Miljoenen besparen op de kosten van ziekenhuisbenodigdheden.

Gerobotiseerde hartchirurgie. Gentherapie. Bestralingsruimtes. In San Diego staat Sharp HealthCare gelijk aan baanbrekende medische behandelingen. Maar dat is niet alles. Ze staan ook bekend om zorg voor de gemeenschap. Zo is 's werelds kleinste baby er geboren, hebben ze de eerste tweetalige apotheektechnici in dienst genomen en hebben ze het eerste als duurzaam gecertificeerde ziekenhuis in de regio gebouwd. Daarnaast wordt het door de vele tienduizenden leden van het Sharp Health Plan geclassificeerd als een van de beste ziekenhuizen in Californië.

Dit alles is te danken aan de Sharp Experience, een filosofie die gecentreerd is op het behandelen van mensen in plaats van patiënten. Van artsen tot vrijwilligers en van administrators tot ingenieurs, iedereen wil van Sharp de beste plek maken voor goede zorg, om te werken en geneeskunde te beoefenen.

Op zoek naar eenvoud.

Dat was de motivatie voor het leveranciersketenteam van Sharp HealthCare toen ze hun verschillende sourcing- en contractsystemen en -processen wilden vereenvoudigen. "Met zoveel faciliteiten komt ons team indirect met ca. $ 1 miljard per jaar aan uitgaven in aanraking, en managen ze direct $ 400 miljoen", aldus Ryan Koos, Chief Supply Chain Officer. "Maar deze uitgaven werden over meer dan tien afdelingen verspreid die allemaal hun eigen contractverantwoordelijkheden hadden. We hadden te veel systemen en handmatige aanraakpunten. De efficiëntie en zichtbaarheid van sourcing ging achteruit, net zoals de werkervaring van onze medewerkers." 

Katie Bernard, Director of Strategic Sourcing and Value Analysis, vertelt dat de afdelingen drie contractsystemen en een groepsinkooporganisatie gebruikten. De contractuitdagingen van Sharp bestonden uit verschillende en ondoorzichtige RFP-processen. "Onze RFP’s werden handmatig via PDF's en e-mail uitgevoerd, waardoor het proces van uitgave, responsverzameling, evaluatie en contractverstrekking meestal maanden duurde", aldus Bernard. "Er kon op elk moment een enorm aantal RPF’s openstaan, maar we konden geen van alle inzien. Dat was ontzettend inefficiënt."

$ 4,2 miljoen aan besparingen.

Om deze problemen te verhelpen als onderdeel van een bedrijfsbrede zakelijke transformatie, kozen Koos en zijn team voor Workday Strategic Sourcing. "Workday Services maakte een ontzettende soepele implementatie mogelijk", aldus Koos. "Vanaf de eerste dag profiteerden we van een enorme toegevoegde waarde dankzij een grotere betrokkenheid van onze belanghebbenden (waaronder leveranciers), plus schonere data en eenvoudigere realtime rapportages vanuit één bron. Daarnaast bespaarden we dankzij Workday Strategic Sourcing in de eerste zes maanden $ 4,2 miljoen."

Volgens Bernard is Strategic Sourcing een essentieel onderdeel geworden van de analyses inzake klinische waarden die door haar team worden uitgevoerd. "We hebben het afgestemd met ons programma voor waardeanalyse", geeft ze aan. "Elk initiatief dat is gekoppeld aan een team voor waardeanalyse heeft een project in Strategic Sourcing dat we vervolgens kunnen omzetten in een RFP of een rechtstreekse onderhandeling."

Sharp is met Workday ook hun proces voor nieuwe productaanvragen aan het digitaliseren. Voorheen had dit proces een veelvoud aan handmatige aanraakpunten. "We bouwen ons volledige vormgevings- en routingsproces op in Workday", aldus Bernard. "Zo kunnen we elke nieuwe productaanvraag aan een project in Strategic Sourcing koppelen. Als we naar RFP moeten gaan, kunnen we dat doen door in het systeem te gaan en vervolgens naar contracten. Workday kan de volledige procurementlevenscyclus van items afhandelen. Daarnaast zijn we van drie verschillende contractsystemen teruggegaan naar één." 

Leveranciers zijn positief over het nieuwe RFP-proces dat gebruikmaakt van Workday. "Ze vinden het eenvoudig om zich aan te melden en te reageren", aldus Bernard. "Workday maakt het RFP-proces concurrerender en billijker. Het heeft vier weken van een proces afgehaald dat vroeger twaalf of meer weken in beslag nam." 

Door Strategic Sourcing eerst te implementeren, levert het Sharp onmiddellijk besparingen op en helpt het ook bij de toekomstige implementatie van Workday Finance en Supply Chain.

Realtime rapportages binnen handbereik.

Eenvoudige rapportages hebben de transparantie verbeterd, zeker met zo veel verschillende faciliteiten in het Sharp HealthCare-systeem. "Met Strategic Sourcing kunnen we eenvoudiger en sneller de status van alle actieve projecten rapporteren", aldus Kroos. "Onze verschillende ziekenhuizen willen weten hoeveel we hen besparen. We kunnen op elk moment in realtime rapporteren waar ze om vragen, en de rapporten zien er visueel aantrekkelijk uit. Onze executives vinden het ook fijn dat rapportages binnen handbereik liggen." 

Nu Strategic Sourcing is geïmplementeerd, zijn Koos en Bernard in afwachting van de aanvullende voordelen van Workday Financial Management en Workday Supply Chain management. "Tegenwoordig adopteren we met behulp van Workday de best practices uit andere sectoren. Zo zorgen we voor progressie in de zorg", aldus Bernard. 

Wat Koos betreft, verwijdert Workday Solutions de overgebleven wrijving tussen sourcingworkflows tussen afdelingen, waardoor de werkervaring voor alle betrokkenen wordt verbeterd. "Zo krijgen we volledige transparantie in ons uitgavenbeheer, waardoor we kunnen garanderen dat elke dollar wordt besteed aan de best mogelijke Sharp Experience voor onze patiënten, artsen en medewerkers."