Drie groeistrategieën voor uw medium enterprise

Medium enterprises zijn de motor achter de wereldeconomie. Ze stimuleren een groot deel van de werkgelegenheid, economische groei en innovatie.

Laten we dit onder de loep nemen. In Azië behoren 99% van de bedrijven tot het MKB. Samen zorgen zij voor 70 procent van de totale werkgelegenheid en 50 procent van het BBP, volgens een rapport van de United Nations Economic and Social Commission for Asia.

In de Verenigde Staten zijn er volgens het National Center for the Middle Market (NCMM) bijna 200.000 middelgrote bedrijven. Deze bedrijven, door het NCMM gedefinieerd als bedrijven met een omzet tussen de $ 10 miljoen en $1 miljard, vertegenwoordigen een derde van het BBP in de particuliere sector.

"De Verenigde Staten ervaren de op twee na langste periode van ononderbroken groei in hun economische geschiedenis, die wordt aangestuurd door middelgrote bedrijven," aldus Thomas Stewart, Executive Director van NCMM.

Ter vergelijking: in Europa vormen middelgrote bedrijven een klein percentage van het totale aantal bedrijven (van 1,2 procent in Duitsland tot 1,7 procent in Frankrijk). Toch genereert dit segment een derde van de inkomsten uit de particuliere sector en is circa een derde van de beroepsbevolking werkzaam binnen dit segment, volgens een rapport van ESSEC Business School en GE Capital.

Zit u in het management van een middelgroot bedrijf (of een kleiner bedrijf met ambities), dan laat dit zien hoeveel uw sector aan de wereldeconomie bijdraagt en wat de enorme kansen zijn voor toekomstige groei.

Wat heeft uw organisatie nodig om het volgende succesniveau te behalen, of dit nu gaat om het realiseren van financiële doelstellingen, het internationaal uitbreiden of het achter u laten van het middensegment?

Het antwoord kan worden afgeleid uit drie cruciale gebieden: hoe efficiënt uw bedrijf werkt, hoe snel u zich aan veranderingen aanpast en hoe goed u bent in recruitment en retainment.

Laten we elk van deze gebieden eens nader bekijken. Wat zijn precies de uitdagingen? Welke stappen hebben middelgrote bedrijven al genomen om deze uitdagingen aan te gaan?

“Kleine en middelgrote bedrijven zijn een bron van werkgelegenheid, concurrentie, economische dynamiek en innovatie. Ze stimuleren de ondernemersgeest en de verspreiding van vaardigheden. Omdat ze een grotere geografische aanwezigheid genieten dan multinationals, dragen ze ook bij aan een betere inkomensverdeling."
– Supachai Panitchpakdi, Secretary-General of the United Nations Conference on Trade and Development

1. Operationele efficiency

Een van de grootste uitdagingen voor groei in het middensegment is de complexiteit rond administratieve taken en back-officefuncties, zoals payroll en crediteuren.

Het probleem is vaak dat men niet over de juiste systemen beschikt (of überhaupt niet over echte systemen beschikt), waardoor deze bedrijven afhankelijk zijn van handmatige processen. Het resultaat hiervan is dat werknemers zelf, met behulp van spreadsheets en applicaties op niet-verbonden systemen, processen gaan ontwikkelen. Dit vergroot het risico op inconsistente data en fouten.

"Een toename van administratieve taken en handmatige processen is een groot probleem voor het middensegment," zegt Greg Bloom, Regional Vice President bij adviesbureau Mercer en Head of Enterprise Technology Deployment for the Mid-Market. Hij benadrukt dat, om de concurrentie het hoofd te bieden en te blijven groeien, bedrijven efficiënter en effectiever moeten opereren op het vlak van mensen, processen en technologie.

"Middelgrote bedrijven kunnen moeite hebben met schaalbaarheid," zegt Stewart van NCMM. "Papierwerk is een plaag in het middensegment. Bedrijven worstelen met het management van meerdere informatiesystemen naarmate ze groter worden."

