Avago répond aux besoins de sa main-d'œuvre internationale

Grâce au système RH de Workday, Avago connecte ses équipes de tous les continents, assurant ainsi la cohésion d'une main-d'œuvre internationale en pleine croissance.

Réduction du coût total de possession par rapport au système précédent

Obtention d'une vision globale des informations essentielles

Alignement des processus internationaux et des sièges sociaux

Transformation du service RH en Business Partner

À l'origine, Avago était le pôle semi-conducteurs de Hewlett Packard. Profondément ancrée dans la Silicon Valley, l'entreprise a fait sa place sur la scène mondiale. Ses produits sont utilisés dans les smartphones, les appareils électroniques grand public, le stockage et les serveurs d'entreprise, et l'électronique à usage industriel. Ses clients vont de LG à Samsung en passant par Cisco et Siemens.

Présente dans plus d'une douzaine de pays à travers le monde, l'entreprise dispose désormais de deux sièges sociaux, à Singapour et à San Jose, en Californie, pour gérer sa croissance mondiale. Le désir de mieux répondre aux besoins de ses collaborateurs internationaux a conduit Avago vers Workday.

La recherche d'une solution internationale et rentable

Chong Yee Lin, Global HRIS Senior Manager chez Avago, évoque ce parcours, qui a débuté en 2008, peu avant l'entrée en bourse de la société.

« Nous étions à la recherche d'un service d'entreprise Cloud qui offrirait un alignement international des processus, explique-t-elle. Nous voulions un self-service collaborateur et responsable. Nous tenions également à disposer d'un système facile à utiliser et intuitif pour le déployer à l'échelle mondiale. »

Non seulement les deux systèmes ERP traditionnels d'Avago ne disposaient pas de fonctionnalités de self-service, mais ils devaient également être rapprochés en permanence. Les données extraites d'un système étaient saisies manuellement dans l'autre. Comme l'équipe RH ne pouvait pas obtenir des données complètes de l'un ou l'autre système, elle utilisait un outil de reporting tiers. « Cela représentait énormément de travail manuel », se souvient Chong Yee Lin.

L'entreprise recherchait un système facile à modifier et à mettre à jour, sans les processus long et coûteux qu'exigeaient ses systèmes traditionnels. La convivialité constituait un autre critère important. « Nous avons effectué un test auprès des utilisateurs finaux et demandé au personnel d'évaluer les systèmes, explique Chong Yee Lin. Ils ont préféré Workday. Cette solution était plus intuitive que les autres en termes de présentation et de contenu. »

L'équipe d'Avago souhaitait avant tout une solution rentable. « Le facteur déterminant a été la sélection de la plateforme la plus robuste et la plus économique parmi celles que nous avons évaluées », précise Chong Yee Lin.

Bien qu'Avago ait considéré les dernières versions de ses systèmes ERP traditionnels, elle a rapidement compris qu'une solution Cloud lui permettrait de réaliser des économies. « L'un des leviers clés était la caractéristique Software as a Service (SaaS) de Workday. En comparaison avec les mises en œuvre sur site, les économies réalisées grâce au SaaS étaient évidentes », ajoute Chong Yee Lin.

Un déploiement en un temps record, avec des intégrations fluides

Dès lors que l'équipe a choisi Workday, la question s'est posée de savoir à quelle vitesse ce système pourrait être déployé à l'échelle mondiale. L'objectif ? Sept mois pour un déploiement complet.

« Nous nous demandions si cela était même possible, raconte Chong Yee Lin. À l'époque, l'entreprise était un peu plus petite et opérait dans 16 pays. Mais nous comptions 12 devises différentes et avions quelques contraintes linguistiques. Workday a collaboré avec nous pour nous dire “oui, c'est faisable” en sept mois. Avec les applications concurrentes, cela aurait pris un an, voire plus. Et nous avons atteint nos objectifs. »

Les mises à jour de Workday, effectuées plusieurs fois par an, permettent aux applications d'Avago de bénéficier en permanence des dernières innovations. L'équipe de Chong Yee Lin avait une longue liste de requêtes concernant des modifications avant le déploiement de Workday. « Le délai de mise en œuvre a été fixé à deux ans », précise-t-elle. Mais à chaque mise à jour, le délai raccourcissait.

« Nous avons constaté que beaucoup des éléments que nous considérions comme souhaitables, voire essentiels, pouvaient être facilement activés, explique-t-elle. Certains étaient directement fourni avec la version initiale et d'autres devaient être configurés. Nous avions donc la possibilité de décider et de classer par ordre de priorité les requêtes que nous pouvions satisfaire. Nous pouvions décider au sein de notre équipe quand activer les fonctionnalités. »

Comme toute entreprise mondiale complexe, Avago dispose de multiples systèmes nécessitant une intégration. La capacité de Workday à harmoniser l'intégration a constitué un autre argument de vente clé.

