Teneduría de libros frente a contabilidad
Conjuntamente, la teneduría de libros y la contabilidad sirven para gestionar con precisión las finanzas y tomar decisiones fundamentadas. Esta guía explora los papeles específicos de cada una, cómo se complementan entre sí, y las herramientas y tendencias que ayudan a las empresas a maximizar sus efectos.
Teneduría de libros frente a contabilidad
Los términos teneduría de libros y contabilidad podrían utilizarse indistintamente, pero son procesos distintos para gestionar la situación financiera de la empresa. La teneduría de libros se centra en registrar y organizar las transacciones financieras diarias, mientras que la contabilidad analiza esos datos para fundamentar las decisiones estratégicas. Juntas crean una estructura financiera que respalda el cumplimiento normativo, el crecimiento y el éxito a largo plazo.
Conclusiones principales.
La teneduría de libros y la contabilidad desempeñan papeles distintos pero complementarios en la gestión financiera.
Los tenedores de libros se centran en registrar con precisión las transacciones diarias. Los contables analizan e interpretan la información financiera para orientar las decisiones.
Las empresas necesitan ambas funciones para respaldar las operaciones diarias y la estrategia a largo plazo.
Las herramientas de software de gestión financiera integran y automatizan la teneduría de libros y la contabilidad.
¿Qué es la teneduría de libros?
La teneduría de libros es el proceso de registrar transacciones para llevar una cuenta exacta y organizada de la actividad financiera de una empresa. Los datos de teneduría constituyen la base para generar informes financieros e identificar tendencias más amplias. Entre los principales elementos que requieren seguimiento están los siguientes:
Activos: pertenencias de una empresa que tienen valor (por ejemplo, dinero en efectivo, inventarios, equipamiento y propiedades inmuebles)
Pasivos: obligaciones adeudadas por la empresa, incluidos préstamos, facturas pendientes, salarios e impuestos
Ingresos: ingresos generados por la venta de bienes o servicios
Gastos: todos los costes derivados de la marcha del negocio, incluidos los salarios de los empleados, los suministros, el alquiler y los servicios
Inventario: existencias de bienes o materiales disponibles para la venta o el uso
Cuentas por pagar y por cobrar: dinero adeudado por la empresa (por pagar) y dinero adeudado a la empresa (por cobrar).
Patrimonio neto: valor neto de la empresa calculado como activos menos pasivos.
Nómina: sueldos, salarios y beneficios adeudados a los empleados
La teneduría de libros es crucial para mantener unos registros financieros claros, incluidos los balances, los estados de flujo de caja y las cuentas de resultados. Sin dicha actividad, la empresa se arriesga a errores en los informes, posibles sanciones y una visión financiera poco clara. Por otra parte, unos estados financieros bien organizados aportan transparencia, permiten a la empresa controlar el flujo de caja y revelan continuamente oportunidades de ahorro de costes e inversión.
¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad es el proceso de análisis de los datos financieros con fines estratégicos. La teneduría de libros se centra en el registro de transacciones, la contabilidad tiene una perspectiva más amplia. Puede ayudar a sus líderes financieros y empresariales a evaluar la rentabilidad, controlar los gastos de la empresa, comprender los resultados financieros globales y planificar el futuro. Entre los aspectos más importantes relacionados con los datos de contabilidad están los siguientes:
Rentabilidad: analizar los ingresos netos para determinar si la empresa genera beneficios después de gastos, impuestos y otros costes.
Gestión de costes: evaluar los gastos de explotación, el coste de las mercancías vendidas y otros gastos, para identificar ineficiencias y áreas en las que pueden aplicarse reducciones de costes.
Tendencias del flujo de caja: examinar las entradas y salidas de caja a lo largo del tiempo, para garantizar que la empresa dispone de liquidez suficiente para cumplir con sus obligaciones e invertir en oportunidades de crecimiento.
Ratios financieros: índices clave (como el margen bruto, el coeficiente de solvencia y el coeficiente de apalancamiento) que ayudan a medir la situación financiera y el rendimiento, comparados con los benchmarks del sector.
Declaraciones fiscales: calcular los impuestos adeudados e identificar posibles deducciones o créditos para minimizar la carga fiscal, sin dejar de cumplir las obligaciones tributarias.
Elaboración de presupuestos y previsiones: pronosticar ingresos, gastos y flujos de caja futuros, para elaborar presupuestos y planes financieros interactivos alineados con los objetivos estratégicos.
Evaluación de riesgos: identificar riesgos financieros, como la fluctuación de las condiciones del mercado o altos niveles de endeudamiento, y elaborar estrategias para mitigarlos.
