WeTransfer is opgericht om het delen van grote digitale bestanden zo eenvoudig mogelijk te maken. Sindsdien is het bedrijf uitgegroeid tot een wereldwijd bekend platform voor content samenwerking en distributie. Het bedrijf heeft 400 medewerkers en kantoren in New York, Londen en Parijs. WeTransfer heeft maandelijks meer dan 80 miljoen actieve gebruikers in 190 landen.
Dit succes is grotendeels te danken aan de eenvoud en de betrouwbaarheid van het belangrijkste product en de waardengedreven benadering van het bedrijf op het gebied van verantwoord zakendoen en technologie. Door het verkrijgen van een B Corp-certificering, die staat voor duurzaamheid, kan het bedrijf zich nog effectiever inzetten om de hoogste normen te handhaven als het gaat om het met elkaar in evenwicht brengen van winst, planeet en mensen.
Zoals bij veel scale-ups het geval is, leidde de groei WeTransfer tot het creëren van een groot aantal SaaS-abonnementen op verschillende afdelingen. Er waren slechts beperkte mogelijkheden om zulke complexe architecturen te integreren en door te ontwikkelen wat onvermijdelijk leidde tot frustratie, inconsistentie en inefficiëntie.
Vooral het gebrek aan schaalbaarheid was een punt van zorg. Om de efficiëntie te verbeteren en de groeiambities van het bedrijf te ondersteunen, werd de behoefte aan één enkel, flexibel systeem steeds groter.
Het doorlopen van het ISO-certificeringsproces heeft de overgang van legacy-technologie naar een moderner en dynamischer systeem verder gestimuleerd, omdat er daardoor aanvullende eisen werden gesteld aan de beveiliging van API's en andere aspecten op compliance gebied. Na een uitgebreid onderzoek naar potentiële oplossingen besloot het WeTransfer Information Security-team dat Workday het beste voldeed aan de beveiligingseisen.
De kracht van één centraal systeem overwint inefficiëntie en inconsistentie
Alleen al op de HR-afdeling van WeTransfer waren er minstens 7 aparte verouderde software tools die samen een breed scala aan taken beheerden, van het Human Resources Informatie Systeem (HRIS) tot onkostenbeheer en het bijhouden van doelen en de key resultaten. Deze tools waren niet geïntegreerd met de salarisadministratie of met financiën. Het is dan ook niet verrassend dat dit resulteerde in veel handmatige invoer, dubbel werk en het delen van potentieel gevoelige informatie op gedeelde schijven of via e-mail.
Workday is een centraal systeem dat de onderlinge samenwerking tussen verschillende teams en afdelingen sterk heeft verbeterd. Drie 3 verouderde tools zijn vervangen, het wervingsplatform is nu geïntegreerd met Workday en de reistools liggen op schema voor verdere integratie. Daarnaast heeft het stroomlijnen van de werkwijze van de HR-afdeling van WeTransfer er ook voor gezorgd dat ISO-beveiligingseisen volledig worden nageleefd.
Workday zorgt ervoor dat we één centrale bron van informatiebron hebben voor over onze mensen, waardoor het risico op onjuistheden of tegenstrijdigheden wordt voorkomen bij het delen van werknemers gerelateerde gegevens.
Katia Malashyna-de Jong, Senior Director Enterprise IT, WeTransfer
Naadloze en directe samenwerking in workflows
Veel interne processen in een bedrijf zijn niet effectief uitvoerbaar zonder de directe betrokkenheid van verschillende teams en bedrijfsonderdelen. Bij WeTransfer zijn hier veel voorbeelden van zoals on- en off-boarding flows waar HR-, IT- en user experience-teams bij betrokken zijn of rapportages over uitgaven buiten het reguliere beleid waar financiële, HR- en leiderschapsteams bij betrokken zijn. Het verzamelen van gegevens voor B-Corporation rapportages is hier een ander goed voorbeeld van.
Workday heeft het voor WeTransfer mogelijk gemaakt dergelijke processen niet alleen te vereenvoudigen, maar maakt ook een veel nauwere samenwerking binnen het bedrijf mogelijk. Het bijhouden van alle bedrijfseigendommen die aan werknemers worden gegeven, worden nu bijvoorbeeld allemaal via Workday beheerd.
Als medewerkers uit dienst gaan, kopen ze bijvoorbeeld vaak de apparatuur die door het bedrijf ter beschikking is gesteld aan hen. Voorheen moest HR daarvoor contact opnemen met het IT-team voor meer informatie en vervolgens met het financiële team om advies te vragen over de restwaarde voordat ze de salarisadministratie opdracht gaven om het bedrag in mindering te brengen op de laatste salarisstrook. Het was een onhandig en tijdrovend proces. Dat is nu voorbij want iedereen heeft nu toegang tot de tracking module en kan dezelfde gegevens op één plek zien. Het proces is nu volledig geautomatiseerd en alle relevante details zijn direct zichtbaar in één schermafbeelding voor alle afdelingen.
Op vergelijkbare wijze is het onkostendeclaratie systeem aangepast door Workday. In de oude architectuur was het proces in drie systemen gescheiden van het HR-systeem. Alleen al het aanleveren van de gegevens was een uitdaging, en tegen de tijd dat de gegevens bij het financiële team aankwamen, moest alles weer worden aangepast. Omdat iedereen nu dezelfde tool gebruikt, verloopt het proces nu probleemloos en veel sneller.
Oude gewoontes doorbreken om processen te optimaliseren
"Een groot voordeel van Workday is dat het zich zal ontwikkelen en mee zal groeien met ons bedrijf", zegt Katia Malashyna-de Jong, Senior Director Enterprise IT van WeTransfer. "We wisten dat de succesvolle introductie van dit systeem niet het eind van het verhaal was, maar alleen het begin van een nieuwe manier van werken. Daarom hebben we een toegewijd en bevlogen team dat toezicht heeft gehouden op de implementatie. Dit team houdt nu in de gaten waar eventueel aanpassingen nodig zijn zodat het systeem altijd in lijn is met de behoeften van het bedrijf."
Het was van groot belang dat WeTransfer niet bang was om de manier waarop ze verschillende bedrijfsprocessen uitvoerden, ter discussie te stellen als onderdeel van het implementatietraject voor Workday. Het feit dat het bedrijf taken altijd op een bepaalde manier had uitgevoerd, betekende niet dat dit de beste manier was om dat te doen. Dit bleek een zeer positieve exercitie te zijn en het liet niet alleen zien waar meer efficiëntiewinst behaald kon worden, maar het leverde ook overtuigend bewijs ter ondersteuning van de introductie van nieuwe procedures.
Het in twijfel trekken van de effectiviteit van bestaande processen heeft ons geholpen om elk risico op zelfgenoegzaamheid of onjuiste aannames te vermijden en stelde ons in staat om Workday te gebruiken om verdere efficiëntieverbeteringen te realiseren.
Katia Malashyna-de Jong, Senior Director Enterprise IT, WeTransfer