Apa itu laporan headcount dalam HR?
Pimpinan perusahaan dapat menyusun strategi yang tepat untuk merencanakan tenaga kerja dengan informasi yang jelas mengenai siapa yang bekerja di mana, dalam peran apa, dan biaya yang dikeluarkan. Pimpinan tim Finance, HR, serta Operasional membutuhkan data headcount terbaru untuk merencanakan perekrutan dan memperkirakan kapasitas di seluruh lokasi dan jenis kepegawaian. Pelajari cara membuat laporan headcount, best practices untuk pelaporan headcount, dan bagaimana menggunakan teknologi untuk mendukung proses pelaporan.
Apa itu laporan headcount?
Laporan headcount menunjukkan semua pegawai yang bekerja dalam suatu organisasi, yang dibagi berdasarkan peran, tim, lokasi, dan jenis kepegawaian. Beberapa organisasi dapat memasukkan atau mengecualikan pegawai tidak tetap dan tenaga kerja lepas dari total headcount. Para pimpinan menggunakan laporan headcount untuk melihat jumlah pegawai yang dipekerjakan dibandingkan dengan kapasitas organisasi yang sesungguhnya
Laporan headcount yang efektif menggabungkan catatan sistem informasi sumber daya manusia (HRIS), struktur organisasi, serta informasi keuangan. Data tersebut diperlukan untuk menampilkan total dan tren headcount, mengidentifikasi lowongan kerja, membedakan antara pegawai tetap dan pegawai kontrak, serta melacak pegawai yang direkrut, keluar, dan dimutasi. Laporan headcount dapat menyajikan informasi yang jelas kepada pimpinan mengenai jumlah total tenaga kerja, distribusi peran, dan komposisi lokasi. Hal ini membantu para pimpinan melihat bagaimana peran dan lokasi mempengaruhi kinerja serta pembiayaan. Laporan ini juga membantu tim HR dan Finance agar tetap selaras pada perencanaan headcount dan biaya, mempermudah rekonsiliasi anggaran, serta memastikan persetujuan, audit, dan kepatuhan yang bersih.
Berbeda dengan jenis laporan lain yang memantau tenaga kerja di dalam organisasi, laporan headcount hanya berfokus pada jumlah tenaga kerja. Sementara laporan ekuivalen penuh waktu (FTE) mengonversi jam kerja ke dalam satuan standar untuk merencanakan kapasitas dan anggaran. Ada pula laporan rekrutmen, yang berfokus pada lowongan dan kesehatan jalur rekrutmen. Laporan headcount yang baik dapat merujuk pada data laporan FTE dan kepegawaian, namun tujuan utama laporan ini adalah memberikan visibilitas terhadap kondisi tenaga kerja saat ini.
Mengapa laporan headcount penting?
Laporan headcount membantu para pimpinan menerapkan kontrol operasional yang lebih kuat. Laporan ini memungkinkan tim HR dan Finance bekerja dengan data yang sama untuk mengatur kecepatan proses rekrutmen, mengelola kapasitas berdasarkan departemen atau lokasi, dan memastikan lowongan selaras dengan anggaran sebelum melakukan rekrutmen. Laporan headcount harian juga meningkatkan tata kelola organisasi dengan menyajikan informasi terkait kepatuhan untuk auditor dan tim, seperti representasi berbasis keberagaman, kesetaraan, dan inklusi (DEI). Laporan ini juga membantu memverifikasi bahwa peran yang ada di organisasi telah selaras dengan aturan ketenagakerjaan.
Laporan headcount juga membantu pimpinan mengambil keputusan yang lebih tajam. Misalnya, tim HR dapat mengidentifikasi ketika tim melampaui rentang kendali mereka atau menemukan posisi dengan lowongan yang berisiko tinggi meleset dari target. Sementara tim Finance dapat membandingkan posisi yang direncanakan dengan posisi yang sudah terisi di tengah siklus serta mengatur ulang dana anggaran dari lowongan yang masih dibuka. Laporan headcount juga membantu para eksekutif memperoleh gambaran yang lebih jelas tentang atrisi (pengurangan jumlah pegawai tanpa adanya penggantian) dan kecepatan proses rekrutmen, sehingga mereka dapat menyelaraskan strategi dengan kondisi tenaga kerja saat ini.
Komponen utama di laporan headcount.
