Qu’est-ce qu’un système de gestion financière?

Comment fonctionnent les systèmes de gestion financière traditionnels?

Les systèmes de gestion financière ont été créés pour faciliter les tâches comptables et soutenir la création de rapports financiers périodiques. Ce processus était autrefois strict et simple, commençant par la consignation des transactions et se terminant par la mise à jour du grand livre. À mesure que les transactions sont comptabilisées, certains détails sont supprimés et des écritures récapitulatives sont utilisées pour mettre à jour les soldes. Ces systèmes ne prennent en charge que les rapports financiers basés sur la manière dont les segments comptables ont été définis au départ.

Pour obtenir des perspectives plus riches sur leurs activités et des rapports de gestion financière, les organisations ont besoin d’entrepôts de données, de solutions de veille stratégique et d’outils de production de rapports en plus de leur système de gestion financière. Cette approche sur mesure implique la création et la maintenance d’intégrations coûteuses, la nécessité d’un effort supplémentaire pour le rapprochement des données et l’exposition potentielle des entreprises à des erreurs inutiles. Souvent, cette solution aboutit à des silos stagnants de données déconnectées et à des états financiers inexacts. 

Avec des systèmes disparates pour la comptabilité, la consolidation, le rapprochement, les achats, les recettes, la conformité et d’autres fonctions, l’environnement FMS d’une organisation devient encore plus complexe. Les systèmes fragmentés empêchent les dirigeants d’organisations d’obtenir des perspectives en temps réel, de se développer et de s’adapter. La mise à l’échelle ou la modification de ces systèmes pour une entreprise est lente, coûteuse et parfois presque impossible.

En quoi les systèmes de gestion financière infonuagiques sont-ils différents?

Les systèmes de gestion financière infonuagiques sont conçus pour éliminer les processus rigides qui résument les transactions nécessaires pour générer des rapports financiers. 

Un système tel que Workday Financial Management permet de conserver toutes les informations commerciales détaillées relatives aux transactions et de les refléter instantanément dans les rapports financiers, opérationnels et de gestion. Il bénéficie également d’une IA intégrée qui assure l’automatisation, permet de meilleures prédictions et protège la vie privée. 

En disposant d’un système unique infonuagique qui capture toutes les transactions et prend en charge les processus fondamentaux, les équipes financières ont la possibilité d’accéder en temps réel aux informations commerciales approuvées. Le fait de disposer d’une source unique et fiable pour les données commerciales permet aux entreprises de planifier, de mettre en œuvre et d’analyser leurs activités dans un seul système.

Pourquoi un système de gestion financière infonuagique est-il important?

Les opérations financières d’une entreprise sont à la base de son succès, et les équipes financières sont de plus en plus sollicitées pour prendre des décisions. Un système de gestion financière infonuagique permet aux services financiers de prendre de meilleures décisions et de fournir des perspectives aux parties prenantes de l’entreprise – du marketing et des ventes aux produits et aux opérations – afin d'éclairer la stratégie et de fournir un contexte sur l’impact des nouveaux processus d’entreprise sur le résultat net.

Pour y parvenir, Workday estime que deux choses sont nécessaires : un accès facile aux données financières et aux données relatives aux travailleurs, et la possibilité de rassembler différentes sources de données en vue de l’élaboration de rapports et d’analyses multidimensionnels. 

Les données non financières, en particulier les perspectives provenant des systèmes opérationnels, permettent de mieux contextualiser les chiffres et de mieux comprendre les raisons qui sous-tendent les performances. Qu’il s’agisse de la gestion des stocks ou des flux de trésorerie, il est essentiel de comprendre le pourquoi des données pour prendre des décisions efficaces.

Quel est l’impact de la technologie sur les processus financiers?

Un système financier prêt pour l’avenir a besoin d’une technologie d’arrière-plan avancée pour gérer en un seul endroit des fonctions clés telles que les transactions, les rapports et les analyses. Ce système permet à l’équipe financière de planifier, d’effectuer des transactions, d’analyser et d’établir des rapports sur les données sans quitter le système. Un système de gestion financière infonuagique rend ces besoins réalisables. 

La combinaison des transactions et des analyses dans un seul système permet un traitement, une consolidation et un rapport instantanés des données financières stockées dans le système de gestion financière. Ce système permet le traitement simultané des transactions et des analyses, offrant un accès en temps réel aux données financières. Dès qu’une transaction a lieu, le même système peut immédiatement l’utiliser à des fins de rapport et d’analyse.

Les équipes financières peuvent générer des rapports consolidés quotidiens pour plusieurs entités juridiques et devises, ce qui permet de gagner du temps dans le calcul des comptes clients et la clôture des comptes. Grâce aux flux des travaux automatisés, les organisations peuvent facilement créer ou modifier des processus pour s’adapter aux changements sectoriels ou aux réglementations.

En bref, un système de gestion financière doit faire ce qui suit :

• Fournir une image complète, précise et en temps réel de l’entreprise

• Fournir à la direction des perspectives pertinentes et contextuelles sur les activités de l’entreprise

• Permettre aux à la direction financière et à ses équipes d’adopter des changements en matière d’organisation, de processus et de production de rapports sans perturber l’activité.

Comment un système de gestion financière infonuagique aide-t-il les équipes financières à relever des défis en constante évolution?

Ces dernières années, le mandat de la direction financière a évolué, passant d’un rôle de comptable à celui de partenaire stratégique de l’entreprise , chargé de créer de la valeur. Les directions d’entreprise attendent de la finance des perspectives riches et prospectives qui leur permettent de gérer les risques, de repérer de nouvelles possibilités et de faire face aux chocs économiques et à la volatilité. La valeur actuelle et future de l’entreprise et la qualité de ses connaissances sont désormais liées. 

