Wat is personeelsmanagement? Wat je moet weten om de juiste oplossing voor personeelsmanagement te kiezen.
Wat betekent personeelsmanagement in een landschap van veranderende werknemersverwachtingen en manieren van werken? Hier verkennen we waar organisaties op moeten letten bij het kiezen van personeelsmanagementoplossingen die helpen het juiste talent op het juiste moment in te zetten.
Voor een werkgever vertegenwoordigen werknemers twee kanten van dezelfde medaille: ze zijn de grootste kostenpost maar ook de grootste asset van het bedrijf. Elke dag hebben werknemers direct invloed op allerlei aspecten, van merkperceptie tot winstmarges. Geen wonder dus dat onderzoek steevast een nauw verband aantoont tussen engagement, productiviteit en winstgevendheid.
Omdat de workforce zo essentieel is voor het succes van een bedrijf, hebben leaders van oudsher de taak om de prestaties en productiviteit van werknemers te maximaliseren. Maar doordat het werk zelf en de verwachtingen van werknemers de laatste jaren ingrijpend zijn gewijzigd, weegt deze verantwoordelijkheid zwaarder. Executives van nu moeten niet alleen begrijpen waar en wanneer ze vandaag mensen nodig hebben, maar ook hoe die behoeften morgen veranderen. Om ervoor te zorgen dat het juiste aantal werknemers met de juiste vaardigheden op het juiste moment, nu en in de toekomst, wordt ingezet, gebruiken executives WFM-processen (workforcemanagement, ook wel personeelsmanagement genoemd).
Hieronder onderzoeken we wat personeelsmanagement inhoudt in een landschap van veranderende werknemersverwachtingen en manieren van werken, en waar organisaties op moeten letten bij het kiezen van personeelsmanagementoplossingen die de inzet van het juiste talent op het juiste moment mogelijk maken.
Wat is personeelsmanagement?
Personeelsmanagement draait om processen die de prestaties en productiviteit van de workforce maximaliseren.
In de basis is dit gericht op timemanagement. Het geeft organisaties inzicht in hoeveel werknemers nodig zijn om elke dag, week en maand een taak te voltooien of een dienst in te vullen. WFM-tools zijn voornamelijk bedoeld voor het managen van werknemers die op locatie moeten zijn om hun functie uit te voeren (zoals eerstelijnsmedewerkers). Een belangrijk voordeel van deze tools is namelijk dat ze bedrijven helpen de werkdagen van medewerkers in te plannen en tijdregistratie bij te houden. Geavanceerde tools helpen ook bij het forecasten van hoeveel medewerkers nodig zullen zijn om aan verschuivende zakelijke eisen te voldoen, zoals voor een nieuw project of seizoensgebonden drukte.
Bij WFM werd van oudsher vertrouwd op een top-down benadering waarbij supervisors dienstroosters voor hun teams maakten (denk aan geprinte spreadsheets aan de muur van de kantine). Deze handmatige benadering versterkte de perceptie van urenregistratie en planning als het saaie maar noodzakelijke backofficedomein van HR. Noodzakelijk? Ja, maar de strategische impact of het innovatieve potentieel van HR-disciplines ontbreekt, zoals secundaire arbeidsvoorwaarden of learning en ontwikkeling.
Gelukkig heeft de veranderende aard van het werk deze kijk op WFM bijgesteld. Nu een externe workforce met een mix van vaste en tijdelijke werknemers, parttimers en freelancers de standaard is geworden, is het plannen van uren en werkzaamheden en het bewaken van de efficiëntie veel complexer geworden. Vergeet het verdelen van X uren over X mensen: de managers van vandaag moeten rekening houden met planningsvoorkeuren, individuele vaardigheden, budgetbeperkingen en compliance met regelgeving binnen meerdere werknemersclassificaties. Handmatige processen of geïsoleerde legacysystemen voldoen niet meer.
Het belang van datagedreven WFM en moderne WFM-tools is steeds duidelijk geworden door deze steeds complexer wordende realiteit.
Waarom is personeelsmanagement belangrijk?
De ongekende onrust van de afgelopen jaren (van de pandemie tot arbeidstekorten en supplychainproblemen) hebben duidelijk gemaakt hoe belangrijk het is dat organisaties maximale waarde uit hun externe workforce halen, terwijl ze zich aanpassen aan veranderingen en kansen. Businessleaders moeten hun workforce voorbereiden op verandering en tegelijkertijd voldoen aan planningswetten en veiligheidsrichtlijnen voor medewerkers.
In tijden van aanhoudende veranderingen moeten werkgevers investeren in het aantrekken, behouden en ontwikkelen van hun meest waardevolle resource: hun workforce.
