La empresa de energía neozelandesa Trustpower quería reemplazar su antiguo sistema de contabilidad legacy y on-premise, ya que era difícil de actualizar y ofrecía un autoservicio muy limitado. Para el Chief Financial Officer Kevin Palmer, fue una oportunidad de replantearse la forma en la que se prestaba el servicio. "Nos paramos a pensar en preguntas difíciles de responder: ¿Por qué somos propietarios del software? ¿Por qué lo tenemos en nuestras instalaciones? Solíamos personalizar los sistemas y queríamos dejar de hacerlo. Nos parecía anticuado. Decidimos que no queríamos volver a estar en esa situación, con un sistema desactualizado y sin la última versión. Apostar por el software como servicio fue una decisión fácil".
También se tuvo en cuenta el hecho de que Trustpower siempre ha tenido una mentalidad innovadora y emprendedora. "Teníamos una cultura de empleados que querían tomar decisiones en los niveles más bajos de la empresa", afirma Kevin. "Por lo que queríamos un sistema que permitiera al personal ajeno al departamento de finanzas interactuar fácilmente con el sistema, tanto en la búsqueda de información como en el ciclo del proceso de pago".
Buscar un sistema financiero integrado, holístico y automatizado
Trustpower necesitaba un sistema flexible y capaz de crear informes que permitiera a los empleados tomar decisiones por sí mismos. "Queríamos que los que toman las decisiones de ingeniería o de retail también tomaran las decisiones financieras. No queríamos que los empleados vinieran al departamento de finanzas solo por los datos. Queríamos que se autogestionaran y buscaran su propio camino en el ámbito comercial. La idea era dejar que las finanzas fueran un partner de negocio, analizando proactivamente los datos y aportando tendencias a la empresa antes de que supieran que tenían un problema".
Somos una empresa innovadora, flexible y con muchas ganas de trabajar. Elegimos Workday para que forme parte de nuestra cultura transformadora.
Chief Financial Officer
Ejecutar en segundo plano
A Kevin le encantaba que Workday permitiera rápidamente que los procesos financieros se llevaran a cabo en segundo plano y prácticamente sin que se notara. "Hoy en día, llevamos a cabo tareas —aprobaciones ejecutivas, que se pueden hacer con el móvil en un taxi gracias a la aplicación móvil de Workday— que habrían sido impensables hace unos años. Es increíble lo rápido que dimos por hecho esas cosas. Workday se encuentra en un segundo plano, permitiendo que las personas puedan hacer cosas sin pensar en lo increíble que es. Y eso es lo que la gente quiere. No es buena señal que las personas se den cuenta del sistema que tiene el formulario de reclamación de gastos. Sin embargo, Workday contribuye a nuestra toma de decisiones con calma y mesura. El personal ha olvidado que antes tenía que ir al departamento de finanzas y mirar una hoja de cálculo. Ahora solo tiene que obtener la información que necesita, compararla rápidamente con las previsiones, desglosarla, etc. Y todo ello con tan solo un clic. Esto significa que tenemos las herramientas para afrontar cualquier decisión comercial de la empresa".
Workday facilita la toma de decisiones: forma parte de la estructura de nuestra empresa.
Chief Financial Officer
Apoyar un cierre de año virtual
El nuevo sistema Workday se puso a prueba seis meses después de su implementación, ya que el equipo de finanzas tuvo que llevar a cabo el primer cierre virtual de su historia debido a la COVID-19. "A pesar de ser nuestro primer cierre de año con Workday, pudimos presentar nuestro informe anual completo dos meses después de que se cumpliera la fecha del balance, lo que resulta bastante sorprendente", recuerda Kevin.
La gente está muy entusiasmada con el uso de Workday. Quieren trabajar en una empresa en la que la tecnología mole.
Chief Financial Officer
Aprovisionamiento estandarizado en la empresa
Antes de la implementación de Workday, el proceso de aprovisionamiento difería en cada división. Ahora se ha estandarizado de acuerdo con el nuevo sistema. "Cuando pusimos en marcha el sistema, nos propusimos implementarlo con un enfoque predefinido", afirma Kevin. Nos parecía que Workday ya consideraba que las cosas se hacían siguiendo las mejores prácticas. Esto provocó que parte del equipo tuviera que cambiar la manera en que hacía las cosas, pero tener procesos estándar valía la pena".
Preparación para el cambio
Gracias a Workday, Kevin tiene la seguridad de que el equipo financiero será capaz de adaptarse a cambios importantes, como la inminente venta de su empresa de retail. "Cuando vendamos esa parte, nos quedaremos con una empresa completamente distinta, con requisitos de presentación de informes, planes contables y estructuras diferentes", explica. "Y aquí es donde se notará el verdadero beneficio de Workday. Porque tenemos una herramienta que puede reaccionar a grandes cambios, incluso después de la implementación. El equipo está muy entusiasmado porque estamos seguros de que con Workday podremos movernos con rapidez y seguir adelante, sin importar lo grande que sea el cambio requerido".