Qu’est-ce que la gestion organisationnelle?
La gestion organisationnelle lie les objectifs, les processus et les équipes afin de créer une base solide pour la réussite de l’entreprise. Ce guide explique comment elle améliore la prise de décision, favorise l’alignement et soutient l’adaptabilité, et présente les principales étapes d’une mise en œuvre efficace.
Gestion organisationnelle : la clé de la réussite des entreprises.
Derrière toute organisation performante se cache un système invisible qui relie la stratégie, les opérations ainsi que les personnes. Il s’agit d’une pratique nuancée, aujourd’hui connue sous le nom de gestion organisationnelle, qui permet aux entreprises de continuer à prospérer, même face à des défis tels que l’évolution rapide du marché, les nouvelles exigences en matière de main-d’œuvre et les pressions concurrentielles croissantes.
Selon McKinsey, deux tiers des chefs de la direction déclarent aujourd’hui que leur entreprise est trop complexe et inefficace. Seule la moitié d’entre eux se disent bien préparés au changement. Une gestion organisationnelle solide comble les lacunes entre les opérations, les ressources et les personnes, de sorte que ces trois éléments puissent fonctionner harmonieusement et que les entreprises puissent réaliser leur plein potentiel.
Principaux points à retenir.
La gestion organisationnelle coordonne la stratégie, les opérations et les personnes pour aider les entreprises à rester agiles et à atteindre leurs objectifs.
De solides compétences en matière de leadership permettent de façonner la culture organisationnelle et de favoriser un alignement efficace de l’équipe.
La planification, la fixation d’objectifs et l’affectation des ressources fournissent la structure nécessaire à la rationalisation des flux des travaux et à l’efficacité opérationnelle.
L’instauration d’une culture de la rétroaction et la promotion de l’engagement du personnel permettent d’aligner les efforts individuels et collectifs sur les objectifs de l’organisation.
La technologie et les systèmes évolutifs sont essentiels pour rationaliser les processus, améliorer la collaboration et appuyer une croissance durable.
Qu’est-ce que la gestion organisationnelle?
La gestion organisationnelle est la stratégie qui consiste à coordonner tous les éléments mobiles d’une entreprise pour s’assurer qu’elle atteint ses objectifs. Il s’agit de définir la structure de l’entreprise, de déterminer la répartition des tâches et de décider de l’affectation des ressources (temps, argent, personnel).
La gestion organisationnelle ne consiste pas seulement à superviser les opérations quotidiennes, mais aussi à créer des systèmes qui permettent à l’organisation de fonctionner sans heurts et de s’adapter aux défis. Il s’agit d’harmoniser le mode de fonctionnement d’une entreprise aux personnes qui la dirigent et en assurent la réussite. Aujourd’hui, alors que le monde des affaires évolue et change à un rythme accéléré, il devient plus difficile pour la plupart des chefs et des cheffes d’entreprise.
L’une des conclusions essentielles de l’étude de McKinsey mentionnée ci-dessus est qu’une structure organisationnelle médiocre constitue souvent un obstacle à la réussite, même pour les meilleurs chefs de la direction et équipes de direction d’entreprises. « Au lieu de faciliter la réalisation de la mission et de la stratégie, les structures organisationnelles y font obstacle. »
Les organisations ont besoin que leur stratégie, leurs ressources et leur personnel travaillent ensemble pour que leurs efforts quotidiens s’alignent sur les objectifs globaux. En apportant structure et clarté à tous les niveaux, la gestion organisationnelle peut permettre à votre entreprise d’atteindre cet objectif, de naviguer dans la complexité et de rester compétitive dans des environnements dynamiques.
Principes fondamentaux de la gestion organisationnelle.
Toute fonction de gestion organisationnelle doit reposer sur des bases solides en matière de stratégie et de théorie. Une gestion organisationnelle réussie repose sur un ensemble de principes fondamentaux, dont les suivants :
Leadership et prise de décision.
Le leadership détermine la manière dont les décisions sont prises de même que la culture générale et les performances de l’organisation. Un leadership efficace exige de définir une vision claire, d’établir la confiance et de donner aux équipes les moyens d’atteindre des objectifs communs. Les styles de leadership façonnent la dynamique organisationnelle de différentes manières. Les styles de leadership organisationnel les plus courants sont les suivants :
Leadership autocratique : centralisation du pouvoir de décision – utile en cas de crise, mais risque de limiter l’innovation
Leadership démocratique : encourage la collaboration et favorise l’innovation, mais peut aussi ralentir la prise de décision.
