SiteMinder est la plus grande plateforme d'acquisition de clients de l'industrie hôtelière mondiale, classée parmi les pionniers de la technologie pour ses solutions intelligentes et simples qui suivent les hôtels partout où se trouvent leurs clients, à chaque étape de leur voyage.
Près d'une décennie après l'expansion rapide de son activité SaaS (Software-as-a-Service), SiteMinder a réalisé que ses systèmes et processus n'avaient pas suivi le rythme de son business model multinational et multiproduit. « Lorsque vous êtes une entreprise à forte croissance qui se déplace souvent dans différents pays, il peut arriver que chacun de vos bureaux crée ses propres comptes. Nous nous sommes retrouvés avec un tableau complexe de plus de 1 500 comptes », explique Nick Glass, Global Finance Director.
Défis
Les consolidations manuelles sur Excel, l'absence de workflow pour l'approbation des dépenses et les limitations des segments de codage qui empêchaient d'obtenir une visibilité sur l'ensemble de l'entreprise étaient encore plus pénibles. « Il était difficile de distinguer les interférences des opérations de change de la performance réelle de l'entreprise. »
En raison d'un processus manuel excessif, les clôtures de fin de mois duraient 20 jours, ce qui était épuisant pour une équipe de professionnels de la Finance talentueux, désireux de s'attaquer à des questions plus stratégiques telles que l'identification des opportunités de revenus.
L'inefficacité qui en résultait, l'optimisation limitée des talents et le manque de responsabilité et de visibilité sur les coûts freinaient la croissance et l'expansion de l'entreprise. Nick était également préoccupé par les points de défaillance uniques et par le fait que l'absence de workflows augmentait les risques et les possibilités de fraude. « Nous voulions de l'automatisation, de la structure et plus de contrôle. »
Pourquoi choisir Workday ?
En tant qu'entreprise SaaS, le processus de sélection des logiciels de SiteMinder n'était pas uniquement axé sur l'achat d'un produit, mais sur le choix d'une entreprise en laquelle elle aurait confiance pour évoluer dans la bonne direction. Comme l'explique Nick, « avec le SaaS, vous bénéficiez de mises à jour régulières. Il ne s'agit pas tant de savoir si une entreprise offre une fonctionnalité dont vous avez besoin aujourd'hui, mais plutôt de savoir si elle l'offrira dans le futur d'une manière qui vous conviendra, au moment où vous en aurez besoin. Nous voulions de l'automatisation, de la structure et plus de contrôle, et Workday Financial Management était le bon choix pour y parvenir. »
« Nous étions convaincus que Workday pouvait s'adapter, croître et innover avec nous. J'avais déjà travaillé avec eux auparavant et mon expérience m'a montré qu'à chaque fois que nous avions un problème, ils nous écoutaient et faisaient immédiatement intervenir les bonnes personnes. En fin de compte, cette capacité à s'associer avec nous pour résoudre les problèmes et faire aboutir le projet est la raison pour laquelle nous avons fait appel à Workday. »
Workday nous offre une grande agilité et la capacité de faire évoluer nos activités rapidement.
Global Finance Director
Responsabiliser les décideurs
Grâce aux outils en self-service de Workday, les branches d'activité de SiteMinder génèrent désormais leurs propres rapports, accessibles sur n'importe quel appareil. Les utilisateurs peuvent explorer les données jusqu'aux factures, ce qui leur permet de mieux comprendre les éléments de revenu et de rentabilité, en découpant les données à volonté. Les tableaux de bord sont personnalisés pour répondre aux besoins de chaque service, ce qui rend l'information très digeste. En matière de contrôle, le CEO a un accès complet à tous les chiffres, tandis qu'un responsable de centre de coûts individuel ne verra que les KPI et les paramètres relatifs à son service.
Le nouveau système a permis de responsabiliser davantage les détenteurs du budget et d'améliorer la gestion des coûts, en reliant plus étroitement que par le passé les budgets aux chiffres réels et en permettant de prendre des décisions plus judicieuses quant aux dépenses appropriées.
L'équipe Finance a obtenu un contrôle complet de ses opérations multidevise, en tirant parti de sept taux de change différents pour générer des gains d'efficacité importants pour l'entreprise.
Nous améliorons sans cesse le reporting afin de mieux répondre aux besoins de l'entreprise et d'obtenir un ensemble d'informations exploitables de plus en plus riche. C'est formidable de voir les gens se lancer dans Workday et faire leur propre analyse.
Global Finance Director
Plus de temps et un meilleur contrôle
Grâce à un plan comptable simplifié, une consolidation en temps réel et des comptes créditeurs entièrement automatisés, la clôture de fin de mois de SiteMinder, qui durait 20 jours, a été réduite de moitié. L'équipe Finance ne doit plus rechercher manuellement les approbations de dépenses. Le système est entièrement automatisé, et les collaborateurs téléchargent des photos des reçus depuis leur téléphone et peuvent suivre l'état d'avancement de chaque envoi.
L'équipe Finance utilise les jours supplémentaires, y compris le temps gagné par les branches d'activité pour créer leurs propres rapports, pour établir un partenariat stratégique avec l'entreprise.
Désormais, nous pouvons effectuer notre clôture de fin de mois deux fois plus vite, nous pouvons corriger le tir et exploiter les insights rapidement, créant ainsi un effet multiplicateur pour l'entreprise.
Global Finance Director
Sécurité et audit complets
Workday a révolutionné les audits pour SiteMinder. « Nos auditeurs disposent désormais de leur propre login, ce qui leur permet d'accéder au système et de trouver des informations par eux-mêmes », explique Nick. Les capacités de contrôle et de gouvernance sont intégrées au cœur du système Workday, ce qui renforce la sécurité et permet de tester davantage de contrôles. Le contrôle et la responsabilité ont également été améliorés, Workday produisant une piste d'audit claire et horodatée de chaque approbation.