TraceLink is de drijvende kracht achter een toonaangevend digitaal netwerkplatform dat de wereldwijde farmaceutische supplychain op intelligente wijze orkestreert. Met ruim 800 werknemers in 7 landen is het behoud van interne agility cruciaal. Om dit te ondersteunen, zag het HR-team van TraceLink in dat het tijd was om hun personeelsactiviteiten te moderniseren, door handmatige processen in silo's en op spreadsheets gebaseerde workflows te vervangen die inmiddels een vast onderdeel waren geworden van de dagelijkse werkzaamheden.
Om deze transformatie te stimuleren, koos de HR-afdeling in 2022 voor Workday Extend om administratieve workflows te automatiseren, de zichtbaarheid van data te vergroten en een schaalbaarder en efficiënter bedrijfsmodel te creëren voor het beheer van hun internationale personeelsbestand.
Een stappenplan voor snelle innovatie.
Door te focussen op HR-specifieke praktische toepassingen met grote impact, heeft het HR-team van TraceLink, ondersteund door een lean HR-functie voor technologie, tien Workday Extend-apps geïmplementeerd met slechts twee Extend-ontwikkelaars. Deze applicaties zijn speciaal gebouwd om de meest complexe en intensieve workforceprocessen te optimaliseren.
Hun aanpak wordt geleid door drie principes:
- Klein beginnen, snel itereren: maakt snel experimenteren en continue verbetering mogelijk
- Werken volgens een testgedreven ontwikkelmodel: zorgt dat applicaties robuust en productieklaar zijn
- Continue learning omarmen: benut inzichten uit de ontwikkelaarscommunity van Workday
Tot nu toe hebben applicaties die door het HR-team van TraceLink zijn gebouwd ruim 6500 transacties geautomatiseerd en jaarlijks meer dan 500 uur aan handmatig HR-werk bespaard, terwijl het gebruik van Workday Self Service met 20% toenam.
"Workday Extend heeft de kloof gedicht tussen de standaard HR-functionaliteit en onze unieke behoeften rondom personeel", zegt Marianna McGrath, Director, People Operations. "We hebben nu de agility om op maat gemaakte HR-oplossingen te bouwen die voor echte impact zorgen."
Extend en creativiteit gaan hand in hand. Stel je het onmogelijke voor. Dingen die een paar jaar geleden niet mogelijk waren met Workday, worden nu werkelijkheid met Extend.
Manager for HR Technology bij TraceLink
Sneller en op grotere schaal tijdelijk personeel werven.
Het HR-team van TraceLink is verantwoordelijk voor het beheer van de onboarding en de levenscyclus van servicepartners die wereldwijde activiteiten ondersteunen. Voorheen was dit proces sterk afhankelijk van losse e-mails en handmatige coördinatie tussen verschillende systemen.
Om dit probleem op te lossen, heeft het HR-team de app Service Partner Management in Workday Extend ontwikkeld, met een centraal dashboard dat de volledige levenscyclus beheert, van aanvraag en onboarding tot offboarding. Managers starten aanvragen via een eenvoudig formulier, wat automatisch workflows in gang zet die posities creëren, systeemtoegang verlenen en relevante stakeholders in realtime op de hoogte stellen.
Aan het einde van een contract verloopt de offboarding net zo gestroomlijnd en wordt de systeemtoegang automatisch met slechts een paar klikken ingetrokken.
Door deze oplossing te ontwerpen en te implementeren, verkortte het HR-team van TraceLink de time-to-hire voor servicepartners met 80%, wat het mogelijk maakt om het team sneller op te schalen met behoud van compliance en een volledige audittrail.
Nauwkeurige payroll dankzij naadloze automatisering.
Het HR- en payrollteam van TraceLink beheert wereldwijde betalingen voor extra oproepuren, die voorheen handmatig werden bijgehouden en berekend met spreadsheets. Dit proces vergde elke maand veel moeite om de benodigde data te verzamelen, te valideren en te uploaden.