Laporan headcount yang baik menggabungkan data yang spesifik, visualisasi yang jelas, dan dilakukan secara berkala agar para pimpinan bisa mendapatkan jawaban dengan cepat. Laporan headcount umumnya memiliki beberapa komponen utama sebagai berikut:
Kolom data umum: Laporan headcount mencantumkan departemen, posisi, jenis kepegawaian, lokasi, manajer, tanggal mulai dan selesai, pusat biaya, FTE, serta catatan mengenai posisi atau lowongan yang belum terisi saat ini.
- Elemen visual: Visualisasi seperti heatmap dan grafik membuat laporan headcount semakin jelas. Elemen-elemen tersebut membantu pimpinan membandingkan data headcount berdasarkan organisasi, lokasi, atau level, dan memberi konteks untuk lowongan dan perincian data berdasarkan unit bisnis atau demografi.
- Frekuensi dan distribusi laporan: Sebagian besar tim menerima snapshot harian atau mingguan, sementara laporan untuk pimpinan senior dikirimkan setiap akhir bulan. Tampilan per kuartal berjalan untuk siklus perencanaan disajikan melalui dasbor berdasarkan peran atau ringkasan terjadwal dengan tanggal yang jelas.
Cara membuat laporan headcount.
Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat laporan headcount (perlu diingat bahwa langkah-langkah tersebut dapat bervariasi, tergantung pada perangkat lunak yang Anda gunakan):
- Optimalkan data: Buat data yang jelas dengan menyertakan ID pegawai dan posisi yang terstandarisasi, taksonomi jenis kepegawaian tunggal, dan tanggal efektif mutasi, cuti, dan pemutusan hubungan kerja yang akurat. Pastikan tidak ada data yang duplikat atau hilang sebelum melakukan rekonsiliasi.
- Kumpulkan sumber data utama: Hubungkan HRIS pada data pegawai dan posisi, data gaji untuk pusat biaya dan status pembayaran, serta pelacakan waktu untuk menghitung jam kerja dan FTE. Selain itu, Anda juga bisa menambahkan sistem pelacakan pelamar kerja (ATS) untuk menampilkan lowongan dan posisi pengganti yang tersedia.
- Tentukan cakupan dan tanggal batas laporan: Tentukan populasi (pegawai tetap, pegawai kontrak, atau keduanya), tanggal awal dan akhir laporan, dan apakah laporan tersebut harus berupa snapshot saat ini atau mencakup data historis.
- Buat tabel dan kalkulasi: Buat tabel daftar pegawai dengan satu baris per orang per posisi, masing-masing dengan pengenal yang jelas, seperti ID pegawai atau posisi, serta tanggal efektif. Kemudian, tambahkan kolom untuk menghitung beberapa metrik penting, seperti FTE, penanda lowongan, selisih antara jumlah pegawai yang masuk dan keluar, atrisi, atau rentang kendali, dan dokumentasikan setiap definisi agar tim HR dan Finance memiliki pemahaman yang sama terhadap hasilnya.
- Rancang visualisasi dan filter: Identifikasi pertanyaan yang perlu Anda jawab (misalnya: “Lowongan mana yang memperlambat pencapaian kinerja organisasi?”). Pilih diagram yang paling sederhana untuk menjawab setiap pertanyaan dan tetapkan filter berdasarkan organisasi, jenis kepegawaian, atau lokasi. Tambahkan satu baris keterangan pada setiap kartu Indikator Kinerja Utama (KPI) yang menunjukkan tiga hal: tanggal batas data, populasi yang disertakan, dan metode (snapshot atau tren).
- Atur frekuensi dan kepemilikan laporan: Atur jadwal pembaruan data sesuai batas operasional, seperti tanggal penggajian final, dan publikasikan laporan secara konsisten dengan label tanggal yang jelas. Pilih seorang penanggung jawab untuk memantau dan memperbaiki ketidaksesuaian data serta simpan log perubahan untuk transparansi.
Jika Anda tidak memiliki perangkat lunak pelaporan headcount, Anda juga dapat membuat laporan headcount di Excel secara manual. Untuk melakukannya, ekspor data dari sistem HRIS, penggajian, dan pencatatan waktu Anda dalam format CSV. Kemudian, gunakan alat optimasi data CSV untuk membersihkan, menggabungkan, dan menyelesaikan data duplikat. Lalu, buat PivotTable untuk menganalisis tren dan total dalam data serta tetapkan kriteria pemformatan bersyarat untuk menyoroti item seperti lowongan, outlier, serta pola.
Baik menggunakan Excel maupun alat pelaporan headcount lain, berikut contoh cara menyiapkan dasbor untuk mendapatkan gambaran umum yang efektif mengenai headcount organisasi Anda:
- Baris KPI teratas: Total headcount, total FTE, posisi yang tersedia, rasio lowongan.
