KI im Personalwesen: Anwendungen, Vorteile und Beispiele

KI im Personalwesen – ein Überblick

Das Arbeitsumfeld des 21. Jahrhunderts ist durch rasante technologische Entwicklungen geprägt. Ob auf Papier, am Computer oder in der Cloud – zukunftsorientierte Unternehmen haben diesen Wandel schon immer an vorderster Front mitgestaltet. Doch KI-Technologie ist nicht einfach nur eine Zukunftsperspektive. Sie ist schon jetzt Teil des heutigen Geschäftsumfelds. Um an der Spitze zu bleiben, ist es für Unternehmen unerlässlich, sich mit KI-Technologien und den damit einhergehenden Innovationen zu befassen.

Im Personalwesen hat sich KI als entscheidender Faktor bei der Rationalisierung des Recruiting-Prozesses, der Personalisierung der beruflichen Weiterentwicklung und der Verbesserung des Mitarbeiter-Engagements erwiesen – und das ist erst der Anfang. In einer Workday-Studie gaben 80 % der befragten Führungskräfte an, dass KI und ML den Mitarbeitenden in ihrem Unternehmen helfen, effizienter zu arbeiten und bessere Entscheidungen zu treffen. Bevor wir ausführlicher auf diese Vorteile eingehen, möchten wir einige der wichtigsten KI-Begriffe definieren:

Künstliche Intelligenz bezieht sich auf die Fähigkeit von Maschinen, Aufgaben zu übernehmen, die eigentlich menschliche Intelligenz erfordern. KI steigert die menschliche Produktivität durch die Analyse von Daten, die Erkennung von Mustern und durch schnelle und weitreichende Vorhersagen.
Machine Learning oder ML (maschinelles Lernen) ist eine Unterkategorie von KI. Der Schwerpunkt hier ist die Art und Weise, wie Maschinen mittels Wiederholung lernen und Daten interpretieren. ML-Modelle verwenden Daten und selbstmodifizierende Methoden, um im Lauf der Zeit präzisere Vorhersagen und Inhalte zu generieren.
Generative KI bezieht sich auf KI-Algorithmen, die neue Daten und Inhalte – beispielsweise Bilder, Musik oder Text – generieren können. Indem sie die Struktur von bestehenden Datenbeständen erkennen, können generative KI-Modelle auch lernen, selbst neue Daten mit ähnlichen Eigenschaften zu generieren.
Natural Language Processing oder NLP (Verarbeitung natürlicher Sprache) ist eine ML-Technologie, die Maschinen hilft, die menschliche Sprache zu verstehen, zu interpretieren und selbst zu generieren. NLP-Tools ermöglichen Spracherkennung, Gefühlsanalysen und Beantwortung von Fragen in Echtzeit.

Durch den Einsatz von Lösungen, in deren Kern KI integriert ist, können HR-Führungskräfte schnellere, intelligentere Entscheidungen treffen. Sie können Unternehmensergebnisse optimieren, Mitarbeiterkompetenzen verstehen und auf strategische Weise nutzbringend einsetzen sowie Mitarbeitende anhand von KI-gestützten Erkenntnissen wirksam unterstützen. Ob bei der Suche nach dem passenden Kandidaten für eine neue Rolle oder beim Einholen von relevantem Mitarbeiter-Feedback: KI bietet HR-Teams die Unterstützung, die sie für ihren Erfolg brauchen.

„Workday nutzt KI und ML für intelligente Services, mit denen wir unsere Teams unterstützen, zukünftig benötigte Kompetenzen entwickeln und eine herausragende Anwendererfahrung bereitstellen können.“

– Chief People Officer, Elders

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Wie wird KI im Personalwesen eingesetzt?

KI und ihre Anwendungsmöglichkeiten für Konsumenten sorgen weiterhin für Schlagzeilen – insbesondere aufgrund der durch generative KI erzeugten Bilder und Texte, die den Business Case für KI nachdrücklich unterstützen. HR-Teams generieren und analysieren heutzutage mehr Daten als je zuvor. Der Schlüssel zur effizienten Auswertung und Nutzung dieser Daten liegt in der KI.

Im folgenden Abschnitt bieten wir einen Überblick über einige wichtige Anwendungsfälle für KI im Personalwesen. Hervorzuheben ist vor allem die Vielseitigkeit der KI, die Unternehmen einen entscheidenden Vorteil verschafft. Schon heute verändert KI die Herangehensweise von Unternehmen in Bezug auf Kompetenzen, Einstellung und Kultur. Auch kommt KI in immer mehr Bereichen des Personalwesens zum Einsatz. HR-Führungskräfte suchen nach neuen Möglichkeiten, Manager und ihre Organisationen bei der Einstellung von qualifizierten Fachkräften, der Förderung der internen Mobilität, der Bindung von Top-Talenten und der Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit zu unterstützen. Aus diesem Grund hat Workday KI und ML in den Kern von Workday Human Capital Management integriert.