Ook is het voor bedrijven niet langer haalbaar om uurloonwerkers als vervangbaar te behandelen of hun planningsbehoeften als optioneel te zien. Vandaag de dag vormen uurloon- en tijdelijke medewerkers de ruggengraat van veel organisaties. En ze verwachten ook zo behandeld te worden.
Modern personeelsmanagement gaat veel verder dan planning en tijdregistratie om leaders te helpen deze veranderende normen te beheren. In zijn compleetste vorm gebruikt WFM realtime data en AI om personeelsplanning te koppelen aan bedrijfsbrede strategische planning. Werknemersprestaties, efficiëntie en engagement worden gemaximaliseerd terwijl het organisatorische risico wordt beperkt. Deze benadering creëert ook één bron van waarheid, in plaats van een situatie waarin leaders voor data van fulltime medewerkers afhankelijk zijn van een HCM-systeem (Human Capital Management) en voor data van tijdelijke medewerkers van een apart vendormanagementsysteem (VMS). Een uniforme oplossing stelt HR-, finance- en operationele leaders in staat grip te krijgen op hun totale arbeidskosten. Ook als de workforce complexer wordt en er steeds meer alternatieve classificaties van medewerkers ontstaan.
Wat is software voor personeelsmanagement?
Zoals we eerder noemden, zijn veel organisaties vast komen te zitten in het gebruik van handmatige processen, geïsoleerde systemen en ontkoppelde data om hun workforce te beheren. Het probleem is dat deze benadering alleen werkt als mensen, roosters en urenregistratie volledig voorspelbaar zijn.
Natuurlijk betekenen de menselijke aard en de complexiteit van de levens van medewerkers dat planning allesbehalve statisch is. Tegelijkertijd staan operationele leaders onder toenemende druk om de werkzaamheden van de workforce af te stemmen op de bredere bedrijfsstrategie, terwijl ze nieuwe bedrijfsmodellen lanceren, medewerkers herverdelen over verschillende rollen en locaties, en nieuwe verwachtingen van medewerkers ondersteunen. In deze omgeving maakt traditioneel personeelsmanagement eenvoudigweg geen schijn van kans.
Om dit te bereiken, creëren WFM-platforms één bron van data uit een uniform systeem rond tijd, planning en payroll. Ze benutten AI om de vraag naar arbeid af te stemmen op het aanbod en belangrijke personeelsinformatie naar boven te halen. Dit helpt managers om roosters te optimaliseren en niet alleen aan zakelijke behoeften te voldoen maar ook aan arbeidsregelgeving en de planningsvoorkeuren van medewerkers.
Naast roosteroptimalisatie helpen deze tools organisaties om realtime rapporten op te halen, een totaalbeeld van de arbeidskosten te krijgen en besluitvorming te versterken. Met een geavanceerde WFM-benadering en de juiste ondersteunende software plaatsen organisaties moeiteloos de juiste arbeid op de juiste plaats op het juiste moment.
Zo levert de Workday Scheduling & Labor Optimization-software waarde op de volgende gebieden.
Planning: een geavanceerde planningsoplossing waarbij medewerkers centraal staan, gebruikt AI om de arbeidsvraag in evenwicht te brengen met voorkeuren van medewerkers. Dit levert geoptimaliseerde roosters op en geeft uurloonwerkers meer flexibiliteit en controle.
Onregelmatigheden in werktijden: in de tijd- en planningshub voor managers signaleert Workday automatisch mogelijke fouten in urenregistraties en waarschuwt het managers bij ongebruikelijke tijdinvoer. Dit bespaart tijd en verbetert de nauwkeurigheid van payroll en arbeidskosten.
Het ontdekken en beheren van skills: door personeelsstrategieën en vaardigheden af te stemmen, zetten organisaties snel de juiste medewerkers met de juiste vaardigheden op de juiste plaats in. Ze signaleren ook skills gaps.
Demandforecasting: machine learning berekent hoeveel personeel er nodig is aan de hand van externe factoren zoals verkoopcijfers, bezoekersaantallen, het weer en lokale evenementen. De AI-gebaseerde optimalisatie-engine van Workday gebruikt deze voorspelling om managers te helpen de beste roosters samen te stellen.
Met personeelsmanagement benutten HR en operations de kracht van hun workforce om niet alleen te reageren op verandering, maar ook om succes te realiseren, of het nu gaat om een pandemie, een nieuwe marktkans of nieuwe concurrentiedruk.
Omdat de workforce zo essentieel is voor het succes van een bedrijf, hebben leaders van oudsher de taak om de prestaties en productiviteit van werknemers te maximaliseren.
Wat zijn voorbeelden van personeelsmanagement?
Workday-software voor personeelsmanagement geeft zowel werknemers als managers meer controle over hun werkleven, en helpt organisaties te voldoen aan zakelijke en compliancebehoeften.
