TraceLink betreibt eine führende digitale Netzwerkplattform zur intelligenten Orchestrierung der globalen pharmazeutischen Lieferkette. Mit über 800 Mitarbeitenden in 7 Ländern ist die Erhaltung interner Agilität von entscheidender Bedeutung. Damit erkannte das HR-Team von TraceLink die Notwendigkeit, seine Personalprozesse zu modernisieren und manuelle, isolierte Prozesse sowie Spreadsheet-basierte Workflows, die sich im Alltag etabliert hatten, zu ersetzen.
Im Jahr 2022 setzte die HR-Organisation auf Workday Extend, um administrative Workflows zu automatisieren, die Datentransparenz zu erhöhen und ein effizienteres, skalierbares Modell für das Managen der globalen Belegschaft zu schaffen.
Ein Playbook für schnelle Innovation
Durch die Konzentration auf wirkungsvolle, HR-spezifische Anwendungsfälle hat das HR-Team von TraceLink – unterstützt von einer schlanken HR-Funktion für Technologie – mit nur zwei Extend-Entwicklern 10 Workday Extend-Apps implementiert. Diese Anwendungen sind speziell darauf ausgelegt, sehr komplexe und arbeitsintensive Personalprozesse zu optimieren.
Ihr Ansatz orientiert sich an drei Prinzipien:
- Kleine Schritte und schnelle Iteration: Ermöglicht schnelles Experimentieren und kontinuierliche Verbesserung
- Einführung eines testgetriebenen Entwicklungsmodells: Stellt sicher, dass Anwendungen resilient und produktionsbereit sind
- Kontinuierliches Learning: Nutzt Erkenntnisse aus der Workday Developer Community
Bisher wurden mit den vom HR-Team von TraceLink entwickelten Anwendungen über 6.500 Transaktionen automatisiert, jährlich mehr als 500 Stunden manuelle HR-Arbeit eingespart und die Nutzung von Workday-Selfservices um 20 % gesteigert.
Workday Extend hat die Lücke zwischen den nativen HR-Funktionen und unseren spezifischen Personalanforderungen geschlossen“, so Marianna McGrath, Director, People Operations. „Wir haben jetzt die Agilität, benutzerdefinierte HR-Lösungen zu entwickeln, die echte Wirkung erzielen.“
Extend und Kreativität gehören einfach zusammen. Stellen Sie sich das Unmögliche vor. Dinge, die vor ein paar Jahren mit Workday nicht machbar waren, sind jetzt mit Extend möglich.“
Manager für HR-Technologie bei TraceLink
Schnellere und skalierbare Einstellung externer Mitarbeitender
Das HR-Team von TraceLink ist für das Managen des Onboardings und des Lebenszyklus von Servicepartnern verantwortlich, die globale Abläufe unterstützen. Zuvor stützte sich dieser Prozess stark auf isolierte E-Mails und manuelle Koordination in verschiedenen Systemen.
Um dieses Problem zu lösen, erstellte das HR-Team die App „Service Partner Management“ in Workday Extend und schuf ein zentrales Dashboard, mit dem der gesamte Lebenszyklus gemanagt werden kann – von der Anfrage übers Onboarding bis zum Offboarding. Manager können Anfragen über ein einfaches Formular stellen. Dies startet Workflows automatisch, erstellt Positionen, gewährt Systemzugriff und informiert relevante Stakeholder in Echtzeit.
Am Ende eines Vertrags ist das Offboarding ebenso optimiert: Der Systemzugriff wird mit nur wenigen Klicks automatisch entzogen.
Durch die Entwicklung und Implementierung dieser Lösung konnte das HR-Team von TraceLink die Einstellungsdauer für Servicepartner um 80 % verkürzen. Das ermöglicht eine schnellere Skalierung des Teams bei gleichzeitiger Erhaltung der Compliance und eines lückenlosen Audit-Trails.
Präzision bei der Entgeltabrechnung durch nahtlose Automatisierung
Das HR- und Entgeltabrechnungsteam von TraceLink managt globale Zahlungen für zusätzliche Bereitschaftsstunden, die zuvor manuell über Spreadsheets erfasst und berechnet wurden. Dieser Prozess erforderte jeden Monat erheblichen Aufwand, um Daten zusammenzustellen, zu validieren und hochzuladen.
