QU’EST-CE QUE L’AUTOMATISATION DES PROCESSUS FINANCIERS?
Ce qu’il faut savoir sur l’automatisation des processus financiers.
Jamais les organisations financières n’ont contrôlé autant de données financières et eu à prendre autant de décisions opérationnelles qu’aujourd’hui. Pour réussir, les équipes des finances et de la comptabilité doivent adopter pleinement l’automatisation. Découvrez l’automatisation des processus financiers, les façons dont elle peut réduire les tâches et les processus répétitifs et les avantages qu’elle présente pour votre organisation.
Découvrez l’automatisation intelligente des processus financiers.
L’automatisation de processus financiers traditionnellement manuels peut paraître difficile pour toute entreprise. Cliquez sur ces liens pour découvrir comment faire vos premiers pas vers l’automatisation intelligente.
Qu’est-ce que l’automatisation des processus financiers?
L’automatisation des processus financiers désigne l’utilisation de logiciels et d’autres outils technologiques pour automatiser les tâches financières que l’on effectuait jusqu’alors manuellement. Cette automatisation cible les parties répétitives des opérations financières, comme les rapprochements de comptes ou encore la gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients, ce qui se traduit par des processus opérationnels moins coûteux et plus efficaces. L’automatisation entraîne la réduction du nombre d’erreurs manuelles au sein des entreprises, ce qui permet aux employés de se consacrer à des tâches plus importantes.
Aujourd’hui, la discussion au sujet de l’automatisation des processus financiers est surtout axée sur la transformation numérique. Pourtant, cela fait des décennies que les entreprises automatisent leurs processus financiers. Ainsi, le remplacement des grands livres tenus manuellement par des bases de données électroniques dans les années 1970 a été suivi, au début des années 2000, par l’automatisation robotisée des processus (ARP), qui consistait en l’introduction de modules complémentaires de logiciels hérités capables d’imiter des interactions humaines simples en temps réel.
Aujourd’hui, alors que les entreprises continuent de s’appuyer sur des processus de gestion financière obsolètes, de nouveaux logiciels d’automatisation des processus financiers permettent d’accéder à une fonction financière plus intelligente. Armées de technologies comme l’intelligence artificielle, les entreprises peuvent automatiser des domaines restés manuels qui mobilisent une main-d’œuvre importante, permettant ainsi aux équipes des finances d’employer leurs compétences à des fins plus productives. Plutôt que de réduire le besoin en travailleurs humains, l’« automatisation intelligente » exploite les deux facettes de la main-d’œuvre augmentée. D’un côté, les ordinateurs traitent d’énormes volumes de données financières, repérant les anomalies et générant des prévisions; de l’autre côté, les humains exercent leur raisonnement et leur bon sens, qu’ils appliquent au contexte opérationnel.
Voici trois termes clés associés à l’automatisation intelligente et à l’IA dans le domaine financier :
- L’intelligence artificielle (IA) est une technologie qui permet aux machines d’effectuer des tâches qui relevaient traditionnellement de l’intelligence humaine, notamment la résolution de problèmes, l’analyse de données et la création de contenu.
- L’apprentissage automatique désigne tout système informatique conçu pour apprendre et s’adapter sans intervention humaine directe. L’apprentissage automatique simule la capacité humaine d’apprendre par itération, ce qui permet aux ordinateurs d’utiliser des algorithmes pour trouver des modèles dans les données et prédire de futurs résultats.
- Le traitement automatique du langage naturel (TALN) correspond à la capacité d’une machine à interpréter et à générer du langage, de la parole et du texte de la même façon qu’un humain. Le TALN comprend la reconnaissance vocale, la traduction, l’analyse des sentiments, la synthèse de texte et les réponses d’agents conversationnels.
« L’IA ne remplacera pas les directeurs financiers, mais les directeurs financiers qui utilisent l’IA remplaceront ceux qui ne l’utilisent pas. »
— Erik Brynjolfsson, attaché supérieur de recherches, Institute for Human-Centered Artificial Intelligence, université Stanford
Quels processus financiers nécessitent une automatisation accrue?
Les systèmes ERP et les applications financières évoluent de plus en plus vite. Pour soutenir la concurrence, les directeurs financiers et leurs services doivent trouver des moyens de tirer parti de nouvelles technologies novatrices, tout en répondant aux enjeux sociaux et économiques ainsi qu’aux problèmes de sécurité et de protection des données qui se posent. Le directeur financier d’aujourd’hui ne se contente plus de surveiller les flux de trésorerie et les bilans. Il contrôle également les grandes transformations technologiques qui s’opèrent à l’échelle de l’entreprise. Pour mener à bien ces initiatives, il doit savoir quelles opérations financières moderniser et comment s’y prendre.
