Toen Sumitomo Drive Technologies door de snelle internationale groei in verschillende EMEIA-landen (Europa, het Midden-Oosten, India en Afrika) werd geconfronteerd met een reeks uitdagingen op het gebied van personeelsdata, zagen de HR- en IT-leaders van het bedrijf al snel dat er behoefte was aan een geheel nieuwe aanpak.
Joris Blommaerts, Chief Human Resources Officer EMEIA: "We hadden te maken met diverse grote uitdagingen om te voldoen aan de toenemende vraag naar bruikbare data en inzichten, waaronder de noodzaak om AVG-compliant te zijn. Het was niet alleen dat de data gevarieerder waren, ook de hoeveelheid nam aanzienlijk toe. En wat de noodzaak voor verandering nog dringender maakte: we gebruikten destijds Excel voor onze processen. Soms zelfs nog pen en papier. Hierdoor waren we enorm veel tijd kwijt aan het verwerken van personeelsdata."
De business optimaliseren met realtime data en regionale rapportages.
Dit was bijzonder verontrustend in een tijd waarin Sumitomo Drive Technologies EMEIA van plan was om de werkwijze te veranderen van productgericht naar marktgericht. Het was noodzakelijk silo's af te breken om te voldoen aan de klantvraag naar nieuwe, energiezuinige producten die zijn ontstaan door het samenvoegen van onderdelen uit verschillende bedrijfseenheden over de hele wereld.
De EMEIA-organisatie moest ook een andere hindernis overwinnen: het succesvol coördineren van uiteenlopende HR-achtergronden met verschillende maturiteitsniveaus. Workday bood essentiële ondersteuning bij het voldoen aan deze bedrijfsbehoefte.
Blommaerts vervolgt: "Dat impliceerde dat we de voordelen van digitale verstoringen optimaal moesten benutten in een van de meest conservatieve sectoren ter wereld. Hiervoor hadden we realtime data en regionale rapportages nodig die we destijds simpelweg niet hadden."
Blommaerts en zijn team beseften dat de organisatie een beter beeld moest krijgen van de al aanwezige vaardigheden binnen het personeelsbestand. Daarnaast moesten ze beter worden in het vinden en werven van talent dat ze in de toekomst nodig zouden hebben. "We realiseerden ons al snel dat alleen Workday ons de technologie bood voor de benodigde transformationele verandering en operationele vernieuwing", aldus Blommaerts. "Dus implementeerden we Workday Human Capital Management als onze nieuwe oplossing. Dit leverde snel het flexibele aanpassingsvermogen en de reorganisatie op die we nodig hebben om een snelgroeiend, multigenerationeel personeelsbestand op te bouwen en te beheren."
Alleen Workday bood ons de technologie voor de benodigde transformationele verandering en operationele hervorming.
Joris Blommaerts, Chief Human Resources Officer EMEIA
Geweldige gebruikerservaring en eenvoudige configuratie.
De ervaringen van Sumitomo Drive Technologies EMEIA met Workday zijn tot op heden buitengewoon positief. Blommaerts legt uit: "Digitalisering heeft ons in de eerste plaats geholpen om efficiënter te werken door repetitieve taken te elimineren, waardoor we tijd vrijmaken voor activiteiten die waarde toevoegen voor zowel individuele medewerkers als de gehele organisatie. Dit zie je ook terug in de aanzienlijk verbeterde selfservicemogelijkheden van Workday, waarmee transacties efficiënter en sneller verlopen."
Het gemak van selfservice komt ook tot uiting in de geweldige gebruikerservaring en het configuratiegemak van het systeem. Blommaerts: "Ons personeel had amper training nodig: dankzij de intuïtieve aard van Workday konden ze na een korte introductie meteen aan de slag. Hetzelfde geldt voor de configuratie. Deze is zo eenvoudig dat we nu hele nieuwe bedrijven binnen een paar weken kunnen onboarden."
Workday heeft ook silo's doorbroken om samenwerking binnen het bedrijf te bevorderen, waardoor medewerkers die aan soortgelijke projecten werken met elkaar in contact komen. Hierdoor kunnen medewerkers zich meer richten op het vervullen van klantwensen en het versnellen van de overgang naar energiezuinige en duurzame oplossingen, waar steeds meer vraag naar is op de markten van het bedrijf.
Verbeterde teamdiversiteit en productkwaliteit.
De implementatie van Workday Human Capital Management heeft meer en grotere positieve gevolgen gehad voor de medewerkers dan aanvankelijk verwacht.
Een voorbeeld hiervan is de sterk verbeterde verandermanagementfunctie, waardoor het bedrijf zich kan richten op leiderschapsontwikkeling en het uitbreiden van werknemersvaardigheden. Blommaerts legt uit: "Dit zorgt voor een aanzienlijke cultuurverandering binnen het bedrijf; van een bedrijf dat voornamelijk bestaat uit mechanische specialisten naar een bedrijf met een groeiend aantal applicatie-experts."
Het biedt teamleden ook veel meer mogelijkheden om hun persoonlijke ambities waar te maken. "Een van mijn doelen is dat mensen hun echte passie vinden in hun carrière en zich daarna ontwikkelen om die ambitie waar te maken", vervolgt Blommaerts. "Workday speelt een grote rol bij het verwezenlijken van die missie."
Workday ondersteunt het bedrijf bij het samenstellen van diversere teams op lokaal niveau en moedigt werknemers aan na te denken over wat hun ambities zijn. "Als we via Workday ontdekken dat werknemers graag in het buitenland willen werken, kunnen we een volledig overzicht krijgen van waar ze naartoe willen", zegt Blommaerts. "Dat verbetert de diversiteit van onze teams en de kwaliteit van de oplossingen die ze samen ontwikkelen."
Dankzij digitalisering kunnen we onze tijd besteden aan waardevolle taken die zowel individuele medewerkers als de gehele organisatie ten goede komen.
Joris Blommaerts, Chief Human Resources Officer EMEIA
Continu leren, competentieontwikkeling en successieplanning.
Workday heeft Sumitomo Drive Technologies EMEIA geholpen om de communicatie en rapportage te verbeteren door een nieuwe mate van transparantie tussen medewerkers en management mogelijk te maken. De volgende stap voor de HR-afdeling? Het interne Workday-team uitbreiden.
"Meer capaciteit stelt ons in staat om managers van nog meer data te voorzien, waardoor ze beter in staat zijn om met hun teams te werken aan salaris, ontwikkeling en interne doorstroom", aldus Blommaerts.
Na de implementatie heeft de HR-afdeling meer tijd en middelen kunnen besteden aan het ontwikkelen van een cultuur waarin feedback centraal staat. Dit heeft geresulteerd in een reeks initiatieven voor personeelsoptimalisatie, waaronder meer aandacht voor continu leren, competentieontwikkeling, successieplanning en meer. Workday draagt er zo aan bij dat het vertrouwen van werknemers in het bedrijf toeneemt.
"Net zo belangrijk is dat we nu precies weten waar onze sterke punten liggen", voegt Blommaerts toe. "Dit stelt het bedrijf in staat om betere personeelsbeslissingen te nemen en interne promoties te ondersteunen op basis van individuele prestaties en persoonlijke ambities. En dat is geweldig nieuws voor iedereen."