- Filter panel kiri: Organisasi, lokasi, jenis kepegawaian, level, manajer.
- Tren: grafik garis 12 bulan yang menunjukkan headcount, penambahan bersih, dan atrisi.
- Grafik batang kanan: Headcount berdasarkan departemen atau lokasi.
- Tabel daftar di bagian bawah: Nama pegawai, posisi, manajer, lokasi, pusat biaya, jenis kepegawaian, FTE, tanggal mulai/selesai, ID posisi, penanda lowongan.
Hambatan dalam pelaporan headcount dan cara mengatasinya.
Pelaporan headcount dapat terganggu ketika tim HR, Finance, dan Rekrutmen tidak dapat berkolaborasi dengan definisi, tanggal, atau sumber data yang sama. Sistem yang terpisah-pisah ini menyebabkan data yang tidak konsisten dan proses rekonsiliasi yang lebih lambat, sehingga menghambat perencanaan. Untuk mengatasi kendala rekonsiliasi headcount, organisasi perlu menentukan aturan dan satu pusat data yang sama untuk membandingkan perencanaan dengan pegawai yang telah mengisi posisi di perusahaan.
Kendala-kendala ini umum terjadi pada tim yang tidak memiliki proses perencanaan headcount yang efektif.
Cara menangani perbedaan data antar sistem.
HRIS, sistem penggajian, dan ATS sering menyimpan label yang berbeda untuk orang atau posisi yang sama. Hal ini berpotensi menimbulkan masalah duplikasi data dan data yang tidak optimal ketika Anda menghubungkan sistem-sistem tersebut ke dalam satu platform yang terpadu.
Solusi: Sebelum mentransfer data, identifikasi dan selesaikan masalah kualitas data yang penting dengan memberlakukan satu ID pegawai dan satu ID posisi, satu taksonomi jenis kepegawaian, serta catatan tanggal efektif mutasi, cuti, dan pemutusan hubungan kerja. Kemudian rekonsiliasikan rencana dan aktual dalam satu tampilan sehingga tim Finance dapat menjelaskan deviasi berdasarkan posisi, wilayah, dan tingkat gaji.
Memastikan akurasi data secara real-time dan menjaga privacy data.
Berbagai kesalahan dan risiko muncul dalam perencanaan headcount dengan data yang kedaluwarsa dan sistem manual yang tidak melindungi kerahasiaan data.
Solusi: Menggunakan teknologi terbaru seperti Workday untuk mengawasi headcount dan perencanaan tenaga kerja dapat membantu organisasi Anda mengatasi masalah-masalah tersebut. Dasbor real-time berbasis peran ini menampilkan tren dan pelaporan secara langsung, serta dapat diperbarui seketika saat Anda membutuhkan data baru. Alat modern ini juga dilengkapi dengan fitur pelaporan mandiri yang ramah pengguna, sehingga memudahkan para manajer dan auditor mengakses informasi yang mereka butuhkan sekaligus menjaga privasi data.
Mempertahankan pelaporan yang konsisten antar departemen atau wilayah.
Setiap kali satu tim membuat versi laporan headcount-nya sendiri, tim tersebut menerapkan aturan dan cap waktu yang berbeda. Hal ini dapat menyebabkan total yang tidak cocok. Misalnya, satu laporan menghitung pegawai kontrak atau pegawai yang sedang cuti, sementara laporan lain tidak. Ditambah lagi angka yang ditarik pada tanggal berbeda membuat data tidak sinkron. Akibatnya, para pimpinan dapat menerima data yang tidak akurat, sehingga menghambat mereka mengambil keputusan dengan tepat.
Solusi: Buat standar yang jelas mengenai apa yang dimaksud dengan headcount dan FTE, serta gunakan format pelaporan untuk menyajikan metrik dan tampilan yang sama antar departemen. Gunakan alat perencanaan modern untuk mendukung alur kerja bersama sejak awal, sehingga tim HR, Finance, dan para pimpinan bisnis dapat menyelaraskan rencana mereka menggunakan angka yang sama.
Manfaat menggunakan software HR untuk membuat laporan headcount otomatis.
Dasbor otomatis dapat membuat laporan headcount yang dinamis sehingga dapat dipercaya oleh para pimpinan untuk mengambil keputusan terkait tenaga kerja. Organisasi akan menerima data yang bersih dari sistem HR, finance, serta pencatatan waktu untuk pembaruan real-time, sehingga keputusan yang diambil mencerminkan tim saat ini.
Pelaporan yang lebih cepat dan akurat untuk hasil yang nyata.
