Life Time, Inc. es una empresa dinámica que incorpora nuevos miembros y abre oficinas en ubicaciones adicionales constantemente. Life Time dirige varias marcas comerciales y todas cuentan con un departamento de TI centralizado. Su extensa fuerza laboral (con muchos empleados a tiempo parcial o por temporadas) busca ofrecer un servicio de primera calidad a los miembros de todos los gimnasios de Life Time.
Workday nos permite alcanzar nuestros objetivos para distintas entidades empresariales con mucha flexibilidad.
Director, Workday Operations and Process Improvement
Necesidad de funciones de gestión rápidas y flexibles
Las condiciones del mercado pueden cambiar rápidamente, por lo que Life Time debe hacer ajustes operativos y de personal con agilidad. Entre estos cambios se incluyen la incorporación de personal adicional, la asignación de permisos durante la pandemia o la recuperación de estos en cuanto la situación mejora. Los sistemas de negocio y RRHH de la empresa deben proporcionar la agilidad y flexibilidad necesarias para gestionar los cambios con eficiencia, transparencia y sin afectar al objetivo principal de la empresa: ofrecer la mejor experiencia posible a los miembros.
Muchos empleados de Life Time desempeñan varias funciones. Pueden trabajar en la compensación de tarifas y planes o pueden ser asignados a uno de los numerosos centros de costes. Cada posición tiene una forma de remuneración: por salario, por horas y, en algunos casos, con comisiones. Las actividades de gestión de la fuerza laboral y elaboración de informes sobre los equipos, las finanzas y las operaciones de los gimnasios deben reflejar estas condiciones sin resultar demasiado complejas.
Simplificar la gestión empresarial con insights de datos
Life Time, Inc. recurre a una cartera de aplicaciones de Workday para que gestionar las finanzas, las nóminas y el capital humano y para que llevar a cabo analítica aplicada a los negocios sean tareas más sencillas. Tras convertirse en el 12 º cliente en implementar Workday, la empresa logró consolidar 60 herramientas de software distintas en una sola y redujo su catálogo de cuentas en un 90 %. Las cargas de trabajo administrativo para los mánagers del equipo financiero disminuyeron dos terceras partes. Desde entonces, Life Time ha crecido de forma drástica y su fuerza laboral ha aumentado en casi un 60 %. Además, la empresa ha ampliado su uso del sistema de Workday y ha implementado recientemente Workday Prism Analytics.
Con Workday, se han perfeccionado las prácticas de uso, presentación e interpretación de los datos de la empresa. Gaurav Sharda, director de Workday Operations and Process Improvement, afirma: "Gracias a Workday, nuestros conocimientos básicos sobre datos han mejorado notablemente. Los mánagers de finanzas y RRHH se sienten cada vez más cómodos y capacitados al usar Workday para conocer y gestionar el negocio". Workday está empezando a incorporar también el machine learning en su arquitectura central para ofrecer funciones de automatización inteligentes como la de Journal Insights de Workday Financial Management. Sharda explica: "Utilizamos Journal Insights para detectar proactivamente anomalías en las entradas de contabilidad, comparándolas con entradas de transacciones similares. Al detectarlas en tiempo real, los usuarios pueden corregir de forma rápida cualquier error de conciliación para ahorrarnos tiempo a final de mes".
Workday ofrece una experiencia de usuario fluida a nuestros mánagers y a los miembros de nuestro equipo.
Director, Workday Operations and Process Improvement
Proporcionar una experiencia de usuario enriquecedora
Si bien cada una de las aplicaciones de Workday ayuda a Life Time a obtener unos resultados extraordinarios en varias áreas de la empresa, el sistema integrado de Workday al completo lleva esos frutos un paso más allá. Sobre la experiencia de la empresa con Workday, Sharda explica: "Workday ofrece una experiencia de usuario fluida a nuestros mánagers y a los miembros de nuestro equipo. Gracias a su eficiencia, es posible mantener y desarrollar el software con un equipo reducido, que puede adaptar rápidamente un solo sistema para adecuarlo a los cambios en las necesidades empresariales. Ya no tenemos que preocuparnos de las integraciones o los flujos de datos, y se puede ahorrar mucho tiempo".
La aplicación móvil de Workday es un activo clave para los empleados de Life Time, especialmente para los que trabajan en los gimnasios , ya que pueden ofrecer apoyo a varias ubicaciones y departamentos. Todos los días se realizan casi 35 000 inicios de sesión en la aplicación de Workday. "La gestión de control de tiempos desde el móvil de Workday marcó un punto de inflexión para nosotros"; afirma Sharda. "El 95 % de nuestros usuarios utilizan la aplicación móvil de Workday para registrar sus horas de entrada y salida, consultar sus prestaciones, actualizar su información personal y mucho más".
La gestión de control de tiempos desde el móvil de Workday marcó un punto de inflexión para nosotros.
Director, Workday Operations and Process Improvement
Gestión de la fuerza laboral más ágil y sencilla
Los mánagers de Life Time pueden reasignar a los empleados sobre la marcha y, durante la pandemia, pudieron facilitarles permisos temporales que luego recuperaron de forma segura. Sharda explica: "Workday nos permite hacer cambios en la fuerza laboral a toda velocidad". Con Workday, la gestión de la mano de obra también es extremadamente eficiente. "Gracias a Workday, estamos reduciendo los gastos en horas extraordinarias", afirma Sharda. "Hemos reasignado hasta 50 000 horas de trabajo de los mánagers por año con la gestión automatizada del tiempo". Life Time utilizará Workday Prism Analytics para conseguir aún más eficiencia y ahorros, empezando por el seguimiento automático de los fichajes de entrada y salida de los gimnasios por parte de los empleados mediante tarjetas.
El machine learning de Workday nos permite ahorrar tiempo y nos proporciona insights sobre los asientos.
Senior Accounting Manager
Obtención rápida de Insights empresariales
Life Time se sirve de las funcionalidades de machine learning de las aplicaciones de Workday para optimizar la contabilidad. Sharda explica: "Estamos muy contentos de emprender esta aventura con el machine learning, por lo mucho que puede ayudarnos a interpretar rápidamente los datos para entender y gestionar los comportamientos". El machine learning también conlleva una mejora notable de la eficiencia. Katie VanHauen, Senior Accounting Manager en Life Time, Inc., afirma: "Las funciones de machine learning de Workday nos permiten ahorrar tiempo y nos proporcionan insights sobre los asientos. Un proceso que podía tardar un día en completarse se reduce ahora a la actualización en 30 minutos de un informe".
Las herramientas de Workday proporcionan insights empresariales de forma rápida y en un formato bastante útil. Sharda afirma: "La generación de informes es, a grandes rasgos, uno de los verdaderos puntos fuertes de Workday: los informes se pueden modificar y personalizar rápidamente, y es fácil crear tableros de mando para que los mánagers recopilen los insights que necesiten".
Facilitar la entrega de servicios
Desde los equipos financiero y de RRHH hasta los mánagers de contratación y los empleados de los gimnasios: Life Time utiliza el software de Workday para que los equipos puedan ofrecer la mejor experiencia posible a los miembros. Sharda afirma: "Nuestros empleados ya no tienen que pasar de un sistema a otro, puesto que Workday tiene todo lo que necesitan gracias a las funciones de autoservicio. Los beneficios asociados en lo que respecta a la eficiencia también son interesantes".
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