Headcount Report ในงาน HR คืออะไร

ทำไม Headcount Report จึงสำคัญ

Headcount Report ช่วยให้ผู้บริหารควบคุมการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยฝ่ายทรัพยากรบุคคล และฝ่ายการเงินใช้ข้อมูลชุดเดียวกันในการวางแผนการสรรหาบุคลากร คาดการณ์กำลังการทำงานของแต่ละแผนกหรือแต่ละสถานที่ และจัดสรรตำแหน่งงานให้สอดคล้องกับงบประมาณก่อนตัดสินใจ นอกจากนี้ การอัปเดตข้อมูลใน Headcount Report อย่างสม่ำเสมอยังช่วยเสริมสร้างการกำกับดูแล เนื่องจากผู้ตรวจสอบและทีมที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงข้อมูลด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ เช่น ข้อมูลด้านความหลากหลาย ความเท่าเทียม และการมีส่วนร่วมในองค์กร (DEI) รวมถึงตรวจสอบความสอดคล้องของตำแหน่งงานกับกระบวนการอนุมัติและกฎหมายแรงงานได้ง่ายยิ่งขึ้น

Headcount Report ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น เช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถระบุได้ว่าทีมใดมีจำนวนพนักงานมากเกินกว่าที่ผู้จัดการจะดูแลได้อย่างมีประสิทธิภาพ หรือหน่วยงานใดมีตำแหน่งว่างจำนวนมากจนเสี่ยงกระทบต่อการส่งมอบงาน ขณะเดียวกันฝ่ายการเงินสามารถเปรียบเทียบตำแหน่งงานตามแผนกับตำแหน่งที่บรรจุจริงระหว่างรอบการวางแผน และจัดสรรงบประมาณจากตำแหน่งที่ยังว่างไปยังตำแหน่งที่จำเป็นได้ นอกจากนี้ Headcount Report ยังช่วยให้ผู้บริหารติดตามอัตราการลาออกและความเร็วในการสรรหาบุคลากรได้ง่าย เพื่อปรับกลยุทธ์ด้านกำลังคนให้สอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบันขององค์กรได้ทันเวลา

องค์ประกอบสำคัญของ Headcount Report

Headcount Report ที่มีประสิทธิภาพควรประกอบด้วยข้อมูลสำคัญ ภาพแสดงข้อมูลที่เข้าใจง่าย และรอบการจัดทำรายงานที่ชัดเจน เพื่อให้ผู้บริหารเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการและนำไปใช้ตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว โดยทั่วไป Headcount Report มักประกอบด้วยข้อมูลหลักๆ ดังต่อไปนี้

• ข้อมูลพื้นฐาน: Headcount Report ควรแสดงข้อมูลสำคัญ เช่น แผนก ตำแหน่งงาน ประเภทการจ้างงาน สถานที่ทำงาน ผู้บังคับบัญชา วันที่เริ่มงานและวันที่สิ้นสุดการจ้างงาน ศูนย์ต้นทุน (Cost Center) ค่า FTE รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานที่ยังเปิดรับหรือยังไม่มีผู้บรรจุ

• ภาพแสดงผลข้อมูล: การใช้ฮีตแมป กราฟ และเครื่องมือแสดงผลข้อมูลอื่นๆ ช่วยให้ผู้บริหารเปรียบเทียบจำนวนพนักงานตามหน่วยงาน สถานที่ หรือระดับตำแหน่งได้ง่ายขึ้น อีกทั้งยังช่วยให้เห็นภาพรวมของตำแหน่งงานว่างและการกระจายตัวของกำลังคนตามหน่วยธุรกิจหรือกลุ่มประชากร

