Depuis près d'un siècle, la société danoise ALK s'efforce d'améliorer la vie des personnes souffrant d'allergies. En tant que leader mondial dans le domaine de l'immunothérapie allergénique, cette société pharmaceutique innovante se distingue par son engagement en faveur de produits et de solutions issus de la recherche, qui ne se contentent pas de traiter les symptômes mais apportent également un soulagement durable en ciblant les causes profondes des allergies.
Grâce à une croissance organique, des acquisitions et des fusions, ALK compte aujourd'hui plus de 2 300 collaborateurs dans 20 pays différents. Ses responsables RH ont réalisé qu'ils devaient trouver une solution innovante qui réponde aux besoins changeants de l'entreprise. Les systèmes isolés temporaires ne pouvaient pas fonctionner. C'est là que Workday est entré en jeu.
Une vision globale
« Dès 2013, nous disposions d'une stratégie visant à mondialiser et à optimiser nos processus RH », explique Pernille Tang Raschke, Senior Vice President of HR and Internal Communications chez ALK. « Face à la multitude d'outils, de processus et d'applications disparates répartis dans l'ensemble de l'entreprise, dont plus de 19 applications informatiques RH, 10 processus de paie et 15 pays différents effectuant une double comptabilité des données d'administration du personnel et ETP, nous étions conscients de la nécessité d'un système efficace et normalisé permettant des liaisons à l'échelle mondiale. »
« Il était indispensable de mettre en œuvre un système qui nous permette de prendre des décisions importantes Data-Driven grâce à un reporting en temps réel, d'avoir une meilleure visibilité sur nos effectifs et nos performances, et d'avancer avec une meilleure gestion des coûts de rémunération, poursuit Pernille Tang Raschke. Nous voulions également que le service RH soit en mesure d'apporter une réelle valeur ajoutée à l'entreprise plutôt que de rester cantonné à des tâches manuelles et opérationnelles chronophages. »
Avec Workday, ALK a pu créer un système RH véritablement unifié et global. « Ça a été un succès », déclare Minje de Lasson, Director of HR Effectiveness and HRIS. « Nous avons déployé le logiciel dans les temps et dans le respect du budget, avec des données correctes. Le taux d'adoption a atteint 80 %. » Et des avantages ont pu être constatés dès la fin du déploiement rapide en sept mois.
Workday nous aide à optimiser le fonctionnement de l'entreprise et des RH. Avec des processus globalisés, la qualité est unifiée d'un pays à l'autre et permet aux responsables mondiaux et aux RH de travailler plus efficacement.
Director of HR Effectiveness and HRIS
Simplification à l'aide de données unifiées
« Nos responsables avaient l'habitude de travailler manuellement avec de nombreux processus et outils, différents dans chaque pays, partage Minje de Lasson. En présence d'un si grand nombre d'outils différents, comment voulez-vous obtenir un tableau complet de l'entreprise, pourtant indispensable à une gestion efficace ? » Grâce au seul système accessible de Workday et à ses données RH complètes, ALK dispose désormais d'un aperçu en temps réel de ses données et de ses talents, pour prendre des décisions plus éclairées.
La transparence constituait également l'une des principales raisons pour lesquelles ALK souhaitait se doter d'un nouveau système RH. « La transparence des données nous permet d'examiner les tendances et d'avoir une vue d'ensemble plutôt que de spéculer au niveau individuel », explique Minje de Lasson. La transparence des données les rend plus précieuses pour l'équipe RH et les dirigeants d'ALK. « Nous pouvons désormais compter sur des données fiables pour relever les défis qui se présentent. Le service RH est mieux équipé pour mener des discussions avisées et pour contester et soutenir les décisions et les changements organisationnels, tels que la croissance et les acquisitions. »
« ALK a connu de nombreuses réorganisations importantes et avec Workday, ce fut très facile, explique Minje de Lasson. Autrefois, les changements de processus de gestion étaient laborieux. Avec Workday, il est facile d'apporter des changements au fur et à mesure que l'entreprise évolue et de visualiser la nouvelle organisation. »
Intuitif et innovant
La possibilité de créer des processus mondialisés parfaitement organisés, avec plus d'efficacité, de conformité, de qualité et une gouvernance éclairée, était importante pour ALK. Mais ce n'est pas la seule raison pour laquelle ALK a opté pour Workday. Pour Minje de Lasson, « Workday représentait la solution la plus intuitive pour les utilisateurs. Sa facilité d'utilisation ne fait aucun doute. »
« Nous avons eu l'impression de nous engager vers l'avenir. Nous nous dotons ici d'une solution pérenne », précise Pernille Tang Raschke.
Et cette expérience est partagée par l'ensemble de l'entreprise. Comme l'explique Eduardo Vilas Ventura, Head of Product Supply en Espagne, « Workday aide vraiment à renforcer la responsabilisation des managers. Lors d'un entretien avec les collaborateurs, vous n'avez plus besoin de dire “je demanderai aux RH”, car Workday permet de répondre facilement aux questions en temps réel. C'est une solution globalement plus responsabilisante tant pour les managers que pour leurs collaborateurs. »
Réalisation des objectifs
Tandis qu'ALK continue à développer des innovations passionnantes dans le domaine de l'immunothérapie, Workday accompagne l'entreprise dans la réalisation de ses objectifs de mondialisation du système RH. « Workday fournit à l'entreprise des services rentables et des compétences locales solides en matière de RH, et participe à son développement grâce à un programme de gestion des ressources humaines engageant. Nous disposons désormais des outils et des processus nécessaires pour nous adapter et assurer le soutien de notre activité dans un secteur en constante évolution », affirme Pernille Tang Raschke.