Met Workday Extend heeft het HR-team dit omgezet in een gestroomlijnde selfservice-ervaring. Werknemers dienen nu direct in Workday oproepverzoeken in, waarna de ingebouwde logica automatisch de juiste loonschaal en het juiste bedrag berekent. Managers keuren verzoeken goed in het systeem en activeren zodoende geautomatiseerde payrollverwerking via een ADP-integratie.
Deze door HR geleide automatisering zorgt voor nauwkeurige, tijdige en volledig traceerbare betalingen, met aanzienlijk minder handmatig werk.
Tegenwoordig bespaart de app On-Call Payments meer dan twintig uur per maand en biedt deze realtime inzicht in de inzet en uitgaven van de workforce, wat de planning, compliance en de voorbereiding op audits versterkt.
We hebben enkele van onze grootste spreadsheets, die handmatig toezicht vereisten, vervangen door geautomatiseerde workflows in een Extend-app.
Manager for HR Technology bij TraceLink
Realtime ondersteuning bieden tijdens noodsituaties.
De teams voor HR, Corporate Communication en Business Continuity van TraceLink hadden een effectievere manier nodig om te communiceren met werknemers tijdens kritieke gebeurtenissen. Bestaande processen waren afhankelijk van losstaande tools en handmatige tracking, wat het inzicht en de reactiesnelheid beperkte.
Om dit aan te pakken, bouwde het HR-technologieteam van TraceLink de app Emergency Console in Workday Extend, waarmee een gecentraliseerde communicatiehub werd gecreëerd. De app stelt leaders in staat om gerichte meldingen te verzenden via sms, e-mail en spraakkanalen, en registreert tegelijkertijd reacties van werknemers in realtime.
Alle reacties worden automatisch geregistreerd in Workday, waardoor HR en leadership direct zicht hebben op de status van werknemers tijdens noodsituaties.
Door deze oplossing native in Workday te bouwen, zorgde het HR-team voor veilige en op rollen gebaseerde toegang tot gevoelige data, en breidden ze tegelijkertijd de communicatiemogelijkheden uit via integraties met Twilio, Workato en SendGrid, wat een schaalbare en kosteneffectieve oplossing voor crisisbeheer oplevert.
Leiderschapsprincipes centraal stellen in het groeiproces.
Het HR-team van TraceLink bouwde de app Promotion Nomination om meer structuur en consistentie aan te brengen in beslissingen rond talentontwikkeling. Voorheen maakten inconsistente formats en beperkte inzichten het lastig om kandidaten eerlijk te beoordelen.
De app is direct geïntegreerd in het werknemersprofiel en begeleidt managers door een gestructureerd evaluatieproces dat naadloos is afgestemd op de leiderschapsprincipes van TraceLink. Managers geven beoordelingen, onderbouwingen en gedetailleerde context, waardoor HR-businesspartners beter geïnformeerde beslissingen nemen.
Door dit proces in Workday te ontwerpen, heeft het HR-team een transparantere, consistentere en eerlijkere aanpak voor promoties gecreëerd en tegelijkertijd historische inzichten verzameld die talentontwikkeling en organisatorische groei op de lange termijn ondersteunen.
Met Extend brengen we onze leiderschapsprincipes tot leven. Door ze direct in het promotieproces in te bouwen, erkennen we niet alleen resultaten, maar ook het gedrag dat onze cultuur vormgeeft.
Chief People Officer bij TraceLink
Impact op de hele onderneming schalen en een internationaal personeelsbestand versterken.
Het HR-team van TraceLink heeft met Workday Extend een enorm agile innovatiehub opgezet, waar voortdurend applicaties worden ontwikkeld die zowel de operationele efficiëntie als de employee experience verbeteren.
Met extra oplossingen, waaronder Visa Management, In-Office Medical Accommodations, Tuition Reimbursement en Charitable Donations, wist het HR-team handmatige processen te elimineren, de afhankelijkheid van externe spreadsheets te verminderen en realtime personeelsinzichten te ontsluiten.
Dit toont aan hoe het HR-team van TraceLink, ondanks een kleine ontwikkelvoetafdruk, een organisatiebrede transformatie in gang zet: het moderniseert workforceprocessen en levert concrete impact op grote schaal dankzij Workday Extend.