Deze administratieve rompslomp is ook een zware aanslag op resources in finance en HR, waardoor werknemers minder tijd hebben voor meer strategische activiteiten zoals data-analyse en business partnership.

"Om bij middelgrote bedrijven schaalbaarheid en groei, of dat nu organisch, via M&A of een IPO is, te ondersteunen, moeten finance- en HR-teams meer op strategische activiteiten focussen in plaats van handmatig werk," zegt Bloom.

Pioneer Energy Services biedt boor- en productieservices aan exploratie- en productiebedrijven in de olie- en gassector. Om hun agility te verbeteren en hun werknemers meer mogelijkheden te bieden, moest het bedrijf een oplossing vinden om de toenemende complexiteit en administratieve werkzaamheden het hoofd te bieden. Er werd te veel tijd besteed aan handmatige, tijdrovende processen, waaronder het extraheren en afstemmen van data uit meerdere systemen.

"Vroeger maakten we gebruik van een legacysysteem waarbij we negen aanvullende producten nodig zouden hebben om te beschikken over de equivalente functionaliteiten van het Workday-platform," zegt Bill Schneider, Vice President of Information Technology bij Pioneer Energy Services. "Toen het systeem onze zakelijke behoeften en groeiaspiraties niet meer kon ondersteunen werd duidelijk dat we het systeem waren ontgroeid."

Automatisering is cruciaal

Dankzij de technologische vooruitgang kunnen middelgrote bedrijven vandaag de dag veel van deze tijdrovende processen automatiseren. Enterprise applicaties die gebruikmaken van in-memory computing, met ingebouwde business process frameworks om efficiëntie en schaalbaarheid te verbeteren en die in de cloud worden geleverd, zijn bij uitstek geschikt voor deze taak.

Hoewel veel van deze geavanceerde technologieën in het verleden onbereikbaar leken, zijn dergelijke systemen nu wel degelijk in het bereik van het middensegment gekomen.

Door het combineren van finance, HR, payroll, analyse en planning in één systeem stellen deze applicaties organisaties in staat om processen door de organisatie heen te standaardiseren en te automatiseren en één betrouwbare databron te creëren.

Hoewel meer geavanceerde technologieën in het verleden misschien onbereikbaar leken voor veel middelgrote bedrijven, zijn dergelijke systemen vandaag de dag wel in het bereik van het middensegment gekomen. Bovendien kunnen ze sneller en gemakkelijker worden ingezet dan legacysystemen.

We noemen drie functies waar geautomatiseerde processen het vermogen van een bedrijf om te groeien positief beïnvloeden:

Payroll en crediteuren

Naarmate CustomInk groeide, werd het managen van de payroll een steeds grotere klus, die met handmatige inspanningen en papierwerk gepaard ging. Het bedrijf investeerde daarom in één cloud-based systeem voor finance en human resources dat processen zou stroomlijnen en betere efficiency zou creëren. "Met finance, human resources, payroll, expenses en urenregistratie in één systeem zijn onze processen gestroomlijnd en doorlopen we het payrollproces in drie uur in plaats van drie dagen," aldus McDuff. "Nog beter, het team is tevredener en richt zich nu op meer strategische en lonende werkzaamheden."

Finance

De overstap naar een cloud-based financiële applicatie stelde BlaBlaCar in staat om financiële processen te standaardiseren en besluitvorming te verbeteren. Als innovatieve organisatie die snel nieuwe markten veroverde, moest het een standaardset financiële processen voor vele regio's hebben en de mogelijkheid om snel nieuwe entiteiten toe te voegen. BlaBlaCar beschikt nu over één bron van financiële data die de belangrijkste stakeholders in realtime kunnen raadplegen voor het nemen van cruciale, actuele beslissingen over de toekomst van onze organisatie.

