Qu’est-ce que la présentation de l’information de gestion financière?
La présentation de l’information de gestion financière permet de transformer les données en perspectives exploitables, aidant les entreprises à relever les défis, à répondre aux besoins en matière de conformité et à orienter la stratégie. Avec les bonnes pratiques en place, le service des finances peut devenir un vecteur du succès de l’organisation.
Apprenez-en davantage sur la présentation de l’information de gestion financière.
La présentation de l’information de gestion financière permet de communiquer l’information financière concernant le rendement de votre entreprise. Cette information aide les parties prenantes, y compris la direction, les secteurs d’activité, les chefs de service, les investisseurs et les organismes de réglementation, à prendre des décisions éclairées en fonction de la santé financière de l’organisation.
Lorsqu’ils sont bien faits, les rapports financiers peuvent fournir des informations sur le passé, le présent et le futur, permettant ainsi à l’ensemble de l’entreprise de gérer la volatilité, de faire face à la complexité organisationnelle, de répondre aux exigences en matière de conformité et d’orienter les opérations. Compte tenu de la rapidité avec laquelle le monde des affaires évolue, les rapports financiers sont plus que jamais nécessaires à la gestion de l’entreprise, et exigés par les cadres dirigeants.
Exemples de rapports de gestion financière.
Il existe de nombreux types de rapports financiers, mais ils ont tous le même objectif : communiquer des données financières pertinentes pouvant être exploitées par les destinataires. Analysons des cas concrets de ces rapports et leur façon de présenter les données pour en faire un puissant outil stratégique.
Rapport annuel.
Le rapport annuel fournit un aperçu complet du rendement financier de l’entreprise au cours de l’année. Il inclut des documents clés, comme l’état des résultats, le bilan et les états des flux de trésorerie, souvent accompagnés de commentaires et d’une analyse de la direction.
Ce rapport est principalement destiné aux parties prenantes externes, notamment les investisseurs, les régulateurs et les créanciers, et leur fournissant un aperçu détaillé de la situation financière, des réalisations et des perspectives de l’entreprise.
Rapport mensuel.
Un rapport mensuel est axé sur le rendement financier à court terme, et vise à aider les entreprises à rester sur la bonne voie avec leurs budgets et leurs objectifs opérationnels. Il comprend généralement des mesures financières, comme les produits, les charges et les marges bénéficiaires du mois, ainsi que les écarts par rapport aux projections.
Utilisés en interne par la direction, les rapports mensuels fournissent des perspectives opportunes qui permettent de corriger le tir et de faire des modifications stratégiques.
État des résultats.
L’état des résultats, également appelé état des revenus et des dépenses, fait le suivi des produits, des dépenses et de la rentabilité de l’entreprise sur une période donnée. En décomposant les bénéfices d’exploitation et les bénéfices hors exploitation, il est possible de voir si une entreprise génère des profits ou subit des pertes. Ce rapport est essentiel pour évaluer l’efficacité opérationnelle et prendre des décisions concernant la gestion des coûts et les occasions de croissance.
État des flux de trésorerie.
L’état des flux de trésorerie révèle comment les liquidités entrent dans l’entreprise et en sortent. Il est divisé en activités d’exploitation, d’investissement et de financement, et montre l’incidence des opérations quotidiennes, des investissements à long terme et des obligations financières sur la trésorerie. Les états des flux de trésorerie sont essentiels : ils permettent de s’assurer qu’une entreprise est en mesure de respecter ses obligations à court terme et de maintenir ses opérations.
Comment améliorer votre processus de présentation de l’information de gestion financière.
La plupart des équipes de planification et d’analyse financières comprennent l’importance de la présentation de l’information financière. Le défi consiste à produire en peu de temps des rapports précis et efficaces pour aider l’entreprise à corriger rapidement sa trajectoire au besoin. Voici quatre étapes qui peuvent vous aider à améliorer votre processus de présentation de l’information pour gagner en agilité :
Étape 1 : Centralisez vos données.
L’idée peut paraître effrayante, mais sans un système de données centralisées, vous perdrez des heures à essayer d’extraire de l’information de plusieurs systèmes sources, et la situation ne fera qu’empirer. À mesure que les entreprises introduisent de plus en plus de systèmes pour un suivi efficace de leurs données, le temps manque pour extraire toutes les informations séparément et manuellement.
Étape 2 : Adaptez votre message.
Il ne faut pas tenir pour acquis que tout le monde comprend le jargon des comptables. Vos rapports ne seront pas toujours destinés à des professionnels de la finance. Vous devez donc cerner les besoins de votre public et créer des rapports en conséquence. Ainsi, le processus de présentation de l’information devient une conversation transparente plutôt qu’un mur de chiffres opaque. Par exemple, les dirigeants opérationnels peuvent souhaiter l’inclusion d’indicateurs détaillés sur leur unité, tandis que les cadres dirigeants ont uniquement besoin d’une vue d’ensemble de l’entreprise. Vos rapports prennent de la valeur à mesure que vous y ajoutez des informations pertinentes.
Étape 3 : Illustrez vos données.
