Toen de COVID-19-pandemie zich in 2020 over Europa verspreidde, werkte Scout24 nog met een complex plannings- en forecastingsysteem. Ze verzamelden data in Excel waarna 90 budgetverantwoordelijke medewerkers in diverse business units hun plannen ontwikkelden.
Volgens Philipp Dobberow, Director Controlling, Reporting & Procurement van het bedrijf: "Die plannen werden naar mijn team gestuurd en ondergingen kwaliteits- en datacontroles voordat alles weer naar het consolidatiesysteem werd overgedragen om klantrapportages uit te voeren. In de meeste gevallen eindigden we na de eerste iteratie niet waar we wilden zijn. Meervoudige iteraties konden een vertraging van vier maanden opleveren voor het budgetteringsproces."
De noodzaak van wendbare bedrijfsplanning in onzekere tijden
Dit was een enorme uitdaging. Dat data soms verdeeld waren over 90 afzonderlijke Excel-bestanden en er niets was geïntegreerd, maakte het niet eenvoudiger. Scenarioplanning werd hierdoor steeds lastiger, vooral toen de pandemie toesloeg. "De praktische gevolgen waren enorm", herinnert Philipp Dobberow zich. "Lockdowns en periodes van versoepelingen hadden invloed op onze business. Wanneer zouden woningzoekenden bijvoorbeeld weer lokale makelaars mogen bezoeken, iets dat impact zou hebben op onze online business?”
Dit waren slechts enkele van de factoren die Scout24 ervan overtuigden dat ze een nieuw, wendbaar systeem zochten voor management, planning en rapportages. Zoals Philipp zegt: "We moesten snel financiële beslissingen kunnen nemen op basis van data en sneller reageren om te anticiperen op veranderende regelgeving. We besloten ons systeem daarom te vervangen door het Workday Adaptive Planning-platform voor bedrijven."
Met Workday Adaptive Planning kunnen we zelf het model snel aanpassen en ontwikkelen, een belangrijk voordeel in ongekende tijden.
Philipp Dobberow, Director Controlling, Reporting & Procurement
Een collaboratieve, realtime aanpak voor rolling forecasts.
Scout24 stelde duidelijke eisen aan hun nieuwe plannings- en rapportageoplossing. "Het moest in ieder geval collaboratief zijn, zodat alle stakeholders bij het plannings- en forecastingsproces kunnen worden betrokken", aldus Phillipp Dobberow.
"Alle data moesten in realtime verwerkt kunnen worden en tot nieuwe inzichten leiden. Het continue plannings- en forecastingsproces moest worden ondersteund, om de continuïteit van onze aanpak te waarborgen. En alle deelplannen in het bedrijf moesten zijn gedekt, zodat elk deelgebied kon worden opgenomen in een algemeen financieel plan."
Workday Adaptive Planning was de enige oplossing die duidelijk al die voordelen bood. En volgens Philipp werden veel van de verwachte voordelen snel gerealiseerd. "We begonnen met een implementatiepartner, maar konden tamelijk snel veel zelf doen", zegt hij.
"Dat is een belangrijk voordeel, want we kunnen relatief veel onderwerpen zelf aanpassen. Van het maken van nieuwe dimensies tot het markeren van nieuwe kenmerken om sneller te rapporteren en nieuwe kostenplaatsen te bepalen. We kunnen nu snel, nauwkeurig en agile reageren als we met nieuwe scenario's en extra kostenplaatsen werken. Bovendien verloopt de integratie van nieuw verworven entiteiten veel vlotter."
Met actuals vervalt de voorbereidingsfase bij budgetteren.
Scout24 maakt nu rechtstreeks in Workday Adaptive Planning maandelijkse prognoses en is niet langer afhankelijk van Excel-bestanden. Philipp Dobberow legt uit: "We vergaderen maandelijks met divisiemanagers om de actuele status en veranderingen in het lopende boekjaar tot het einde van het jaar te bespreken. Die informatie wordt rechtstreeks gedeeld met de planners in het systeem, zodat we profiteren van een maandelijks rollende planningscyclus."
Scout24 hoeft het budgetteringsproces nu bijna niet voor te bereiden, omdat actuele data direct beschikbaar zijn in Workday Adaptive Planning en dagelijks vanuit het onderliggende ERP-systeem worden bijgewerkt. Dit betekent dat planners rechtstreeks op basis van actuals werken. Philipp: "We hoeven data niet langer over te dragen, voor te bereiden, te verzenden, te verzamelen en opnieuw te verwerken. Dankzij Workday Adaptive Planning is onze voorbereidingsfase drie weken korter en zelfs bijna nihil. Het totale planningsproces duurt nog maar twee tot drie weken. We besparen ongelooflijk veel tijd. En ook de kans op fouten is drastisch afgenomen."
Dankzij Workday Adaptive Planning is onze voorbereidingsfase drie weken korter en zelfs bijna nihil. Het totale planningsproces duurt nog maar twee tot drie weken.
Philipp Dobberow, Director Controlling, Reporting & Procurement
Gestroomlijnde planning: minder tijd en fouten, meer efficiëntie.
Ook de gecentraliseerde planningsfunctie bij Scout24 verloopt sinds de implementatie aanzienlijk soepeler. Philipp Dobberow: "Voorheen werden data uit het ERP-systeem samengevoegd in Excel en doorgestuurd naar bedrijfsmanagers, die de opdracht kregen om de data in de komende week te verwerken.
"Nu plannen we simpelweg een vergadering en openen de webinterface van Workday Adaptive Planning om samen data en afwijkingen te bekijken en te bespreken.
"Het is snel, efficiënt en het laat weinig ruimte voor fouten."