Southern Cross Health Insurance avait pour priorité stratégique la simplification de ses activités. Les RH, en particulier, étaient un domaine complexe que l'entreprise cherchait à améliorer, après des décennies de bricolage de logiciels sur mesure qui ne communiquaient pas entre eux.
La maîtrise des données sur les effectifs pour appuyer la planification et la prise de décision était une priorité essentielle. Avec des systèmes distincts pour le recrutement, la paie, la formation et la gestion des performances, et des feuilles de calcul manuelles pour des processus tels que la révision des rémunérations, même les rapports les plus simples représentaient une lourde charge administrative. Les dirigeants n'avaient pas la capacité d'accéder facilement aux informations dont ils avaient besoin pour gérer efficacement leurs équipes.
Pendant la pandémie, Workday nous a permis de poursuivre nos activités sans interruption. Le passage au travail à distance s'est fait sans heurts.
Chief People & Strategy Officer
Facilité d'implémentation et d'intégration, sécurité et assistance solides
Selon Vicki Caisley, Chief People & Strategy Officer, Southern Cross Health Insurance a choisi Workday pour sa facilité de configuration, d'implémentation et d'intégration, son soutien permanent, sa sécurité et ses coûts d'exploitation et d'implémentation. La présence d'un personnel d'assistance et de données au niveau local était également importante.
« Nous recherchions quelque chose qui soit un « guichet des RH unique », une solution complète. Nous avions également besoin d'une suite d'applications qui s'intégrerait facilement à notre système de paie existant, géré par un fournisseur externe. Nous avons effectué des validations auprès des clients et notre propre équipe chargée de la sécurité et du digital faisait partie du panel de sélection. Nous avons pu constater que les fonctions de libre-service, de données et d'analyses, et de tableaux de bord de Workday seraient incroyablement utiles pour nous aider à gérer nos effectifs ».
Une équipe RH efficace et hautement performante
Fleur Elliot, Head of People and Culture, affirme que Workday a considérablement réduit le temps que l'équipe RH consacrait aux tâches administratives. « Rien que pour mon équipe, il y a tout un tas de rapports qu'on ne voit plus. Tous les rapports qui devaient être traités manuellement par les services financiers et informatiques sont désormais exécutés comme par magie en arrière-plan. De plus, nous sommes dorénavant très peu impliqués dans la paie. Cela nous a fait gagner des heures et des heures ».
« Workday a également fait toute la différence en matière de formation et de développement. Il est désormais facile de savoir qui a suivi les modules de conformité. Tout notre onboarding est automatique. Les gens peuvent même travailler sur les modules depuis leur téléphone pendant leur déplacement. Pour nous, c'est devenu un processus qui se règle et s'oublie, plutôt que d'avoir à courir en permanence après quelqu'un ».
Données et analyses renforcent les décisions des dirigeants
En offrant une seule source de données en temps réel, les données et les analyses de Workday produisent le type d'informations dont les dirigeants ont besoin pour prendre des décisions qui mènent à de meilleurs résultats. « Les rapports du tableau de bord s'avèrent extrêmement utiles », explique Vicki.
« Par exemple, avec le COVID-19, l'utilisation de nos congés annuels a ralenti et nos cumuls ont commencé à augmenter, de sorte que nous nous sommes retrouvés au bilan de fin d'année avec des cumuls de congés 2 à 3 fois supérieurs à la normale. Grâce à Workday, nous avons pu gérer rapidement et facilement ce problème, en travaillant avec les dirigeants afin que les gens planifient et réservent leurs congés. Nous pouvons suivre en temps réel le nombre d'heures de congé dont nous disposerons à la fin de l'année. Auparavant, l'obtention d'un seul rapport sur le cumul des congés aurait pris jusqu'à six heures et impliqué plusieurs personnes. Aujourd'hui, je peux obtenir cette information quand je le veux, en appuyant sur un bouton ».
La visibilité sur les effectifs favorise l'agilité du modèle opérationnel
Southern Cross Health Insurance continuant d'innover, l'entreprise modifie régulièrement son modèle opérationnel. « Avant Workday, nous mettions à jour les organigrammes manuellement et n'avions pas de version en temps réel de notre structure », explique Vicki.
Mais l'année dernière, lorsque nous avons réorganisé notre modèle de gestion, Workday a mis toutes ces informations à la portée de l'équipe RH. « En très peu de temps, nous avons eu une vue complète de nos postes vacants et nous les avons pourvus rapidement en utilisant Workday pour le recrutement et l'intégration. Lors des changements précédents, je me souviens avoir travaillé tard dans la soirée à étudier les organigrammes et à essayer de recouper les employés pour être sûre d'avoir pris tout le monde en compte. Grâce à Workday, ces temps sont révolus ».