In 2020 besloot Tysers de door het financeteam gebruikte plannings- en rapportagefunctionaliteit te vervangen door een sneller en gebruiksvriendelijker systeem. Aan deze beslissing lagen twee belangrijke organisatorische ontwikkelingen ten grondslag.
"Allereerst de centralisatie van de financefunctie van het bedrijf in het Verenigd Koninkrijk. Onze Amerikaanse eigenaars kondigen daarnaast het plan aan om ons af te stoten en dat betekende dat we een tool zochten die ons zou voorzien van uitgebreide historische data die snel en eenvoudig kon worden verstrekt aan potentiële kopers", aldus Steven Horsler, Director, Revenue Control and FP&A bij Tysers.
Snelle implementatie op weg naar efficiëntie en agility.
Horsler trad net in dienst toen de gevolgen van deze belangrijke beslissingen voelbaar werden. "Onze legacytool bood niet de benodigde efficiëntie en agility, dus gingen we op zoek naar een geavanceerdere oplossing", legt Horsler uit. "De keuze viel op Workday Adaptive Planning."
Horsler omschrijft de eerste fase als een 'korte eindsprint', die begon met de ingebruikname van een nieuwe grootboektool, op de voet gevolgd door de implementatie van Workday Adaptive Planning. "We wilden allereerst rapporteren vanaf medio 2021 en daarna de planningsfunctionaliteit inzetten voor de begroting van 2022. "Het tijdschema vormde een behoorlijke uitdaging, maar het is gelukt."
We zijn nu uitstekend gepositioneerd om te profiteren van de andere voordelen die Workday Adaptive Planning biedt.
Steven Horsler, Director, Revenue Control and FP&A
Geweldige ondersteuning bij ongecompliceerde implementatie.
Het team van Tysers heeft ondanks de bijzonder krap geplande implementatie alle verwachte deadlines gehaald.
Zoals Horsler zegt: "Ik was nieuw in de verzekeringswereld en veel van mijn collega's hadden alleen ervaring met het oude systeem. Het was een moeizaam leerproces voor iedereen. Maar met Workday Adaptive Planning en OfficeConnect lukte het ons om oude rapporten snel te converteren naar nieuwe indelingen. Dat verliep snel en ongecompliceerd.
"De complexiteit van het project zat hem vooral in de implementatie op een manier die paste bij de zeer specifieke behoeften van Tysers", vervolgt Horsler. "We boekten dankzij het gebruiksgemak van het Workday-platform uiteindelijk echter ongelooflijk snel vooruitgang."
Horsler wijst nadrukkelijk op de ondersteuning die Tysers tijdens het project ontving van implementatiepartner Clear Plan. "Clear Plan was geweldig, ondanks de enorme complexiteit van onze juridische en managementaccountstructuren", legt Horsler uit. "Zelfs als het niet lukt om een probleem direct tijdens een gesprek op te lossen, komen ze altijd binnen 24 uur bij ons terug."
Wanneer snelheid cruciaal is.
Horsler is nog steeds onder de indruk van de snelheid waarmee in de eerste maanden van de implementatie vooruitgang werd geboekt. "Tegen het einde van 2021 produceerden we al onze rapportagepakketten vanuit OfficeConnect en hadden we onze begroting voor 2022 in Workday Adaptive Planning geüpload. Dat was echt ongelooflijk", zegt Horsler.
"De snelheid waarmee we konden opereren was van cruciaal belang", vervolgt Horsler. "Dit was essentieel tijdens de verkoop van Tysers aan de Australische AUB Group. Het zou met onze vorige tool simpelweg onmogelijk zijn geweest om alle gevraagde rapportiteraties te produceren."
Sinds de verkoop hebben zaken zich verder ontwikkeld. "En we hebben sindsdien ook zeker vooruitgang geboekt", zegt Horsler. "Zo rapporteerden we altijd al in meerdere valuta's, maar moeten we nu ook revaluaties en specifieke rapportages voor AUB Group in Australische dollars uitvoeren.
We hebben een constante 'valutahub' ontwikkeld, door rapportages te faciliteren die alle wisselkoersschommelingen wegnemen en die inzicht geven in een winst- en verliesrekening die nagenoeg gelijk is aan de vorige. Dat was met het oude systeem vrijwel onmogelijk."
Met Workday Adaptive Planning en OfficeConnect lukte het ons om oude rapporten snel te converteren naar nieuwe indelingen. Dat verliep snel en ongecompliceerd.
Steven Horsler, Director, Revenue Control and FP&A
De complexiteit van rapportages bij Tysers vereenvoudigen.
Horsler geeft eerlijk toe dat Tysers nog niet alle voordelen van Workday Adaptive Planning benut. "De snelle implementatie direct gevolgd door het acquisitieproces leverde wat vertraging op, maar we zijn nu uitstekend gepositioneerd om te profiteren van de andere voordelen die Workday biedt."
Het beheren van complexiteit staat daarbij centraal. "Als je vroeger rapporten wilde uitvoeren, moest je meerdere werkmappen openen die gigantisch waren doordat data uit verschillende bronnen werden gehaald", aldus Horsler.
"Met Workday Adaptive Planning beschik je in een compacter formaat en met veel minder moeite over dezelfde hoeveelheid data. Bovendien kunnen we eenvoudig schakelen tussen web- en OfficeConnect-rapportages."