Veolia fait office de référence en matière de transformation écologique. Le groupe international développe des solutions durables pour la gestion de l'eau, des déchets et de l'énergie dans 48 pays et doit son succès à ses initiatives et ses insights pertinents, mais aussi à sa conviction que la résolution des défis écologiques passe par des solutions globales et collaboratives. Alors, quand ses succursales britanniques et irlandaises ont constaté que leurs technologies disparates entraînaient une complexité intenable pour leurs 14 000 collaborateurs, Veolia a pris les choses en main.
Vers un système unifié dans le Cloud
Au Royaume-Uni et en Irlande, les équipes Finance et RH de Veolia géraient les processus de base comme la paie, la chaîne d'approvisionnement, les achats et les prévisions pour ses différents sites à travers le monde avec des procédures papier et des applications hétérogènes, dont pas moins de 50 systèmes ERP. Pour faire progresser ses stratégies écologiques, Veolia souhaitait une solution Cloud centralisée capable de tirer parti de ses investissements informatiques existants et d'offrir aux collaborateurs des workflows automatisés unifiés. Après une analyse approfondie, l'entreprise a décidé d'organiser sa transition avec un déploiement complet de Workday, en commençant par Workday Financial Management, Workday Human Capital Management (HCM) et Workday Spend Management.
Test de 130 intégrations en une seule opération majeure
Veolia a prévu un déploiement initial de grande envergure au Royaume-Uni et en Irlande, avec des workflows automatisés de bout en bout impliquant 130 applications différentes. Tout devait fonctionner dès le premier jour, y compris les paiements de la paie et des fournisseurs. Mark Eaglefield, Head of Corporate Systems chez Veolia, témoigne : « Nous étions face à un projet incroyablement important et complexe. Cette région compte plus de 14 000 collaborateurs, 400 sites et des secteurs d'activité distincts dans le domaine de l'eau, des déchets et de l'énergie. »
Veolia a immédiatement demandé de l'aide pour la réalisation de tests. Peter Keery, Finance Transformation Director au sein du groupe, se souvient : « Notre équipe projet était plutôt inexpérimentée en ce qui concerne les régimes de test. Nous avions besoin de leadership et de conseils pour nous aider à trouver la voie à suivre. »
Une approche proactive qui fonctionne avec les ressources existantes
Mark Eaglefield explique qu'après une recherche approfondie et quelques contacts peu concluants avec d'autres fournisseurs, quelqu'un a demandé si Workday pouvait aider : « Le service Workday Test Lead possédait l'expertise que nous recherchions. Sa manière de piloter les tests était en phase avec notre vision. »
Avec l'aide du service Test Lead, Veolia a réalisé les premières phases de planification et d'architecture en suivant la méthodologie Workday. « Il est assez difficile de trouver comment tester quelque chose que l'on ne comprend pas, mais grâce au service Test Lead, nous n'avons pas eu à tout recommencer, explique Mark Eaglefield. Nous avons examiné les tests unitaires et ils ont guidé notre équipe fonctionnelle et nos chefs de projet dans les phases initiales, pour nous permettre d'avancer rapidement sans passer trop de temps sur la conception. »
« Le service Workday Test Lead possédait l'expertise que nous recherchions. Sa manière de piloter les tests était en phase avec notre vision. »
Head of Corporate Systems
5 000 scénarios testés en 5 semaines
La réalisation de tests d'intégration pendant la phase de configuration et de prototypage était une nouveauté pour Veolia, et l'entreprise a trouvé cela plus facile pour la gestion du capital humain que pour les fonctions financières plus complexes, qui nécessitaient des simulations. « Le service Test Lead nous a donné des conseils très précieux pour nous aider à surmonter notre appréhension et à réaliser plus de 10 000 tests dans toutes les phases de test, précise Mark Eaglefield. Une fois notre rythme de croisière trouvé, nous avons fini par doubler le nombre de scénarios de test. En 5 semaines, nous avons testé plus de 5 000 scénarios, et pour la gestion de bout en bout, nous en avons testé jusqu'à 7 000, tant pour la Finance que pour la gestion du capital humain. Sur le plan de l'exécution des tests, nous étions à plus de 95 %. »
Une fois la phase de test terminée, Veolia a commencé à déployer Workday pour les 14 000 collaborateurs de la région. Dès le premier jour, les processus ont fonctionné comme prévu, et les collaborateurs et les fournisseurs ont été payés sans problème. « Tout le monde était tellement investi à 100 % à ce moment-là que l'on peut presque dire que les différents confinements pendant la pandémie nous ont rendu service, commente Mark Eaglefield. Mais au bout du compte, la réussite de notre déploiement sur 20 mois tient à l'exhaustivité et à la puissance de notre programme de test. Tous les tests en matière de paie effectués en parallèle et la rigueur du processus ont clairement porté leurs fruits. »
En 5 semaines, nous avons testé plus de 5 000 scénarios, et pour la gestion de bout en bout, nous en avons testé jusqu'à 7 000, tant pour la Finance que pour la gestion du capital humain.
Head of Corporate Systems
La réussite de notre déploiement sur 20 mois tient à l'exhaustivité et à la puissance de notre programme de test.
Finance Transformation Director
Accent mis sur la gestion durable de l'eau, des déchets et de l'énergie
Aujourd'hui, au lieu de se battre avec des applications disparates et des workflows parfois entièrement papier, les responsables des opérations font confiance à Workday. « Auparavant, seuls 4 500 membres du personnel des Opérations avaient accès au système, explique Mark Eaglefield. Aujourd'hui, 9 000 d'entre eux (soit la totalité) utilisent Workday. Ils passent moins de temps sur les processus back-office et en consacrent davantage à l'amélioration des opérations, et nous pouvons désormais collaborer avec eux d'une nouvelle façon et améliorer leur expérience. »
Veolia dispose également d'informations plus rapides et mieux intégrées pour s'adapter sans délai à l'avenir. « Il fallait auparavant attendre 24 heures pour obtenir des rapports financiers, rapporte Peter Keery. Aujourd'hui, ils sont disponibles à la demande et tout le monde partage les mêmes informations en temps réel. Au lieu d'avoir des applications isolées un peu partout, nous avons un seul système intégré. » Il conclut : « Les systèmes Finance et HCM fonctionnent en synergie afin de faciliter la gestion de notre personnel, de nos processus et de nos paiements. À petite échelle, notre passage à Workday montre qu'il est possible de répondre à des exigences internationales complexes avec une seule solution collective. »
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