Leadership transformationnel : inspire les équipes et conduit le changement, souvent idéal pour les phases de croissance ou d’innovation.
Aucun style n’est efficace à tout moment. Les membres de la haut direction développent une capacité d’adaptation et savent quand appliquer différents styles en fonction des besoins actuels de l’organisation. Les dirigeants et les dirigeantes qui réussissent à concilier esprit de décision et inclusivité créent des environnements dans lesquels les équipes sont continuellement motivées et alignées.
Planification et fixation d’objectifs.
La planification et la définition d’objectifs fournissent la feuille de route pour atteindre les objectifs organisationnels. Il s’agit de définir des objectifs à long terme, de les décomposer en objectifs à court terme réalisables et d’assurer l’alignement entre les équipes.
Par exemple, une entreprise technologique peut se fixer comme objectif stratégique de lancer un nouveau produit dans les 18 mois, en s'appuyant sur des objectifs opérationnels tels que l’achèvement des prototypes de conception dans les 6 mois et la conclusion de partenariats avec des prestataires dans les 9 mois.
L’équilibre entre la planification immédiate et la planification à long terme est un aspect essentiel de la gestion organisationnelle qui exige une collaboration et des fonctionnalités de leadership aiguisées.
Optimisation du flux des travaux.
Des flux des travaux efficaces sont nécessaires pour maintenir la productivité et réduire les redondances. Les pratiques d’optimisation des flux des travaux comprennent l’analyse des processus existants, l’identification des inefficacités et la mise en œuvre de solutions qui rationalisent les opérations.
Des stratégies telles que la cartographie des processus – c’est-à-dire la visualisation des flux des travaux pour repérer les goulots d’étranglement et trouver des domaines à améliorer – sont cruciales pour l’optimisation des flux des travaux. La collaboration est essentielle pour briser les silos et assurer une communication ouverte entre tous les services impliqués dans un flux des travaux.
Les outils logiciels qui facilitent ce processus et peuvent même en automatiser une grande partie sont essentiels à la réussite. Les outils de gestion de projet unifiée peuvent aider les équipes à suivre les progrès, à partager les mises à jour et à garantir le respect des délais sans confusion.
Allocation des ressources et définition des priorités.
L’allocation des ressources garantit que le temps, l’argent et le personnel d’une organisation sont utilisés efficacement pour atteindre ses objectifs. L’établissement de priorités permet de concentrer ces ressources sur les initiatives qui ont le plus d’impact.
Les pratiques efficaces de gestion des ressources incluent une budgétisation intelligente, un déploiement stratégique des talents et une gestion cohérente du temps afin de maintenir la productivité sans surcharger le personnel.
Lors du lancement d’un produit, par exemple, une organisation peut donner la priorité à l’allocation de fonds supplémentaires au marketing tout en réduisant temporairement les dépenses dans d’autres domaines. L’allocation stratégique permet d’affecter les ressources à tout moment là où elles peuvent générer le plus de valeur.
L’alignement culturel et l’engagement du personnel.
La culture organisationnelle est ce qui relie les effectifs à la mission et aux valeurs de leur entreprise. Elle est importante pour la réussite globale de l’entreprise. Une récente étude de Workday a révélé que les personnes qui estiment avoir un travail utile sont 37 % plus productifs, même lorsqu’elles ont l’impression que leur charge de travail est écrasante et à une époque où les entreprises s’efforcent d’obtenir des résultats plus importants avec le même nombre de personnes.
Le personnel ayant le sentiment d’avoir un travail utile est également plus engagé et plus fidèle, ce qui contribue en fin de compte à créer une culture alignée sur les objectifs de l’entreprise et propice à la collaboration et à l’innovation. Les principaux éléments de l’alignement culturel sont les suivants :
Une communication claire : la direction énonce les valeurs de l’organisation et veille à ce qu’elles se reflètent dans les politiques et les pratiques.
Programmes de reconnaissance : les réalisations sont célébrées pour remonter le moral du personnel et les motiver.
Développement professionnel :des possibilités de formation sont offertes pour aider le personnel à évoluer au sein de l’organisation.
Lorsque le personnel se sent engagé et valorisé, il est plus susceptible d’être productif et de s’engager dans la réussite de l’organisation. En retour, les entreprises sont mieux à même de retenir les meilleurs talents et d’atteindre des niveaux de performance plus élevés au fil du temps.
Qui est responsable de la gestion organisationnelle?