CustomInk verbeterde ook het financiële afsluitingsproces met zijn cloud-based financiële systeem. "Toen ik in 2010 bij CustomInk begon, kreeg ik de opdracht om het financiële afsluitingsproces te versnellen van 25 tot 30 dagen naar 5 tot 7 dagen," zegt McDuff. "Dat is me gelukt, maar ik wist dat we dit niet konden handhaven met onze bestaande systemen en beoogde groeiplannen. Met een cloud-based financieel systeem hebben we de vijfdaagse afsluiting eenvoudig gehandhaafd."

Human Resources

Elekta is een snelgroeiende multinational met hoofdkantoor in Stockholm. Het bedrijf is een pionier in de behandeling van kanker en hersenaandoeningen. Het gebruikte voorheen een aantal verschillende HR-systemen die eenvoudige taken zeer complex maakten. "Het was zelfs al een hele klus om de basisgegevens, zoals het aantal werknemers, te controleren," zegt Raymond L'homme, Global HR Business Application Manager.

Ter ondersteuning van de groeiplannen verving het bedrijf meer dan 20 afzonderlijke systemen door één cloud-based Human Capital Management-systeem dat processen binnen het bedrijf op één lijn bracht. "Het grootste pluspunt is dat we nu met één systeem werken, wat enorme voordelen oplevert voor onze internationale managers," zegt L'homme. "We hebben dezelfde processen, dezelfde look-and-feel. Als we bijvoorbeeld de salarissen willen verhogen, gebruiken we zowel in China als in Zweden hetzelfde proces."

Door automatisering te omarmen heeft Elektra belangrijke stappen in de richting van toekomstige groei gezet.

"Dankzij toegenomen efficiëntie kunnen middelgrote bedrijven beter concurreren, nieuwe kansen ontplooien en zich concentreren op strategische initiatieven uit de CEO-agenda," zegt Bloom van Mercer.

Waar te beginnen?

Allereerst kunnen middelgrote bedrijven efficiënte processen die groei belemmeren identificeren. Vervolgens kunnen ze onderzoeken hoe technologie deze processen stroomlijnt om de schaalbaarheid van de organisatie te verbeteren.

"Medium enterprises moeten zichzelf het volgende afvragen: Beschikken we over de systemen en structuren om groei te ondersteunen?" zegt Stewart. "Het is belangrijk dat ze op zoek gaan naar de benodigde functionaliteiten om hun bedrijfsvoering te optimaliseren en groei te realiseren."

En hoe eerder dit gebeurt, hoe beter. "Medium enterprises hebben vaak al vroeg in hun groeicyclus de kans om processen te stroomlijnen en standaardiseren. Iets wat veel moeilijker is voor grote organisaties," aldus Bloom. "Door dit de realiseren kunnen medium enterprises kosten besparen en efficiency optimaliseren."

2. Aanpassen aan verandering

Middelgrote bedrijven hebben een uniek voordeel op grote bedrijven: agility. "Voor medium enterprises is de weg vrij om te groeien, omdat ze niet onderworpen zijn aan de wet van grote aantallen," aldus Stewart. "Hierdoor kunnen ze snel handelen en van nieuwe trends profiteren."

Het benutten van nieuwe kansen vereist echter een effectieve bedrijfsplanning, en dat is iets waar het middensegment nou niet bepaald in uitblinkt.

"In medium enterprises is strategische planning vaak ondergeschikt aan andere prioriteiten, terwijl het management zich op meer tactische en dringende zaken richt," zegt Bloom. "Tegen de tijd dat hun 'planning' klaar is, is deze verouderd en niet gebaseerd op actuele data. Bovendien is meestal niet naar de hele organisatie gekeken."

Ineffectieve tools en technologieën zijn vaak de boosdoeners bij slechte planning. Organisaties vertrouwen voor dit werk op spreadsheets, met data uit verschillende systemen. Executives moeten vaak handmatig data verzamelen en afstemmen voor analyse.

"Veel medium enterprises beschikken over niet-geïntegreerde legacysystemen die zijn ontworpen voor backoffice administratie en rapportages over het verleden, versus monitoring en controle van het heden en plannen voor de toekomst," zegt Bloom.