Mit Workday Extend hat das HR-Team dies in ein optimiertes Selfservice-Erlebnis transformiert. Mitarbeitende stellen Bereitschaftsanfragen jetzt direkt in Workday. Eine integrierte Logik ermittelt dort automatisch die passende Gehaltsstufe und den korrekten Betrag. Manager genehmigen Anfragen innerhalb der Lösung und initiieren über eine ADP-Integration die automatisierte Entgeltverarbeitung.
Diese HR-gesteuerte Automatisierung stellt sicher, dass Zahlungen präzise, pünktlich und vollständig nachvollziehbar sind, während der manuelle Aufwand sich deutlich reduziert.
Heute spart die App „On-Call Payments“ monatlich mehr als 20 Stunden und bietet Echtzeit-Einblicke in Personalauslastung und Ausgaben – für eine bessere Planung, mehr Compliance und eine bessere Audit-Vorbereitung.
„Wir konnten einige unserer größten Spreadsheets, die manuell kontrolliert werden mussten, durch automatisierte Workflows in einer Extend-App ersetzen.“
Manager für HR-Technologie bei TraceLink
Echtzeit-Support in Notfällen
Die Teams für HR, Unternehmenskommunikation und Business Continuity von TraceLink benötigten eine effektivere Methode, um bei kritischen Ereignissen mit den Mitarbeitenden zu kommunizieren. Bestehende Prozesse stützten sich auf isolierte Lösungen und manuelles Tracking, was die Transparenz und die Reaktionsgeschwindigkeit stark einschränkte.
Um dies zu beheben, entwickelte das HR-Technologieteam von TraceLink die App „Emergency Console“ in Workday Extend und schuf damit einen zentralen Kommunikations-Hub. Die App ermöglicht es Führungskräften, gezielte Benachrichtigungen über SMS, E-Mail und Sprachkanäle zu versenden und gleichzeitig die Reaktionen der Mitarbeitenden in Echtzeit zu erfassen.
Alle Antworten werden automatisch in Workday protokolliert, was der HR-Abteilung und den Führungskräften in Notfällen einen Live-Überblick über den Status der Mitarbeitenden bietet.
Durch die native Integration dieser Lösung in Workday stellte das HR-Team einen sicheren, rollenbasierten Zugriff auf sensible Daten sicher und erweiterte gleichzeitig die Kommunikationsfunktionen durch Integrationen mit Twilio, Workato und SendGrid – als skalierbare und kosteneffiziente Krisenreaktionslösung.
Zentralisierung von Leadership-Prinzipien im Wachstumsprozess
Das HR-Team von TraceLink entwickelte die App „Promotion Nomination“, um Talententscheidungen strukturierter und einheitlicher zu machen. Davor erschwerten uneinheitliche Formate und fehlende Transparenz eine faire Bewertung der Kandidaten.
Die App ist direkt im Mitarbeiter-Profil eingebettet und führt Manager durch einen strukturierten Bewertungsprozess, der auf den Leadership-Prinzipien von TraceLink basiert. Die Manager geben Bewertungen, Begründungen und detaillierten Kontext an, sodass HR-Geschäftspartner fundiertere Entscheidungen treffen können.
Mit diesem Prozess in Workday hat das HR-Team Beförderungen transparenter, einheitlicher und fairer gemacht und gewinnt zugleich wertvolle Erkenntnisse für die langfristige Talententwicklung und das Unternehmenswachstum.
„Mit Extend werden unsere Leadership-Prinzipien Realität. Indem wir diese direkt in den Beförderungsprozess einbinden, würdigen wir nicht nur Ergebnisse, sondern auch die Verhaltensweisen, die unsere Kultur prägen.
Chief People Officer bei TraceLink
Unternehmensweite Wirkung skalieren und globale Belegschaft stärken
Das HR-Team von TraceLink hat mit Workday Extend einen hochagilen Innovations-Hub etabliert und entwickelt kontinuierlich Anwendungen, die sowohl die betriebliche Effizienz als auch die Mitarbeiter-Experience verbessern.
Durch zusätzliche Lösungen (einschließlich Visa Management, In-Office Medical Accommodations, Tuition Reimbursement und Charitable Donations) konnte das HR-Team manuelle Prozesse eliminieren, die Abhängigkeit von externen Spreadsheets reduzieren und Echtzeit-Erkenntnisse über die Belegschaft gewinnen.
Diese Arbeit zeigt, wie das HR-Team von TraceLink selbst mit geringem Entwicklungsaufwand die unternehmensweite Transformation vorantreibt: durch modernisierte Personalprozesse und messbare Effekte in großem Umfang mit Workday Extend.