Par ailleurs, la fonction financière est confrontée à une importante pénurie de talents. L’American Institute of Certified Public Accountants estime qu’environ 75 % des CPA ont atteint l’âge de la retraite en 2020. Pour continuer à attirer de nouveaux talents, les entreprises doivent évaluer leurs processus de gestion existants, déterminer les domaines où l’automatisation pourrait éliminer les inefficacités, et créer des rôles axés sur la technologie qui soient plus adaptés aux jeunes générations.
Les entreprises tournées vers l’avenir de l’automatisation des processus financiers doivent séparer par fonction les domaines nécessitant une automatisation accrue. Dans la section suivante, nous étudions six cas d’utilisation illustrant comment l’automatisation intelligente de la fonction financière permet d’améliorer considérablement l’efficacité opérationnelle.
Comptes fournisseurs
Le processus de l’approvisionnement au paiement est l’un des processus les plus manuels tant pour l’équipe de la comptabilité que pour celle de l’approvisionnement. Les processus de bons de commande fastidieux, les paiements tardifs, les règlements incorrects et les autres erreurs humaines mettent à rude épreuve des partenariats importants dans le cycle de l’approvisionnement au paiement. Pire encore, ces problèmes peuvent entraîner des retards dans le processus de clôture pour les services financiers, provoquant une cascade d’inefficacités supplémentaires.
Les entreprises doivent impérativement éliminer toute marge d’erreur, puisque des facteurs prépondérants (notamment leur réputation sur le marché) dépendent de la régularité et de la fiabilité des paiements. Voici quelques exemples illustrant l’aide que peut apporter l’automatisation intelligente aux professionnels chargés de vos comptes fournisseurs :
- Lors de la création d’un bon de commande, la technologie TALN peut fournir en temps réel des recommandations basées sur les bons de commande précédents. Ainsi, en plus de réduire le nombre de tâches manuelles chronophages, elle minimise les erreurs de catégorisation et augmente la précision comptable.
- L’une des tâches les plus fastidieuses du processus de l’approvisionnement au paiement est le traitement des factures. La technologie d’apprentissage automatique permet aux utilisateurs de téléverser et de numériser en masse des factures, avant de les transmettre aux spécialistes des comptes fournisseurs. En outre, le logiciel Workday peut détecter les factures urgentes et prioriser leur traitement en conséquence.
- Grâce aux files d’attente intelligentes, les équipes financières peuvent ajuster les charges de travail en fonction des données et des recommandations générées par l’IA. Le coût et les délais de traitement des factures en sont ainsi réduits, ce qui a une grande incidence sur le résultat net de l’organisation.
Comptes clients
La facturation des clients et le recouvrement des paiements représentent une part essentielle de la gestion des comptes clients, mais constituent aussi des tâches monotones. La simplification de ces processus au moyen de l’automatisation permet d’améliorer considérablement la relation client et le délai de recouvrement des créances.
L’automatisation accrue est particulièrement importante pour l’imputation manuelle des paiements, un processus au cours duquel les paiements des clients sont appariés aux factures. Lorsque les règles en place ne permettent pas de traiter un nombre considérable de paiements, les commis aux comptes clients sont tenus de faire le suivi des paiements et des factures, et de les apparier manuellement. D’ailleurs, des études montrent que les équipes chargées des comptes clients consacrent plus de la moitié de leur temps aux opérations manuelles. Malgré cela, en 2023, les équipes affectées aux comptes clients de 18 secteurs d’activité ont signalé que 10 % de leurs paiements avaient plus de 90 jours de retard.
L’automatisation intelligente de ces processus financiers apporte une solution efficace et évolutive à ces problèmes. En effet, les algorithmes d’apprentissage automatique de Workday calculent la probabilité qu’un paiement corresponde à une facture. Ils tiennent également compte de la possibilité qu’un paiement couvre plusieurs factures. Avec le temps, la précision de ces appariements augmente, réduisant la nécessité d’intervenir manuellement et de définir des ensembles de règles définies par l’utilisateur, ce qui dégage du temps que les employés peuvent consacrer à des tâches plus rentables.
Une solution avantageuse; un taux d’adoption faible.
Un nombre écrasant de PDG pensent que l’IA peut procurer des avantages opérationnels majeurs, mais seul un infime pourcentage d’entre eux a adopté cette technologie à grande échelle. Les perspectives qu’offre l’automatisation intelligente sont donc immenses.
