Depuis 35 ans, Planet travaille avec ses clients pour aider les touristes à faire des achats hors taxes dans de nombreux territoires du monde entier, les commerçants à augmenter leurs ventes et à développer de nouveaux flux de revenus, et les acquéreurs, notamment les banques et autres institutions financières, à rationaliser les règlements.
Après une série d'acquisitions internationales clés, l'entreprise a pleinement mérité le droit de porter le nom « Planet ». Elle dispose d'une équipe internationale de plus de 1500 personnes réparties dans 70 pays, et d'un portefeuille de produits et de services leader sur le marché.
En conséquence, l'entreprise est largement reconnue comme un leader mondial et le fournisseur de paiements incontournable sur un marché hautement concurrentiel. Ses associés comprennent des marques internationales impressionnantes, telles que Gucci, Giorgio Armani, Marriott et Hilton. Elle reste déterminée à poursuivre son expansion, ayant réalisé deux acquisitions majeures en 2019 et 2020, et cette stratégie de croissance sera accélérée par l'annonce récente d'un nouvel investissement d'Advent International, qui a accepté la copropriété avec Eurazeo.
Le besoin de prendre le contrôle
Une telle croissance ne survient pas sans les enjeux qui y sont associés. Selon Janice Donaghue, VP People Operations, « Nous étions une entreprise à croissance rapide, mais nos systèmes étaient peu structurés pour soutenir une croissance durable. »
En raison de cette absence de contrôle centralisé, il était difficile de savoir qui étaient les effectifs de l'entreprise, où ils se trouvaient, quel était leur rôle, quel était leur salaire ou avec quels clients ils travaillaient. C'était avant les deux acquisitions les plus récentes, qui ont toutes deux entraîné un afflux de nouveaux collaborateurs. Et elles ont précédé les disruptions causées par le COVID-19, avec des plans d'arrêt de travail et de travail à distance sur de nombreux marchés.
La possibilité d'explorer en profondeur pour accéder aux données et les visualiser avec Workday a considérablement changé la donne pour nous.
VP People Operations
Consciente de l'urgence du changement, Planet a lancé un appel d'offres pour identifier des solutions de gestion des services RH et Finance fournissant des informations précises et en temps réel sur toutes ses opérations. Workday a été désigné pour fournir un seul système centralisé qui pourrait également répondre à tout besoin supplémentaire au fur et à mesure de son apparition. Il a été mis en ligne au moment où la première acquisition a été réalisée. « C'était un moment assez difficile », dit Janice Donaghue.
Changement et amélioration en continu
Planet a choisi Workday en pensant à sa croissance future. Comme le dit Janice Donaghue, « Il a le potentiel de se développer, et nous pouvons grandir avec lui. » Mais des avantages sociaux immédiats sont également apparus après le déploiement international initial de la solution RH, notamment l'accès instantané à des informations en temps réel.
Les membres de l'équipe dirigeante, par exemple, pouvaient facilement consulter des tableaux de bord présentant des données clés sur le personnel, ce qui était totalement nouveau pour eux. Et les collaborateurs de l'ensemble de l'entreprise ont rapidement pu devenir plus autonomes, en recherchant eux-mêmes des informations sans avoir à attendre que d'autres les leur fournissent. Ces deux avancées ont été particulièrement précieuses au cours des périodes qui ont immédiatement suivi les deux acquisitions, alors que l'entreprise intégrait son nouveau personnel et ses nouveaux sites.
Les équipes RH et Finance ont également établi une relation plus collaborative. Dans le cadre d'une initiative majeure, les équipes ont travaillé plus étroitement que jamais pour créer une nouvelle structure de centre de coûts, y compris des tests communs, et une approche combinée pour développer des solutions partagées.
Depuis la mise en production du module de gestion financière, l'équipe Finance a vraiment remarqué la valeur ajoutée de travailler en collaboration.
VP People Operations
Faire partie d'une communauté internationale
L'équipe de Planet est un utilisateur actif de la communauté Workday, qui compte plus de 150 000 membres, une source d'informations et de ressources provenant d'homologues, d'associés et d'experts, qui permet également aux utilisateurs de faire part de leurs feedback et de leurs nouvelles idées. Selon Fiona Gurr, HRIS Manager : « Nous avons beaucoup appris de cette expérience. Je peux voir une autre entreprise faire quelque chose et me rendre compte que nous pouvons le faire aussi. Je n'ai pas besoin de faire beaucoup d'études, cela nous donne simplement matière à réflexion. »
Pour illustrer le type de support pratique disponible, Fiona a récemment parlé à un autre membre de son expérience d'implémentation de Workday Discovery Boards. « Cela aide vraiment de pouvoir apprendre des autres », dit-elle.
Nous avons énormément profité de la communauté Workday, les cafés-rencontres et autres activités qu'elle propose facilitent grandement mon travail.
HRIS Manager
Faire face au COVID-19
Bien que le challenge d'intégrer de nouveaux effectifs à distance ait été important, Janice Donaghue pense que l'amélioration des communications internes via Workday a en fait rationalisé le processus.
Et Fiona est également certaine que l'utilisation de Workday a grandement facilité le suivi des dispositions relatives aux congés dans plusieurs pays. « Nous avons mis en place une phase de planification de congés pour savoir où les effectifs étaient hors de l'entreprise et où ils travaillaient à temps réduit. Auparavant, nous nous serions acharnés sur des feuilles de calcul, et nous aurions probablement encore manqué de personnel ! »
Avec Workday, nous disposons de données précises et actualisées sur le lieu et la manière dont les effectifs travaillent et sur ce que nous leur versons. Tout cela est devenu tellement plus facile.
HRIS Manager