Trimble is een internationaal technologiebedrijf met het hoofdkantoor in Westminster, Colorado, en vestigingen in ruim 40 landen, waaronder Noord-Amerika en een sterke aanwezigheid in de EMEA-regio. Met meer dan 12.000 werknemers verbindt Trimble de fysieke en digitale wereld via oplossingen die sectoren zoals de bouw, landbouw en transport transformeren, en daarmee zorgen voor meer productiviteit, kwaliteit en duurzaamheid.
Het runnen van zo'n grote, wereldwijd verspreide organisatie brengt aanzienlijke interne complexiteit met zich mee. Om de efficiëntie te vergroten en de workforce van ruim 4000 werknemers in de regio's Europa, het Midden-Oosten en Afrika (EMEA) te ondersteunen, begon Trimble aan een strategische reis die door Sari Lindholm, Vice President of People Experience for EMEA bij Trimble, wordt omschreven als 'Connect and Scale'.
Lindholm legde uit dat "deze strategie draait om het op een efficiënte manier verbinden van data, systemen en mensen en het wereldwijd schaalbaar maken daarvan." Een cruciaal onderdeel van deze visie was het transformeren van de manier waarop het bedrijf hun meest waardevolle bezit beheert: de mensen.
Workday staat centraal in onze Connect and Scale-strategie. Het is het platform dat eindelijk onze mensen, data en processen in de hele regio met elkaar verbindt.
Vice President of People Experience for EMEA bij Trimble
Van versnippering naar een samenhangend internationaal model.
Vóór de grote omslag had Trimble een lappendeken aan systemen voor tijdregistratie, afwezigheid en payroll. "We vertrouwden op meerdere afwezigheidssystemen, soms zelfs simpele Excel-bestanden, om gewerkte uren en verlofaanvragen in verschillende regio's bij te houden. De inconsistentie maakte het erg moeilijk om een duidelijk en samenhangend overzicht van onze internationale activiteiten te krijgen", legt Martin Vallejo, Global Payroll Director bij Trimble, uit.
Het doel was om Workday te positioneren als de verbindende spil voor HR-data. Door Workday Absence Management en Time Tracking te implementeren, wilde Trimble deze kritieke functies centraliseren en ze naadloos integreren met hun internationale payrollprovider.
"Workday heeft ons geholpen om alle data in verschillende systemen te stroomlijnen, door handmatige interventies te vervangen met geautomatiseerde integraties. In plaats van te vertrouwen op maandelijkse sjablonen, stromen de data van onze werknemers nu rechtstreeks naar de payrollengine, waardoor elke wijziging nauwkeurig en efficiënt wordt vastgelegd", aldus Vallejo.
Met Workday hebben we eindelijk een platform dat gelijke tred houdt met constante veranderingen in regelgeving. Het geeft ons het vertrouwen dat elk land, elke werknemer en elke berekening klopt.
Global Payroll Director bij Trimble
Lokale precisie voor internationale complexiteit.
Om payroll in 47 landen op één lijn te krijgen, was een systeem nodig dat raad wist met sterk uiteenlopende regelgeving. Tatu Tyrisevä, Payroll Analyst bij Trimble, belichtte deze complexiteit door buurlanden naast elkaar te zetten: "In Finland werkten we met progressieve belasting, terwijl we in Estland te maken hadden met een vast tarief."
De kracht van Workday lag in het vermogen om in te spelen op deze lokale nuances. In de Scandinavische regio vroeg wetgeving zoals de Finse vakantiewet bijvoorbeeld om unieke berekeningen die zelfs zaterdagen meenamen. Kristian Rude, Regional Account Director bij Kainos, legt het zo uit: "Kainos is goed toegerust om klanten te ondersteunen bij het configureren van Workday zodat aan deze vereisten wordt voldaan, en ze compliant blijven met niet alleen best practices, maar ook met lokale wet- en regelgeving." Rude voegde hieraan toe: "Workday is zeer configureerbaar, en we waren er trots op dat we innovatief te werk zijn gegaan bij het benutten van die configureerbaarheid om oplossingen te creëren voor klanten met specifieke behoeften, vooral op het gebied van lokale wetgeving."
Die flexibiliteit stond centraal in de internationale aanpak van Trimble. Zoals Vallejo opmerkte: "Voor een payrollprofessional was compliant blijven een van de grootste uitdagingen. Workday hielp ons compliant te blijven door onze verlof- en tijdregistratiesystemen flexibel af te stemmen op de steeds wisselende lokale belasting- en arbeidswetgeving." Dit zorgde ervoor dat Trimble aan regionale vereisten bleef voldoen en tegelijkertijd werkte met een consistent internationaal framework.
Trimble en Kainos: een partnerschap met impact.
Voor de uitvoering van een project van dit kaliber was een partner nodig die de complexe EMEA-regio door en door kende. "Toen we vier jaar geleden begonnen met het op één lijn brengen van payroll, stond vast dat Europa de leiding zou nemen. We hadden een implementatiepartner nodig met een sterke regionale aanwezigheid die echt begreep wat EMEA betekende voor onze internationale footprint", aldus Vallejo.