Una contabilidad inteligente ayuda a su empresa a mantener la estabilidad financiera anticipándose a las tendencias futuras y adaptándose a los cambios del mercado. Puede ayudar a sus equipos a gestionar eficazmente los recursos para abordar tanto las oportunidades como los retos que se les presenten.
"El desglose detallado de las cifras proporciona insights al instante y da tranquilidad al CFO, al controller y a todo el equipo de contabilidad".
—Katie Bandy, VP of Finance and Accounting, IAT Insurance Group
Contabilidad frente a teneduría de libros: cuatro diferencias clave
Sabemos que tanto la teneduría de libros como la contabilidad son esenciales para la salud de la empresa, pero cada una representa un papel único en la gestión financiera. Estas son cuatro diferencias clave entre ambas actividades:
1. Ámbito y objetivos
La teneduría de libros es, en gran medida, una actividad administrativa cotidiana. Aunque es necesaria para mantener los registros financieros y cumplir las normativas, la ejecución y los requisitos son sencillos. La contabilidad es una función más estratégica y dinámica, centrada en el análisis de datos y en extraer insights de los datos de teneduría, para impulsar medidas reales.
2. Participación en la toma de decisiones
Los tenedores de libros no suelen participar en la toma de decisiones. Se encargan de registrar las transacciones financieras para proporcionar datos precisos y organizados que otros usuarios puedan analizar. Los contables, por su parte, participan directamente en la toma de decisiones e incluso actúan como asesores en muchos casos, proporcionando orientación en ámbitos como la elaboración de presupuestos, las estrategias fiscales y la planificación de inversiones.
3. Skills y cualificaciones
Los tenedores de libros deben fijarse en los detalles, dominar el software de contabilidad y tener sólidos conocimientos de los procesos financieros, pero no se les suele exigir una formación académica de muy alto nivel. La Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. cita "algún título académico" o "ningún título académico" como requisitos previos de formación para los tenedores de libros, y exige un nivel medio de formación en el puesto de trabajo.
Los contables poseen cualificaciones más avanzadas: por lo general, al menos una licenciatura en contabilidad o finanzas, y a menudo certificaciones como, por ejemplo, la de auditor público autorizado. Sus conocimientos abarcan la legislación fiscal, el análisis financiero y el cumplimiento normativo, lo que les capacita para llevar a cabo tareas financieras más complejas. El salario promedio de los contables es superior al de los tenedores de libros (79 880 $ frente a 47 440 $, según datos de la Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos).
4. Herramientas y tecnología
Los tenedores de libros utilizan principalmente herramientas transaccionales como hojas de cálculo y sistemas de introducción de datos diseñados para registrar y organizar las actividades financieras de forma eficiente. Sus herramientas se centran en los procesos financieros cotidianos, como la facturación, el seguimiento de gastos y las conciliaciones bancarias.
Los contables utilizan tecnologías más avanzadas para realizar análisis y previsiones financieras más detallados. El software de contabilidad puede incluir soluciones de modelado financiero, sistemas de elaboración de declaraciones fiscales y plataformas ERP que integran múltiples flujos de datos.
Por qué necesita teneduría de libros y contabilidad.
Un estudio de Workday constató que el 88 % de los responsables financieros afirma que fomentar una cultura basada en datos en el área de finanzas es crucial para el rendimiento futuro. Pero solo el 14 % dice confiar en la integridad de sus datos financieros. Una teneduría de libros y una contabilidad eficaces colaboran para resolver este reto crítico.
La sinergia entre la contabilidad y la teneduría de libros va más allá de sus roles individuales: se trata de crear un sistema financiero integral. La teneduría de libros proporciona la estructura y fiabilidad necesarias para mantener registros precisos, mientras que la contabilidad transforma esos registros en insights interactivos. Esta combinación garantiza que las empresas funcionen sin problemas a corto plazo, mientras planifican estratégicamente para el futuro.
Por ejemplo, una teneduría precisa proporciona a los contables la información que necesitan para identificar patrones en el flujo de caja, recomendar medidas de ahorro y preparar auditorías o declaraciones fiscales con puntualidad. Sin esa colaboración, las empresas se arriesgan a ineficiencias, errores, oportunidades perdidas e incluso sanciones.
Juntas, la contabilidad y la teneduría de libros garantizan no solo el cumplimiento normativo y la organización, sino también un enfoque proactivo de la situación financiera y el crecimiento. Mediante la integración de ambas funciones, las empresas pueden generar confianza entre las partes interesadas, mantenerse ágiles en mercados competitivos y en rápida evolución, y tomar decisiones con seguridad y fundamentadas que impulsen el éxito.
