Bucknell University crée des workflows unifiés grâce à la planification Cloud

« Workday a facilité la collaboration transparente des responsables de budget pour nous permettre d'aligner nos initiatives stratégiques » – Director of Budgets and Financial Modeling

Les contraintes de budgétisation au sein d'une institution universitaire sont fondamentalement problématiques, il faut faire plus avec moins. Lorsque Bucknell University a élaboré ses nouveaux objectifs stratégiques, il était clair qu'un financement accru des programmes de diversité et d'inclusion était essentiel, mais l'argent devait être réaffecté à partir de budgets existants. L'utilisation de feuilles de calcul pour déterminer dans quels départements il était possible de réaliser des économies était inefficace et ne permettait pas à l'université d'atteindre le résultat escompté.

L'équipe FP&A de Bucknell University a préféré adopter Workday Adaptive Planning en même temps que Workday Human Capital Management et Financial Management, et a formé ses 150 utilisateurs à la saisie et au reporting de leurs budgets.

Le workflow unifié qui en a résulté a permis à tous les responsables de budget de saisir facilement les données budgétaires actuelles, lesquelles ont ensuite été transmises aux vice-présidents, aux doyens et au président de l'université. Désormais, ces décisionnaires de l'université, qui confiaient auparavant l'examen des budgets à leurs responsables des opérations parce qu'ils étaient trop complexes, collaborent et vérifient quotidiennement la situation budgétaire. Cette collaboration a permis de réaffecter les ressources budgétaires aux initiatives stratégiques de l'université.

Défis

Manque d'engagement interdépartemental en matière de planification

Avec un nombre de feuilles de calcul atteignant les 200, il était presque impossible de faire collaborer plus de 150 responsables de centre de coûts pour suivre manuellement les budgets et réaffecter les ressources financières.

 

Problèmes d'intégrité des données

Avec les feuilles de calcul, les responsables de centre de coûts des services n'étaient jamais certains de l'exactitude des chiffres cumulés, et la vérification des données prenait un temps considérable chaque mois.

 

Ressources de reporting limitées

Un petit service Finance de deux personnes avait du mal à fournir à 150 utilisateurs des rapports sur les écarts en temps voulu pour un exercice à budget fixe et à saisir les modifications qui lui étaient retournées.

 

Manque d'implication de la direction

Les chefs de service ne prenaient pas le temps de s'impliquer dans le cycle budgétaire, car celui-ci était trop complexe. Il était impossible pour quelqu'un comme le doyen des Arts et Sciences d'examiner 75 budgets et de comprendre la situation.

Résultats

Amélioration de la collaboration

La fonctionnalité de workflow permet de s'assurer que tous les utilisateurs sont impliqués dans le processus d'approbation, de sorte que chaque maillon de la chaîne doit examiner le budget afin que ce dernier puisse être traité. Cela a également permis à l'équipe Finance de soulever la question de la répartition des ressources et de la pertinence de celle-ci.

 

Augmentation de la précision et gain de temps grâce à l'automatisation

L'automatisation du processus de remontée des données saisies par les responsables de centre de coûts a permis de supprimer les heures de manipulation et de vérification des données, permettant ainsi à l'équipe Finance de boucler le processus budgétaire, pour la première fois, une semaine avant la réunion du conseil d'administration.

 

Engagement accru grâce au self-service

Grâce aux fonctionnalités en self-service, les responsables de budget ne saisissent plus les données de manière sporadique, mais restent investis tout au long de l'année en établissant des rapports qui permettent de voir à un niveau élevé qui a soumis des budgets, qui ne l'a pas fait, qui a demandé des augmentations et qui a rendu de l'argent à un certain stade.

 

Participation de la direction renforcée grâce à la facilité d'utilisation

Les doyens et les vice-présidents qui avaient l'habitude de confier l'établissement de budgets complexes à leur responsable des opérations trouvent Workday Adaptive Planning si facile à utiliser qu'ils prennent désormais régulièrement cinq à dix minutes par jour pour consulter le système et obtenir une vision instantanée de l'activité budgétaire de leur département.

Nous venons de réaliser un sondage auprès de tous les utilisateurs de Workday Adaptive Planning. Tout le monde a adoré l'outil, notamment la direction, qui dispose d'une présentation instantanée de tous les budgets qu'elle devait auparavant examiner un par un.

Director of Budgets and Financial Modeling


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