Orion Health a fait du décloisonnement des données sa spécialité pour permettre à chacun d'accéder à ses données de santé, et pour appliquer à grande échelle la puissance de l'IA à des jeux de données propres au secteur de la santé. Sa plateforme, Unified Healthcare Platform, est une suite de produits unique en son genre qui unifie les données personnelles, publiques et de santé. Cette technologie de pointe est sécurisée, interopérable, conforme et évolutive, et il s'agit de la seule plateforme de santé unifiée conçue exclusivement pour le secteur de la santé.
Mais on le sait, les cordonniers sont toujours les plus mal chaussés, et Orion Health était limitée dans sa capacité à exploiter pleinement ses propres données financières. Pour l'équipe Finance, la consolidation manuelle entre les différentes succursales et devises transformait le moindre budget, ajustement ou modèle en un processus long et pénible. La plupart de ses informations financières manquaient également de transparence. « Il était impossible de faire des rapports ou des prévisions sur les revenus par client ou sur les dépenses par fournisseur », explique Yue Qiu, Financial Planning and Analysis Manager.
Pour obtenir des insights en temps réel et utiliser l'analyse prédictive au sein de sa propre entreprise, Orion Health a choisi Workday Adaptive Planning pour ses fonctionnalités avancées de reporting et sa capacité à consolider et à connecter les données sources.
Un reporting robuste, granulaire et beaucoup plus rapide
Maintenant que l'équipe Finance utilise Workday Adaptive Planning pour le reporting de fin de mois, la reprévision trimestrielle et la budgétisation annuelle, ce sont des mois d'ETP qui ont été libérés. Grâce à l'automatisation de Workday Adaptive Planning, le temps de cycle de la budgétisation pour le groupe consolidé a été réduit de 30 jours ouvrés ; et le reporting de fin de mois, de 5 jours. Yue Qiu explique que la FP&A a pu passer de trois à deux ETP grâce à une approche holistique. « OfficeConnect est plus flexible qu'Excel, et nous tirons parti du meilleur de Workday Adaptive Planning et d'Excel pour le reporting », ajoute-t-elle.
Outre le gain d'efficacité dans la fonction Finance, l'entreprise a bénéficié d'une augmentation claire de la granularité et de la qualité du reporting. « La possibilité d'automatiser et de consolider pour plusieurs succursales et devises a amélioré la précision et la transparence des données financières », souligne Yue Qiu.
Grâce à l'intégration de Workday Adaptive Planning dans tous les systèmes de l'entreprise, la budgétisation et les prévisions se basent désormais sur des informations RH plus détaillées et à jour. « Par ailleurs, nous pouvons planifier nos dépenses jusqu'au niveau le plus bas par fournisseur », ajoute Yue Qiu.
La gestion des flux de trésorerie s'est également améliorée, car les effectifs ont accès presque instantanément aux informations relatives aux factures émises ou réglées, et ils peuvent consulter une vue de la facturation et du recouvrement pour le groupe consolidé sous forme de comparaison entre montants réels et budget/prévisions.
Workday Adaptive Planning a clairement amélioré la simplicité, la rapidité et la précision du reporting financier, de la modélisation, de la budgétisation et de la reprévision.
Financial Planning and Analysis Manager
La Finance peut assumer un rôle plus stratégique
L'équipe FP&A utilise ce temps supplémentaire à bon escient. Au lieu de se concentrer principalement sur les événements passés, l'équipe fait d'énormes progrès en matière de prévisions. « Nous avons accès à de nouvelles informations liées au futur, notamment les revenus contractuels et les revenus potentiels issus des opportunités de ventes », poursuit Yue Qiu. Ainsi, les prévisions financières régulières font désormais partie intégrante du processus de planification stratégique d'Orion Health, une première pour l'entreprise.
Yue Qiu observe que la fonction Finance passe à présent plus de temps à collaborer avec les leaders commerciaux, régionaux, R&D et de l'entreprise, qui sont beaucoup plus impliqués dans le processus de budgétisation et de reprévision. Yue Qiu souligne aussi que la transparence mène à la responsabilisation. « Les responsables des budgets prennent la responsabilité des chiffres qu'ils avancent et l'entreprise s'appuie de plus en plus sur les données pour prendre des décisions éclairées. »
Les utilisateurs remarquent que le fait d'avoir facilement accès aux données leur permet de consacrer plus de temps pour conclure les ventes et proposer des solutions aux clients.
Financial Planning and Analysis Manager
Planification et modélisation de scénarios en période d'activité normale ou exceptionnelle
Pendant la pandémie, Yue Qiu a découvert les avantages de pouvoir comparer plusieurs scénarios. « Cela remonte à février 2020, nous étions en train de préparer le budget de l'exercice fiscal 2021 et nous avions besoin de planifier rapidement des scénarios pour évaluer l'impact du COVID-19 sur l'entreprise, se souvient Yue Qiu. Grâce à Workday Adaptive Planning, j'ai pu étudier différentes possibilités en peu de temps et j'ai fourni à l'entreprise des informations importantes d'aide à la décision. »
Même en période d'activité normale, la possibilité de voir l'impact financier des décisions continue d'être un avantage. « Si mon CEO et mon CFO veulent savoir ce qu'entraînerait le recrutement de cinq personnes dans tel ou tel service, je peux immédiatement actualiser le rapport et leur montrer l'impact sur les résultats », explique Yue Qiu.
Par ailleurs, Yue Qiu indique que la FP&A a pu créer des modèles de plus en plus complexes et approfondis. « Nous avons utilisé Workday Adaptive Planning pour modéliser notre façon de comptabiliser les revenus conformément à la norme IFRS 15. C'était compliqué, car nous devions répartir les revenus selon différents types pour les modéliser différemment. »
Les données issues de Workday Adaptive Planning s'avèrent extrêmement utiles. Tout comme ses clients s'appuient sur les données pour repenser leur façon de dispenser des soins, Orion Health les utilise pour arriver à de nouvelles façons efficaces de planifier, de réfléchir et d'élaborer des stratégies.
Notre CEO et notre CFO s'appuient sur les informations de Workday Adaptive Planning lorsqu'ils réfléchissent aux embauches, aux pourcentages d'augmentation de salaire, aux opportunités de revenus à saisir et au calendrier des projets et des investissements en R&D.
Financial Planning and Analysis Manager