• ความถี่และการจัดทำรายงาน: โดยทั่วไป องค์กรมักจัดทำรายงานแบบรายวันหรือรายสัปดาห์สำหรับทีมปฏิบัติงาน รายงานรายเดือนสำหรับผู้บริหารระดับสูง และรายงานสรุปรายไตรมาสเพื่อใช้วางแผนกำลังคน ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงรายงานเหล่านี้ผ่านแดชบอร์ดที่กำหนดสิทธิ์ตามบทบาท หรือรับรายงานสรุปตามรอบเวลาที่กำหนด

วิธีการจัดทำ Headcount Report

การจัดทำ Headcount Report อาจมีขั้นตอนแตกต่างกันไปตามซอฟต์แวร์ที่ใช้งาน แต่โดยทั่วไปสามารถเริ่มต้นได้ดังนี้

1. จัดระเบียบข้อมูล: ตรวจสอบคุณภาพข้อมูลให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ทั้งรหัสพนักงาน รหัสตำแหน่งงาน และประเภทการจ้างงาน รวมถึงกำหนดวันที่ข้อมูลมีผลบังคับใช้ ให้สะท้อนการโยกย้าย การลา และการสิ้นสุดการจ้างงานได้อย่างถูกต้อง ควรตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลที่ซ้ำซ้อนหรือไม่ครบถ้วนก่อนนำไปวิเคราะห์
2. รวบรวมข้อมูลจากระบบที่เกี่ยวข้อง: Headcount Report ควรดึงข้อมูลจากหลายแหล่งร่วมกัน เช่น ระบบ HRIS สำหรับข้อมูลพนักงานและตำแหน่งงาน ระบบ Payroll สำหรับข้อมูลต้นทุนและสถานะการจ่ายค่าตอบแทน รวมถึงระบบบันทึกเวลาทำงานสำหรับข้อมูลชั่วโมงการทำงานและ FTE หากต้องการติดตามตำแหน่งงานว่างหรือการเปิดรับทดแทนพนักงานเดิม ก็สามารถเชื่อมต่อข้อมูลจาก ระบบบริหารการรับสมัครงาน (Applicant Tracking System: ATS) ได้เช่นกัน
3. กำหนดขอบเขตของรายงาน: กำหนดให้ชัดเจนว่ารายงานจะครอบคลุมบุคลากรกลุ่มใด เช่น พนักงานประจำ ผู้รับจ้าง หรือทั้งสองกลุ่ม พร้อมระบุช่วงเวลาที่ต้องการวิเคราะห์ และเลือกรูปแบบของรายงานว่าจะเป็นข้อมูล ณ วันที่กำหนด หรือรวมข้อมูลย้อนหลัง
4. กำหนดโครงสร้างข้อมูลและตัวชี้วัด: จัดโครงสร้างข้อมูลให้พนักงานหรือตำแหน่งงานแต่ละรายการมีข้อมูลอ้างอิงที่ชัดเจน เช่น รหัสพนักงาน รหัสตำแหน่งงาน และวันที่ข้อมูลมีผล จากนั้นเพิ่มตัวชี้วัดสำคัญ เช่น FTE ตำแหน่งว่าง จำนวนพนักงานสุทธิ อัตราการลาออก และจำนวนพนักงานที่ผู้จัดการแต่ละคนดูแล พร้อมกำหนดนิยามของแต่ละตัวชี้วัดให้ชัดเจน เพื่อให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และฝ่ายการเงินตีความข้อมูลตรงกัน
5. ออกแบบการแสดงผลและตัวกรองข้อมูล: เริ่มจากกำหนดโจทย์ เช่น ตำแหน่งงานว่างในหน่วยงานใดส่งผลต่อการดำเนินงาน จากนั้นเลือกกราฟที่สื่อสารข้อมูลได้ชัดเจน พร้อมกำหนดตัวกรองตามหน่วยงาน ประเภทการจ้างงาน หรือสถานที่ทำงาน และระบุวันที่อ้างอิงข้อมูล ขอบเขตของข้อมูล รวมถึงรูปแบบของรายงานว่าจะเป็นข้อมูล ณ วันที่กำหนด หรือแสดงแนวโน้มของข้อมูล
6. กำหนดรอบการอัปเดตและผู้รับผิดชอบ: กำหนดรอบการอัปเดตข้อมูลให้สอดคล้องกับกระบวนการหลักขององค์กร เช่น หลังปิดรอบเงินเดือน พร้อมออกรายงานตามกำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอ และระบุวันที่อ้างอิงข้อมูลให้ชัดเจน ควรกำหนดผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบและแก้ไขข้อมูล รวมถึงบันทึกการเปลี่ยนแปลงทุกครั้ง เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

