La Iowa Hospital Association (IHA), activa desde 1929, tenía contratos que se almacenaban en "silos digitales" pertenecientes a distintos equipos, partners y ubicaciones. Anteriormente, la IHA contaba con cinco abogados y más personal en su equipo jurídico para intentar revisar y actualizar contratos de todo tipo. Hoy en día, esa labor la realiza un equipo de dos personas. El nuevo Chief Legal Officer, Abhay Nadipuram, quería una solución con la que optimizar el proceso de gestión de contratos de la organización, impulsando la eficiencia y el cumplimiento normativo. Dada la experiencia positiva que habían tenido con el proveedor Evisort (ahora Workday), Nadipuram eligió Workday Contract Lifecycle Management, con IA de Evisort.
Eliminar los silos mediante la recopilación de contratos
El equipo adoptó rápidamente las capacidades del workflow de Workday para administrar las plantillas de uso cotidiano y centralizar el proceso de contratación. Mediante el proceso de IA e introducción de contratos de Workday, todos los acuerdos de la IHA se recopilaron fácilmente en un solo repositorio inteligente. Esto fue fundamental para una organización deseosa de modernizar y optimizar sus operaciones. "Hemos conseguido aprovechar al máximo la herramienta para recopilar todos nuestros acuerdos", dice Nadipuram.
La IHA existe desde hace casi 100 años, pero no teníamos una ubicación centralizada para nuestros contratos.
Chief Legal Officer
Consiga más por su dinero
Workday ofrece capacidades de analytics superiores a las de otras herramientas de CLM. Según Kelly Spong, directora de Operaciones Legales: "Recopila información, algo que no hacía ninguna de las herramientas que he usado anteriormente. [Otras herramientas] eran más como un almacén virtual. Workday realiza analytics de datos reales, o sea que te da más por tu dinero.
"Además de disponer de un sistema de tickets de workflow, también puedo saber cuántos de mis contratos se ejecutan y cuántos no", añade Spong. "¿Cuántos contratos hemos procesado durante el último año? ¿Cuántos de ellos eran acuerdos con proveedores? Esos son datos que había que extraer a base de revisar todos los acuerdos manualmente".
Los workflows impulsados por IA mejoran la visibilidad y la eficiencia
Spong dice que la plataforma de gestión de contratos impulsada por IA de Workday les permite analizar un acuerdo y leerlo en su totalidad, sin que eso ralentice el proceso para los equipos que desean crear un nuevo contrato.
Con la supervisión a su cargo, Spong tiene visibilidad total para gestionar todos los documentos en el sistema, pero los equipos individuales (como RRHH, Educación y Comunicaciones) solo pueden ver su propia documentación. La plataforma de Workday les garantiza el acceso a los acuerdos siempre que sea necesario. Spong comenta: "Nadie me ha dicho que no encuentra un contrato que hemos ejecutado. No me han pedido que se lo proporcione. Ha sido una transición bastante fluida".
Es genial que puedan rellenar un formulario y todos los datos correctos se añadan a una plantilla de contrato.
Director of Legal Operations
Soporte al cliente de valor incuestionable
El soporte al cliente destaca especialmente, tanto en opinión de Nadipuram como de Spong. Nadipuram explica: "Nunca he tenido que esperar más de un día para obtener una respuesta de alguien dispuesto a ayudarme. Y a la hora de formar a Kelly en este aspecto, el equipo de soporte se dispuso de inmediato a organizar las cosas. Eso me quitó un peso de encima".
"Creo que su valor es incuestionable", dice Spong. "El soporte al cliente nunca te hace esperar días o hasta una semana para recibir una respuesta. Siempre responden. Y he completado gran parte de la formación por mi cuenta. Aparte del servicio de atención al cliente, también hay recursos educativos".