„Das Verständnis der Fähigkeiten der Mitarbeiter, und ganz besonders die optimale Abstimmung auf die Bedürfnisse eines Unternehmens, ist heute ohne KI- und ML-Tools gar nicht mehr denkbar. Nur mithilfe solcher Tools sind die Erfassung und Analyse dieser Daten möglich.“

– David Somers, Group General Manager of Products for the Office of the CHRO, Workday

Die Rolle von KI im Recruiting

Die passenden Kandidaten für eine bestimmte Rolle zu finden, kann ein zeitaufwendiger Prozess für Recruiting-Teams sein. Und nicht nur das: Ein langsamer Einstellungsprozess schreckt möglicherweise hochqualifizierte Talente ab – ein erheblicher Nachteil auf dem wettbewerbsintensiven Stellenmarkt. Durch den gezielten Einsatz von KI wird das Recruiting unkomplizierter: Die Recruiter sind besser informiert und können als wichtige strategische Berater fungieren. Hier sehen Sie drei Beispiele, wie KI Workday-Anwendern einen entscheidenden Vorsprung verschafft:

Reduzierung repetitiver manueller Aufgaben: KI hilft beim Screening großer Mengen von Bewerbungen und beim Identifizieren von Bewerbern mit den passenden Skills für die jeweilige Rolle. Generative KI kann beim Erstellen von Personalanforderungen nützlich sein. Indem arbeitsintensive Aufgaben automatisiert werden, die wichtigsten Entscheidungen hinsichtlich der Talentakquise jedoch dem Menschen überlassen bleiben, lassen sich Effizienzgewinne und bessere Resultate erzielen.
Identifizierung der richtigen Kompetenzen für Ihr Unternehmen: Mit der Entwicklung eines starken Kompetenz-Frameworks sollte gleich beim ersten Kontakt mit einem neuen potenziellen Mitarbeiter begonnen werden. Die Workday Skills Cloud nutzt KI- und ML-Technologie, um während des Recruitings erfasste Kompetenzdaten zu analysieren und auf dieser Grundlage Stellen vorzuschlagen, Kompetenzempfehlungen bereitzustellen und intelligente, kompetenzbasierte Einstellungspraktiken zu unterstützen.
Erweiterung und Diversifizierung von Kandidatenpools: In Ermangelung der richtigen Datenperspektive kann es vorkommen, dass Unternehmen unbeabsichtigt Mitarbeitende einstellen, die dieselben Kompetenzen haben wie ihr aktueller Talentpool – ohne dabei neue Skills zu berücksichtigen, die das Unternehmen für zukünftiges Wachstum benötigt. Die intelligente Kompetenzbasis von Workday unterstützt Sie beim Aufbau vielseitiger Teams, indem Kandidatenpools mit unvoreingenommenen, KI-gestützten Tätigkeitsempfehlungen erweitert werden.
Verbesserung der Prozesse im Bereich Recruiting und Talentmobilität: Lösungen zur Talentorchestrierung auf Basis verantwortungsvoller KI ermöglichen es Unternehmen, Talente problemlos den passenden Stellen zuzuordnen, passive Kandidaten aus dem Talentsystem eines Kunden zu identifizieren und HR-Betriebsmodelle zu transformieren. Außerhalb des HR-Bereichs können Teams im gesamten Unternehmen ihre führungs- und personalbezogenen Aufgaben effizienter und effektiver wahrnehmen.

Die Rolle von KI im Talentmanagement

Das Binden und Fördern von Spitzenkräften ist eine unangefochtene Priorität für Unternehmen, und ein entscheidender Erfolgsfaktor hierfür sind aktuelle, datengestützte Erkenntnisse. HR-Lösungen mit integrierter KI fördern Mitarbeitererkenntnisse zutage, wenn diese relevant sind. So können Führungskräfte ihre Talente in allen Phasen des Lebenszyklus unterstützen – vom personalisierten Onboarding über das Erlernen von Skills und die berufliche Weiterentwicklung. Hier sind drei Bereiche, in denen KI die Entwicklung von hochperformanten und engagierten Teams beschleunigt:

