Hoe Welltech sneller schaalde met één platform voor HR en finance.

In de afgelopen tien jaar is Welltech uitgegroeid van een start-up tot een fitness- en wellnesstechnologiebedrijf van een half miljard dollar en miljoenen gebruikers wereldwijd. Vandaag de dag werken er bijna 800 werknemers vanuit hubs in Oekraïne, Polen, Cyprus, Spanje en het Verenigd Koninkrijk, een getalenteerde workforce met meer dan 30 nationaliteiten.

Welltech opereert in een snel veranderende digitale markt en pakt een van de grootste uitdagingen in de gezondheidstechnologie aan: het in stand houden van motivatie en gedragsverandering op de lange termijn. De grootste kans ligt in het oplossen van dit probleem, en dat vraagt om continu experimenteren, leren en het aantrekken van mensen die enthousiast worden van impactvolle uitdagingen.

Toen het bedrijf snel opschaalde, wist het leiderschap dat het vasthouden van groei een sterke operationele basis zou vereisen, zonder de mensgerichte cultuur te verliezen die Welltech kenmerkt.

Een snelgroeiende, missiegedreven organisatie opschalen.

Snelle groei bracht complexiteit met zich mee in zowel HR als finance. Systemen waren versnipperd, data waren verspreid en zelfs basisvragen, zoals headcount, verloop en organisatiestructuur, waren moeilijk met zekerheid te beantwoorden.

"Terwijl het bedrijf evolueerde, groeiden ook de eisen aan onze organisatie", zei Nataliia Rudnyk, VP of People. "We transformeerden onze manier van werken en implementeerden tegelijkertijd de juiste systemen om die verandering duurzaam te maken."

Finance werd geconfronteerd met vergelijkbare beperkingen. "Onze omgeving was erg versnipperd, systemen, rapportages en de algehele gebruikerservaring stonden los van elkaar", deelde Svitlana Biletska, CFO. Hierdoor werden handmatige spreadsheets de ruggengraat van de dagelijkse bedrijfsvoering, wat tijd en moeite kostte en tegelijkertijd risico's vergrootte. Deze afhankelijkheid beperkte de zichtbaarheid, vertraagde de besluitvorming en verminderde het vermogen van het team om tijdig inzichten te leveren of het bedrijf effectief te ondersteunen terwijl het sneller bewoog en de complexiteit toenam.

Beide functies hadden een manier nodig om te schalen zonder simpelweg meer mensen toe te voegen. "Dit ging nooit over het verminderen van de headcount", benadrukte Biletska. "Het ging erom teams te verlossen van handmatig werk, zodat ze echt waarde konden toevoegen."

De basis voor uitbreiding, inzichten en automatisering.

In plaats van uitsluitend innovatie na te streven, focuste Welltech eerst op het neerzetten van de juiste basis. "Innovatie begint met schone data en een sterke basis", legde Biletska uit. "Je kunt geen AI of automatisering toevoegen aan gebrekkige processen."

De keuze viel op Workday met het oog op de lange termijn. Welltech wilde één zakelijk platform implementeren dat best practices omvatte, snelle groei ondersteunde en het risico van versnipperde, ad-hocmanieren van werken verminderde naarmate de complexiteit toenam.

Vanaf het begin was een cloudgebaseerde oplossing essentieel, niet alleen om aan de directe behoeften te voldoen, maar ook om te voorkomen dat al snel vervanging nodig zou zijn. Net zo cruciaal was een helder beeld van de technologie en AI-strategie van Workday, wat de organisatie het vertrouwen gaf dat het platform zou blijven evolueren en relevant zou blijven naarmate zowel de business als de markt veranderen.

Voor HR creëerde Workday een one-stop-shop die de employee experience stabiliseerde tijdens voortdurende verandering. "Structuur maakt de gehele reis makkelijker", merkte Rudnyk op. "Workday gaf ons zicht op onze organisatie en stelde ons in staat om snellere, datagedreven beslissingen over mensen te nemen."

Binnen finance zorgde automatisering voor minder administratieve druk en betere prestaties op gebieden zoals forecasting en zicht op liquiditeit. "We hadden realtime inzichten nodig in onze kaspositie en financiële verplichtingen", vertelde Biletska.

