Crown Commercial Service transforme ses services Finance et RH

La plus grande société d'approvisionnement du Royaume-Uni économise trois jours par mois grâce à des processus rationalisés et des informations budgétaires en temps réel.

Données Finance et RH précises pour la planification d'entreprise

Remplacement des processus papier par des applications en self-service

Les équipes Finance et RH ajoutent de la valeur grâce à une vision stratégique

Extension du champ d'application du système pour améliorer l'expérience collaborateur

Crown Commercial Service (CCS) utilisait des systèmes de gestion des finances et des ressources humaines distincts, obsolètes, inefficaces, limités et difficiles à mettre à jour. Les équipes Finance et RH de CCS consacraient jusqu'à trois jours par mois uniquement au rapprochement des données entre leurs systèmes respectifs.

S'accorder sur les chiffres définitifs leur demandait beaucoup de travail manuel. Le calcul des effectifs et des budgets nécessitait un temps considérable, et ils devaient traiter les notes de frais et les rapports d'absence soumis manuellement sur des formulaires papier.

Nos spécialistes des fonctions Finance et RH se concentraient sur des tâches administratives au lieu d'apporter une valeur stratégique à l'entreprise.

Delivery Manager

Un système unifié pour les fonctions Finance et RH

CCS voulait obtenir davantage de son nouveau logiciel. L'entreprise ne voulait pas se contenter de remplacer les anciennes applications, mais transformer ses fonctions Finance et RH en les dotant d'un système moderne et collaboratif qui fournirait une seule et même version des données.

Cela signifie que les dirigeants et les spécialistes des finances et des RH auraient accès à des informations précises qui contribueraient à la planification et à la prise de décision.

La convivialité et l'étendue des fonctionnalités de nos systèmes étaient également des facteurs importants pour CCS, pour qui il était primordial de remplacer ses anciennes applications Finance et RH par un système SaaS (Software as a Service), plus facile à mettre à jour et à développer selon l'évolution des besoins des utilisateurs.

Responsabilisation des collaborateurs et valeur ajoutée

Nous avons aidé CCS à transformer le mode de fonctionnement de ses experts Finance et RH, en remplaçant les processus papier par des applications en libre-service pour l'enregistrement des absences et le traitement des notes de frais.

Lors du déploiement de Workday, CCS a revu et rationalisé ses processus Finance et RH, en utilisant les rapports standard du système et en développant de nouveaux rapports et tableaux de bord personnalisés lorsque nécessaire. Aujourd'hui, les équipes Finance et RH peuvent se concentrer sur la valeur ajoutée stratégique plutôt que sur la gestion des transactions et le rapprochement des données.

« Le libre-service était un élément essentiel de nos demandes de changement, déclare John Seery, Delivery Manager chez CCS. Nos managers sont désormais chargés de consigner les congés maladie et d'approuver les dépenses. Tout cela a été rendu possible par la mise en œuvre de Workday. »

Nous voulions un seul système qui réunisse nos fonctions Finance et RH. C'est pourquoi nous avons choisi Workday.

Finance Director

Des données unifiées

Les managers et la direction disposent dorénavant d'une seule source de données. Cela a permis à CCS d'améliorer la qualité de la prise de décision. Les experts Finance et RH ne passent plus leur temps à rapprocher les données, ils peuvent examiner et résoudre les problèmes au sein du système.

Les rapports présentant aux responsables des centres de coûts des informations budgétaires pertinentes en temps réel constituent un gain de temps considérable. En moyenne, les partenaires financiers passaient trois jours par mois à préparer des dossiers d'information pour les responsables des centres de coûts, qui peuvent désormais consulter les rapports directement en ligne. Cela équivaut à une économie de 216 jours par an pour six partenaires financiers.

« Le calcul des résultats et des primes de fin d'année est également plus aisé, affirme John Seery. Il suffit de faire glisser et de déposer les noms des personnes dans une matrice à neuf cases, puis de comparer les performances entre les bénéficiaires et les groupes d'homologues ».

Une entreprise tournée vers l'avenir

CCS commence à peine à découvrir les fonctionnalités de Workday. Un nouveau centre d'accueil et de formation a déjà été lancé, qui propose des cours en ligne sur le bien-être des collaborateurs, la cybersécurité et les compétences professionnelles.

CCS prévoit également de gérer le recrutement à l'aide de Workday, et a collaboré avec notre partenaire accrédité en matière de logiciels et de services, Kainos, afin d'anonymiser les informations sur les candidats requises par la Civil Service Commission.

D'autres nouveautés intéressantes incluent l'introduction de Workday Assistant, un chatbot qui permettra d'utiliser des commandes vocales.

Grâce à l'accès à des données précises en temps réel, notre équipe de direction et les responsables des centres de coûts peuvent prendre des décisions plus rapidement.

Delivery Manager


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