Digitale transformatie bij finance: meer evolutie dan revolutie

Door Rob Cools, Product Marketing Director bij Workday

Vrijwel elk financiële afdeling is bezig met de adoptie van digitale technologie. De keuzes die daarbij gemaakt worden en het tempo waarop dat gebeurt, variëren uiteraard per organisatie. Het algemene beeld is wel dat de ontwikkelingen en veranderingen stapsgewijs en geleidelijk gaan. Dat heeft ook te maken met de beperkingen van de systemen die in gebruik zijn bij finance. Digitale transformatie bij finance is meer een evolutionair proces dan een revolutie.

Het is een van de conclusies van het wetenschappelijke onderzoek Finance Transformation in the Digital Era, uitgevoerd door de Universiteit van Amsterdam (UvA) in samenwerking met financieel opleider Pluc!, het Finance Transformation Forum en Workday. Voor het onderzoek werden ruim 100 CFO’s en finance professionals uit het hogere kader digitaal bevraagd en namen meer dan 75 CFO’s en senior financials deel aan rondetafelgesprekken, forums en 1-op-1 conversaties.

In het onderzoek is onder meer gekeken naar wat de uitdagingen en drempels zijn bij de digitale transformatie van finance. UvA-onderzoeker prof. dr. Frank Verbeeten MBA constateert dat het oplossen van dagelijkse issues een belangrijke sta-in-de-weg is voor die transformatie. Zo’n 54% van de ondervraagden geeft aan dat daar veel aandacht naartoe gaat en dat er daardoor weinig ruimte en focus is voor innovatie en het ontwikkelen van nieuwe digitale strategieën. Slechts 18% zegt bezig te zijn met innovatie voor digitale transformatie.

Handen vrij voor innovatie

Die dagelijkse issues moeten uiteraard worden opgelost, maar de vraag is hoe dat wordt gedaan. Veel organisaties houden vast – blijkt ook uit het onderzoek - aan hun bestaande systeem en voegen voor elk probleem een nieuwe tool of een aanvullend softwarepakket toe. Dat lost het probleem van het hier en nu op, maar daarmee wordt er geen stap richting de toekomst gezet. Vergelijk het met een auto die je tien jaar geleden kocht. Die gaat nu af en toe kuren vertonen en de garage kan die steeds oplossen. Maar er komt een moment dat een rigoureuze oplossing beter is: een andere auto. En zo gauw je daarin gaat rijden, merk je wat een sprongen de technologie in tien jaar gemaakt heeft. En wat een comfort, veiligheid en gemak je de afgelopen jaren gemist hebt. Daarnaast bespaar je uiteraard op de uitgaven voor het voortdurend herstellen van de oude auto.

Dat veel financiële organisaties hun handen niet vrij hebben om te innoveren is deels te wijten aan achterblijvende technologie. In het UvA-onderzoek geven financiële professionals ook aan dat ze het een uitdaging vinden om betrouwbare data te verzamelen. Als data verspreid is over diverse systemen, kost het in de regel veel tijd om te verifiëren of iedereen met dezelfde en de laatste gegevens werkt. Geavanceerdere systemen putten steeds uit één en dezelfde actuele databron en bieden rijkere data. Geen posten waar elk reliëf uit verdwenen is, maar data waar de herkomst en oorsprong desgewenst eenvoudig uit op te diepen is.

De achterblijvende technologische vernieuwing en de versnippering van data zijn er mede de oorzaak van dat er geen datagedreven besliscultuur gecreëerd wordt bij veel organisaties, hoe graag de CFO’s dat ook zouden willen. De onderzoekers geven aan het einde van hun rapport op dit punt een aantal aanbevelingen aan ambitieuze CFO’s en financiële organisaties.

Focus op technologie die waarde toevoegt

Organisaties moeten duidelijke doelstellingen hebben voor de technologische oplossingen die ze kiezen. Daarbij is het belangrijk om een goede balans te vinden tussen de investeringen in legacy-systemen en in nieuwe oplossingen, en de technologie te selecteren die de meeste waarde toevoegt aan de organisatie. Dit klinkt misschien eenvoudig en voor de hand liggend, maar het vraagt wel om heldere criteria bij de beslissing om bepaalde technologieën te kiezen en implementeren en andere over te slaan of ermee te stoppen. Het gaat dan om criteria als: levert de nieuwe technologie waardevolle inzichten, waardoor kosten omlaag kunnen en de beslissingen beter worden; draagt deze bij aan de procesmatige stabiliteit; is de technologie schaalbaar; hoe is de ondersteuning van de leverancier.

Grijp de rol in digitale strategie

Een van de CFO’s die deelnam aan het onderzoek vertelde dat zijn afdeling werd gezien als de ‘No-department’. Zijn team werd door de business dan ook zelden gevraagd voor input, omdat dat voornamelijk tegenwerpingen en bezwaren opleverde in plaats van oplossingen. Wees geen nee-afdeling, maar neem actief deel aan de initiatieven op het gebied van digitale strategie omdat die een grote impact zullen hebben op de langetermijnontwikkeling van de organisatie. Finance moet een goede balans vinden tussen winst op korte termijn en waardecreatie op lange termijn en moet niet bang zijn om de business uit te dagen voldoende te investeren in innovatie. Het is nadrukkelijk wel een samenspel: alle afdelingen moeten betrokken worden bij de initiatieven op het gebied van strategische innovatie.

Nieuwe technologie biedt finance uitstekende kansen om strategischer te opereren en een waardevolle, actieve partner van de business te zijn. Dat vraagt om de juiste systemen, maar ook om daadkracht, durf en visie bij de CFO om nadrukkelijk die rol te grijpen bij digitale innovatie van de organisatie.

Het rapport Finance Transformation in the Digital Era van de Universiteit van Amsterdam (UvA), Pluc!, het Finance Transformation Forum en Workday, is hier op te vragen.