Met een internationaal HR-systeem zorgt Tokyo Electron voor wereldwijde consistentie.

Met Human Capital Management verbetert Tokyo Electron de operationele efficiëntie en worden de kosten verlaagd.

Bood één systeem voor kantoren uit alle landen

Vereenvoudigde HR-evaluaties en het volgen van personeelswijzigingen

Verbeterde werkefficiëntie voor alle gebruikers

Verbeterde processen door werknemers toegang tot data te verlenen

Voordat er in 2016 met Workday werd gewerkt, was het niet nodig dat elk regionaal kantoor hetzelfde HR-systeem had als het hoofdkwartier van Tokyo Electron in Japan. 

Elk kantoor had dus zijn eigen systeem om basale informatie te rapporteren zoals het aantal werknemers, het personeelsbudget en informatie over de managers. 

Na verloop van tijd werd echter zelfs het verzamelen van basale informatie inefficiënt. Het sorteren van de informatie van deze verschillende systemen kostte veel tijd en moeite voor de HR-teams op het hoofdkantoor en de kantoren in andere landen. 

Hoewel het hoofdkantoor werkte met een on-premise employee-managementsysteem, liep het tegen hoge kosten aan wanneer er een update nodig was om problemen met bugs te verhelpen. Daarnaast was het lastig om instellingen te veranderen om aan wetswijzigingen te blijven voldoen.

Om een van 's werelds toonaangevende producenten van productieapparatuur voor halfgeleiders te blijven, was het belangrijk om op internationaal niveau verdere verbeteringen aan te brengen aan human resource management en betrokkenheid.

Group Leader, HR Technology Group, HR Department

Efficiënte bedrijfsvoering tegen lagere kosten.

TEL hoorde voor eerst van Human Capital Management (HCM) tijdens een samenwerking met een Amerikaans bedrijf. TEL raakte geïnspireerd door de Amerikaanse HR-strategie, en vond dat het tijd werd hun eigen HR-systeem te vernieuwen.

Er werd een vergelijkend onderzoek over HCM uitgevoerd, dat internationaal bewezen goede resultaten verzekerde vanuit het perspectief van HR-management.

De doorslaggevende factoren bij de uiteindelijke keuze voor Workday bestonden uit de mogelijkheid om internationaal een uniform systeem te introduceren, oftewel één platform waarmee eenvoudige handelingen konden uitgevoerd, en het feit dat er geen individuele werklast is omdat het systeem automatisch via de cloud wordt bijgewerkt.

Daarnaast kunnen de kosten lager gehouden worden vergeleken met het conventionele HR-systeem.

Benefits.

TEL hoorde voor eerst van Human Capital Management (HCM) tijdens een samenwerking met een Amerikaans bedrijf. TEL raakte geïnspireerd door de Amerikaanse HR-strategie en vond dat het tijd werd hun eigen HR-systeem te vernieuwen. 

Bij de implementatie van het nieuwe systeem greep TEL ook de kans aan om het HR-managementsysteem te herzien en hun waarderings- en evaluatiesystemen en organisatiestructuur te hervormen. Door cijfers en evaluaties internationaal te verenigen, is het nu eenvoudiger om in meerdere landen HR-evaluaties uit te voeren en wijzigingen door te voeren. HCM maakt visualisatie van HR mogelijk en biedt de volgende resultaten.

Resultaten.

Volledige internationale utilisatie is nog niet bereikt, maar HR-taken zijn al wel efficiënter geworden.

Dataverzameling en -analyse in het bijzonder zijn nu eenvoudiger geworden, met eenvoudig inzicht in de organisatiestructuur en plaatsing van werknemers.

Daarnaast wordt de goede beveiliging van het systeem door TEL op prijs gesteld. Het is nu mogelijk om de informatieweergave centraal te regelen door de toegangsrechten per functie en verantwoordelijkheidsniveau in te stellen.

Er zijn drie belangrijke mijlpalen bereikt:

  • HR-management en betrokkenheid zijn nu internationaal consistent
  • Data-utilisatie dringt tot de hele organisatie door
  • De productiviteit van HR is verbeterd

HR-management en betrokkenheid zijn nu internationaal consistent.

Door het HR-systeem te verenigen, heeft HCM het mogelijk gemaakt om landspecifieke werknemersevaluaties met dezelfde criteria te toetsen.

Het concurrentievermogen van het bedrijf is verbeterd door inzicht in de evaluatieratio van HR per land en de geoptimaliseerde internationale toewijzing van resources waarmee werknemers hun vaardigheden kunnen demonstreren.

Het bedrijf is ook van plan om in de toekomst Learning te gaan gebruiken. Bij het vorige systeem waren talenteninformatie en opleidingsresultaten niet direct aan elkaar gekoppeld.

Met Learning kan HR zich echter op de volgende manieren ontwikkelen:

  • Inschalen van vaardigheden op basis van voltooide trainingen
  • Inschalen van niveau aan de hand van verworven vaardigheden
  • HR-management met internationaal verenigde criteria

Het is eenvoudiger om de trainingssessies te plannen en het is nu mogelijk om op basis van voltooide trainingen de juiste persoon op de juiste plaats te zetten. Daarnaast zijn de kosten verlaagd door Learning internationaal te verenigen.

Data-utilisatie dringt tot de hele organisatie door.

Aanvankelijk konden alleen managers en hogere functies gebruikmaken van HCM. Sinds 2019 kregen alle werknemers echter toegang. Ze zijn toen begonnen met het stellen van hun eigen doelen, het uitvoeren van evaluaties en het geven van feedback.

In Japan is het verplicht om de wens van een werknemer voor een overplaatsing via een enquête vast te stellen. IT-personeel moest dit opstellen door antwoorden in een andere applicatie in een tabel te zetten. Maar met HCM kunnen HR-werknemers dit zelf doen, waardoor het proces wordt vereenvoudigd en er minder werkuren nodig zijn.

"Het systeem werd drie jaar geleden gelanceerd en de data zijn verzameld. In de toekomst willen we onze HR-managementwerkzaamheden verder verbeteren door analyticsfuncties zoals risicomeldingen voor de omzet te gebruiken", aldus Koji Nagata, Senior Specialist, HR Technology Group, HR Department.

De productiviteit van HR-gerelateerd werk verbeteren.

Omdat HCM voor mobiele devices is geoptimaliseerd, kunnen managers er overal gebruik van maken. Ze kunnen onmiddellijk goedkeuringsverzoeken inwilligen, zelfs als ze niet op kantoor zijn. Er kunnen ook kleine wijzigingen aan applicaties worden aangebracht, zelfs na goedkeuring, wat zorgt voor efficiëntere HR-processen

De tijd die wordt gespendeerd aan het verzamelen van data is verminderd van een maand naar een paar uur. HR-personeel kan nu aanzienlijk meer tijd besteden aan betekenisvolle strategische HR-werkzaamheden, zoals activiteiten voor het versterken van medewerkersbetrokkenheid om zo het verloop te verminderen.

Een reeks handelingen zoals het verzamelen van data, maken van tabellen en geven van bevestigingen kan nu op één plaats worden uitgevoerd. Daarnaast is het aantal benodigde werkuren voor HR-werkzaamheden nu flink teruggebracht.

Senior Specialist, HR Business Partner Group, HR Department


Meer klantverhalen

Alle verhalen bekijken

Klaar voor een
gesprek?