Met Workday Scheduling & Labor Optimization geven medewerkers aan wanneer en waar ze graag werken. Ze hebben de mogelijkheid hun voorkeurstijden en -locaties te selecteren, zich aan te melden voor extra diensten en uren te ruilen met collega's. Geautomatiseerde planningstools houden rekening met de voorkeuren van medewerkers en plannen hen in tijdens de diensten die voor hen het beste werken. Terwijl managers het geautomatiseerde rooster beoordelen en aanpassen, blijft Workday het valideren ten opzichte van de beschikbaarheid en kwalificaties van medewerkers. Zodra de manager de kalender goedkeurt, ontvangen medewerkers een melding om hun tijd voor de komende week te controleren.
Dit systeem voorkomt planningsproblemen door naadloze communicatie mogelijk te maken. Stel bijvoorbeeld dat een medewerker een aankomend rooster bekijkt en beseft dat de dienst op woensdagmiddag niet meer past. In plaats van contact op te nemen met een manager en te wachten op een reactie, geeft de medewerker de verandering eenvoudig aan in de Workday-app. De manager ontvangt direct een melding, inclusief suggesties voor andere medewerkers van wie de werkschema's en vaardigheden aansluiten op de open plek op woensdag.
Bovendien hebben zowel de medewerker als de manager de mogelijkheid de uren op het dashboard voor open diensten te plaatsen, zodat elke andere medewerker met de juiste kwalificaties de kans krijgt de extra uren over te nemen. Op het dashboard met open diensten zien werknemers alleen de diensten waarvoor ze gekwalificeerd zijn. Wanneer een collega een dienst overneemt, keurt de manager de wijziging goed en worden de betrokken medewerkers geïnformeerd.
Ondertussen vergelijkt Workday achter de schermen de planning met wettelijke regels en compliancevereisten. Als een extra dienst leidt tot overuren of als een werknemer een verplichte maaltijdpauze overslaat, krijgt de manager direct een seintje.
Zo vindt iedereen makkelijker een goede balans tussen werk en privé met een eenvoudige en naadloze planningservaring. Voor medewerkers met meerdere banen, of die werk combineren met de verantwoordelijkheden van mantelzorg of studie, levert deze planningskracht precies de employee experience die ze willen en nodig hebben, wat zorgt voor meer betrokkenheid en een sterker gevoel van waardering.
Wat zijn de belangrijkste voordelen van tools voor personeelsmanagement?
De inzet van de juiste arbeid op het juiste moment en de juiste plaats zorgt ervoor dat werk correct en efficiënt wordt gedaan. Organisaties vermijden allerlei kopzorgen, van te weinig of onvoldoende opgeleide werknemers tot dure compliancefouten en juridische problemen. Daardoor helpen geoptimaliseerde WFM-tools bedrijven (vooral bedrijven die sterk afhankelijk zijn van tijdelijke en uurloonwerkers) een concurrentievoordeel te behalen en te behouden, terwijl ze het leven van managers en werknemers vergemakkelijken.
Bovendien stellen intelligente, werknemersgerichte planningsoplossingen operationele leaders in staat de productiviteit te verbeteren en op arbeidskosten te besparen door personeelsbehoeften dynamisch te beheren. Met deze tools beheren eerstelijnsmanagers de teamroosters van dag tot dag en van week tot week, en krijgen ze inzicht in de voorspelde en werkelijke arbeidskosten.
Workday-software voor workforce-optimalisatie geeft zowel werknemers als managers meer controle over hun werkleven, en helpt organisaties te voldoen aan zakelijke en compliancebehoeften.
Deze flexibiliteit is een voordeel voor zowel werkgevers als werknemers. Vooral op een krappe arbeidsmarkt is het zaak voor werkgevers een positieve werkervaring te bieden die retentie stimuleert. Door werknemers de mogelijkheid te geven hun eigen roosters te beheren via een WFM-app, verhogen organisaties de werknemerstevredenheid en verminderen ze het verloop. Op dezelfde manier geven mobile-ready planningstools de steeds vaker op afstand werkende en bureauloze workforce meer autonomie, wat ook helpt bij het werven en behouden van personeel.
Realiseer de volgende voordelen met Workday Scheduling & Labor Optimization.
Zorg dat elke medewerker telt: inzicht in de vaardigheden van elke medewerker stelt het bedrijf in staat die vaardigheden naar behoefte in te zetten. Het kennen van de werknemer is de eerste stap in het engageren van de werknemer.
Maak slimme personeelsbezetting en planning mogelijk: personeelsmanagement stelt werkgevers in staat mensen te plaatsen waar en wanneer ze het meest nodig zijn.
Stel voorspelbare arbeidskosten vast: een rooster op basis van betrouwbare, realtime data leidt tot transparantie in arbeidskosten. En betere zichtbaarheid betekent betere bedrijfsresultaten.