Continue planning

Vandaag de dag moeten bedrijven zich bewust zijn van veranderingen en hierop kunnen reageren, of het nu gaat om het identificeren van disruptie of concurrentiedreigingen, het voldoen aan nieuwe wetgeving of het blijven voldoen aan klantverwachtingen.

Hiertoe moeten ze continue planning toepassen, zodat ze zich kunnen aanpassen naarmate de omstandigheden veranderen. De traditionele aanpak van planning, zoals statische jaarlijkse budgetten, volstaat niet langer.

Het goede nieuws is dat planningssystemen toegankelijker en betaalbaarder zijn geworden voor medium enterprises. Gerald Harris, Senior Manager of Enterprise Performance Management bij KPMG Global bespreekt dit in het KPMG-rapport 'Planning, Budgeting and Forecasting: An Eye on the Future.'

“In medium enterprises is strategische planning vaak ondergeschikt aan andere prioriteiten."
– Greg Bloom, Regional Vice President, Mercer

"Mijns inziens is de cloud waarschijnlijk de grootste vooruitgang in PBF-technologie (Planning, Budgettering en Forecasting)," aldus Harris. "De lagere cost of ownership heeft ertoe geleid dat de implementatie van efficiëntere PBF-processen niet langer is voorbehouden aan grotere organisaties. Ook middelgrote bedrijven kunnen zich dit permitteren. Er is eigenlijk geen excuus meer (en er zijn geen voordelen meer mee te behalen) om PBF-activiteiten handmatig uit te voeren."

Real-time data & analytics

Cloud-based planningssystemen, met name de systemen die data uit de hele operatie in één systeem benutten, hebben de grenzen verlegd op het vlak van data en analytics.

"Door HR, finance en payroll in één 'system of truth' te consolideren kunnen bedrijven zowel de content als de context van dagelijkse bedrijfsactiviteiten vastleggen voor financiële, operationele en managementrapportage met dezelfde dataset, in realtime," zegt Bloom. "Dit zorgt voor een aanzienlijke verbetering in datakwaliteit en rapportages en geeft hen betere inzichten in de business voor planning."

Dit biedt ook een voordeel bij het plannen en uitvoeren van groeistrategieën. Mensen zijn vaak de grootste kostenpost van een bedrijf. Realtime metrics zoals headcount, kosten, omzet en cashflow geven een bedrijf beter inzicht in prestaties en problemen, zodat ze direct veranderingen kunnen doorvoeren.

Dit was belangrijk voor de autoclub AAA Northern California, Nevada & Utah (NCNU), die sinds een fusie met twee andere clubs in de afgelopen jaren een van de grootste geografische regio's beslaat. "Mensen vormen 50% van onze uitgaven, dus het is belangrijk dat we kunnen beschikken over uniforme benadering van planning die zowel finance als HR omvat," zegt Dustin Cramer, Vice President of Financial Planning and Analysis bij AAA NCNU. "Wij zijn live en hebben onze finance- en HR-data in één systeem. Nu we van spreadsheets zijn afgestapt en alle data in één systeem hebben, zien we alles veel duidelijker. Als we bijvoorbeeld data naar onze recruitingmodule pushen, kan HR meteen aangeven hoe realistisch deze planningsdoelen zijn."

3. Talent aantrekken en behouden

Het kan voor middelgrote bedrijven een hele kluif zijn om het juiste talent aan te trekken. Volgens 'Help Wanted', een rapport gepubliceerd door het NCMM en het Metropolitan Policy Programme van Brookings Institution, creëren middelgrote bedrijven meer nieuwe banen dan elke andere economische sector. Gezien hun robuuste vraag naar human capital is het bijzonder pijnlijk dat ze geen toegang hebben tot dit kapitaal."

In Aziatische ontwikkelingslanden zijn regeringen niet in staat om voor een adequate toevoer te zorgen van jonge mensen uit het onderwijssysteem die aan de eisen van werkgevers voldoen. De meest gedreven en best opgeleide werknemers voelen zich eerder aangetrokken tot grotere bedrijven of de overheid. Grote bedrijven bieden over het algemeen een hoger salaris en betere benefits, terwijl de overheid meer werk- en sociale zekerheid biedt. Hierdoor is het voor kleinere bedrijven lastig om het juiste personeel, met de juiste vaardigheden, te werven in de strijd om talent.