หากองค์กรยังไม่มีซอฟต์แวร์สำหรับจัดทำ Headcount Report ก็สามารถใช้ Excel ทำรายงานได้เช่นกัน โดยเริ่มจากนำข้อมูลออกมาจากระบบ HRIS ระบบเงินเดือน และระบบบันทึกเวลาทำงาน ในรูปแบบ CSV จากนั้นจัดระเบียบและรวมข้อมูล พร้อมตรวจสอบข้อมูลที่ซ้ำซ้อนหรือไม่สมบูรณ์ ก่อนใช้ PivotTable วิเคราะห์จำนวนและแนวโน้มของข้อมูล รวมถึงใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional Formatting) เพื่อเน้นข้อมูลสำคัญ เช่น ตำแหน่งงานว่าง ข้อมูลที่ผิดปกติ หรือข้อมูลที่น่าสนใจ

ไม่ว่าจะใช้ Excel หรือซอฟต์แวร์สำหรับจัดทำหน้าจอสรุปข้อมูล Headcount Report ที่ดีควรมีองค์ประกอบสำคัญ ดังนี้

• ตัวชี้วัดหลัก: จำนวนพนักงานทั้งหมด ค่า FTE ตำแหน่งที่เปิดรับสมัคร และอัตราตำแหน่งงานว่าง
• ตัวกรองข้อมูล: หน่วยงาน สถานที่ทำงาน ประเภทการจ้างงาน ระดับตำแหน่ง และผู้บังคับบัญชา
• กราฟแนวโน้ม: แสดงจำนวนพนักงาน จำนวนพนักงานสุทธิ และอัตราการลาออกย้อนหลัง 12 เดือน
• กราฟเปรียบเทียบ: แสดงจำนวนพนักงานแยกตามหน่วยงานหรือสถานที่ทำงาน
• ตารางข้อมูล: แสดงข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อพนักงาน ตำแหน่ง ผู้บังคับบัญชา สถานที่ทำงาน ศูนย์ต้นทุน ประเภทการจ้างงาน ค่า FTE วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดการจ้างงาน รหัสตำแหน่งงาน และสถานะตำแหน่งว่าง

ปัญหาที่พบบ่อยในการจัดทำ Headcount Report และวิธีรับมือ

การจัดทำ Headcount Report อาจเป็นเรื่องท้าทาย หากฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายการเงิน และฝ่ายสรรหาใช้คำนิยาม วันที่อ้างอิงหรือแหล่งข้อมูลที่แตกต่างกัน ข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่ในหลายระบบยังทำให้ข้อมูลไม่สอดคล้องกัน ใช้เวลาตรวจสอบและกระทบยอดนานขึ้น จนกลายเป็นอุปสรรคต่อการวางแผนกำลังคนได้ เพื่อแก้ไข ความท้าทายในการกระทบยอดจำนวนพนักงาน องค์กรควรกำหนดมาตรฐานด้านข้อมูลร่วมกัน และใช้ข้อมูลกลางชุดเดียวกันสำหรับทุกฝ่ายในการอ้างอิง เพื่อให้สามารถเปรียบเทียบแผนกำลังคนกับจำนวนพนักงานที่มีอยู่จริงได้อย่างถูกต้อง

