Internationale uitdagingen oplossen met Workday: Q&A met de VP of Finance Solutions van Aon
Deze blog, geschreven door de tekstschrijvers van Workday, verscheen oorspronkelijk in het Engels op de blog van Workday. Omdat we denken dat dit ook voor onze Nederlandse lezers interessant kan zijn, treft u hieronder een Nederlandse vertaling aan.
In het Gaelic betekent het woord Aon 'eenheid', een passende naam voor een bedrijf dat via meer dan 500 overnames is uitgegroeid tot een toonaangevende internationale organisatie op het gebied van professional services. Aon is met meer dan 50.000 werknemers actief in 120 landen. Iedereen werkt aan hetzelfde doel: haar klanten optimaal van dienst zijn.
Echter, de internationale groei maakte het aansturen van de business steeds complexer. Losse, niet-geïntegreerde systemen maakten het kostbaar en ingewikkeld om internationaal inzicht in de business te krijgen en om acquisities snel te integreren. Dit heeft bij Aon tot een grote beslissing geleid: het was tijd voor een technologische verandering.
"Onze vorige finance- en HR-systemen konden de snel veranderende internationale business niet ondersteunen", zegt Jim Kendall, VP of Finance Solutions bij Aon. "Aan de basis van onze positie als marktleider, en ons vermogen om onze klanten de beste services te bieden, ligt de juiste technologie. Dit omvat systemen die onze groei ondersteunen en onze collega's de benodigde tools en mogelijkheden geven om hun werk goed uit te voeren."
Aon koos voor een wereldwijde implementatie van Workday: één uniform systeem voor finance en HR. We spraken met Kendall over de uitdagingen rondom snelle internationale groei, de risico's van de cloud en de impact van de Workday-implementatie op de business.
Wat maakte dat Aon technologisch moest veranderen?
Naarmate we via acquisities groeiden werd de diversiteit van onze systemen en processen een echt probleem voor ons. Het was voor het management moeilijk om internationaal inzicht te krijgen in onze mensen en financiële resultaten. Het ontbrak ons aan één bron van de waarheid over finance en HR. Dit zorgde ook voor een hoge total cost of ownership.
Daarnaast maakte de toenemende complexiteit van de business het ingewikkeld om nieuwe bedrijven te integreren binnen de organisatie. We hadden meerdere acquisities per jaar en elke integratie was een enorm karwei.
Het werd tijd voor verandering. Daarom besloten we om wereldwijd één operationeel model voor finance en HR in de cloud te introduceren.
Jim Kendall
Hoe keek Aon, als bedrijf dat andere organisaties helpt met het managen van risico, naar de risico's rondom de migratie van finance naar de cloud?
Ik denk dat de migratie van finance en HR naar de cloud voor bepaalde bedrijven onvermijdelijk wordt. Ik denk dat het risico misschien wel groter wordt als er geen veranderingen worden doorgevoerd. Aan hen die zich zorgen maken over de cloud, vraag ik: "Kunt u de risico's beter managen dan een leverancier die dit 24/7 doet?"
Voor Aon was de overstap naar de cloud enerzijds een kans om te vereenvoudigen en anderzijds een kans om gelijke tred te houden met technologische veranderingen, dankzij de halfjaarlijkse releases. Data verplaatsen, van finance naar HR naar datawarehouses en andere internationale datacentra, brengt een aanzienlijk risico met zich mee. Met één cloud-based systeem voor finance en HR wordt dit risico aanzienlijk verminderd.
Waarom koos Aon voor Workday?
Een stuurgroep met executives uit HR, finance, procurement, IT en auditing hebben uitgebreid de voor- en nadelen van enerzijds een gedeeld finance- en HR-platform en anderzijds het blijven gebruiken en integreren van onze legacysystemen met elkaar besproken.
