Pima County, un importante centro comercial y académico, cuenta con un equipo de gobierno compuesto por 7000 empleados que supervisa todo, desde la construcción de carreteras hasta eventos de astronomía. Incluso los caballos y las vacas están bajo su atenta mirada porque se consideran "activos" del condado. Con una geografía variada, en la que hay desde imponentes bosques alpinos como los de Mount Lemmon a parques montañosos desérticos, Pima County también es una encrucijada ecológica.
Recientemente, este condado se encontró en otra encrucijada. Los líderes querían modernizar la forma en que el condado gestiona los servicios públicos para satisfacer las necesidades de una población en crecimiento. Pero se enfrentaban a varios obstáculos, entre ellos cómo modernizar los complejos procesos de aprovisionamiento y eliminar los silos de departamentos.
"Una de las principales cosas que buscábamos era la capacidad de recuperar datos, verlos de forma transparente y trabajar con ellos sin la ayuda de recursos de terceros", afirma Nancy Cole, responsable ejecutiva de proyectos de ERP en Pima County. "Queríamos tener control del cambio en nuestro sistema".
Los líderes también querían estandarizar el proceso de aprovisionamiento. "Nuestro condado tiene más de 40 departamentos individuales, además de múltiples oficinas de funcionarios electos, por lo que el aprovisionamiento para todas esas diferentes necesidades era todo un reto", dice Javier Baca, director de tecnología de la información de Pima County. "Nos dimos cuenta de que teníamos que actualizar nuestra tecnología y nuestra cultura para abordar esa necesidad".
Pima County cree que hizo lo correcto al migrar sus operaciones financieras y de RRHH a una plataforma moderna, unificada y basada en tecnología cloud, con Workday Financial Management, Workday Payrolly Workday Success Plans. En colaboración con el equipo de Workday, los líderes del condado abordaron otros retos, como los de superar los obstáculos de implementación y garantizar que los empleados reacios al cambio se sintieran cómodos con la nueva plataforma. "Los empleados y sus mánager cuentan con los recursos de Workday cuando los necesitan", afirma Baca. "Saben a quién pueden acudir si tienen preguntas".
Mejora de los informes y la transparencia de los datos
Pima County aumentó la transparencia de los informes y los datos después de adoptar Workday Financial Management, que ofrece a las empresas procesos financieros automatizados de forma inteligente e insights más exhaustivos. Cole afirma que Workday Financial Management facilita a los empleados el acceso a grandes cantidades de datos acumulados a lo largo de los años. Pueden hacerlo sin la ayuda de un experto externo y eso fomenta una cultura de autonomía que es una de las prioridades de Pima County.
Workday Financial Management ha eliminado la naturaleza estática de los informes, ya que los empleados pueden acceder a ellos e interactuar en tiempo real. "Podemos responder preguntas y llegar a la causa raíz de los problemas rápidamente. Y es menos complejo que nuestro sistema anterior, que albergaba entre 10 y 15 años de integraciones sumamente personalizadas", dice Baca. "Cuanto menor sea la complejidad, mayor será la eficiencia".
Workday nos intrigó por la interconexión entre finanzas y RRHH. Nuestro sistema anterior segregaba ambas funciones.
ERP Executive Project Manager
Eliminación de silos con Workday Payroll
Antes de Workday, los sistemas de finanzas y RRHH de Pima County estaban desconectados y eso generaba workflows ineficientes y una gran dependencia de los procesos en papel. La implementación planificada de Workday Payroll promete abordar estas ineficiencias.
"Estamos deseando tener un workflow fluido en un sistema central", afirma Cole. "No tenemos que transferir ni rastrear información entre sistemas. Realizamos el control del tiempo directamente en Workday".
Pima County también reforzó la seguridad contra posibles vulnerabilidades de datos asociadas con procesos manuales basados en papel.
Workday Payroll nos ayuda a crear un único sistema unificado.
Director of Information Technology
Dotar de autonomía a los empleados
Pima County utiliza Workday Success Plans (WSP), que ofrece conocimientos expertos, soporte y educación sobre los productos de Workday. WSP incluye formación y recursos bajo demanda que permiten a las empresas desarrollar y expandir la forma en que utilizan los productos de Workday, incluido el soporte al cliente a lo largo del año.
Baca dice que son más autosuficientes gracias a la funcionalidad de preguntar a un experto de WSP, que permite a los empleados comunicarse con consultores de Workday sobre productos específicos o sobre cosas más generales. Podemos contactar con alguien realmente capaz de impulsarnos con acceso a conocimientos expertos sobre Workday.
"Workday Success Plans es muy importante para nosotros", afirma Baca. "Nos ayuda a utilizar Workday de modo más eficaz. Y es parte de nuestro objetivo el tener una plataforma unificada de primera clase para servir a un número creciente de ciudadanos".