ปัญหาต่อไปนี้เป็นเรื่องที่พบได้บ่อยในองค์กรที่ยังไม่มี แนวทางการวางแผนกำลังคน ที่มีประสิทธิภาพ

ปัญหาข้อมูลจากหลายระบบไม่สอดคล้องกัน

ระบบ HRIS ระบบเงินเดือน และระบบบริหารการรับสมัครงาน (ATS) มักจัดเก็บข้อมูลพนักงานและตำแหน่งงานในรูปแบบที่แตกต่างกัน เมื่อเชื่อมต่อข้อมูลจากหลายระบบเข้าด้วยกัน อาจเกิดข้อมูลซ้ำซ้อนหรือข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกันได้

วิธีแก้ไข: กำหนดมาตรฐานข้อมูลก่อนเชื่อมต่อแต่ละระบบ เช่น ใช้รหัสพนักงานและรหัสตำแหน่งงานชุดเดียวกัน กำหนดประเภทการจ้างงานให้เป็นมาตรฐานเดียว และจัดเก็บข้อมูลตามวันที่ข้อมูลมีผล เพื่อติดตามการโยกย้าย การลา และการสิ้นสุดการจ้างงานได้อย่างถูกต้อง จากนั้นเปรียบเทียบข้อมูลตามแผนกับข้อมูลจริงในมุมมองเดียว เพื่อให้ฝ่ายการเงินวิเคราะห์ความแตกต่างตามตำแหน่งงาน พื้นที่ และระดับค่าตอบแทนได้อย่างชัดเจน

ปัญหาข้อมูลที่ไม่อัปเดตและการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

การใช้ข้อมูลที่ไม่อัปเดตและระบบแบบแมนนวลที่ไม่สามารถปกป้องข้อมูลได้

อาจทำให้การวางแผนกำลังคนเกิดข้อผิดพลาดและเพิ่มความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูล

วิธีแก้ไข: องค์กรสามารถลดปัญหาเหล่านี้ได้ด้วยการนำเทคโนโลยีสมัยใหม่ เช่น Workday มาใช้ในการบริหารและวางแผนกำลังคน แดชบอร์ดที่กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาทจะแสดงข้อมูลและแนวโน้มล่าสุด พร้อมอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์ เพื่อให้ผู้ใช้งานเข้าถึงข้อมูลที่เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ นอกจากนี้ เครื่องมือสมัยใหม่ยังรองรับการสร้างรายงานแบบ Self-service ที่ใช้งานง่าย ช่วยให้ผู้จัดการและผู้ตรวจสอบเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้ด้วยตนเอง โดยยังคงรักษาข้อมูลให้ปลอดภัย

ปัญหารายงานที่ไม่เป็นมาตรฐานในแต่ละหน่วยงานหรือภูมิภาค

เมื่อแต่ละทีมจัดทำ Headcount Report ในรูปแบบของตนเอง มักใช้เกณฑ์การนับและวันที่อ้างอิงข้อมูลแตกต่างกัน ส่งผลให้ตัวเลขไม่ตรงกัน เช่น บางรายงานนับรวมผู้รับจ้างหรือพนักงานที่ลาอยู่ ขณะที่บางรายงานไม่นับรวม หรือใช้ข้อมูลที่ดึงมาคนละช่วงเวลา ทำให้ผู้บริหารได้รับข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกันและอาจส่งผลต่อการตัดสินใจ

วิธีแก้ไข: กำหนดมาตรฐานการนับจำนวนพนักงานและ FTE ให้ชัดเจน พร้อมใช้รูปแบบรายงานเดียวกันในทุกหน่วยงาน เพื่อให้ทุกฝ่ายใช้ตัวชี้วัดและมุมมองของข้อมูลในมาตรฐานเดียวกัน เครื่องมือวางแผนกำลังคนสมัยใหม่ยังช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายการเงิน และผู้บริหารใช้ข้อมูลชุดเดียวกันในการวางแผนและตัดสินใจได้อย่างสอดคล้อง

ประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์ HR เพื่อจัดทำ Headcount Report แบบอัตโนมัติ

แดชบอร์ดที่อัปเดตข้อมูลอัตโนมัติช่วยให้ Headcount Report มีข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน ผู้บริหารจึงสามารถใช้ข้อมูลดังกล่าวประกอบการตัดสินใจด้านกำลังคนได้อย่างมั่นใจ การเชื่อมโยงข้อมูลจากระบบ HR ระบบการเงิน และระบบบันทึกเวลาทำงานไว้ในที่เดียว ช่วยให้ข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์ ลดความคลาดเคลื่อน และทุกการตัดสินใจอ้างอิงจากข้อมูลล่าสุดขององค์กร

จัดทำรายงานได้รวดเร็ว แม่นยำ และพร้อมนำไปใช้ได้จริง

ระบบเชื่อมโยงข้อมูลแบบอัตโนมัติ (Automated Data Pipelines) ช่วยลดขั้นตอนการทำงานด้วยตัวเองและลดความเสี่ยงจากการใช้รายงานที่ไม่อัปเดต นอกจากนี้ การจัดทำรายงานแบบอัตโนมัติยังช่วยให้ข้อมูลในรายงานสอดคล้องกับข้อมูลจากระบบต้นทาง โดยใช้เกณฑ์และวิธีคำนวณเดียวกันในทุกช่วงเวลา ส่งผลให้การตรวจสอบข้อมูลและการตัดสินใจทำได้รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น

Rolls-Royce ใช้ Workday Prism Analytics สร้างศูนย์กลางข้อมูล สำหรับรวบรวมข้อมูลด้านบุคลากรไว้ในระบบเดียว ช่วยให้มองเห็นต้นทุนด้านกำลังคนได้อย่างชัดเจน เพิ่มความถูกต้องของข้อมูล และทำให้ผู้บริหารตัดสินใจได้อย่างมั่นใจบนพื้นฐานของข้อมูลที่เชื่อถือได้ Marcus Millership ผู้อำนวยการฝ่าย Transformation ของ Global Business Services กล่าวว่า “สิ่งสำคัญสำหรับเราคือการเข้าใจโครงสร้างต้นทุนขององค์กรอย่างครบถ้วน โดยอาศัยข้อมูลที่ถูกต้องซึ่งรวบรวมไว้ในระบบเดียว รวมถึงสามารถอัปเดตหรือดึงข้อมูลไปใช้งานได้อย่างรวดเร็วและสะดวก การมองเห็นภาพรวมของกำลังคนทั้งหมด รวมถึงการวางแผนงบประมาณได้อย่างครบถ้วน ถือเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กร และวันนี้เราก็มีความสามารถนั้นแล้ว”

เชื่อมโยงข้อมูลด้านบุคคลากร การเงิน และการวางแผน

เมื่อแบบจำลองงบประมาณและการคาดการณ์เชื่อมโยงข้อมูลจำนวนพนักงานไว้ในระบบเดียว การเปลี่ยนแปลงเพียงครั้งเดียว เช่น การอนุมัติจ้างงานหรือการกำหนดวันเริ่มงานของพนักงานใหม่ จะอัปเดตข้อมูลในทุกแผนที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ จากนั้นทุกหน่วยงานจะมีข้อมูลชุดเดียวกันในการวางแผนและตัดสินใจ

Shutterstock เชื่อมโยงข้อมูลด้านบุคคลากร และการเงินไว้บนแพลตฟอร์ม Workday พร้อมกำหนดกระบวนการวางแผนกำลังคนที่เป็นมาตรฐาน ทำให้ผู้บริหารเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องและอัปเดตแบบเรียลไทม์ เพื่อประกอบการตัดสินใจได้รวดเร็วยิ่งขึ้น Shutterstock ยังระบุว่าการเชื่อมโยงข้อมูลและรวมศูนย์ข้อมูลไว้บนแพลตฟอร์มเดียว ช่วยประหยัดเวลาการทำงานได้หลายพันชั่วโมงต่อปี