We waren het over drie belangrijke dingen eens: we hadden een systeem nodig dat ons wereldwijd goede controles zou geven, we wilden goede analytics met de mogelijkheid actie te ondernemen op basis van data, en we wilden de cost of ownership verlagen. Workday voldeed aan deze behoeften.
Wat is de impact van een wereldwijd, uniform finance- en HR-systeem op de business?
Workday heeft op meerdere manieren een verschil gemaakt. In de eerste plaats heeft één systeem voor finance en HR onze analytics verbeterd, waardoor we meteen op basis van rapporten actie kunnen ondernemen. Daarnaast hebben onze collega's wereldwijd toegang tot realtime data zodat ze de bedrijfsactiviteiten beter begrijpen en zien hoe hun acties winstgevendheid en onkosten beïnvloeden. We kunnen in één systeem de verschillen die ertoe doen diepgaand analyseren, voor beter begrip en het tijdig ondernemen van actie.
"De relatie is anders dan met onze vorige leveranciers: wij kochten de software en vervolgens gingen we ieder onze eigen weg. Voor de meesten onder ons die dit al lange tijd doen, is juist deze samenwerking iets waar we veel waarde aan hechten."
We kunnen acquisities ook sneller integreren. Als bedrijf actief op het vlak van professional services zijn mensen onze grootste troef. Daarom is het belangrijk dat onze collega's het gevoel hebben dat ze een bedrijf instappen dat hun de nodige tools geeft om hun werk te doen. Wanneer we nieuwe mensen onboarden, hebben ze automatisch de nodige HR- en finance-tools binnen handbereik, zoals onkosten en facturering.
Daarnaast bevordert het ook engagement bij bedrijfsacquisities. Er is heel wat meer enthousiasme dan wanneer we die collega's naar een legacy ERP-systeem zouden overbrengen. Vroeger was het tijdens een acquisitie een grote uitdaging om mensen binnen de organisatie een plaats te geven. Realtime inzicht in de organisatie stelt ons in staat snel de impact van een acquisitie te beoordelen en te bepalen waar mensen moeten worden ingezet.
Heeft het vermogen om acquisities sneller te integreren risico's verminderd?
Jazeker. Door een bedrijf sneller te integreren, wordt de tijd tussen de deal en de dag dat werknemers weer efficiënt aan de slag kunnen geminimaliseerd, wat de risico's aanzienlijk vermindert en de kans op succes vergroot.
Een andere uitdaging rondom snelle internationale groei is het consistent houden van processen en controles. Workday stelde ons in staat onze processen wereldwijd te standaardiseren, terwijl we ook de lokale operatie in staat stellen om te configureren op basis van de vereisten van individuele landen, bijvoorbeeld op het vlak van belastingen of onkosten.
Hoe zag het implementatieproces van Workday eruit? Werd u door iets verrast?
Ik was verrast door de mate van transparantie bij Workday. We konden onze collega's, van het financeteam tot regionale executives, onmiddellijk tonen hoe Workday eruit zag en hoe ze het zouden gebruiken. Het systeem was anders dan wat ze gewend waren, maar het was ook wat ze van een moderne applicatie verwachtten: toegang vanaf een mobiele telefoon, zoekfuncties en overal en altijd toegankelijk. Dit hielp aanzienlijk bij de buy-in en maakte mensen enthousiast over Workday. Ik stond er ook van versteld hoe eenvoudig het was om twee keer per jaar updates uit te voeren. We konden ons moeilijk voorstellen dat het gemakkelijk zou zijn, maar vonden manieren om het in onze strategie te verweven.
Wat de implementatie een waar succes maakte is de langdurige samenwerking tussen Workday en Aon. We hebben de roadmap van Workday als leidraad gebruikt om in bepaalde landen aanwezig te zijn, en Workday heeft aan die beloften voldaan.
De relatie is anders dan met onze vorige leveranciers: wij kochten de software en vervolgens gingen we ieder onze eigen weg. Voor de meesten onder ons die dit al lange tijd doen, is juist deze samenwerking iets waar we veel waarde aan hechten.