Un enfoque integral para la gestión de datos
Healthfirst, una de las mejores compañías de seguros de salud sin fines de lucro de Nueva York, tenía problemas debidos a los procesos manuales, la disparidad de sus sistemas y la dificultad para utilizar los datos para la toma de decisiones fundamentadas. Necesitaban una solución con la que optimizar las operaciones, mejorar la visibilidad y empoderar a su fuerza laboral para continuar innovando y sustentar su oferta de planes asequibles y de alta calidad en cada etapa de la vida.
Healthfirst encontró la respuesta en Workday, una plataforma unificada que integra datos de RRHH y finanzas para proporcionar una visión integral del rendimiento de la empresa. Es una sola fuente de información que permite a los líderes tomar decisiones oportunas y justificadas, y planificar de manera eficiente.
"En Healthfirst, una de las grandes ventajas de tener todos nuestros datos de HCM y finanzas en una sola plataforma es que permite una visión integrada de nuestro rendimiento general", afirma Craig Barattin, vicepresidente de Finanzas y controller.
Revelación de datos de skills con Workday Illuminate™
Healthfirst ha seguido un laborioso proceso para mejorar su tecnología y sus prácticas de RRHH.
Workday Illuminate ha generado avances significativos en los procesos de RRHH de Healthfirst, particularmente en lo que respecta a la gestión de skills. Una de las iniciativas clave fue incorporar datos de skills al sistema, como apoyo para la plataforma de experiencia de aprendizaje.
"Habilitamos Workday Skills Cloud para un número limitado de usuarios, con la intención de incorporar skills al sistema", dice Radhika Parekh, directivo sénior de programas de tecnología de RRHH. Con más de 1400 descripciones de puesto, catalogar manualmente las skills era una tarea abrumadora. Aquí es donde entra en juego Workday AI Gateway, una funcionalidad de Workday Extend que permite a los desarrolladores crear aplicaciones inteligentes.
Parekh explica:"Nuestros desarrolladores internos crearon una solución con bastante rapidez. Con Workday Illuminate, conseguimos ahorrar 700 horas persona, extrapolar 35 000 skills de 1400 descripciones de puesto y catalogarlas con referencia a la base de datos Workday Skills Cloud. Ahora tenemos una lista de skills asignadas a cada uno de nuestros perfiles de puesto en el sistema".
"La IA nos ayudó a mejorar y respaldar el aporte humano, no a reemplazarlo, y eso fue clave para nosotros", continúa Parekh. "Logramos generar datos de mucha mejor calidad, ya que esas skills provenían de la base de datos de Workday Skills Cloud".
Esta base sustenta iniciativas futuras, como el análisis de carencias de skills, la movilidad interna y la contratación basada en skills.
Agilizar las operaciones financieras y mejorar la visibilidad
Healthfirst implementó Workday Financial Management para optimizar sus operaciones financieras y obtener una mayor visibilidad del rendimiento financiero. La empresa ha experimentado mejoras de eficiencia significativas que permiten a su equipo financiero centrarse en un trabajo más estratégico.
"Implementamos el módulo de subvenciones para abordar algunas necesidades internas, aprovechar eficazmente la tecnología y eliminar mucho trabajo manual", dice Barattin. "Al poder introducir todo directamente en Workday e incluirlo directamente en el libro mayor, se generaron eficiencias significativas para el equipo de subvenciones, que así pudo abandonar algunos de los anticuados métodos de introducción de datos que utilizaban".
La facturación masiva a proveedores permite ahorrar tiempo
La automatización del proceso de descarga de grandes volúmenes de datos de facturas también ahorra tiempo al equipo de cuentas por pagar de Healthfirst.
"Gracias a la descarga masiva de facturas, hemos ahorrado entre 20 y 40 horas por auditoría al procesar grandes volúmenes de facturas", estima Barattin.
Ahora los analistas de cuentas por pagar pueden centrarse más en el análisis de las cuentas de proveedores, para garantizar un procesamiento preciso y oportuno de las facturas.
Éxito continuo garantizado
Tener un experto a mano es útil cuando se está innovando a la velocidad con la que lo hace Healthfirst. La empresa utiliza Workday Success Plans para obtener soporte y asesoramiento de expertos.
Según Parekh: "En Healthfirst nos encanta usar Workday Success Plans. Nos gusta sobre todo el servicio de preguntar a un experto y siempre utilizamos nuestros tres tickets semanales. "El soporte que recibimos de los consultores expertos es siempre de la más alta calidad y resulta especialmente útil para nuestra solución Workday AI Gateway".
En Healthfirst, es muy importante que sigamos aprovechando las nuevas funcionalidades que está introduciendo Workday.
Vice President of Finance, Controller