Die duidelijkheid leidde Trimble naar Kainos, waar technische vakkundigheid hand in hand ging met een sterke culturele match. "We merkten meteen dat er een onmiskenbare klik was tussen de culturen", herinnert Vallejo zich. Dit werd aan de kant van Kainos nog eens benadrukt. "Al vanaf de eerste ontmoetingen met Trimble voelden we dat dit een succesvolle samenwerking zou worden. De openheid, eerlijkheid en transparantie in onze gesprekken waren veelzeggend", vertelt Kim Cerpentier, Account Director bij Kainos. "Die culturele match was er echt vanuit beide organisaties."
Deze vertrouwensbasis hielp beide teams om de onvermijdelijke obstakels in het traject die bij een implementatie van deze omvang horen te overwinnen. Ook Workday Marketplace-apps die door Kainos zijn gebouwd waren cruciaal voor dit project. Kainos Smart Test en Kainos Smart Audit hebben gezorgd voor geautomatiseerd verandermanagement, robuuste interne controles en eenvoudigere compliance. Deze apps hielpen Trimble om snel te schakelen en beveiliging te waarborgen, terwijl ze lokale vereisten ondersteunden en afgestemd bleven op één wereldwijd Workday-framework.
Het project werd uitgerold in meerdere golven, wat vroeg om nauwe samenwerking en een snel leerproces. Sari Ankkuri, Engagement Manager bij Kainos, was onder de indruk van de toewijding van Trimble gedurende het hele proces. "Ik was enorm trots op hoe snel het Trimble-team vooruitging tijdens dit traject", deelde Ankkuri. "Ze begrepen het proces, omarmden de Workday-methodologie en bewezen dat ze de interne coördinatie beheersten die essentieel was om dit succesvol op te leveren."
Wat deze samenwerking echt onderscheidde, was de compromisloze aanpak van Trimble op het gebied van lokalisatie. Waar veel internationale organisaties hun diepgaande configuratie-inspanningen alleen richten op hun grootste markten, verduidelijkte Cerpentier dat "Trimble volledige lokale compliance en configuratie op maat eiste voor alle 47 landen in kwestie. Deze toewijding zorgde ervoor dat elke juridische entiteit, ongeacht de omvang, profiteerde van hetzelfde niveau van nauwkeurigheid, governance en systeemintegriteit."
Workday geeft organisaties een krachtige basis, maar het zijn de mensen die er een succes van maken. De culturele afstemming tussen Kainos en Trimble zorgde ervoor dat een complex project een gedeeld succes werd.
Account Director bij Kainos
Het keerpunt waarop transformatie waarheid wordt.
De overgang naar een uniform systeem heeft concrete voordelen opgeleverd op het gebied van efficiëntie en zichtbaarheid. "De nieuwe gestroomlijnde processen besparen mij persoonlijk zo'n tien uur per maand, maar de bredere impact is veel belangrijker", schatte Vallejo. Doordat data nu zijn gecentraliseerd, heeft het management toegang tot inzichten die voorheen moeilijk te verzamelen waren, wat helpt bij het nemen van beslissingen over kosten en workforcetrends.
Lindholm zei: "De waarde van zo'n project dringt pas echt tot je door wanneer je een keerpunt bereikt; op het moment dat voldoende landen, juridische entiteiten, werknemers en vestigingen daadwerkelijk actief zijn. Dan valt alles op zijn plek: de efficiëntieverbeteringen, de vereenvoudigde processen en de transparantie. Dan voelen managers zich echt empowered, met data binnen handbereik."
De katalysator voor continue vooruitgang.
Trimble beschouwt het huidige succes als basis voor verdere innovatie. Het team kan niet wachten om het platform breder in te zetten. "We staan op het punt om ons Extend-traject met Workday te starten. We kijken ernaar uit om aangepaste applicaties te bouwen die de handmatige data-input uit het payrollproces nog verder terugdringen", aldus Vallejo.
Daarnaast verwacht Trimble dat AI een steeds grotere rol zal spelen in de bedrijfsvoering. Vallejo verwacht dat in de toekomst "AI een krachtige tool zal zijn om grote hoeveelheden data bij elkaar te brengen, en zo te helpen controleren dat payrollberekeningen nauwkeurig blijven ondanks complexe, voortdurend veranderende regelgeving". Tyrisevä is ook optimistisch over deze ontwikkelingen en merkt op dat "toekomstige AI-mogelijkheden waarschijnlijk handmatige taken zullen automatiseren, waardoor er tijd vrijkomt voor zaken die ertoe doen, zoals klantenondersteuning en kwaliteitscontroles."
Via de 'Connect and Scale'-strategie heeft Trimble de internationale payrollactiviteiten op één lijn weten te brengen, en daarmee bewezen dat met de juiste technologie en een transparant partnerschap met Kainos zelfs de meest complexe scenario's omgevormd zijn tot een schaalbaar, compliant wereldwijd framework.
Workday leverde de technologie, en Kainos het vertrouwen en de expertise. Die combinatie heeft ons door de complexiteit heen geholpen en voor de toekomst klaargestoomd.
Global Payroll Director bij Trimble