Eén platform voor HR en finance om samen sneller te bewegen.

Welltech implementeerde Workday Human Capital Management in september 2024, gevolgd door Workday Financial Management in april 2025. Doordat alles op één platform draaide, werd de meerwaarde al snel zichtbaar.

Het herontwerp van HR werd voltooid en vervolgens benut toen finance live ging. Dezelfde Cost Center Managers werden gebruikt voor goedkeuringsflows, wat betekent dat de structuur al was opgezet en geschikt was voor hergebruik zonder dubbel werk. "Omdat de basis er al lag, bleef handmatige mapping tot een minimum beperkt", zei Biletska. "We waren in staat de structuur direct over te dragen naar finance en vanaf dag één efficiënt verder te gaan."

Procurement was een ander omslagpunt. Aanvragen die voorheen via Slack of e-mail kwamen, verplaatsten zich naar één enkel invoerpunt. "We raakten het overzicht en daarmee onze onderhandelingspositie kwijt", legde Biletska uit. "Nu hebben we betere planning, sterkere governance en een veel soepelere ervaring voor aanvragers."

Naast efficiëntie veranderde het gedeelde datamodel de manier waarop teams samenwerkten. "Workday hielp ons silo's te doorbreken", zei Rudnyk. "We verduidelijkten verantwoordelijkheden die in de loop der tijd intuïtief waren geworden en begonnen te denken in end-to-end trajecten in plaats van functies."

Met vertrouwen en data bouwen aan een toekomstbestendige business.

Mensgericht ontwerpen is nu een kerncompetentie binnen het HR-team van Welltech. Persona's worden in kaart gebracht, verbeterde workflows worden bewust veel makkelijker gecreëerd dan voorheen, en nieuwe tools worden getest voordat ze worden opgeschaald.

In deze context speelt Workday Peakon Employee Voice ook een cruciale rol, waardoor Welltech continue feedback van werknemers verzamelt in plaats van te vertrouwen op eenmalige beoordelingen. Wat voorheen meer dan een week handmatige consolidatie vereiste, is nu gestructureerd, realtime en onmiddellijk bruikbaar.

Leaders en managers hebben de mogelijkheid om veranderd sentiment te volgen, trends tussen teams te vergelijken en engagementdata direct te verbinden aan organisatorische veranderingen. "Dit veranderde de manier waarop we naar ons talent luisteren volledig", benadrukte Rudnyk. "In plaats van vertraagde inzichten hebben we nu een doorlopende feedbackcyclus die echte beslissingen ondersteunt, of we nu teams opnieuw inrichten, de werkdruk aanpassen of managers door verandering loodsen."

Engagementsurveys sloegen al snel aan, met zo'n 90% deelname en sterke adoptie door managers. "Managers kijken niet alleen naar scores", vervolgde Rudnyk. "Ze onderzoeken trends, reageren op opmerkingen en gebruiken de data om het engagement te verbeteren."

Pulsechecks worden getest om dit model voor continu luisteren verder te versterken, wat Welltech het vermogen geeft om organisatorische verschuivingen vroegtijdig op te merken en te reageren voordat problemen escaleren. Hoge adoptie heeft ook de verantwoordelijkheid versterkt: managers maken actief gebruik van dashboards, reageren op inzichten en gebruiken de data als basis voor gesprekken met hun teams.

Vooruitkijkend breidt Welltech de financeautomatisering uit met Workday Accounting Center en Prism Analytics en blijft het prestaties, compensatie, talent en vaardigheden in HR met elkaar verbinden.

Daarnaast focust het bedrijf op het versterken van de capaciteit om scenario's te modelleren, op onzekerheden te reageren en plannen snel bij te sturen in een dynamische markt.

AI is een logische volgende stap voor de business en wordt gezien als hulpmiddel, niet als een vervanging. "Machines zouden de basis moeten afhandelen", zegt Biletska. "Dat stelt mensen in staat zich te concentreren op inzichten, partnerschap en de moeilijke beslissingen die echt resultaten opleveren."