback à l'aide de la fonction interactions, j'ai pu voir combien de vues faisait la vidéo et les notes que lui avaient attribuées les collaborateurs. J'ai également pu lire leurs commentaires. Voici l'une des questions que j'ai posées via la fonction interactions : « dans quelle mesure pensez-vous que l'utilisation d'un outil comme la vidéo vous aidera à enrichir vos connaissances et à les enseigner aux autres sur une base régulière ? » Et je reçois de nombreuses idées pour nous aider à développer notre stratégie d'apprentissage collaboratif.
À quoi ressemble votre parcours de formation, et comment comptez-vous tirer parti de Workday en ce sens ?
À court terme, le but est de mettre en relation l'ensemble de nos équipes. Nous souhaitons encourager tous les collaborateurs dans tous les bureaux à travers le monde à créer et à partager du contenu afin de pouvoir capitaliser sur notre expertise interne, moderniser notre processus d'accueil et d'intégration, et améliorer la cohérence de nos pratiques de formation.
À long terme, j'aimerais que la mentalité de l'expert qui enseigne à l'employé soit remplacée par une mentalité d'enseignement mutuel. Comme Bioclinica attache une grande importance à l'engagement, je veux également m'assurer que nous ne sommes pas immédiatement freinés par la conformité et les processus et que nous nous concentrons exclusivement sur la magie de l'apprentissage vidéo et de l'engagement d'égal à égal. A terme, il sera important de trouver le juste milieu entre création de contenu et réglementation. Mais pour l'instant, tout est possible.
Pour en savoir plus sur Workday Learning, consultez l'eBook ici.
Cette parole d'expert, écrite par les rédacteurs de Workday, a été publiée initialement en anglais sur le blog Workday.