University of Minnesota Physicians (M Physicians) es una consulta de medicina científica con sede en Minneapolis. Hace unos años, en esta consulta, descubrieron que lo que hacía realmente su sistema de gestión de aprendizaje era complicar las tareas de formación.
Superar los obstáculos en el aprendizaje
Para el personal clínico y administrativo, no era fácil consultar los cursos que debían completar o si debían inscribirse en ellos cuando les aparecían. El equipo de aprendizaje, formado solo por cuatro personas, tenía que desarrollar los cursos y responder a una cantidad abrumadora de solicitudes, lo que suponía un retraso de un mes.
El tiempo que se dedicaba a determinar un público, asignar un curso y elaborar informes reducía significativamente el número de recursos disponibles para la creación de contenido atractivo y de calidad.
Ahora, con Workday Learning, los empleados pueden acceder desde un solo lugar a todo el contenido de aprendizaje y desarrollo de skills que se les requiere.
HRIS/Workday Operations
Gestión del cumplimiento normativo laboriosa
Como institución médica, M Physicians cuenta con unas directrices estrictas en lo que respecta a la formación obligatoria. Antes de Workday, los formadores no podían hacer un seguimiento de la asistencia y los mánagers no tenían la posibilidad de consultar qué cursos había completado cada empleado. El equipo de aprendizaje tenía que recopilar los datos de los empleados manualmente desde el correo electrónico y agruparlos en una hoja de cálculo, por lo que elaborar un informe podía llevar cuatro horas, como mínimo. A continuación, les enviaban un recordatorio a los empleados por correo electrónico para que completasen los cursos asignados.
"Necesitábamos encontrar una forma de que nuestro personal crease y publicase el contenido por su cuenta, y que los mánagers pudiesen acceder fácilmente a los informes y supervisar el cumplimiento normativo en tiempo real", afirma Brad Aleman, Learning Partner de M Physicians.
Nuevas formas de aprender
Gracias a Workday Learning, el personal y los mánagers de M Physicians pueden acceder de forma segura a todo el contenido de aprendizaje mediante la misma interfaz que tienen otras aplicaciones de Workday. Con el inicio de sesión único, los trabajadores tienen acceso a todo: desde el programa de incorporación para empleados y las inscripciones para prestaciones hasta los cursos sobre cumplimiento normativo y liderazgo.
Además, Workday Extended Enterprise for Learning permite a M Physicians ampliar el contenido disponible tanto para los partners de la institución como para los empleados internos. De esta forma, se garantiza que el aprendizaje sea coherente y se simplifican las tareas de gestión para los administradores de los cursos.
Para nosotros, fue una gran ventaja poder descartar a los participantes de las campañas con Workday Learning.
Lead Learning Business Partner
Empoderar a los administradores de los cursos
Gracias a la funcionalidad Campaigns de Workday Learning, el equipo reducido de aprendizaje de M Physicians puede gestionar la formación de las 3500 personas que conforman la institución. Los administradores pueden determinar los criterios de selección del público, definir requisitos de aprendizaje y contenido, y enviar recordatorios de cursos según los datos detallados que ya se incluyen en Workday. El sistema puede asignar fácilmente un curso a un público determinado y descartar a quienes ya lo hayan completado o no tengan que hacerlo.
"Antes, hasta 100 personas podían llegar a recibir notificaciones de cursos que no eran relevantes para ellas", cuenta Jason Holmes, Lead Learning Business Partner de M Physicians. "Para nosotros, fue una gran ventaja poder descartar a los participantes de las campañas con Workday Learning".
En el tablero de mando de Workday de cada empleado, aparecen los cursos que deben completar, en los que pueden inscribirse con un solo clic, y se ofrecen recomendaciones de contenido de aprendizaje seleccionadas según los roles e intereses, y mucho más. Los mánagers pueden obtener informes sobre el estado de formación de su personal desde el tablero de mando de cumplimiento normativo en cualquier momento.