Nuevas tendencias de teneduría de libros y contabilidad
La teneduría de libros y la contabilidad están experimentando una importante transformación impulsada por las nuevas tecnologías y las exigencias empresariales. Los CFO y los responsables financieros deben estar al tanto de estas tendencias de software y de cómo pueden afectar a las funciones financieras. Las principales tendencias a tener en cuenta son las siguientes:
1. IA y automatización
Puede que la IA y la automatización sean las tecnologías más necesarias y revolucionarias para el área de finanzas. Estas tecnologías gestionan con notable rapidez y precisión actividades de teneduría de libros, como la introducción de datos, el procesamiento de facturas y la conciliación. Al mismo tiempo, la IA proporciona capacidades sin precedentes para el análisis de datos y el análisis predictivo.
Una encuesta reciente de Workday reveló que el 80 % de los responsables de la toma de decisiones empresariales opina que necesitarán la IA para mantener la competitividad de sus empresas, y las finanzas no son una excepción. Los CFO y los responsables financieros tendrán que encontrar el equilibrio adecuado entre estas tecnologías emergentes y los equipos humanos que las utilizan.
"Lograr el equilibrio entre las tecnologías emergentes y el activo más importante de una empresa (su personal) será clave para el futuro de las finanzas".
—Workday
2. Blockchain
La tecnología blockchain, desarrollada originalmente para las criptomonedas, está ganando terreno en la gestión financiera. Ofrece un método descentralizado, seguro y transparente para registrar y verificar transacciones. La blockchain mejora la teneduría de libros y la contabilidad mediante:
Inmutabilidad: los registros de blockchain no pueden alterarse una vez introducidos, lo que garantiza la integridad de los datos financieros.
Verificación en tiempo real: las transacciones pueden validarse al instante, lo que reduce los retrasos en procesos como la auditoría y la conciliación de cuentas.
Prevención del fraude: la transparencia y trazabilidad de las redes de blockchain minimizan las oportunidades de actividad fraudulenta.
La blockchain es especialmente beneficiosa para los sectores que requieren mayor seguridad y cumplimiento normativo, como el financiero, el sanitario y el de gestión de la cadena de suministro. No obstante, aún se encuentra en una fase temprana y podría requerir inversiones en infraestructura y conocimientos especializados.
3. Plataformas de contabilidad basadas en tecnología cloud
Las soluciones cloud son una de las piedras angulares modernas de la teneduría de libros y la contabilidad. Las plataformas cloud permiten a las empresas acceder a sus datos financieros en cualquier momento y lugar, con la ventaja añadida de la escalabilidad y la integración. Entre las ventajas del software de gestión financiera basado en tecnología cloud se incluyen:
Accesibilidad remota: los datos financieros son accesibles en tiempo real, lo que facilita el trabajo remoto y la colaboración entre equipos.
Escalabilidad rentable: las empresas pueden elegir planes de suscripción adaptados a sus necesidades, evitando los costes iniciales de las soluciones on-premise.
Capacidades de integración: las plataformas cloud suelen integrarse a la perfección con otras herramientas de la empresa, como los sistemas CRM y ERP, algo crucial para la mayoría de los CFO que utilizan datos no financieros al tomar sus decisiones.
Nuevas funcionalidades: las plataformas cloud avanzadas incluyen ahora analytics basados en IA, comprobaciones de cumplimiento normativo automatizadas y algoritmos de machine learning para mejorar la toma de decisiones.
"Antes de Workday, no podía entrar en el sistema y obtener una respuesta mientras estaba en una reunión estratégica. La posibilidad de responder a preguntas en el acto nos lleva a una toma de decisiones más rápida".
—VP, Chief Accounting Officer and Controller, Denny’s
Adoptar la solución adecuada
A medida que las exigencias de la gestión financiera se hacen más complejas, es esencial adoptar las herramientas y tecnologías adecuadas para apoyar a los equipos. Combinando los puntos fuertes de la contabilidad y la teneduría de libros en los modernos sistemas de gestión financiera, su empresa puede optimizar las operaciones financieras y obtener insights valiosos.
Workday ofrece soluciones integradas que conectan de forma fluida la contabilidad y la teneduría de libros, ayudando a los responsables de áreas de negocio a tomar decisiones fundamentadas basadas en datos. Nuestras herramientas empoderan a los equipos para alinear los procesos financieros con los objetivos estratégicos y lograr resultados transformadores.