Flix SE, leader mondial des technologies du voyage à l'origine des marques emblématiques FlixBus et FlixTrain, reconnaissables à leur couleur verte, évolue dans un monde en mouvement constant. Présente dans 44 pays avec un réseau couvrant 8 000 destinations, l'entreprise doit assurer une coordination d'une ampleur immense.
Avant d'adopter Adaptive de Workday, la planification financière interne de l'entreprise peinait à suivre sa rapide expansion mondiale.
Le « désert de planification sous Excel »
Avant Workday, Flix s'appuyait sur un système fragmenté de plus de 70 fichiers Excel. Cette approche manuelle était sujette aux erreurs et rendait la collaboration en temps réel presque impossible. Fabian Becker, Head of Controlling Intelligence chez Flix, décrit la situation antérieure comme un « désert de planification sous Excel ».
Le besoin d'un outil robuste et centralisé de planification financière est devenu indéniable à mesure que l'entreprise se développait en Europe, en Amérique du Nord et au-delà.
La planification repose sur une coopération et une collaboration mondiales entre de nombreuses personnes différentes afin d'atteindre nos objectifs d'entreprise.
Head of Controlling Intelligence
Gagner en efficacité grâce aux modèles basés sur des inducteurs
La transition vers Adaptive de Workday ne consistait pas seulement à migrer des données, mais à repenser la façon dont Flix envisage son activité. Grâce à l'introduction de modèles basés sur des inducteurs, l'équipe a abandonné les saisies manuelles au profit d'un système dynamique où les changements dans un domaine, comme les revenus, mettent automatiquement à jour les coûts associés.
Avec le nouveau système, Flix a atteint un degré d'automatisation bien supérieur. « Dès que les planificateurs saisissaient leurs données de planification, nous pouvions calculer le compte de résultat et les flux de trésorerie », explique Fabian Becker. Ce changement a permis à l'équipe de faire passer son processus de prévision d'Excel à un modèle plus précis qui superpose les données réelles aux prévisions, offrant une vision plus claire après chaque trimestre.
Une vision unifiée pour des effectifs globaux
La gestion de données sensibles dans 25 bureaux à travers le monde exige de la précision. Workday a permis à Flix de mettre en place des droits d'accès flexibles et adaptés aux utilisateurs, garantissant que l'accès aux informations sensibles comme les salaires reste restreint tout en permettant aux équipes transverses de collaborer efficacement.
L'intégrité de ces données repose aussi sur la connexion d'Adaptive de Workday avec Workday Human Capital Management. « Nous utilisons aussi Workday pour nos processus et données RH. Cela nous permet de mieux synchroniser les données d'ETP de Workday vers Adaptive », explique Fabian Becker.
L'une des plus grandes fiertés de Flix est la création d'une équipe dédiée « Controlling Intelligence ». En développant une expertise interne, l'entreprise ne dépend plus de consultants externes pour ajuster ses modules de planification. « Nous disposons de développeurs internes capables de maintenir l'ensemble du système, ce qui nous apporte beaucoup de flexibilité et d'adaptabilité », explique Fabian Becker.
Adaptive de Workday nous a aidés à automatiser plusieurs étapes de planification et nous avons clairement gagné en efficacité dans le processus, ce qui dégage plus de temps pour l'analyse.
Head of Controlling Intelligence
Perspectives : l'évolution 4.0
Flix ne ralentit pas. L'équipe travaille actuellement sur « Adaptive 4.0 », une refonte complète de son instance de planification pour permettre une planification à long terme sur un horizon de cinq à dix ans. Cette prochaine phase vise à éliminer la surcharge de calcul et à améliorer encore les performances à mesure que le réseau continue de croître.
Pour ceux qui sont encore bloqués dans Excel, Fabian Becker recommande de remettre en question les processus existants avant de franchir le pas. « Je pense qu'il est très important de remettre d'abord en question les processus existants, car c'est ainsi que l'on peut tirer le meilleur parti de l'outil », affirme-t-il.