La gestion organisationnelle est un effort de collaboration qui implique de nombreux rôles au sein d’une organisation. Chaque niveau de direction et les équipes qui l’accompagnent jouent un rôle essentiel pour que l’entreprise fonctionne efficacement, atteigne ses objectifs et s’adapte aux défis. Voici un aperçu des responsables et de leur contribution :
Les cadres supérieurs (chef de la direction, direction de l’exploitation, direction financière, etc.)
Responsabilités : définir la mission, la vision et la stratégie à long terme de l’organisation. Affecter les ressources et fixer des priorités de haut niveau. Contrôler les performances de l’organisation au moyen de mesures et de rapports.
Impact : ils définissent le cadre stratégique et donnent les orientations qui guident l’ensemble de l’organisation.
Gestion intermédiaire (chefs de service, chefs d’équipe).
Responsabilités : traduire les objectifs de l’entreprise en plans stratégiques réalisables pour leurs équipes. Superviser la mise en œuvre des flux des travaux, des processus et des initiatives. Veiller à ce que les performances de l’équipe s’alignent sur les objectifs généraux de l’organisation.
Impact : ils comblent le fossé entre la stratégie et l’exécution, en garantissant l’alignement au niveau opérationnel.
Responsables des ressources humaines.
Responsabilités : construire et maintenir une culture d’entreprise forte. Développer des systèmes d’embauche, de formation et de gestion de la performance qui s’alignent sur les objectifs de l’organisation. Soutenir les efforts de gestion du changement pendant les périodes de croissance ou de restructuration.
Impact : les RH veillent à ce que les stratégies de l’organisation en matière de ressources humaines soient en phase avec ses objectifs, créant ainsi une main-d’œuvre motivée et qualifiée.
Responsables d’équipe et personnel de supervision.
Responsabilités : gérer les opérations quotidiennes et veiller à ce que les équipes respectent les délais et les objectifs. Fournir des conseils, résoudre les problèmes et maintenir le moral des équipes. Communiquer les défis ou les possibilités d’amélioration à l’encadrement supérieur.
Impact : ils sont directement responsables de l’efficacité et de la productivité des membres de l’équipe.
Rôle spécialisé (chef de projet, responsable des opérations, etc.).
Responsabilités : diriger des initiatives spécifiques, telles que la mise en œuvre de nouveaux systèmes ou la gestion de projets interdépartementaux. Optimiser les ressources, les délais et les budgets dans leurs domaines de prédilection.
Impact : les spécialistes fournissent une expertise ciblée pour stimuler l’efficacité et l’innovation dans des aspects spécifiques de la gestion organisationnelle.
Tous les effectifs.
Responsabilités : exécuter les tâches et les responsabilités qui leur sont confiées dans le cadre établi par la direction. Fournir une rétroaction et des idées pour améliorer les processus et les flux des travaux.
Impact : les effectifs sont la base de toute organisation, car ils transforment la stratégie en résultats tangibles et soutiennent l’amélioration continue.
Si la gestion de l’organisation commence par le leadership, son succès dépend de la collaboration et d’une communication claire à tous les niveaux de l’entreprise. En alignant les efforts de tous les membres de l’organisation, des dirigeants aux employés de première ligne, les entreprises peuvent favoriser une croissance et une résilience durables.
Comment mettre en œuvre la gestion organisationnelle : 5 principales étapes.
L’intégration de la gestion organisationnelle dans les activités de votre entreprise n’est pas qu'une question de processus; il s’agit également de créer un système qui permette à votre organisation de fonctionner efficacement et de se développer durablement. Pour y parvenir, les entreprises doivent se concentrer sur des mesures concrètes qui alignent leur vision, leurs équipes ainsi que leurs outils.
1. Fixer des objectifs et des paramètres clairs.
Commencez par définir ce qu’est la réussite pour votre organisation. Décomposez les grandes ambitions en objectifs spécifiques et mesurables pour donner à votre équipe une vision claire et une orientation. Utilisez des cadres comme SMART pour que vos objectifs soient clairs et mesurables. Examinez régulièrement les mesures des objectifs pour que les progrès soient visibles et pour aider à relever les ajustements nécessaires pour rester sur la bonne voie.
2. Construire une structure évolutive.
La croissance est passionnante, mais elle révèle souvent les faiblesses de la structure d’une organisation. Pour préparer l’avenir, vous devez concevoir un cadre qui s’adapte à l’évolution de votre entreprise. En d’autres termes, il faut définir clairement les rôles et les responsabilités, créer des flux des travaux efficaces et établir des lignes hiérarchiques qui garantissent la responsabilité.