Sterker nog, bijna 4 van de 10 mid-market executives zeggen dat het vermogen van hun bedrijf om te groeien wordt beperkt door een gebrek aan talent, met name in de dienstensector, de bouwsector en de gezondheidszorg, aldus het rapport. Daar komt nog eens bij dat middelgrote bedrijven niet de grote namen hebben die de cv's aantrekken," zegt Stewart.

Dit probleem wordt nog verergerd door het feit dat ze vaak niet beschikken over de juiste interne HR-infrastructuur om sterke recruitment- en retentieprogramma's te ontwikkelen. Als gevolg hiervan richten HR-afdelingen zich meer op operationele activiteiten, zoals onboarding van nieuw talent en de ondersteuning van de dagelijkse behoeften van werknemers. Hierdoor blijft er minder tijd over voor actieve recruitment en retentie, wat een grote impact heeft op bedrijfsgroei.

Het vermogen om te groeien kan ook beperkt worden door een gebrek aan training. Uit het rapport bleek dat middelgrote bedrijven over het algemeen alleen interne training verzorgen wanneer dat nodig is. Ongeveer 45 procent van de bedrijven geeft aan dat ze niet beschikken over een continu opleidingsprogramma.

Gebrek aan ondersteuning uit het hoger onderwijs

Het rapport brengt ook naar voren dat het voor middelgrote bedrijven moeilijker is om toegang te krijgen tot resources en ondersteuning voor talent uit het hoger onderwijs. Volgens het rapport "richten traditionele bronnen voor het werven van talent en ontwikkelingsprogramma's uit de openbare sector zich niet op de unieke behoeften van medium enterprises. Zij richten zich eerder op grotere bedrijven."

De reden? "Medium enterprises houden zich niet zo vaak bezig met wat het 'personeelssysteem' wordt genoemd, omdat de brug tussen vraag en aanbod nogal gammel kan zijn," zegt Stewart. "Het is voor kleinere bedrijven niet gemakkelijk om door het systeem te navigeren; formulieren zijn complex en instanties zijn moeilijk te vinden of ongecoördineerd."

Hij wees ook op uitdagingen met het systeem. "Aan de aanbodzijde zijn incentives vaak niet goed afgestemd. Een onderwijsinstelling zal doorgaans wel bereid zijn speciale cursussen te ontwikkelen in opdracht van een grote werkgever die tientallen studenten per jaar toezegt. Het is echter veel moeilijker om de behoeften van een groep medium enterprises te coördineren zodat hieraan kan worden voldaan, ook al zou hun totale aantal vacatures groter zijn."

Recruiting en retentie verbeteren

Er zijn een aantal manieren waarop middelgrote bedrijven deze uitdagingen kunnen ondervangen en om recruitment en retentie van talent te verbeteren, wat tot veel groter groeisucces leidt.

Stewart adviseert deze bedrijven om proactiever te zijn in talentplanning en niet te wachten tot er de behoefte is om in deze inspanningen te investeren. Volgens het onderzoeksrapport 'Mastering Talent Planning' van de NCMM in samenwerking met Vistage, bestaat er een sterke correlatie tussen superieure talentplanning en algemene bedrijfsgroei en prestaties.

"Bedrijven met een goede talentplanning, en dan vooral bedrijven met een formeel proces voor talentplanning, die investeren in een diverse initiatieven voor talentplanning en senior executives bij het proces van talentplanning betrekken, behoren vaak tot de snelstgroeiende en best presterende bedrijven in het middensegment."

Ongoing learning helpt om werknemers gemotiveerd en betrokken te houden en biedt een platform om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen.