มองเห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์ทั่วทั้งองค์กร

องค์กรที่ดำเนินธุรกิจในหลายประเทศจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลจำนวนพนักงานจากแหล่งข้อมูลเดียว โดยสามารถวิเคราะห์ข้อมูลตามประเทศ หน่วยธุรกิจ และประเภทการจ้างงานได้ แพลตฟอร์ม HR สมัยใหม่ช่วยรวบรวมข้อมูลจากระบบ HRIS ระบบเงินเดือน และระบบบันทึกเวลาทำงานไว้ในแดชบอร์ดกลาง พร้อมใช้มาตรฐานข้อมูลเดียวกันและบันทึกข้อมูลตามวันที่ข้อมูลมีผล เพื่อให้ผู้บริหารเข้าถึงข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน และวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Avago เปลี่ยนจากการใช้ข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่ในแต่ละหน่วยธุรกิจทั่วโลก มาเป็นมุมมองข้อมูลพนักงานแบบรวมศูนย์ที่พร้อมใช้งานตลอดเวลา ช่วยให้ทุกภูมิภาคใช้กระบวนการทำงานในมาตรฐานเดียวกัน และทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีบทบาทเชิงกลยุทธ์ในการสนับสนุนธุรกิจมากยิ่งขึ้น Chong Yee Lin ผู้จัดการอาวุโสฝ่าย Global HRIS ของ Avago กล่าวว่า “รายงานนี้ช่วยให้เราเห็นข้อมูลแยกตามประเทศ จำนวนพนักงานแบบเรียลไทม์ และภาพรวมของกำลังคนทั้งหมดได้อย่างชัดเจน นอกจากนี้ยังสามารถแยกดูข้อมูลเฉพาะพนักงานประจำหรือผู้รับจ้างได้ ทำให้หัวหน้าแต่ละหน่วยธุรกิจเข้าถึงข้อมูลล่าสุดของทีมตนเองได้ทันที”

วางแผนกำลังคนได้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจ

เมื่อสภาวะตลาดเปลี่ยนแปลง องค์กรจำเป็นต้องปรับแผนกำลังคนให้ทันต่อสถานการณ์ การเชื่อมโยงข้อมูลจำนวนพนักงาน ต้นทุน และข้อมูลประมาณการรายได้ไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ช่วยให้ทีมวางแผนและวิเคราะห์การเงิน (FP&A) รวมถึงจำลองสถานการณ์ต่างๆ เพื่อประเมินผลกระทบก่อนตัดสินใจได้ทัน ไม่ว่าจะเป็นการเลื่อนวันเริ่มงาน การปรับโครงสร้างตำแหน่ง หรือการวางแผนกำลังคนในแต่ละพื้นที่

Lucid Software ใช้ Workday Adaptive Planning เพื่อบริหารข้อมูลกำลังคนทั้งในระยะสั้นและระยะยาว พร้อมสร้างและปรับสถานการณ์จำลอง (Scenario Planning) ได้ตามความต้องการ อีกทั้งยังช่วยให้ทีมกลยุทธ์ (Revenue Operations: RevOps) และทีมที่เกี่ยวข้องวางแผนกำลังคนให้สอดคล้องกับแผนการขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เสริมการกำกับดูแลและความปลอดภัยของข้อมูล

แพลตฟอร์ม HR สมัยใหม่รองรับการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาท ใช้มาตรฐานการรักษาความปลอดภัยเดียวกันทั่วทั้งองค์กร และบันทึกประวัติการใช้งาน เพื่อให้ผู้ใช้งานเข้าถึงเฉพาะข้อมูลที่จำเป็น โดยยังคงรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลสำคัญ

มหาวิทยาลัยเวอร์จิเนียนำ Workday มาใช้รวม 3 ระบบการจัดการเข้าด้วยกัน รวมถึงกระบวนการกู้คืนระบบ 22 กระบวนการไว้บนแพลตฟอร์มเดียว ส่งผลให้การบริหารจัดการข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้น พร้อมยกระดับความปลอดภัยด้วยการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาท และใช้การตรวจสอบข้อมูลที่เป็นมาตรฐานเดียวกันทั่วทั้งองค์กร

แนวทางจัดทำ Headcount Report อย่างมีประสิทธิภาพ

แม้แต่ละองค์กรจะมีวิธีจัดทำ Headcount Report แตกต่างกัน แต่หลักการสำคัญที่ช่วยให้รายงานสร้างคุณค่าทางธุรกิจยังคงเหมือนกัน แนวทางต่อไปนี้จะช่วยให้องค์กรใช้ Headcount Report เป็นเครื่องมือสำคัญในการวางแผนและตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

จัดทำรายงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร

ก่อนจัดทำ Headcount Report ควรกำหนดให้ชัดเจนว่ารายงานนี้จะช่วยผู้บริหาร ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และฝ่ายการเงินตัดสินใจเกี่ยวกับเรื่องอะไร โดยพิจารณาจากเป้าหมายสำคัญขององค์กร เช่น การควบคุมต้นทุน หรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด จากนั้นจึงออกแบบรายงานให้ตอบโจทย์ เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถนำข้อมูลไปใช้วางแผนและตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ใช้การแสดงผลข้อมูลที่เข้าใจง่ายเพื่อสื่อสารกับผู้บริหาร

ผู้บริหารต้องอาศัยข้อมูลที่ชัดเจนเพื่อประกอบการตัดสินใจ การนำเสนอข้อมูลในรูปแบบกราฟ แผนภูมิ หรือแดชบอร์ด ช่วยให้เห็นแนวโน้มและตัวชี้วัดสำคัญได้อย่างรวดเร็ว ขณะที่แดชบอร์ดอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์ช่วยให้ผู้บริหารใช้ข้อมูลล่าสุดในการวางแผนและตัดสินใจได้อย่างทันท่วงที

กำหนดตัวชี้วัดและติดตามผลอย่างต่อเนื่อง

เลือกตัวชี้วัดสำคัญสำหรับใช้ติดตามใน Headcount Report พร้อมกำหนดเป้าหมายโดยอ้างอิงข้อมูลเฉลี่ยของปีที่ผ่านมาและปรับให้เหมาะสมร่วมกับผู้บริหาร สำหรับองค์กรที่มีหลายภูมิภาคหรือหลายหน่วยธุรกิจ ควรกำหนดเป้าหมายให้สอดคล้องกับบริบทของแต่ละกลุ่ม และจัดทำข้อมูลย้อนหลังอย่างน้อย 12 เดือน เพื่อใช้เป็นเกณฑ์อ้างอิงในการเปรียบเทียบผลการดำเนินงาน

จากนั้นจัดทำรายงานของแต่ละตัวชี้วัดเป็นประจำทุกเดือน โดยแสดงข้อมูลอ้างอิง (Baseline) ค่าปัจจุบัน เป้าหมาย และผลต่างจากเป้าหมาย (Gap) พร้อมอธิบายสาเหตุของการเปลี่ยนแปลงเมื่อเทียบกับรอบก่อนหน้า นอกจากนี้ ควรกำหนดเกณฑ์แจ้งเตือน (Thresholds) สำหรับตัวชี้วัดสำคัญ เช่น เมื่ออัตราตำแหน่งงานว่างสูงกว่าเป้าหมาย ระบบจะแจ้งเตือนเพื่อให้องค์กรสามารถทบทวนและปรับแผนกำลังคนได้อย่างทันท่วงที

