À Wake Forest University, la budgétisation était autrefois laborieuse. Les services académiques et administratifs disposaient de workflows séparés et manuels qui se révélaient complexes. Cela limitait les tâches essentielles et l'apport budgétaire à un petit groupe d'administrateurs et de planificateurs financiers.
Des données contradictoires et rigides dans les budgets nécessitaient des échanges de communication pour rassembler les faits et ne suivaient pas un workflow normalisé. La durée de création des informations budgétaires était souvent dépassée. Et l'établissement des liens entre les planifications, le personnel et les finances demandait des efforts considérables.
Budgétisation en temps réel et planification du capital unifiées
Pour fédérer tout le monde et améliorer la budgétisation et la planification du capital, Wake Forest a déployé Workday Adaptive Planning. L'université disposait déjà de Workday Human Capital Management (HCM) et de Workday Financial Management, qui constituaient une base de données prête à l'emploi pour accompagner les workflows connectés des départements académiques et administratifs.
Au lieu de gérer des silos et des processus disparates, la Wake Forest University dispose désormais d'une source de données partagée pour la gestion des ressources, des budgets et des planifications. Workday HCM et Workday Financial Management alimentent automatiquement les données dans Workday Adaptive Planning. Et les collaborateurs disposent d'un seul processus d'inscription et d'une expérience partagée conviviale.
Susciter une large participation
Plus de 100 décideurs du campus participent désormais au processus d'élaboration du budget. La formation à l'utilisation de Workday Adaptive Planning a été facile, et les collaborateurs sont convaincus que le temps qu'ils investissent se traduira par une approbation plus rapide du budget pour financer leurs objectifs.
Les administrateurs disposent d'une visibilité complète et en temps réel sur les budgets centralisés des départements universitaires ainsi que sur les budgets décentralisés des départements administratifs de Campus Life, tels que les services de loisirs, de police et de conseil. Les décideurs utilisent également la même plateforme pour gérer les données financières, le personnel et la planification.
Accélérer l'efficacité et responsabiliser le personnel
Préparer Workday Adaptive Planning pour déployer le cycle budgétaire prend désormais une à deux semaines au lieu de deux mois, et les décideurs ont un accès sur demande aux informations dont ils ont besoin. Grâce aux fonctionnalités intuitives en libre-service de Workday Adaptive Planning, ils peuvent à tout moment générer des rapports et télécharger des données, ainsi que relier rapidement les coûts des activités aux départements et aux ressources.
Le personnel peut éviter la saisie manuelle de données à plusieurs reprises, car les informations circulent automatiquement de Workday HCM et de Workday Financial Management vers Workday Adaptive Planning. Et comme toutes les données sont automatiquement mises à jour en temps réel, les décideurs n'ont plus besoin d'effectuer une vérification manuelle. Ils savent que les chiffres affichés sont exacts.
Fournir des données précises
Avec Workday Financial Management, la clôture du mois ne prend souvent que quatre jours, en raison de la précision accrue des données et de la rapidité des processus qui y mènent. La possibilité d'examiner différentes vues de certaines données a permis à l'équipe Finance de se concentrer davantage sur l'analyse des dépenses et d'extraire rapidement des données en vue d'un audit.
Les utilisateurs finaux peuvent saisir leurs propres factures et observer la piste d'audit tout au long du processus, car chaque transaction est suivie et chaque action est enregistrée. En transférant la responsabilité aux unités opérationnelles, les utilisateurs finaux ont reçu la possibilité de gérer leur propre destin.