Het is ook belangrijk om retentiestrategieën te hebben, vooral omdat het huidige personeelsbestand vaak de beste plaats is om talent te vinden in tijden van snelle groei. Prestatiemanagement is een gebied dat kan helpen om retentie te verbeteren, vooral wanneer het niet een eenmalig jaarlijks evenement is, maar een continu proces dat werknemers sterker maakt.

Volgens het rapport 'Help Wanted' werken er bij medium enterprises die uitblinken in prestatiemanagement vaak senior executives die echt in het proces geloven en het als een integraal onderdeel van elke werkdag beschouwen.” Ze vertrouwen niet alleen op formele prestatiebeoordelingen maar creëren in plaats daarvan een proces met voortdurende informele feedback.

Ongoing learning helpt om werknemers gemotiveerd en betrokken te houden en biedt een platform om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen naarmate een organisatie evolueert. Middelgrote bedrijven zouden ook moeten overwegen om nauwer samen te werken met potentiële externe talentbronnen. In het rapport 'Help Wanted' stonden suggesties om relaties op te bouwen met hoogleraren van plaatselijke universiteiten. Zij zouden organisaties kunnen helpen bij het vinden van veelbelovende kandidaten.

Technologie kan helpen

Vaak denken middelgrote bedrijven dat het ontwikkelen van formelere processen voor talentplanning en -management buiten hun bereik ligt. Er wordt vaak met verschillende legacy-applicaties voor HR, talent, benefits, payroll en recruiting gewerkt, en het kost veel tijd en resources om deze omgeving te beheren. Ook biedt zo'n omgeving niet de basis en de mogelijkheden om effectievere praktijken voor talentmanagement te ondersteunen.

In Azië zijn er ook overeenkomsten in de uitdagingen waarmee veel MKB-bedrijven zich geconfronteerd zien, bijvoorbeeld op het gebied van toegang tot finance, technologie, human resources, marktinformatie en bovenal aanpassing aan de kansen én bedreigingen van globalisering.

Dankzij de technologische vooruitgang is het eenvoudiger geworden om geavanceerde talentoplossingen te implementeren. Cloud-based systemen die human capital management, talent, recruiting en learning samenbrengen in één systeem, stellen bedrijven in staat deze processen te stroomlijnen, waardoor er minder tijd wordt besteed aan handmatig werk in de verschillende systemen.

Een 'single source of truth' voor alle deze functies geeft ook een beter inzicht in de kosten en prestaties van mensen. Naarmate middelgrote bedrijven groeien en uitbreiden, kunnen ze vragen beantwoorden zoals: Werken mijn beste mensen aan mijn belangrijkste initiatieven? Waar vind ik het beste talent? Wie staan er op het punt te vertrekken? Waar zitten de hiaten in de leadership pipeline? Welk talent draagt het meest bij aan de omzet?

"Medium enterprises moeten zichzelf het volgende afvragen: Beschikken we over de systemen en structuren om groei te ondersteunen?"
– Thomas Stewart, NCMM

Unibail-Rodamco, Europa's toonaangevende beursgenoteerde bedrijf in commercieel vastgoed, koos ervoor zijn HR-activiteiten te verhuizen naar de cloud om zijn aanwezigheid in 12 landen te ondersteunen en toekomstige groei te sturen.

"Ter voorbereiding op de toekomst is het belangrijk dat we een HR-systeem implementeren dat niet alleen steun biedt aan explosieve groei en snelle veranderingen, maar ons ook beter inzicht geeft in onze werknemers wereldwijd," aldus Sylvain Montcouquiol, Chief Human Resources Officer bij Unibail-Rodamco.

Conclusie

Het middensegment is een grote motor van de wereldeconomie, en zorgt voor werkgelegenheid, innovatie en groei. Hoewel deze groep voor unieke uitdagingen staat, zullen technologische vooruitgang en evoluerende benaderingen van operationele efficiency, planning en talent uw organisatie helpen om deze op nieuwe en betere manieren aan te pakken. De toekomst ziet er veelbelovend uit dankzij betere tools en ondersteuning om u te helpen groeien en op uw succes voort te bouwen.