Einblicke in Ihr Skills-Portfolio: Ohne angemessene Kontrolle führen fragmentierte Skills-Management-Systeme häufig zu unnötigen Kompetenzlücken und Unzufriedenheit bei den Beschäftigten. Workday verknüpft Ihre Talent- und Kenntnisdaten als Bausteine einer modernen kompetenzbasierten Talentstrategie. Darüber hinaus können Anwender mit der Workday Skills Cloud externe Kenntnisdaten importieren und normalisieren. Die auf diese Weise verknüpften Daten aus mehreren Quellen generieren aussagekräftigere Erkenntnisse.
Maßgeschneiderte Karriereentwicklung: Wenn Mitarbeitende mit „pauschalen“ statt mit personalisierten Weiterentwicklungsoptionen abgefertigt werden, steigt die Fluktuation. Anhand von großen Datasets, die auch von den Beschäftigten bereitgestellte Informationen berücksichtigen, kann die KI Karrierepfade generieren, die auf persönliche Ziele abgestimmt sind. Indem Sie maßgeschneiderte Gigs, Mentoren und Chancen für interne Mobilität anbieten, sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden ihre berufliche Zukunft in Ihrem Unternehmen sehen.
Bereitstellen von individuellen Lernpfaden: KI kann Ihnen nicht nur bei der beruflichen Weiterentwicklung Ihrer Belegschaft helfen, sondern auch bei der Entwicklung personalisierter Learning-Angebote. Durch die Empfehlung von Schulungen auf der Basis des individuellen Lernstils und der Kenntnislücken stellt KI die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Personen in den Vordergrund. Darüber hinaus helfen KI-generierte Aktionen für Manager, den Druck auf die Führungskräfte zu reduzieren und zeigen ihnen, wie sie ihre Teams souverän unterstützen.

Die Rolle der KI bei der Mitarbeitererfahrung

Im gleichen Maße, wie die Technologie sich rasant weiterentwickelt, verändern sich auch die Mitarbeitererwartungen. Diese Erwartungen, verbunden mit wechselnden individuellen Prioritäten machen es zunehmend schwieriger, eine zufriedenstellende Mitarbeitererfahrung für alle zu gewährleisten. Laut der globalen Studie von Workday „KI-IQ: Trends im Bereich künstliche Intelligenz im Unternehmen“ spüren drei Viertel der 1.000 befragten Entscheidungsträger den Druck, mehr in KI und ML zu investieren, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern. Im Folgenden stellen wir drei Möglichkeiten vor, wie HR-Management-Teams der Zukunft schon jetzt ein stärkeres Engagement der Belegschaft fördern können.

Optimieren der Workflows für Manager und Mitarbeitende: Jede Unterbrechung oder Störung im täglichen Arbeitsablauf wirkt sich negativ auf die Mitarbeitererfahrung aus. Die Generierung datengestützter Erkenntnisse und Empfehlungen ist wichtig – doch wie greifen Ihre Teams und Führungskräfte auf diese Daten zu? Dank der einheitlichen Plattform von Workday können Anwendern maximal von der KI profitieren, sowohl am Arbeitsplatz als auch unterwegs.
Einholen von Mitarbeiter-Feedback zu bestimmten Themen: Um den Erfolg von Initiativen zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit zu messen, sind regelmäßige Befragungen erforderlich. Dabei ist es nicht immer einfach, konkrete Themen zu ermitteln. Unsere Befragungsplattform Workday Peakon Employee Voice ermöglicht es Anwendern durch den Einsatz von NLP-Technologie, das Mitarbeiter-Feedback nach relevanten Kommentaren zu durchsuchen. Durch eine intelligente Identifizierung des Kontexts zu jeder Suche können Sie herausfinden, was den Mitarbeitenden – ausgedrückt mit eigenen Worten – wichtig ist.
Zusammenfassen großer Mengen an Feedback: Die herausgefilterten relevanten Kommentare müssen dann gelesen werden, was bei großen Mengen an Mitarbeiter-Feedback sehr viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Die NLP-Technologie nimmt Ihnen diese Arbeit ab, da sie unter Berücksichtigung des Kontexts große Textvolumen schnell zusammenfassen kann. Unsere NLP-Technologie extrahiert aus dem Feedback wichtige Erkenntnisse, sodass HR-Führungskräfte unmittelbar entsprechende Maßnahmen in die Wege leiten können.

Schon gewusst?

65 % der Teilnehmenden an der Workday-Befragung „KI-IQ: Trends im Bereich künstliche Intelligenz im Unternehmen“ geben an, dass der Einsatz von KI und ML die Mitarbeitererfahrung verbessert hat.

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Welche Vorteile bietet KI-Software?

Moderne CHROs müssen stets auf dem Laufenden sein und aktuelle Daten zu praktisch allen Aspekten des Mitarbeiterlebenszyklus zur Hand haben. Durch den Einsatz von KI-Tools können HR-Fachkräfte das Personalwesen transformieren und in den Bereichen Strategie und Planung wettbewerbsfähig bleiben. Führungskräfte, die sich weiterhin auf herkömmliche manuelle Prozesse verlassen, laufen Gefahr, von der Informationsflut überrollt zu werden.