Verlaag administratieve kosten: minder handmatige interventie verlaagt de administratieve kosten.
Realtime analyse van arbeidskosten: managers krijgen realtime zichtbaarheid in arbeidskosten zonder op een payrollintegratie te hoeven wachten, omdat alle Workday-data (inclusief tijd, afwezigheid en planning) allemaal op één plek staan en direct toegankelijk zijn.
Geef werknemers de controle: in een tijd van vaardigheidstekorten en hoog verloop verwachten werknemers flexibiliteit van hun werkgevers. Een bedrijf dat flexibiliteit en zichtbaarheid in roosters biedt, wordt een favoriete werkgever.
Bovendien biedt Workday Scheduling & Labor Optimization een planningsscore, wat planners en operationele leaders een kwantitatieve meting geeft van hoe hun roosters aan hun arbeids- en bedrijfsbehoeften voldoen. Met deze score zien ze of ze op koers liggen om de arbeidskosten te minimaliseren, terwijl alle vereiste uren zijn gedekt.
Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten bij het kiezen van tools voor personeelsmanagement?
In de nieuwe wereld van flexibel werken is een top-down benadering waarbij werkgevers de roosters dicteren, net zoiets als een faxapparaat. Uniforme WFM-software helpt organisaties gemakkelijker en effectiever talent aan te trekken, te engageren en te behouden.
WFM-software moet het volgende bieden:
- Eén bron van waarheid voor HR-data
- Transparantie in kosten en andere belangrijke workforcemetrics
- Geautomatiseerde roosterplanning die werknemersvoorkeuren en hun realtime data, zoals verlof, ophaalt.
- Gestroomlijnde roostercreatie, zodat eerstelijnsmanagers de ruimte krijgen om hun teams te coachen en hun klanten van dienst te zijn
- Een eenvoudige, uitnodigende gebruikerservaring zodat werknemers HR-gerelateerde en andere administratieve taken gemakkelijk uitvoeren
De WFM-tools van Workday komen werknemers bovendien tegemoet in hun eigen werkomgeving in plaats van dat ze bij aparte systemen moeten in- en uitloggen. Workday breidt zich uit naar vertrouwde werkomgevingen, zoals Microsoft Teams, wat werknemers helpt snelle acties uit te voeren, inclusief verlof aanvragen of in- en uitklokken, in de natuurlijke flow van hun dagelijkse werk.
Hoe is personeelsmanagement aan het veranderen?
In tijden van aanhoudende veranderingen moeten werkgevers investeren in het aantrekken, behouden en ontwikkelen van hun meest waardevolle resource: hun workforce. Modern personeelsmanagement is meer dan alleen het behandelen van medewerkers als datapunten op een wervings-, plannings- of kostenspreadsheet. Een systeem dat medewerkers alleen in een kalender inpast, voldeed vroeger misschien nog, maar nu allang niet meer. Werkgevers van nu hebben complexere WFM-technieken en -systemen nodig die mensen begrijpen en typeren op basis van hun vaardigheden, voorkeuren, ervaringen en behoeften.
Verouderde WFM-systemen die nauwelijks inzichten bieden in de vaardigheden van werknemers, voldoen niet meer aan de behoeften van moderne organisaties. In plaats daarvan hebben ze software nodig die hun workforce in staat stelt wendbaar te reageren en evolutie te omarmen. Met andere woorden, ze hebben behoefte aan workforce-optimalisatie. Dat betekent een breder platform dat de kracht van WFM combineert met andere HR-functies, zoals secundaire arbeidsvoorwaarden, recruiting en talent.
Als strategie verankert workforce-optimalisatie vaardigheden in het WFM-proces, zodat de efficiëntie van geautomatiseerd personeelsmanagement samengaat met de flexibiliteit van een competentiegerichte talentaanpak. Het integreert WFM-applicaties met HR- en operationele processen zoals talentmanagement, recruiting, secundaire arbeidsvoorwaarden, beloning, competentiemanagement, employee experience, en planning en analytics.
WFM-tools die tijd, roosters, afwezigheid en betalingen beheren, zijn niet langer slechts een leuke toevoeging om de business bij de bedrijfsvoering te helpen. Ze vormen nu noodzakelijke contactpunten tussen werkgevers en werknemers, waarmee mensen hun eigen werkverleden beheren en optimaliseren en tegelijkertijd zakelijk succes stimuleren.
Ontdek meer over hoe je de kracht van Workday Human Capital Management combineert met essentiële personeelsmanagementoplossingen om de volledige waarde van je workforce te optimaliseren, productiviteit te verhogen en talent te engageren en te behouden.
Ontdek meer over Workday Workforce Management.