98 %
des PDG estiment que l’introduction de l’IA dans leur entreprise apporterait un avantage opérationnel immédiat.
1 %
des PDG qualifient leur adoption de l’IA comme étant parvenue à maturité.
Grand livre
Bien que le terme « grand livre » évoque les sommes débitées et créditées que l’on inscrit manuellement dans un journal, l’enregistrement des écritures est automatisé depuis des dizaines d’années. Les domaines comptables comme le rapprochement des comptes, les bénéfices non répartis et d’autres tâches basées sur des règles ont tous bénéficié de l’automatisation des processus financiers. Cependant, l’intégration de l’IA dans le système comptable ouvre la porte à une automatisation intelligente accrue.
Les équipes comptables ont toujours été occupées par les activités courantes qui consistent à garantir l’exactitude des transactions en cours de traitement. Or, les démarches proactives que l’automatisation intelligente rend possibles, comme la détection des anomalies dans les écritures au fur et à mesure, libèrent du temps que les employés peuvent consacrer aux opérations plus urgentes lors de la clôture. Voici trois exemples démontrant qu’une automatisation accrue aide les employés à se concentrer sur les actions à mener plutôt que sur la collecte de données :
- La création automatique d’une vue instantanée de votre rendement financier consolidé
- La fusion des données provenant de n’importe quelle source pour obtenir une analyse plus complète et générer rapidement des états financiers
- L’analyse des transactions comptables avec l’IA pour repérer les anomalies et les tendances des données
Gestion de la paie
Dans les entreprises où l’automatisation intelligente des processus est absente, la gestion de la paie peut être complexe. Les professionnels de la paie passent trop de temps à rechercher manuellement les informations relatives aux employés qui sont indispensables au traitement de la paie, ce qui entraîne de longs audits des dossiers de paie. En tirant parti de l’apprentissage automatique pour détecter les anomalies, l’automatisation intelligente réduit le risque d’erreur humaine, garantissant une plus grande fluidité et une meilleure précision des transactions.
Dans le cadre d’une étude réalisée par Workday et PayrollOrg, 56 % des professionnels de la paie ont déclaré qu’une solution automatisée mettant à jour les données des employés dans le système de paie en temps réel est la technologie émergente la plus utile dans leur fonction. En adoptant un système infonuagique doté de fonctionnalités automatisées et de données connectées sur les finances, les RH et la paie de votre entreprise, vous pouvez faire ce qui suit :
- Activer le traitement continu de la paie et générer automatiquement des perspectives.
- Automatiser et unifier le traitement de la paie dans différents services.
- Générer des audits flexibles des données relatives à la paie, ainsi que des analyses et des rapports financiers en temps réel.
Remboursement des frais
La paie ne représente qu’un aspect du contrat entre un employeur et ses employés. La gestion des frais, c’est-à-dire le processus de suivi des frais, de création de notes de frais et de remboursement des frais, peut être extrêmement gourmande en main-d’œuvre, surtout lorsque les employés soumettent leurs notes de frais manuellement, sous la forme de reçus papier. Le retard ainsi créé a des conséquences néfastes sur les autres fonctions financières. À cet égard, l’utilité potentielle de l’automatisation pour simplifier le processus de remboursement des frais est énorme.
Les employés et les employeurs ont un intérêt immédiat à pouvoir numériser les notes de frais au lieu de les saisir manuellement. Ainsi, l’IA peut examiner automatiquement les reçus numérisés pour détecter les anomalies, puis catégoriser les erreurs, selon qu’il s’agit d’éléments de frais mal classés ou de doublons. Ainsi, Workday catégorise les erreurs et les classe par ordre d’urgence pour permettre aux équipes financières de travailler avec efficacité et précision.
Planification et prévisions
À l’heure où les marchés du monde entier continuent d’évoluer rapidement, l’accès à des prévisions précises devient de plus en plus précieux. Comme les entreprises traitent chaque jour d’énormes quantités de données financières, il est possible de générer des prévisions plus précises que jamais. La seule difficulté réside dans l’analyse de volumes énormes de données. De même, la planification est un domaine où l’automatisation intelligente des processus financiers génère déjà une valeur opérationnelle importante.
En automatisant certaines parties du processus de planification, les entreprises peuvent rapidement faire émerger des informations qui, en d’autres circonstances, seraient restées enfouies. Voici trois façons dont l’IA de Workday fait évoluer le processus de planification financière :
- La détection des anomalies alerte instantanément les utilisateurs en repérant les données qui sortent de l’ordinaire. Les utilisateurs peuvent alors déceler les écarts, puis détecter et éliminer rapidement les erreurs en début de cycle.