Laut der globalen „KI-IQ“-Studie von Workday sind 99 % der Entscheidungsträger der Überzeugung, dass die Investition in KI geschäftliche Vorteile mit sich bringt. Als Hauptgründe werden genannt: bessere Entscheidungsfindung (41 %), automatisierte Geschäftsprozesse (35 %) und verbesserte Mitarbeiterbindung/-erfahrung (32 %). Hier sehen Sie nur einige der Bereiche, in denen KI bereits jetzt die Performance im Personalwesen steigert:

Reduzierung repetitiver manueller Aufgaben, sodass Mitarbeitende sich auf das große Ganze konzentrieren können
Generierung von Inhalten, etwa Stellenbeschreibungen, Knowledge Base-Artikel und Karrierepläne
Unterstützung von Personalleitungen durch datengestützte, schnellere und präzisere Entscheidungen
Import externer Kenntnisdaten und Verknüpfung mit vorhandenen Daten zur Schaffung eines offenen, vernetzten Kompetenzmodells
Analyse von Kenntnissen, Verständnis der Zusammenhänge und Abbildung dieser Erkenntnisse in großem Umfang auf die Belegschaft
Zuordnung passender interner oder externer Kandidaten zu offenen Stellen
Entwicklung langfristiger, individuell zugeschnittener Karriere- und Lernpfade
Unterstützung der Mitarbeitenden mit personalisierten Erfahrungen zur Förderung des Mitarbeiter-Engagements

Die Zeit für KI ist jetzt

Für die Mehrheit der Unternehmen spielt KI bei der Anschaffung neuer Lösungen eine Rolle. Doch die Investitionen in die dafür notwendigen Kompetenzen und Ressourcen fehlen noch. HR-Führungskräfte müssen aktiv an der Implementierung von KI, aber auch am Change Management arbeiten, um den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens zu gewährleisten.

87 %

der befragten Unternehmen geben an, dass KI und ML bei ihren Technologiekaufentscheidungen eine Rolle spielen.*

22 %

der Befragten halten den Mangel an ausreichend qualifizierten Ressourcen für den Hauptgrund dafür, dass der Einsatz von KI und ML in ihrem Unternehmen die Erwartungen nicht erfüllt.

* Workday: „KI-IQ: Trends im Bereich künstliche Intelligenz im Unternehmen“; 2023.

Welche Trends zeichnen sich im Bereich KI im Personalwesen ab?

Mit Blick auf die Zukunft stellt KI für HR-Führungskräfte eine unglaubliche Chance dar. Die Umstellung auf eine kompetenzbasierte Wirtschaft hat dazu geführt, dass HR-Teams zunehmend eine strategische Rolle einnehmen. In der neuen Arbeitswelt wird KI eine Voraussetzung für die Wettbewerbsfähigkeit und den Erfolg eines Unternehmens sein. Deshalb investieren Marktführer von morgen schon heute in KI.

Das Ermitteln der geeigneten KI-Lösung erfordert zweierlei: Transparenz und Verantwortungsbewusstsein. Seien Sie skeptisch bei Anbietern, die ihre Produkte als „KI-gestützt“ bezeichnen, dies jedoch nicht genauer spezifizieren. Workday ist der einzige große HCM-Anbieter, der KI und ML in den Kern seiner Anwendungen integriert. Anstatt komplizierte Integrationen vorzunehmen, binden wir KI und ML nativ in den Workflow unserer Lösungen ein.

Unsere „KI-IQ“-Studie zeigt, dass nur 29 % der Geschäftsführer zuversichtlich sind, dass beim Einsatz von KI ethische Prinzipien angewendet werden. Bei Workday legen wir großen Wert auf die Entwicklung einer verantwortungsvollen KI. Dabei spielen der Mensch als Entscheidungsträger sowie die Einhaltung ethischer Grundsätze eine zentrale Rolle. Zusätzlich zu unserem Programm für den verantwortungsvollen Einsatz von KI, das die Verfahren zur Entwicklung und zum Management von KI bei Workday definiert, setzen wir uns für die Einhaltung folgende Kriterien in Bezug auf KI ein:

Erweiterung des menschlichen Potenzials
Positiver Einfluss auf die Gesellschaft
Gewährleistung von Transparenz und Fairness
Einhaltung unserer Verpflichtungen im Bereich Datenschutz und Datensicherheit

Mehr als 65 Millionen Anwender arbeiten mit der gleichen Version von Workday. Unsere KI ist nicht nur vertrauenswürdig, sondern auch anpassungsfähig. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit Workday die HR-Funktion der Zukunft gestalten.