ASMPT, l’un des principaux fournisseurs mondiaux de produits électroniques et de semi-conducteurs, a utilisé la plateforme Workday pour y parvenir en unifiant ses données RH. « Nous sommes une seule et même équipe, a déclaré Vinod Sharma, responsable mondial des ressources humaines et de l’analyse à l’ASMPT, nous devions donc disposer d’un seul ensemble de données et d’une seule méthode de travail. »
Grâce aux solutions Workday, ASMPT dispose d’une plateforme RH unique et consolidée dans 30 pays. Il a amélioré les performances de l’organisation en réduisant les temps de cycle pour l’intégration, les confirmations d’examen de probation, les changements d’organisation et la restructuration.
« Avec Workday, le temps nécessaire aux exercices annuels de ressources humaines, tels que la définition des objectifs, les évaluations de performance et les calibrages, a également diminué de manière significative. »
-Vinod Sharma, responsable mondial des ressources humaines et de l’analyse, ASMPT
3. Favoriser une culture de rétroaction.
Une communication ouverte est la clé d’une gestion efficace. Lorsque les effectifs se sentent écoutés, ils sont plus engagés, motivés et investis dans la réussite de l’organisation. Le rapport de Workday intitulé « Créer un sondage sur l’engagement des effectifs dans votre organisation » a révélé que les organisations très engagées prennent en compte les commentaires reçus à un taux 20 % plus élevé que leurs homologues moins engagés. Elles ont 16 % plus de conversations avec leur personnel.
Il s’agit de créer une culture où la rétroaction circule librement – vers le haut, vers le bas et latéralement dans l’entreprise – afin de mettre au jour les goulots d’étranglement et de susciter l’innovation. Mettez en place des flux de rétroaction, tels que des réunions d’équipe régulières ou des enquêtes de rétroaction anonymes, et donnez suite aux bonnes rétroaction afin de renforcer la confiance des employés.
4. Utiliser la technologie et les outils.
Dans le monde d’aujourd’hui, la technologie est un outil essentiel pour la gestion organisationnelle. Les bons outils peuvent automatiser les tâches répétitives, améliorer la collaboration et fournir des perspectives avancées basées sur des données afin d’accroître le pouvoir de décision.
Identifiez les outils que votre organisation devrait utiliser et sélectionnez les prestataires qui correspondent le mieux à vos besoins et à vos objectifs. Créez une pile technologique, soit un ensemble de technologies qui fonctionnent ensemble pour fournir des fonctionnalités connectées qui améliorent votre activité. La bonne pile technologique peut être transformatrice.
Airtable, une plateforme infonuagique qui aide les équipes à organiser, à collaborer et à créer des flux des travaux personnalisés, a éliminé ses solutions ponctuelles en faveur de la plateforme unifiée Workday pour la gestion organisationnelle. Elle a ainsi pu améliorer l’expérience d’emploi, diminuer les coûts de maintenance du système, réduire les charges de travail manuelles et rationaliser les flux des travaux grâce à de nouvelles automatisations.
« Nous savons que Workday évoluera avec notre entreprise, ce qui nous donne un avantage concurrentiel. »
— Responsable des ressources humaines et des systèmes financiers, Airtable
5. Investir dans le développement du leadership.
Un leadership fort est le fondement de la réussite d’une organisation. La direction donne le ton, guide ses équipes et prend des décisions qui ont un impact à tous les niveaux de l’organisation. C’est pourquoi l’investissement dans le développement du leadership n’est pas négociable. Proposez des programmes de formation axés sur des compétences essentielles telles que la communication, la prise de décision et la gestion du changement.
Veillez à ce que votre équipe de direction soit en mesure de relever les défis. Associez les personnes membres de la direction prometteuses à des personnes mentores afin de constituer un vivier de talents prêts à assumer des rôles clés à mesure que votre organisation se développe. Ce n’est qu’à cette condition que vous serez en mesure de faire face aux futurs défis organisationnels.
Libérer tout le potentiel de votre organisation.
Lorsque la gestion organisationnelle est mise en œuvre de manière efficace, elle permet aux entreprises de prospérer dans des environnements complexes et dynamiques. Qu’il s’agisse de définir des objectifs clairs, de mettre en place des structures évolutives, de favoriser une culture de collaboration ou de tirer parti des technologies appropriées, la gestion organisationnelle est essentielle pour aligner la stratégie, les ressources et le personnel.