- Les rapports sur les valeurs aberrantes comparent les prévisions, les budgets et les scénarios de simulation aux prévisions optimisées par l’IA, afin de repérer les comptes présentant des différences notables. Cette comparaison permet de signaler d’éventuelles erreurs tout en renforçant la confiance envers l’exactitude des plans existants.
- La fonctionnalité Predictive Forecaster utilise des données historiques combinées à des algorithmes d’apprentissage automatique afin de générer des prédictions plus fiables. En outre, les entreprises peuvent enrichir leurs prévisions en intégrant des ensembles de données externes, notamment des statistiques sur le marché du travail, des tendances économiques et même la météo.
L’automatisation intelligente et le rôle du directeur financier.
Quels sont les avantages de l’automatisation des processus financiers?
Alors que les systèmes financiers modernes ont déjà automatisé de nombreux processus manuels, l’IA permet d’automatiser des tâches qui nécessitaient auparavant une intervention humaine. Selon une étude de Workday, 80 % des décideurs conviennent que l’IA est nécessaire pour que leur entreprise reste concurrentielle. Mais quels avantages l’automatisation intelligente offre-t-elle aux services financiers face aux organisations concurrentes?
Ce sondage mondial de Workday et FSN révèle que 70 % des professionnels de la finance considèrent l’amélioration de l’efficacité des processus comme une priorité fondamentale pour l’IA et l’apprentissage automatique. Par ailleurs, 67 % d’entre eux estiment que la réduction des tâches fastidieuses et manuelles est une priorité, tandis que 65 % souhaitent améliorer la rapidité d’accès aux informations stratégiques. Or, il se trouve que ce sont des domaines dans lesquels l’IA excelle. Voici cinq avantages clés de l’automatisation intelligente des processus financiers :
- Réduction des risques d’erreur humaine (et détection des erreurs lorsqu’elles se produisent)
- Augmentation de l’efficacité opérationnelle globale en minimisant les tâches manuelles répétitives
- Possibilité pour les employés d’accéder à des perspectives et à des analyses en temps réel
- Amélioration de la confiance envers les budgets proposés grâce à des tests d’IA réguliers
- Gain de temps pour que les employés puissent se consacrer à des activités plus rentables et avantageuses pour l’organisation
Selon une étude de Workday, 98 % des PDG estiment que l’introduction de l’IA dans leur entreprise apporterait un avantage opérationnel immédiat. Cependant, seulement 1 % d’entre eux qualifient leur adoption de l’IA comme étant parvenue à maturité. Faute d’une mise en œuvre et d’une intégration appropriées de l’IA, de nombreuses entreprises peinent à encourager son adoption généralisée, limitant ainsi la valeur de cet outil pour les employés. C’est pourquoi nous avons intégré l’IA de Workday au cœur de notre plateforme, afin que les organisations puissent en profiter beaucoup plus tôt dans le cycle de vie du produit.
La voie vers l’automatisation des processus financiers avec Workday
Franchir le pas vers une automatisation plus intelligente des processus financiers grâce à l’IA constitue parfois un défi pour les entreprises de toutes tailles, où qu’elles se trouvent. Cette étude de 2023 réalisée par Workday révèle que 77 % des chefs d’entreprise pensent que l’adoption de l’IA et de l’apprentissage automatique augmenterait dans leur entreprise si le risque perçu était moindre. Il est donc essentiel d’avoir un partenaire de confiance pour franchir la première étape vers l’automatisation intelligente.
Cette même étude de Workday révèle que plus de 9 décideurs sur 10 (soit 93 %) pensent qu’il est important qu’un humain assiste l’IA lors de la prise de décisions importantes. Workday suit ce même principe. Forts de notre engagement en faveur d’une IA responsable, nous tenons à ce que notre IA soit développée dans un souci de sécurité et à ce que nos clients sachent comment notre IA tire ses conclusions. La meilleure approche de l’IA consiste à toujours inclure un humain dans les décisions importantes.
Workday compte plus de 65 millions d’utilisateurs dans le monde, et notre approche de l’automatisation évolue constamment afin de répondre aux besoins de tous ces utilisateurs. Pour en savoir plus sur la manière dont l’automatisation des processus financiers peut aider votre entreprise à surmonter de grands obstacles, découvrez comment Workday favorise une approche intelligente du monde des finances.
« Il est temps que les directeurs financiers intègrent le facteur confiance dans leurs données, afin que chaque employé de l’entreprise puisse comprendre comment l’IA est utilisée et à quel point elle est importante. »
— Zane Rowe, directeur financier, Workday