On demande à la fonction financière de fournir des perspectives à un public plus large et dans un environnement commercial de plus en plus dynamique. Il est donc impératif que le service financier prenne de l’avance et adopte la technologie pour jouer un rôle stratégique au sein de l’organisation.

Pour y parvenir, les équipes financières doivent fournir des perspectives qui vont au-delà des perspectives du grand livre que les systèmes existants ont été conçus pour produire.

Pourtant, de nombreuses organisations financières ont du mal à relever ce défi. Elles sont encore occupées par des tâches traditionnelles et transactionnelles. Elles passent la plupart de leur temps à collecter des données plutôt qu’à les analyser et à devenir le partenaire stratégique dont leur organisation a réellement besoin. Les systèmes financiers fragmentés ou obsolètes rendent difficile, voire impossible, l’obtention des données dont elles ont besoin, au moment où elles en ont besoin.

Pour de nombreuses organisations, des données précieuses sont piégées dans des anciens systèmes, voire des tableurs, et dans des silos organisationnels. En d’autres termes, les organisations ne peuvent pas accéder à ces données et les combiner facilement avec des sources de données externes afin de créer les modèles de données et d’assurer les prévisions nécessaires pour assurer l’avenir de leur organisation.

L’intégration des différents flux de données des entreprises modernes dans un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) leur permet d’enregistrer, d’analyser et de communiquer des données financières et non financières afin de créer de la valeur pour les parties prenantes. (Un système ERP désigne l’ensemble des applications logicielles nécessaires à la gestion d’une entreprise [finances, ressources humaines, chaîne d’approvisionnement, gestion des relations avec la clientèle ou gestion des stocks] dans un système unique).

Pourquoi les données en temps réel sont importantes pour la gestion financière.

D’énormes volumes de données circulent quotidiennement dans les organisations. Les entreprises qui peuvent exploiter ces données et les analyser efficacement peuvent prendre de meilleures décisions plus rapidement.

Par exemple, les entreprises peuvent utiliser l’analyse pour comprendre quelles sont les entreprises clientes les plus rentables en temps réel, ce qui nécessite généralement une solution d’analyse distincte en dehors de leur système de gestion financière.

Les fonctions, telles que le marketing, utilisent les données pour transformer l’expérience de la clientèle et offrir une personnalisation croissante. La direction de l’entreprise crée de nouvelles sources de revenus en proposant des services axés sur les données en plus des produits. Pourtant, le principal facteur de différenciation est la vitesse à laquelle les systèmes de gestion financière automatisés et infonuagiques peuvent aider la direction à générer des perspectives et à créer de la valeur.

L’analyse avancée des données peut améliorer les prévisions de recettes en les rendant plus sophistiquées et plus précises. La combinaison de données financières avec des perspectives non financières, telles que des données sur les consommateurs ou des données provenant d’autres systèmes opérationnels, peut permettre d’obtenir de nouvelles perspectives. L’association peut même déboucher sur de nouveaux IRC modernes et plus utiles. 

Stockées dans le nuage, des données commerciales riches peuvent également être fournies au moyen de tableaux de bord financiers, accessibles à partir d’appareils mobiles. La direction peut alors obtenir un aperçu en temps réel de l’activité, de sorte qu’elle peut suivre les paramètres les plus importants à la volée. En somme, fini les surprises et les retards de réaction aux changements du marché.

Quelles sont les principales caractéristiques d’un système de gestion financière infonuagique?

Tout système de gestion financière moderne devrait permettre à la direction financière et à ses équipes de passer de la simple gestion des contrôles et des transactions financières à la fourniture de véritables perspectives susceptibles de transformer l’entreprise et de créer de la valeur. 

Workday a réimaginé l’approche de la gestion financière en proposant un système unique infonuagique pour tous les processus financiers – un système qui permet aux organisations de réaliser ce qui suit :

Guider les entreprises avec une véritable vision. Un système natif infonuagique avec un modèle de données objet en mémoire qui capture les transactions en temps réel, prend en charge les processus fondamentaux et permet aux équipes financières de prendre des décisions commerciales plus rapidement.

Consolider et clore en toute confiance. L’architecture infonuagique de Workday élimine les processus linéaires complexes et chronophages, offrant une approche plus rapide, plus agile et plus précise. Au lieu d’attendre chaque mois, trimestre ou fin d’année pour obtenir une vue consolidée de l’entreprise, les organisations peuvent accéder à ces informations à tout moment, alors qu'elles se rapprochent d’une fermeture zéro jour.

Planifier et préparer l’avenir. Workday combine les transactions financières et RH avec les fonctions de production de rapports et de planification, éliminant ainsi les mouvements de données et les rapprochements pour créer un processus de planification plus itératif et efficace qui utilise les données transactionnelles réelles.

Gérer les risques de manière proactive et efficace. Workday ne se contente pas de surveiller les transactions; le logiciel fournit également une piste d'audit « toujours active » pour enregistrer tous les changements. Les entreprises peuvent gérer, superviser et configurer les limites d’approbation, mais aussi fixer des seuils et séparer les tâches. Ce faisant, Workday aide les organisations à réduire la fraude et les risques.

Accepter le changement. Le changement est constant, et les modifications et configurations au sein de Workday peuvent être effectuées à tout moment. De plus, une fois les changements configurés, ils s’appliquent immédiatement aux organisations, transactions et rapports pertinents dans les domaines de la finance, des ressources humaines et de la planification.

Avec le bon système de gestion financière infonuagique, une entreprise ne disposera pas seulement d’un moyen de suivre les transactions financières, mais aussi d’améliorer l’agilité organisationnelle, d’accélérer les processus de planification et de prévision, et de mieux se préparer à relever les défis futurs dans un monde en mutation.