Les Cyclones de l’Iowa arrivent dans le Cloud

Iowa State University connecte les services Finance, RH et IT avec un modèle administratif adaptable qui stimule l'efficacité et les indicateurs.

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Amélioration de la visibilité et du contrôle des centres de coûts

Gain de temps grâce à des workflows digitaux flexibles et globaux

Réduction de près de 50 % du temps moyen nécessaire au recrutement de nouveaux collaborateurs

Mise en œuvre des nouveaux processus accélérée de plusieurs mois à quelques semaines

Le partage et l'application des connaissances conduisent à des solutions qui rendent le monde meilleur. Ce principe guide la mission de Iowa State University (ISU) et stimule son aptitude à innover. Non seulement ISU a vu naître le premier ordinateur digital électronique et le premier laboratoire de réalité virtuelle haute résolution, mais elle se classe également parmi les 100 premières universités mondiales en termes de brevets américains.

Pendant des décennies, ISU a limité ses budgets administratifs en recourant à des applications centralisées et à des workflows papier. Cependant, l'université a constaté qu'au lieu de réaliser des économies, ses systèmes et modèles opérationnels existants freinaient la réalisation des objectifs et généraient des coûts supplémentaires. Toute modification de reporting ou d'application mineure impliquait la recherche d'un programmeur possédant des compétences rares en langage COBOL. Et comme personne ne souhaite se former aux technologies en fin de vie, le recrutement était un véritable défi.

En outre, les systèmes cloisonnés ont renforcé les stratégies centrées sur les services et la résistance au changement. Kristen Constant, Chief Information Officer chez ISU, déclare : « Notre secteur essaie toujours de faire plus avec moins, mais au cours des dernières années, l'agilité est devenue un impératif incontournable. Aujourd'hui, les besoins des étudiants et des départements évoluent si rapidement que, pour être stratégiques et efficaces, nous devions adopter un modèle opérationnel collaboratif facile à mettre à jour. »

Workday nous permet d'adapter facilement le système au fonctionnement souhaité.

Chief Information Officer

Les Cyclones surfent sur le Cloud

Après avoir passé plus d'un an à examiner des solutions informatiques, l'université a sélectionné Workday Financial Management, Workday Human Capital Management (HCM) et Workday Adaptive Planning. « Workday fournit une base Cloud unifiée pour les opérations universitaires, explique Kristen Constant. Et contrairement à nos systèmes antérieurs très rigides, Workday nous permet d'adapter facilement le système au fonctionnement souhaité ».

Nous avons été en mesure de réorganiser rapidement nos opérations Finance et RH avec Workday.

Vice President of University Human Resources

Le grand saut

Au lieu de mettre en œuvre sa nouvelle solution progressivement, ISU a opté pour un passage radical à son nouveau modèle global de services partagés et a déployé Workday Financial Management et Workday HCM en même temps. Pam Cain, Senior Vice President of Operations and Finance chez ISU, déclare : « Tous les processus sont liés, c'est pourquoi un déploiement simultané nous convenait parfaitement ».

Afin de définir un ensemble d'exigences cohérent, chaque département a constitué une équipe de planification du déploiement composée d'un représentant des services Finance, RH et IT. « Nous avons utilisé les fonctionnalités de Workday pour mettre en place de manière efficace des workflows coordonnant nos nouveaux processus de gestion Finance et RH avec nos nouvelles structures de services partagés », explique Pam Cain.

Je n'ose même pas imaginer les semaines et les mois supplémentaires qu'il nous aurait fallu pour procéder aux ajustements budgétaires nécessaires sans notre nouveau système.

Senior Vice President of Operations and Finance

L'adaptabilité en un clic

Maintenant que les workflows digitaux sont facilement ajustables, ISU adapte les méthodes de travail de ses collaborateurs afin de mieux répondre aux nouvelles attentes et stratégies. Les modifications apportées par l'équipe Finance comprennent l'ajout de plus de 44 000 nouvelles charges liées au COVID-19. « Au cours des deux mois qui ont précédé la pandémie, nous avions commencé à déployer un nouveau système budgétaire avec Workday Adaptive Planning, explique Pam Cain. Cette solution automatise les processus manuels pour des centaines de budgets et assure les contrôles et le reporting nécessaires. Je n'ose même pas imaginer les semaines et les mois supplémentaires qu'il nous aurait fallu pour procéder aux ajustements budgétaires nécessaires pendant la pandémie sans notre nouveau système. »

Kristi Darr, Vice President of University HR chez ISU, évoque l'agilité du service RH pendant la pandémie : « Nous avons pu réorganiser rapidement nos opérations Finance et RH grâce aux fonctionnalités de reporting ajoutées avec Workday. Nous avons immédiatement pu suivre les nouveaux types de charges grâce à des worktags, modifié la façon dont nous traitons les congés des salariés pour répondre aux nouvelles contraintes dues au COVID et rationalisé la gestion des collaborateurs en télétravail ».

Des ajustements faciles pour rester sur la bonne voie

ISU continue de perfectionner d'autres processus, comme l'ajout de nouvelles approbations à certains workflows et la suppression d'étapes superflues dans les processus d'achat. « Tous ces changements auraient pris bien plus d'heures à réaliser avec les systèmes traditionnels, conclut Pam Cain. Pouvoir ajuster rapidement nos workflows digitaux à mesure que nous améliorons notre compréhension et notre collaboration entre les services Finance, RH et IT favorise le développement de notre modèle de services partagés. »


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