Pipeline data otomatis dapat mengurangi alur kerja manual dan kemungkinan menerima laporan yang kedaluwarsa. Dengan pelaporan otomatis, semua total selaras dengan sistem sumber data, sehingga definisi dan parameter tetap konsisten dari satu bulan ke bulan berikutnya. Hal ini memungkinkan proses audit dan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat.
Rolls-Royce membangun hub data terpusat dengan Workday Prism Analytics untuk mendapatkan visibilitas mengenai biaya tenaga kerja, meningkatkan akurasi, serta membantu para pimpinan untuk mengambil keputusan berdasarkan angka yang terpercaya. “Sangat penting bagi kami untuk dapat memahami secara lengkap mengenai biaya, menggunakan informasi akurat yang dikonsolidasikan dalam satu sistem, serta memperbarui atau menarik informasi dengan sangat cepat dan mudah," ujar Marcus Millership, direktur transformasi di Global Business Services. "Kami sangat membutuhkan visibilitas penuh atas tenaga kerja kami dan cara kami merencanakan anggaran, dan kami memilikinya sekarang."
Sistem terintegrasi yang menyelaraskan HR, Finance, dan perencanaan.
Dengan memasukkan headcount pada anggaran dan model perkiraan biaya, satu perubahan seperti perekrutan yang disetujui atau tanggal mulai yang ditambahkan akan langsung memperbarui rencana. Setelah pembaruan tersebut, semua departemen dapat melihat informasi yang sama untuk membantu perencanaan selanjutnya.
Shutterstock menghubungkan HR dan Finance di Workday, menciptakan siklus perencanaan tenaga kerja yang lebih efektif, dan memberi para eksekutif akses ke data yang bersih secara real-time untuk mengambil keputusan lebih cepat. Perusahaan menghemat ribuan jam setiap tahunnya dengan strategi terintegrasi yang terpusat.
Visibility real-time untuk tim global.
Pimpinan perusahaan global memerlukan satu tampilan headcount berdasarkan negara, unit bisnis, dan jenis kepegawaian. Platform HR modern menggabungkan data dari HRIS, sistem penggajian, dan pelacakan waktu ke dalam satu dasbor, lalu menerapkan definisi standar dan catatan bertanggal efektif untuk menyajikan daftar karyawan secara langsung dengan filter berdasarkan negara, unit bisnis, dan status pegawai.
Avago menggantikan data yang terpisah-pisah dari unit bisnis globalnya dengan satu tampilan headcount yang selalu tersedia. Hal ini menyelaraskan proses antar wilayah dan menjadikan HR mitra bisnis yang lebih kuat. Chong Yee Lin, senior manager HRIS global di Avago, membagikan pengalamannya mengenai laporan headcount global terbaru. "Ada rincian headcount per negara secara real-time, dan populasi Anda. Anda dapat dengan mudah melihat berdasarkan karyawan atau pegawai kontrak. Kepala divisi dapat melihat daftar mereka sendiri secara real-time dengan cepat," ujarnya.
Perencanaan skenario yang selaras dengan perubahan.
Ketika pasar berubah, bisnis mungkin perlu segera memperbarui rencana perekrutan. Headcount, biaya, dan model pendapatan yang terhubung dalam platform HR otomatis membantu tim FP&A untuk menguji perubahan tanggal mulai, komposisi peran, atau skenario lokasi.
Lucid Software menggunakan Workday Adaptive Planning untuk mengawasi jumlah karyawan setiap saat, baik untuk perencanaan saat ini maupun masa depan. Platform ini membantu organisasi untuk menyusun ulang skenario sesuai kebutuhan sambil berkolaborasi dengan RevOps untuk menyelaraskan headcount dengan perencanaan penjualan.
Tata kelola dan keamanan yang terintegrasi.
Platform HR otomatis memberikan akses berbasis peran, satu model keamanan, dan jejak audit bagi manajer untuk menemukan informasi yang dibutuhkan tanpa mengekspos data sensitif.
University of Virginia menemukan manfaat dari penggunaan Workday untuk menyatukan tiga platform HR dan 22 proses pemulihan bencana ke dalam satu sistem. Dengan melakukan hal tersebut, pihak universitas meningkatkan keamanan melalui akses berbasis peran dan audit yang konsisten.
Best practices pelaporan headcount.
Pelaporan headcount dapat bervariasi antar organisasi, tetapi biasanya bergantung pada prinsip-prinsip dasar yang sama untuk memberikan hasil yang akurat bagi perusahaan. Ikuti praktik terbaik perencanaan headcount untuk mengubah pelaporan headcount menjadi alat strategis yang wajib dimiliki bagi bisnis Anda:
Sesuaikan laporan dengan tujuan organisasi.
