Workday Extend gibt uns die Möglichkeit, neue Anwendungsfälle über Apps abzuwickeln, die nicht nur eine sichere, integrierte Anwendererfahrung bieten, sondern auch unsere umfangreichen Unternehmensdatenbestände nutzen.
VP, Workday on Workday
Wie wir Workday Extend nutzen
Engagement Managers sind bei Workday als Gatekeeper damit betraut, Beratern und Customer Account-Teams Zugang zu wichtigen Informationen für den Start von Projekten zu verschaffen. Die bestehenden Verfahren und Systeme waren jedoch relativ schwerfällig. Administrative Aufgaben zur Verwaltung des Zugriffs und Onboardings für das Projektteam setzten voraus, dass Engagement Managers diese Aufgaben für mehrere Systeme einzeln durchführen und den Austausch wichtiger Daten per E-Mail koordinieren. Da Engagement Managers mehrere Projekte betreuen, kann dies zu Problemen oder Verzögerungen führen.
Deployment der App „WoW Project Onboarding“
Die App „WoW Project Onboarding“ bietet Engagement Managers von Workday einen zentralen Ansatz zur Initiierung und Automatisierung traditionell manueller Onboarding-Aufgaben. Engagement Managers können jetzt alle Projekt-Onboarding-Aufgaben für neue Teammitglieder in der Workday-Anwendung durchführen. Die Workday Extend-App kommuniziert dabei automatisch mit zusätzlichen Systemen wie Salesforce, um die notwendigen Aufgaben zu erledigen. Dazu gehören die Zuweisung von Projektberatungsrollen, die u. a. Zugriff auf sichere Sites zum Austausch von Daten ermöglichen.
Die App ist für jedes Projekt in Workday sowohl als benutzerdefinierte Aufgabe als auch als neue Registerkarte verfügbar, die nahtlos in die projektspezifische Informationsseite integriert ist.
Vorteile und Ergebnisse
Engagement Managers von Workday werden von zahlreichen, zeitraubenden Administrationsaufgaben mit geringem Mehrwert befreit. Aufgaben wie die manuelle Verwaltung von E-Mail-Anforderungen und die Verwendung von Spreadsheets zur Sicherstellung des planmäßigen Ablaufs beim Onboarding von Projekten werden nun – häufig in Batches – in der App durchgeführt. Dies vereinfacht den Prozess erheblich und sorgt dafür, dass Verzögerungen minimiert werden.
Der traditionelle Ansatz mit Salesforce zur manuellen Aktualisierung von Informationen (Mitarbeiter, Onboarding-Daten usw.) ist nach wie vor verfügbar. Durch die Nutzung von Salesforce-APIs zur Durchführung derselben Vorgänge können Engagement Managers die verbleibenden Schritte nun anzeigen und den Status an einem zentralen Ort validieren, um die Projektbereitschaft zu ermitteln.
Seit der Einführung der App hat Workday damit eine Vollzeitstelle eingespart. Zu den weiteren Workday Extend-Apps, die bei Workday im Einsatz sind, gehören das Impfstoffmanagement, das den Mitarbeitern einen Selfservice-Ansatz zur Übermittlung von Impfnachweisen bietet, sowie die Verfolgung und Genehmigung von temporären Arbeitsanforderungen für Remote-Standorte.