Pinnacle réduit le délai de traitement des données pour fournir des insights aux effectifs

En tant que plus grande société de solutions de gestion des effectifs mondiaux fondée et dirigée par une entrepreneure latino-américaine, Pinnacle Group comprend ce qui est nécessaire pour promouvoir de nouveaux business models et s'adapter continuellement au changement. Alors que de plus en plus d'entreprises s'appuient sur des effectifs étendus et non traditionnels, Pinnacle ne pouvait plus répondre à ses exigences avec des workflows manuels et des applications rigides. Justin Junkel, Senior Vice President of Finance and Analytics chez Pinnacle Group, déclare : « Nos systèmes traditionnels ne pouvaient pas gérer l'augmentation du volume des transactions. Il nous fallait davantage d'automatisation pour réduire les risques et intégrer des clients plus importants. »

Un seul système au lieu de quatre

Pinnacle a vite compris que Workday pourrait répondre à ses besoins en matière de Finance, de gestion des ressources et de RH grâce à ses outils holistiques et son socle de données intelligent. Après avoir remplacé ses quatre systèmes financiers cloisonnés par Workday Financial Management, Pinnacle a également déployé Workday Human Capital Management.

Des heures d'interruption de service évitées

Auparavant, le système de comptabilité était hors-ligne 13 heures chaque semaine, le temps que les processus extraient les données de facturation des systèmes des clients. Aujourd'hui, Workday gère ces workflows automatisés en deux heures seulement, et les comptables peuvent toujours accéder au système pendant l'exécution de ces processus.

Processus de facturation et de paiement plus rapides

Pour soutenir ses transactions financières, Pinnacle a mis en place des workflows automatisés qui intègrent son système Workday, les systèmes des clients et les systèmes des banques. Ainsi, le personnel n'a plus à saisir manuellement les transactions des comptes clients et fournisseurs, puisque 98 % des données sont déjà présentes dans Workday. Les workflows automatisés facilitent l'approbation des factures et les règlements bancaires, ce qui permet de gagner du temps, de minimiser les erreurs et d'établir une piste d'audit claire et communicable. Pinnacle peut continuer d'ajuster les workflows automatisés dans Workday pour tenir compte des nouvelles exigences et intégrations des clients. Justin Junkel explique : « La possibilité de traiter des milliards de dollars de transactions plus rapidement et conformément aux contrats de niveau de service permet de gagner en efficacité, mais surtout, cela réduit les risques et offre un meilleur service à nos clients. »

Les comptes sont clôturés deux jours plus tôt

Maintenant que tous les utilisateurs de Workday disposent d'un accès selon le rôle aux mêmes données en temps réel, les responsables peuvent détecter les problèmes et les résoudre avant la clôture. Les workflows automatisés réduisent également les erreurs qui découlaient des saisies manuelles. Et lorsqu'une erreur de transaction survient, Workday alerte les personnes concernées, en mentionnant la transaction et le champ en question, tout en continuant de s'exécuter. « Nous clôturons les comptes deux jours plus tôt avec Workday, et les collaborateurs ne passent plus des jours à poser des questions pour vérifier l'exactitude des chiffres, poursuit Justin Junkel. Au lieu de cela, ils peuvent se concentrer sur la signification de ces chiffres pour l'entreprise. »

De meilleures stratégies de gestion des ressources

L'accès à la demande à des outils d'analytics Workday améliore la prise de décision. Il faut désormais une demi-heure pour créer un rapport pour une réunion du comité permanent au lieu d'une demi-journée. Et au lieu de passer une demi-heure ou plus à extraire des données de différents systèmes, le personnel de Pinnacle répond désormais aux questions en 30 secondes à l'aide de tableaux de bord. « Nous sommes plus agiles grâce à Workday, car nos collaborateurs peuvent agir et réagir au rythme de l'activité quotidienne, explique Justin Junkel. Au lieu de consacrer 75 % de leur temps à la collecte de données et 25 % à l'analyse, nos collaborateurs consacrent 90 % de leur temps à l'analyse et 10 % à la collecte. »

Moins de risques et plus de crédibilité pour soutenir la croissance

Si la fiabilité et la rapidité du traitement des transactions et la pertinence des insights sont un gage de crédibilité, les clients de Pinnacle accordent également beaucoup d'importance à la sécurité. « Workday est un système Cloud établi, géré par une équipe mondiale et certifié ISO 27001, conclut Justin Junkel. Lorsque des clients potentiels évaluaient notre capacité à gérer des millions de dollars de transactions avec nos anciens systèmes, ils posaient énormément de questions. Maintenant, quand je leur dis que nous utilisons Workday, ils sont immédiatement rassurés. »