ตัวชี้วัดด้าน HR ที่ควรติดตามร่วมกับ Headcount Report

การวิเคราะห์ข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลเริ่มต้นจากข้อมูลจำนวนพนักงาน เพราะข้อมูลนี้ช่วยให้องค์กรมองเห็นจำนวนพนักงาน การกระจายตัวของบุคลากร และต้นทุนที่เกี่ยวข้องในแต่ละหน่วยงาน อย่างไรก็ตาม การติดตามจำนวนพนักงานเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ จึงควรพิจารณาตัวชี้วัดด้าน HR อื่นๆ ควบคู่กัน เพื่อให้เห็นภาพรวมของกำลังคนและใช้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจได้รอบด้าน

ตัวชี้วัดสำคัญที่ควรติดตาม ได้แก่

• อัตราการลาออก (Turnover Rate): แสดงสัดส่วนของพนักงานที่ลาออกในช่วงเวลาหนึ่ง ช่วยให้องค์กรระบุหน่วยงานหรือกลุ่มงานที่อาจเผชิญความเสี่ยงจากการสูญเสียบุคลากรและกำลังการทำงาน

• อัตราการรักษาพนักงาน (Retention Rate): แสดงสัดส่วนของพนักงานที่ยังคงทำงานอยู่กับองค์กร สะท้อนว่าองค์กรสามารถรักษาบุคลากรไว้ได้ดีเพียงใด ทั้งในด้านวัฒนธรรมองค์กร ค่าตอบแทน และโอกาสในการเติบโตในสายอาชีพ

• อัตราตำแหน่งงานว่าง (Vacancy Rate): แสดงสัดส่วนของตำแหน่งงานที่ได้รับอนุมัติแล้วแต่ยังไม่มีผู้ดำรงตำแหน่ง ช่วยให้ระบุได้ว่าตำแหน่งงานว่างส่วนใดอาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์กร
• สัดส่วนความหลากหลายของบุคลากร (Diversity Ratios): แสดงสัดส่วนของบุคลากรในแต่ละระดับตำแหน่งหรือแต่ละพื้นที่ ช่วยให้องค์กรประเมินผลลัพธ์ของการสรรหาและการเลื่อนตำแหน่ง พร้อมติดตามความก้าวหน้าตามเป้าหมายด้านความหลากหลาย ความเท่าเทียม และการมีส่วนร่วม (DEI)

เปลี่ยน Headcount Report ให้เป็นเครื่องมือขับเคลื่อนการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

Headcount Report มีบทบาทสำคัญในการช่วยให้องค์กรวางแผนการสรรหาให้สอดคล้องกับงบประมาณและเป้าหมายการดำเนินงาน แพลตฟอร์ม HR สมัยใหม่อย่าง Workday ช่วยยกระดับการวางแผนกำลังคนด้วยข้อมูลที่อัปเดตพร้อมช่วยระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ แทนที่จะรวบรวมและจัดทำรายงานด้วยตนเอง องค์กรสามารถใช้แดชบอร์ดที่อัปเดตข้อมูลอัตโนมัติ พร้อมกำหนดเจ้าของข้อมูล มาตรฐานข้อมูล และกระบวนการทำงานที่ชัดเจน เพื่อให้ทุกฝ่ายทำงานบนข้อมูลชุดเดียวกัน นอกจากนี้ Workday ยังเชื่อมโยงข้อมูลพนักงานเข้ากับกระบวนการสำคัญขององค์กร ทั้งด้านบุคลากร การเงิน และการดำเนินงาน ช่วยให้คาดการณ์และวางแผนกำลังคนได้อย่างแม่นยำ รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

แหล่งข้อมูลสำหรับคุณ

ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล (HRIS) คืออะไร

ดูโซลูชันการวางแผนกำลังคนและต้นทุน

รู้จัก Workforce Planning จาก Workday

วิธีแก้ปัญหาการกระทบยอดข้อมูลพนักงาน

กรณีศึกษาลูกค้า: Rolls-Royce

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Workday