Soucieuse de renforcer les liens entre les fonctions Finance et Operations et de surmonter la complexité des processus et des systèmes, Veolia s'est tournée vers Workday pour mettre en place une solution Cloud centralisée qui permettrait non seulement de gagner en efficacité et de simplifier les processus RH, mais aussi d'améliorer la planification à long terme au sein du groupe. Le Royaume-Uni et l'Irlande ont été les premiers pays concernés. Avec l'aide de l'équipe de support de Workday, le groupe a déployé Workday auprès des 14 000 collaborateurs de la région. Malgré le caractère essentiel et la complexité du projet, la transition vers la nouvelle méthode de travail a profité d'une planification méticuleuse et tous les processus ont fonctionné comme prévu dès le premier jour.
L'adoption réussie de Workday Financial Management, Workday Human Capital Management (HCM) et Workday Spend Management a favorisé la mise en œuvre de Workday Adaptive Planning par la suite. Les avantages d'une solution entièrement intégrée sont considérables, toutes les données étant désormais réunies en un seul endroit et facilement accessibles. Ainsi, l'équipe Finance est désormais un partenaire stratégique de l'équipe Opérations, ce qui favorise grandement l'échange d'informations et la collaboration lors de l'élaboration des budgets et de la planification prospective.
Le groupe a étendu cette transformation aux processus de reporting, de traitement et de gestion des frais. La mise en œuvre de Workday Expenses a permis de rationaliser toutes les fonctions de traitement des frais. Les collaborateurs bénéficient ainsi d'un système facile d'utilisation, d'une comptabilité et de remboursements plus précis et plus rapides, ainsi que d'un contrôle plus efficace des dépenses des salariés.
Une transition réussie vers un traitement des frais plus simple et plus efficace
En prévision de la mise en œuvre de Workday Expenses, l'équipe en charge de la transformation financière de Veolia en a profité pour réviser et renforcer la politique de gestion des frais existante du groupe, face à des collaborateurs peu enclins à la respecter. Des actions ont été entreprises pour élaborer une politique adaptée à tous, suivies d'une période de test de plusieurs semaines, puis d'un lancement initial progressif auprès d'un groupe restreint d'utilisateurs, tandis que l'ancien système était retiré. Un programme de communication par étapes a permis à tous les utilisateurs potentiels d'être informés des changements imminents et de se préparer aux nouvelles procédures. Une fois le projet lancé, les utilisateurs ont bénéficié de formations virtuelles sous forme de vidéos et de sessions informelles, ainsi que de FAQ et de rappel périodiques.
Selon Peter Keery, Finance Transformation Director de l'entreprise, la difficulté majeure résidait dans l'ajustement précis du code et des paramètres par défaut du nouveau système, tout en prenant en compte le kilométrage total et en veillant à ce que les utilisateurs soient bien au fait du processus et de la logique sous-jacente à la nouvelle procédure de déclaration de kilométrage. Autre complication : la modification du taux de remboursement des frais kilométriques par le HMRC le jour du lancement du nouveau système de gestion des frais par Veolia. « Ces difficultés ont été rapidement résolues, explique Peter Keery. Il n'y a pas eu de problèmes majeurs et les utilisateurs ont favorablement accueilli et adopté le système. »
Le montant et la fréquence des demandes de remboursement de frais varient selon les personnes. Il était donc important que le système soit simple à utiliser, qu'il offre une procédure cohérente pour tous les types de demandes et qu'il permette des approbations et des remboursements rapides à tout moment.
Peter Keery, Finance Transformation Director
Des économies et des gains d'efficacité associés à une capacité mondiale
La mise en œuvre de Workday Expenses a permis à Veolia d'abandonner l'ancien système tiers, réalisant ainsi une économie immédiate de 250 000 livres sterling. Aujourd'hui, toutes les données sur les frais sont saisies, traitées et gérées au sein de Workday, sans gestion distincte des utilisateurs ou des comptes bancaires et sans qu'il soit nécessaire d'intégrer les demandes de remboursement de frais. Toutes les données sont regroupées en un seul endroit, ce qui facilite le passage entre le compte de résultat et la demande de remboursement de frais pour consulter les justificatifs correspondants.
« Le nouveau système a considérablement simplifié le processus de gestion des frais et les procédures approuvées sont beaucoup mieux respectées, déclare Peter Keery. Les gains d'efficacité ont été considérables, et en plus de simplifier grandement la tâche de l'équipe Finance, le système a permis de minimiser les retards dans le traitement, l'autorisation et le paiement des frais. Toutes les informations sont littéralement à portée de main, et le fait de disposer d'une fonction de reporting aussi réactive et efficace a vraiment fait la différence. »
Conçu comme un outil de gestion des frais à l'échelle mondiale, Workday Expenses tient compte des différences en matière de fiscalité, de devises, de règles douanières, de langue, d'indemnités et d'exigences de remboursement régionales. Après la mise en œuvre réussie au Royaume-Uni et en Irlande, Veolia déploie actuellement le système en Finlande et s'apprête à le faire pour ses opérations aux Pays-Bas, en Belgique et au Luxembourg.
Une seule source de données pour surmonter les difficultés liées à la portée et à la complexité
Avec 14 000 collaborateurs au Royaume-Uni, en Irlande et en Finlande, la gestion, le traitement et le reporting des données financières au sein de Veolia sont non seulement complexes, mais aussi à grande échelle. L'avantage de disposer de données cohérentes en un seul endroit fait toute la différence dans le traitement des demandes de remboursement de frais. Le processus OTC de l'entreprise en profite aussi.
Malgré ses six ou sept systèmes front-end pour gérer toutes les relations clients et les modalités de facturation, l'entreprise n'a pas pu trouver de solution adéquate pour transférer la gestion de la trésorerie vers son ancien système SAP. Les données des clients pouvaient être répliquées sur chaque système, et saisies à des moments différents, sur des systèmes différents et à partir de sites différents au sein du groupe. Cela n'a fait qu'ajouter à la complexité du processus de rapprochement toujours plus décourageant, frustrant et chronophage.
Workday a aidé Veolia à surmonter ces défis en regroupant tous les dossiers des clients en un seul endroit. Après des tests intensifs portant sur 700 000 factures, les factures provenant des systèmes front-end sont désormais transmises à Workday qui génère le PDF, assure la diffusion par e-mail et gère tous les processus d'encaissement.
L'équipe de Workday nous a soutenus tout au long du processus et nous a aidés à tirer le meilleur parti de ce système intégré et polyvalent. Le fait de disposer d'une seule source de données pour tous les aspects de la gestion financière a vraiment fait la différence dans de nombreux domaines.
Peter Keery, Finance Transformation Director
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