Thorsten Fritz ist seit 2018 als Teamleiter im Controlling bei Bergzeit tätig. Eine seiner ersten Aufgaben bei dem Online-Händler für Outdoor-Sportartikel bestand darin, einen Budgetierungsprozess für das Unternehmen zu implementieren.
Diese Zeit ist Thorsten Fritz gut in Erinnerung geblieben. „Anfangs war natürlich alles Excel-basiert, sodass wir im Rahmen der jährlichen Planungsprozesse viel Konsolidierungsarbeit leisten mussten. Dazu gehörte, dass wir eine Vielzahl von Tabellen versenden und die Daten dann in einer einzigen Version Fassung konsolidieren mussten. Das war extrem zeitaufwändig.“
„Unsere erste Wahl für Planung, Budgetierung und Prognose“
Schon im November mussten wir mit der Planung beginnen, obwohl das neue Geschäftsjahr erst im März anfing. „Auch die Vertriebsplanung erfolgte in Excel und der Prozess war recht fehleranfällig“, so Fritz weiter. „Das Gesamtbild war also damals ziemlich frustrierend.“
Diese Unzufriedenheit führte unmittelbar zu der Entscheidung, Workday Adaptive Planning als Budgetierungs- und Prognoselösung bei Bergzeit einzuführen. „Da es sich um eine cloudbasierte Lösung handelt, mussten wir keine Prozesse auf den eigenen Servern ausführen. Workday war daher unsere erste Wahl für Planung, Budgetierung und Prognose“, so Fritz. „Workday Adaptive Planning bietet uns einen zentralen, lückenlosen Überblick über unsere Finanzen. Die Lösung liefert uns die nötigen Erkenntnisse, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Ergebnisse sind ausgezeichnet. Wir haben Workday Adaptive Planning im April 2021 implementiert und seitdem betrachte ich die Lösung sozusagen als zweites Mitglied im Controlling-Team.“
Da es sich um eine cloudbasierte Lösung handelte, mussten wir keine Prozesse auf den eigenen Servern ausführen. Workday war daher unsere erste Wahl für Planung, Budgetierung und Prognose.
Thorsten Fritz, Teamleiter Controlling
Positive Auswirkung auf den Planungszyklus
Laut Fritz liegt der größte Vorteil von Workday Adaptive Planning für Bergzeit darin, dass sich die Lösung sehr positiv auf den Planungszyklus des Unternehmens auswirkt.
„Der Prozess ist jetzt wesentlich kürzer und flexibler“, erklärt Fritz. „Im Grunde liegt uns schon gleich nach Abschluss der Planung ein erstes Ergebnis vor. Langwierige Konsolidierungsaufgaben entfallen, sodass wir jetzt in der Lage sind, unsere Pläne zur Einführung weiterer Prognosezyklen im Jahresverlauf zu realisieren. Inzwischen sind wir zu vierteljährlichen Prognosen übergegangen. Rollierende Prognosen haben wir zwar noch nicht ganz erreicht, aber wir kommen unserem Ziel immer näher.“
Dies ist für Bergzeit von besonderer Bedeutung, da das Unternehmen angesichts der schwierigen Bedingungen in der Handelsbranche agiler werden möchte.
Größere Flexibilität durch schnellere Szenarioplanung
Auf dem Höhepunkt der Corona-Krise 2021 zeigte sich deutlich, dass Bergzeit mit Workday Adaptive Planning in der Lage ist, die Reaktion auf plötzliche Veränderungen des Marktumfelds zu beschleunigen.
Fritz erklärt: „In dieser Zeit brach unser Umsatz zunächst massiv ein, bevor es dann steil bergauf ging. Das war eine verrückte Zeit. Plötzlich war für uns entscheidend, dass wir unsere ‚variablen‘ KPIs, wie wir sie nennen, durch eine beschleunigte Szenarioplanung schneller ermitteln konnten als je zuvor.“
Fritz bewertet die Fähigkeit, die Auswirkungen von Auf- und Abwärtstrends bei Margen oder Erträgen um 10 % oder 20 % zu ermitteln, als „immensen Vorteil, weil alles plötzlich viel schneller geht“. Er ist sich auch der Vorteile dieser Möglichkeit unter normaleren Handelsbedingungen bewusst.
Wir sind jetzt ein wesentlich flexibleres und konkurrenzfähigeres Unternehmen als vor der Einführung von Workday Adaptive Planning.
Thorsten Fritz, Teamleiter Controlling
Signifikante Verringerung des manuellen Konsolidierungsaufwands
Der größte Vorteil von Workday Adaptive Planning ist Fritz zufolge jedoch die „Reduktion des manuellen Konsolidierungsaufwands gegenüber der früheren Arbeit mit Excel. Davon profitieren alle Manager im Unternehmen – nicht nur mein eigener Bereich. Ich kann jetzt Plandaten bis zu einem bestimmten Datum von den Verantwortlichen der verschiedenen Ausgabenbereiche anfordern und damit ist ihr Input erledigt: Wir schließen die Version ab und können sofort über Inhalte diskutieren, anstatt Daten zu konsolidieren“, so Fritz.
Und das ist noch nicht alles. So erklärt Fritz: „Was für uns auch sehr wertvoll ist, ist die Möglichkeit, mithilfe des treiberbasierten Modells von Workday Adaptive Planning mehrere Versionen zu erstellen, sodass man nur den Umsatz oder die variablen Kosten bearbeiten muss, um ein völlig neues Szenario zu generieren oder anzupassen. Das ist etwas völlig anderes als in Excel, wo man entweder alles duplizieren und dann erneut konsolidieren musste oder auf sehr rudimentäre Szenarien beschränkt war. Workday eröffnet uns eine völlig neue Welt.“