N’importe quel enfant vous le dira : les histoires qui contiennent des images sont toujours plus parlantes. Il en est de même pour les rapports. La visualisation des données, par exemple au moyen de tableaux et de graphiques, est essentielle à une bonne analyse. Lorsque vous présentez visuellement vos chiffres bruts, votre public peut cibler les tendances, les problèmes potentiels et les valeurs aberrantes. Une image vaut mille mots… et elle peut vous aider à comprendre la valeur de milliers de chiffres.
Étape 4 : Encouragez la production de rapports en libre-service.
Si l’équipe des finances recevait un dollar chaque fois que d’autres services demandent un rapport financier, elle aurait le budget le plus important de toute l’entreprise. Tout le monde aime rendre service, mais générer des rapports pour tout le monde gruge le temps que l’on peut consacrer à ses propres activités stratégiques.
Les fonctions de rapports et de tableaux de bord en libre-service permettent au service des finances de gagner du temps puisque les autres services peuvent obtenir rapidement les informations dont ils ont besoin, au lieu de devoir attendre plusieurs semaines.
Une bonne présentation de l’information mène à de meilleurs résultats.
En suivant ces étapes, l’équipe de planification et d’analyse financières peut avoir un effet très positif et consolider son rôle de partenaire stratégique. Toutefois, une technologie obsolète peut enliser votre équipe financière dans des tâches triviales, l’empêchant de contribuer véritablement à la valeur de l’entreprise. En revanche, les solutions financières infonuagiques modernes, comme celles proposées par Workday Adaptive Planning, permettent d’effectuer la planification et de présenter l’information de manière active, ce qui aide les équipes financières à améliorer leurs méthodes de gestion. Utilisez Workday Adaptive Planning pour ce qui suit :
Améliorer la précision.
Offrez une source unique de données qui combine les rapports financiers, la planification et les mesures opérationnelles en une solution logicielle de finances infonuagique moderne. Ainsi, tous les membres de l’organisation pourront accéder facilement à des rapports détaillés ou généraux, les mettre à jour et y puiser les informations dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin. Au lieu de relever les erreurs individuellement, pensez de manière globale et adoptez des solutions simples pour éviter que des erreurs ne se glissent dans vos rapports.
Éliminer la collecte de données manuelle.
Rendez toutes les données financières accessibles dans le nuage et éliminez l’agrégation manuelle fastidieuse. Vous pourrez ainsi libérer l’équipe des finances de la collecte de données pour permettre à ses membres de se consacrer à l’analyse et à l’orientation stratégiques. De plus, les rapports sont constamment mis à jour. En centralisant les données et en automatisant les tâches sans valeur ajoutée, le bureau des finances peut améliorer la fonction de présentation de l’information, en fournissant à la haute direction l’analyse nécessaire pour prendre des décisions éclairées.
Favoriser la collaboration.
Ajoutez des commentaires pertinents à vos indicateurs et à vos rapports pour comparer facilement les rendements réels et attendus, et expliquer les écarts. Les rapports en libre-service favorisent l’engagement des dirigeants d’entreprise et leur permettent d’avoir un aperçu des données qui les intéressent et qui leur sont nécessaires. Les gestionnaires n’ont pas besoin de faire une demande pour créer un nouveau rapport : ils peuvent simplement créer le leur. Quand l’équipe des finances est un partenaire engagé, tout le monde y gagne.
Interpréter les données.
Créez et diffusez facilement des rapports et des tableaux de bord personnalisés dans toute votre organisation pour fournir des renseignements à jour et visuellement pertinents. Il existe un besoin évident de fournir davantage de commentaires et d’explications dans les rapports. Les parties prenantes ne se contentent pas d’affirmations précises : elles veulent comprendre l’histoire derrière les chiffres. Elles sont donc mieux outillées pour dégager et comprendre les tendances si les données sont présentées visuellement.
Le risque de rester les bras croisés.
La plupart des entreprises savent que leur présentation de l’information de gestion financière de gestion financière n’est pas à la hauteur. Pourtant, nombreuses sont celles qui tardent à corriger le problème. Plusieurs facteurs entrent en ligne de compte, le principal étant la peur que ce soit trop compliqué et que la mise en œuvre des améliorations prenne trop de temps.
Toutefois, si vous reléguez au second plan l’optimisation de la présentation de l’information, l’entreprise court un risque. Au lieu d’utiliser une méthode de planification statique axée sur le passé, les responsables des finances gagneraient à porter leur attention vers le futur, anticipant ainsi ce qui les attend. C’est doublement vrai si votre concurrent peut repérer une nouvelle occasion de marché alors que vous essayez encore d’obtenir des informations historiques précises.
Pourquoi la présentation de l’information de gestion financière est-elle importante?
La planification moderne ne transforme pas seulement votre façon de travailler : elle a le pouvoir de modifier la manière dont les finances sont perçues dans l’ensemble de l’organisation. Elle renforce les liens avec les partenaires, et fait passer les équipes de planification et d’analyse financières à de véritables rôles de leaders. Bref, les finances deviennent un fournisseur de renseignements à valeur ajoutée sur lequel le conseil d’administration et les unités opérationnelles peuvent compter pour prendre des décisions éclairées.