Pour de nombreuses entreprises, le rôle de la fonction Finance évolue rapidement, en consacrant moins de temps au reporting des événements passés et davantage à l'analyse et à la planification prévisionnelle.
C'est précisément l'évolution qu'a connue NFU Mutual, une mutuelle d'assurance britannique où Nigel Bryan occupe les responsabilités de Head of Financial Control. « Notre attention se porte de plus en plus sur la création d'insights et de valeur dans le domaine de l'analyse des données, du Machine Learning et de l'IA », explique-t-il.
S'engager à fournir des insights et de la valeur à l'entreprise
Il y a deux ans encore, toutefois, NFU Mutual était loin d'être dans cette position. « Nous avions besoin d'agilité, de flexibilité et d'une vision stratégique, poursuit Nigel Bryan. Mais bon nombre de nos outils de base étaient obsolètes et ne bénéficiaient d'aucun support. »
Il est devenu évident qu'une nouvelle solution était indispensable, en particulier pour les processus liés au système comptable et aux achats, et une étude a été rapidement réalisée. « Nous avons choisi Workday pour son côté intuitif et la simplicité de son interface. La perspective d'une solution Cloud était également très intéressante, explique encore Nigel Bryan. Grâce à cette plateforme moderne et actualisée en continu, nous n'avons pas besoin de mises à jour supplémentaires. »
Workday Prism Analytics et Workday Accounting Center nous ont permis de transformer la façon dont nous intégrons nos données dans le grand livre.
Nigel Bryan, Head of Financial Control
Création d'une plateforme de base pour la Finance
En se concentrant initialement sur le système comptable et les achats, NFU Mutual a d'abord investi dans les solutions Workday Prism Analytics et Workday Accounting Center. Comme l'explique Nigel Bryan, ce changement a déjà transformé la manière dont les données sont importées dans le grand livre.
« Nous ne sommes plus dépendants de technologies dépassées, précise-t-il. Nous avons supprimé une multitude de feuilles de calcul et réduit nos délais de clôture du grand livre chaque mois en automatisant une grande partie des processus impliqués et en éliminant certaines dépendances vis-à-vis de personnes clés en cours de route ».
Pour la mise en œuvre, Nigel Bryan et ses collaborateurs ont privilégié l'adoption plutôt que l'adaptation, en s'engageant à respecter les meilleures pratiques et en résistant à toute tentation de reproduire la structure déjà en place. « Pour garantir la viabilité à long terme, nous étions déterminés à procéder de la manière la plus appropriée, et c'est exactement ce que nous ont permis de faire Workday Prism Analytics et Workday Accounting Center », explique Nigel Bryan.
« Aujourd'hui, Workday est notre plateforme principale pour la Finance et sert de socle pour ce que nous faisons et utilisons comme outil, précise-t-il encore. Au fur et à mesure que nous allons tirer parti de Workday Adaptive Planning pour nous développer, je suis convaincu que l'application va devenir un outil de support crucial et déterminant qui contribuera à façonner et faire avancer l'entreprise. »
Répondre aux exigences réglementaires
En privilégiant l'adoption plutôt que l'adaptation, l'équipe a déjà pu profiter de deux nouvelles versions depuis le lancement initial, ce qui a permis de maintenir son logiciel Finance à jour.
Pour Nigel Bryan, il s'agit là d'un aspect essentiel : « Être une entreprise de services financiers réglementée ajoute une pression supplémentaire. Nous devons réussir les audits externes, dont les exigences sont de plus en fortes, à la fois en termes d'attentes et de contrôles à mettre en place. »
Avec Workday désormais 100 % opérationnel et grâce au soutien de KPMG, partenaire de mise en production, Nigel Bryan et son équipe peuvent être assurés que le système est continuellement mis à jour pour répondre à l'évolution des exigences réglementaires. Il souligne également deux autres avantages à faire partie de l'écosystème Workday.
« Tout d'abord, il y a l'environnement sandbox, qui permet de tester de nouvelles choses dans une copie identique à l'environnement de production. L'équipe en est fan et l'utilise comme outil de test pour se familiariser avec de nouveaux processus et les valider. Et puis il y a le portail Workday Community, que l'équipe trouve également formidable car il permet de trouver des solutions aux problèmes et des réponses aux défis auxquels elle est confrontée. »
Nous utilisons Workday Adaptive Planning afin d'éliminer certaines feuilles de calcul complexes et de bénéficier d'un outil plus agile et plus ciblé.
Nigel Bryan, Head of Financial Control
Agilité, flexibilité et réactivité accrues
Nigel Bryan se concentre désormais sur l'adoption de Workday Adaptive Planning, qu'il considère comme un élément central de la transformation continue de la fonction Finance de NFU Mutual.
« Avec Workday Adaptive Planning, nous avons pour objectif de gagner en agilité, en flexibilité et en réactivité face aux besoins de l'entreprise et à l'environnement plus large dans lequel nous opérons », explique-t-il.
« Nous utilisons actuellement des modèles de feuilles de calcul très détaillés, et modifier une hypothèse pour ensuite intégrer la modification dans ces modèles est une tâche chronophage et risquée. Workday Adaptive Planning va considérablement simplifier les choses. Tous les modèles seront intégrés et reliés entre eux, de sorte que toute modification apportée à un modèle se propagera automatiquement aux autres. Ce déploiement aura un impact majeur sur l'entreprise, en nous permettant de consacrer beaucoup plus de temps à réfléchir à la signification réelle des informations qu'à procéder à des calculs. »
Dans l'ensemble, Nigel Bryan est ravi des progrès réalisés à ce jour. « L'accueil du système a été extrêmement favorable, et les collaborateurs reconnaissent son potentiel, que ce soit pour développer l'automatisation, accélérer le reporting, améliorer les contrôles ou mieux intégrer les données afin d'optimiser le reporting, les analyses et les informations destinées à la direction. Si nous parvenons à maintenir cet élan positif et cette progression constante, je pense que nous continuerons d'atteindre tous nos objectifs, non seulement cette année, mais aussi dans les années à venir. »