« L'un des objectifs de la mise en œuvre était que les interfaces restent intactes, déclare Chong Yee Lin. Nous avions une liste de près de 20 interfaces qui alimentent différentes branches de l'entreprise. Les interfaces clés sont reliées à notre système ERP pour la prise en charge de la logistique d'approvisionnement et les achats. Nous disposions également d'interfaces alimentant la création d'authentifications uniques (SSO) dans d'autres services de l'entreprise. Mais l'interface principale qui devait absolument subsister était celle de la paie. »

Dans l'ensemble, la mise en œuvre sur le plan des fonctionnalités RH et de l'interface s'est déroulée sans encombre et sans rupture d'interface. Y compris pour l'intégration critique dans les systèmes de paie locaux.

Tout-en-un

Après plus de trois ans d'utilisation, l'expérience d'Avago avec Workday a permis d'identifier quelques avantages majeurs.

Chong Yee Lin affirme que l'entreprise a constaté des bénéfices financiers dès le début du déploiement. Avago découvre également les avantages du remplacement de nombreux systèmes par un seul. « Le système unique s'est révélé facile à entretenir et très avantageux, déclare-t-elle. La présentation et la convivialité sont les mêmes. Avant, les notes de frais étaient hébergées sur un système différent et le personnel devait se connecter différemment. Maintenant, tout passe par la même interface utilisateur. Les informations relatives aux relations hiérarchiques des collaborateurs et au reporting des responsables pour approbation se trouvent toutes sur le même système. Toutes les fonctions utilisent le même workflow et aucune formation supplémentaire n'est nécessaire. »

Avant Workday, l'entreprise était incapable d'obtenir un décompte précis des effectifs mondiaux sans travail manuel. Les données devaient être saisies manuellement à partir de feuilles de calcul provenant des différents pays. L'équipe de Chong Yee Lin pouvait saisir les données uniquement au rythme auquel elles arrivaient. « Il arrivait donc que l'on n'obtienne pas le décompte exact à un moment donné » explique-t-elle. Désormais, un rapport sur les effectifs internationaux est disponible en permanence. « Nous disposons également de la répartition par pays, du décompte des effectifs en temps réel, précise-t-elle. Vous pouvez facilement le segmenter par collaborateurs ou par intervenants extérieurs. Les chefs de service peuvent rapidement consulter leur propre liste en temps réel. »

Les capacités d'analyse en temps réel de Workday ont permis à l'entreprise de disposer d'une vision globale et unifiée de certaines données critiques. « Nous pouvons publier des rapports clés sur le tableau de bord afin que tous les responsables puissent les consulter ou que tous les partenaires RH puissent les utiliser comme rapport standard, déclare-t-elle. Ils sont utilisés lors du lancement de programmes majeurs. »

« L'avantage, c'est que nous pouvons déployer des rapports à l'échelle mondiale qui sont consultables par toute l'équipe de gestion des RH. Nous disposons d'une vue standard qui peut être segmentée par région si nécessaire. »

Workday a aidé Avago à gérer ses deux sièges sociaux à Singapour et à San Jose en permettant aux deux équipes d'accéder aux mêmes informations. « Nous avons tellement de rapports croisés de l'Asie vers les États-Unis et vice versa, remarque Chong Yee Lin. Par exemple, lorsque des programmes mondiaux sont déployés à partir des États-Unis, comme pour la rémunération, nous avons de moins en moins de problèmes d'intégrité des données qu'auparavant. Et dès le départ, les responsables et les collaborateurs ont accès à leurs données. »

Prêts pour l'avenir

L'entreprise découvre également les avantages des fonctionnalités mobiles de Workday. Elle utilise maintenant la technologie mobile pour enregistrer les reçus et voient le potentiel de cette méthode pour de nombreuses autres utilisations. « La mobilité est un domaine sur lequel nous voulons nous concentrer davantage, déclare Chong Yee Lin. C'est vraiment un plus de pouvoir consulter les rapports du tableau de bord sur un iPad ou un téléphone portable. » Elle perçoit également le caractère avantageux de l'obtention des autorisations de la direction sur les appareils mobiles. Au lieu de se contenter de consulter les informations, les responsables peuvent y donner suite facilement, au moment qui leur convient.

En outre, l'équipe RH peut consacrer son temps à des tâches plus stratégiques. « Désormais, il n'y a plus de saisie manuelle, dit-elle. Au sein du service RH, nous avons le sentiment d'avoir plus de contrôle, car nous n'avons pas à demander de configurations spéciales. Nous disposons désormais de cette capacité et nous pouvons nous associer au service IT pour des travaux d'interface plus stratégiques. »

« Pour l'instant, notre rôle est encore un peu tourné vers les tâches administratives. Mais je pense que Workday nous repositionne pour que nous soyons davantage centrés sur les questions stratégiques », déclare-t-elle.

« Le changement suscite généralement une certaine résistance, mais notre expérience montre que l'on peut facilement la surmonter, conclut-elle. Nous pensions que la conduite du changement serait un défi considérable, mais cela s'est déroulé de manière fluide. À ce stade, pas de nouvelles, bonnes nouvelles. »


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