Untuk mempertajam pelaporan headcount, definisikan tujuan organisasi Anda: Keputusan apa yang dapat didukung oleh informasi ini untuk para eksekutif, HR, dan Finance? Misalnya, prioritas bisnis utama Anda mungkin mengenai kepatuhan atau disiplin anggaran. Terjemahkan setiap prioritas menjadi pertanyaan yang harus dijawab oleh para pimpinan Anda dan bangun laporan di sekitar pertanyaan-pertanyaan tersebut.
Gunakan visualisasi data untuk presentasi eksekutif.
Para eksekutif membutuhkan data yang jelas untuk menentukan arah yang ingin mereka ambil. Visualisasi dari laporan headcount dapat membandingkan tren dan metrik secara efektif dan cepat, sehingga para pimpinan memiliki informasi yang dibutuhkan dalam format yang praktis dan mudah digunakan. Dashboard tersemat memperbarui visual secara otomatis dengan data langsung, membantu para pimpinan membuat keputusan yang tepat waktu dan sesuai informasi.
Tetapkan tolok ukur dan lacak perubahan dari waktu ke waktu.
Tentukan beberapa metrik untuk diprioritaskan dalam laporan headcount Anda. Tetapkan target awal untuk setiap metrik menggunakan rata-rata tahun lalu, lalu sempurnakan dengan masukan dari para pimpinan. Buat target terpisah untuk beberapa wilayah utama atau unit bisnis di mana kondisi operasional dan tujuan dapat berbeda. Kemudian, susun laporan dasar dengan riwayat 12 bulan untuk digunakan sebagai alat pembanding bagi setiap metrik.
Buat laporan bulanan baru untuk setiap metrik, termasuk nilai dasar, nilai saat ini, target, dan selisih. Tambahkan komentar pada laporan yang menjelaskan perubahan sejak periode terakhir. Gunakan perangkat lunak pelaporan HR Anda untuk menetapkan ambang batas yang memicu tindakan atau peringatan, seperti tingkat lowongan yang naik di atas target, sehingga Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi kapan rencana headcount mungkin perlu diubah.
Metrik terkait SDM untuk dilacak.
Headcount adalah bagian mendasar dari analitik SDM. Metrik ini menunjukkan jumlah karyawan dan lokasi mereka, sehingga semua metrik terkait tetap terhubung langsung dengan individu dan biayanya masing-masing. Organisasi yang ingin memperoleh visibilitas yang jelas atas seluruh fungsi SDM mereka menghubungkan metrik pelaporan headcount dengan metrik terkait SDM lainnya untuk menambahkan konteks pada laporan headcount karyawan mereka.
Beberapa metrik utama yang perlu diperhatikan meliputi:
Tingkat turnover: Mengukur persentase karyawan yang keluar dalam suatu periode, sebagai indikator risiko terhadap pengalaman dan kapasitas tenaga kerja.
Retensi: Menunjukkan jumlah karyawan yang bertahan, untuk melihat apakah budaya, kompensasi, dan jalur karir perusahaan Anda sudah cukup memadai dalam mempertahankan talenta terbaik.
- Rasio lowongan: Melacak posisi yang telah disetujui namun belum terisi, yang dapat menunjukkan di mana lowongan tersebut berpotensi menimbulkan hambatan dalam pencapaian kinerja.
- Rasio keberagaman: Melaporkan representasi di berbagai tingkat dan lokasi. Metrik ini juga menghubungkan hasil perekrutan dan promosi dengan tujuan kesetaraan.
Ubah headcount menjadi keunggulan strategis bagi organisasi Anda.
Pelaporan headcount sangat penting untuk menyelaraskan keputusan perekrutan dengan anggaran dan tenggat waktu penyelesaian. Platform HR modern seperti Workday dapat membantu Anda mengubah perencanaan headcount menjadi proses strategis yang selalu diperbarui dan mendeteksi risiko lebih awal. Beralihlah dari ekspor manual dan manfaatkan dasbor otomatis dengan kepemilikan yang jelas, definisi dan proses yang terstandarisasi, serta pembaruan terkini. Anda dapat mempertimbangkan menggunakan platform terpadu seperti Workday untuk menghubungkan jumlah karyawan dengan proses bisnis utama lainnya di seluruh HR, Finance, dan Operasional untuk mendorong perkiraan bisnis yang lebih cepat dan perencanaan kapasitas yang lebih cerdas.
Try Workday Adaptive Planning.