Con más de 40 años de experiencia como una de las principales proveedoras de educación superior de Australia, la Deakin tiene toda una historia de innovación y vanguardia. Cuenta con unas excelentes instalaciones, una enseñanza excepcional y un aprendizaje flexible para sus 61 000 estudiantes, ya sea en el campus u online.
Como parte de un proyecto global de transformación de las finanzas, era necesario remplazar el antiguo sistema ERP de la Deakin University. "Hacía diez años que no se actualizaba", comenta la CFO Kerrie Parker. "El ERP estaba alojado en un entorno complejo de integración que había estado muy personalizado durante sus 20 años de vida".
"Era una oportunidad única para reconsiderar lo que queríamos para las finanzas en la Deakin y desarrollar una solución para el futuro", afirma la Deputy CFO Vanessa Evans. "Decidimos sustituir nuestro antiguo sistema por un ERP de última generación".
"Nuestro objetivo era que las finanzas facilitaran una mejor colaboración empresarial para la Deakin, proporcionando un análisis y un apoyo a la toma de decisiones más rápidos y útiles. Queríamos tener más tiempo para los asuntos importantes y mejorar la velocidad y la eficacia de nuestros servicios de manera que pudiéramos centrarnos en las tareas que queríamos. También queríamos una mayor uniformidad, coherencia y mejorar las buenas prácticas. Comprendimos que un nuevo sistema nos aportaría una mayor transparencia y supervisión".
¿Por qué Workday?
"De hecho, fue una decisión fácil. Workday respondía a nuestras necesidades mejor que cualquiera de los otros sistemas ERP que evaluamos", señala Vanessa. "Queríamos la mejor y última tecnología. Nos gustaba que Workday fuera altamente configurable. Como solución global, Workday tuvo las mejores calificaciones al cotejarla con nuestros requisitos. Al comparar su interfaz de usuario con la de algunos de los sistemas más antiguos, nuestro personal quedó impresionado".
Amy Fuller, Program Director Finance, afirma que Workday proporcionó a la Deakin una plataforma principal sólida para el futuro. "Queríamos un producto que se alineara con nuestra visión de futuro, que nos alejara de una fuerte personalización que diera como resultado un sistema anticuado. Workday destacó entre las demás opciones que consideramos por su inversión en la innovación y el desarrollo continuo de productos. También nos impresionó la posibilidad de recibir soporte de su comunidad de usuarios de todo el mundo".
Estuvimos una semana con Workday como parte del proceso de aprovisionamiento. Al final de la semana, estábamos convencidos de que Workday era la mejor opción y de que era factible mantener una buena relación a largo plazo con ellos.
CFO
Beneficios
Desde la implementación de Workday, la comunidad financiera de la Deakin comprende mucho mejor el funcionamiento de la universidad. Disponer de una sola fuente de información para sus datos de finanzas ofrece a la Deakin una mayor eficiencia, una mejor elaboración de informes y una mejor visibilidad de las transacciones a medida que se producen y de cómo estas discurren a través de la empresa.
Transparencia y control
"En Workday, Foundation Data Model —que equivaldría a nuestro antiguo plan contable— nos permite tener una dimensionalidad de múltiples datos, que hace referencia a la capacidad de etiquetar los datos de transacciones en función de atributos específicos para poder analizar, elaborar informes y planificar en toda la universidad, así como en un área concreta".
"Es difícil conceptualizar lo que realmente significa cuando no trabajas con ella. Pero para nosotros ha supuesto una gran diferencia. Solo estamos conociendo el principio de a dónde podemos llegar con ella. Se trata de una función claramente valiosa".
Aceptación entusiasta por parte de los usuarios
Vanessa afirma que otros clientes de Workday aconsejaron al equipo del proyecto que empezaran a trabajar en la participación de los usuarios lo antes posible.
"Hace falta cierta valentía para dejar a la gente detrás del telón. Nos preocupaba aumentar la participación de un público más amplio demasiado pronto, antes de sentirnos preparados. Pero descubrimos las ventajas reales de que los futuros usuarios empezaran a acumular conocimientos sobre la marcha y entendieran el porqué de las decisiones que se tomaban. A mayor implicación con el personal, mejor preparados estarán para los retos que el cambio puede suponer en el momento de la puesta en funcionamiento".
"Nuestros empleados se han mostrado muy abiertos a la nueva tecnología. Hemos tenido una muy buena adopción en toda nuestra comunidad. Workday tiene una gran interfaz de usuario muy intuitiva".
"A todos les encanta que la funcionalidad de búsqueda sea como la de Google".
Le decimos a todo el mundo que, de la misma forma que saben usar internet para comprar, también sabrán moverse dentro de Workday.
Deputy CFO
Comunidad de usuarios global
Al ser la primera universidad de Australia en implementar Workday, la Deakin y su equipo se alegraron mucho de poder contar con el soporte de una gran comunidad de usuarios de todo el mundo.
"Nunca había visto nada como esta comunidad", afirma Vanessa. "Podemos ver las experiencias de otros clientes y aprender de las soluciones que aportan otras personas, así como asistir a conferencias en las que los clientes se reúnen para compartir conocimientos. Actualmente estamos trabajando en la creación de un grupo de usuarios de finanzas especializado para Australia y Nueva Zelanda".
Jacinta Savage, Manager Financial Systems, afirma que uno de los principales aprendizajes que hicieron fue el de trabajar la implicación con la comunidad de usuarios con antelación. "Es un recurso increíble. Ahora, somos conscientes de que no pasamos suficiente tiempo con la comunidad durante la implementación y aprovechamos la naturaleza colaborativa de los usuarios de Workday. La próxima vez, empezaría a implicarme antes y me aseguraría de que el personal estuviera plenamente implicado con la comunidad durante la implementación".
Mejoras continuas
Jacinta señala que la Deakin ya ha pasado por dos actualizaciones desde la implementación, una de ellas solo una semana después de la puesta en marcha. "No se debe parar ni un momento. Workday nos mantiene al día y nos empuja a hacer ese gran cambio de mentalidad de carácter rápido".
En lugar de actualizarse cada pocos años, Workday cuenta con una serie de nuevas capacidades que se implementan cada dos semanas. Es un gran impulsor de las mejoras constantes.
Program Director Finance