Workday Learning también ofrece integraciones estándar con proveedores de contenido externos como LinkedIn Learning, Skillsoft, Udemy, Harvard ManageMentor y YouTube. De esta forma, se amplía el contenido formativo disponible en Workday y se reducen las molestias de integración para los administradores del aprendizaje.
Aprovechamos la seguridad que ofrece Workday de forma más exhaustiva que muchas otras organizaciones.
HRIS/Workday Operations
Poner el desarrollo de contenido en manos de los expertos en la materia
Gracias a las herramientas de gestión del contenido fáciles de usar y a la sólida seguridad de Workday, los expertos en la materia pueden crear y publicar contenido para sus homólogos desde la aplicación, lo que simplifica y acelera el desarrollo de los cursos. Mediante los procesos de aprobación configurables, se garantiza la calidad y exactitud del contenido sin que el equipo de aprendizaje tenga que intervenir.
"Aprovechamos la seguridad que ofrece Workday de forma más exhaustiva", afirma Lisa Umerley, HRIS/Workday Operations en
M Physicians. "No solo los administradores del aprendizaje pueden realizar transacciones en el sistema, sino también todo el resto de administradores, partners y coordinadores".
Índice de finalización de los cursos del 98 % en 30 días
Los miembros del equipo de aprendizaje afirman que los recordatorios automatizados, el seguimiento del tablero de mando de cumplimiento normativo, la mensajería personalizada y la facilidad de inscripción que ofrece Workday Learning les ayudó a conseguir un índice de finalización del 98 % en el curso de 2019 sobre la ley HIPAA en tan solo 30 días tras el lanzamiento. Antes de implementar la aplicación, M Physicians, solo había conseguido un máximo del 80 % en ese mismo periodo.
Las licencias y certificaciones del personal se cargan automáticamente en Workday, de modo que se configuran alertas y listas de correo para notificar al personal incluido en las distintas campañas sobre los cursos que deben completar para obtener una certificación. Actualmente, solo se tarda 20 minutos en crear un informe sobre finalización en comparación con las cuatro horas de antes.
Ahora, grabo la formación para codificadores en el momento y la cargo a Workday para que la puedan revisar y completar cuando tengan tiempo.
Senior Billing Manager
Aceleración del aprendizaje para homólogos
Workday Learning ha agilizado la creación de contenido formativo para homólogos. Esto quiere decir que los jefes de departamento pueden grabar las ponencias de los especialistas y cargarlas en Workday para quienes no pudieron verlas en directo. Lo mismo sucede con los expertos de administración.
"Yo solía dar cursos para los codificadores en persona y muchos de ellos atendían a esas presentaciones por Skype", cuenta Cara Detlefsen, Senior Billing Manager. "Ahora, grabo la formación en el momento y la cargo a Workday para que la puedan revisar y completar cuando tengan tiempo". Descentralizar la publicación de contenido para homólogos ha reducido el tiempo de respuesta de un mes a un día.
Workday nos ha ayudado a implantar un formato de aprendizaje mensual que permite a los empleados consumir el contenido poco a poco.
HRIS/Workday Operations
Acceso a los cursos en cualquier momento y lugar
Los cambios rápidos que tienen lugar en el entorno clínico requieren que el personal adquiera conocimientos sobre la marcha. Los médicos atienden constantemente a distintos pacientes y prefieres usar sus dispositivos móviles en lugar de un ordenador. Con Workday Learning, también pueden usarlos para acceder al contenido y los cursos en cualquier momento y lugar.
Workday nos ha ayudado a implantar un formato de aprendizaje mensual que permite a los empleados consumir el contenido poco a poco: de temática en temática y, normalmente, en 10 o 30 minutos", afirma Umerley. "Ahora, con Workday Learning, pueden acceder desde una sola interfaz a todo el contenido de aprendizaje y desarrollo de skills que se les requiere".